Personalmanagement-Software: Definition, Tools und Tipps zur Anwendung im HR

Personalmanagement-Software: Definition, Tools und Tipps zur Anwendung im HR

Ein Softwaresystem für das Personalmanagement hilft den Personalverantwortlichen beim Überwinden der zahlreichen Herausforderungen im Bereich des Human Resources Management wie der Rekrutierung, der Personalabrechnung, der Fort- und Weiterbildung oder der Leistungsbewertung von Mitarbeitern sowie der Talentakquise. Personalmanagement-Software erleichtert die für das Personalwesen typischen Aufgaben und Arbeitsabläufe, verbessert die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und wirkt sich positiv auf das Arbeitsklima in der Organisation aus, was zu einer Steigerung der Mitarbeiterbindung führt. Nachfolgend finden Sie alle wichtigen Informationen zum Thema Softwaretools für das Personalmanagement. Unter anderem erklären wir Ihnen, wie HR-Software Ihnen helfen kann. die Herausforderungen des digitalen Wandel Ihres Unternehmens zu meistern und stellen Ihnen einige empfehlenswerte und erfolgversprechende HR-Lösungen vor.

Inhalt:

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Definition einer Personalmanagement-Software

Bei der Personalmanagement-Software bzw. einem Personalinformationssystem (engl. Human Resources Information System, HRIS) handelt sich um ein Anwendungspaket, das aus einer Vielzahl an Software-Blöcken bzw. Modulen aufgebaut ist. Diese erlauben die Automatisierung der Aufgaben, die mit den Prozessen in der Personalverwaltung verbunden sind wie beispielsweise:

 

  • Administrative Verwaltung der Mitarbeiter;

  • Lohnbuchhaltung;

  • Management und Planung der Arbeitszeiten und Abwesenheiten;

  • Spesenabrechnung;

  • Auswertung der Leistung der einzelnen Mitarbeiter;

  • Skillmapping;

  • Management von Vorstellungsgesprächen;

  • Wissensmanagement (oft von einem Knowledge Manager unterstützt);

  • Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen und das Management von eLearning-Plattformen;

  • Talentmanagement;

  • Rekrutierung und eRekrutierung;

  • Überwachung der Anwendung der geltenden gesetzlichen Vorschriften und Normen;

  • Erstellung der Sozialbilanz;

  • Berichterstattung gegenüber der Geschäftsführung.

Durch die Zentralisierung von Daten und Informationen erlaubt es Ihnen eine Personalmanagement-Software, jede dieser Aufgaben im Detail zu verfolgen.

Der Zweck einer Personalmanagement-Software: digitaler Wandel und Produktivität

Die Studienreihe der Deloitte-Gruppe zum Thema Humankapital zeigt seit mehreren Jahren, dass der digitale Wandel im Unternehmen und hier insbesondere die Digitalisierung des Personalwesens nach wie vor weltweit zu den wichtigsten Business-Trends gezählt werden. Beide tragen wesentlich zur Steigerung der Produktivität einer Organisation bei.

Bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Digitalisierung stehen Personalverantwortliche neuen strategischen Herausforderungen gegenüber: Die Einführung digitaler Elemente erfordert zugleich Führungsqualitäten und pädagogische Methoden, um die Mitarbeiter effektiv und zielführend an die neuen Verfahren heranzuführen und die digitale Transition zu managen.

Die jüngste Studie der Serie aus dem Jahr 2018 betont zudem, dass bei allen digitalen Entwicklungen der Mensch stets im Zentrum stehen sollte. Da künstliche Intelligenz, Vernetzung, Big Data und Co. auch Challenges mit sich bringen, sei es essentiell, den Fokus stets auf das Humankapital und einzigartig menschliche Kompetenzen zu legen, um die vielfältigen Vorteile des digitalen Wandels vollends ausschöpfen zu können.

Die Einführung und Nutzung neuer Technologien erlaubt es der gesamten Belegschaft, eine nie vorher gesehene Reaktionsbereitschaft, Produktivität und Leistungsfähigkeit zu erreichen. Hierbei spielt das SMAC-Konzept eine zentrale Rolle.

SMAC-Konzept? Hinter dieser Abkürzung stecken vier Technologien, welche die Innovation in Unternehmen vorantreiben und die Basis für ein die digitale Transformation förderndes Unternehmensumfeld schaffen. SMAC steht für:

  • Social: Die Tools, die einen transversalen Arbeitsmodus erlauben und so die Zusammenarbeit fördern, beispielsweise ein HR-Softwaresystem oder ein unternehmensinternes soziales Netzwerk, zählen in die soziale Dimension des SMAC.

  • Mobile: Der Internetzugang über mobile Endgeräte erlaubt es Mitarbeitern, auch von unterwegs mit der Firma verbunden zu sein.

  • Analytics: Die intelligente Datenverarbeitung, die in eine Personalmanagement-Software integriert ist, unterstützt die Personalarbeit in Echtzeit bei der Analyse der Prozesse im Unternehmen. Ein Aktionsplan kann so einfach erarbeitet und die Effizienz des Personals bewertet werden.

  • Cloud: Als SaaS (Software as a Service, Software als Dienstleistung) angebotene HR-Anwendungen revolutionieren das Personalwesen von Grund auf. Die soziale, mobile und analytische Dimension werden in einem webbasierten Tool vereint. Automatische Updates garantieren die Konformität mit geltenden gesetzlichen Vorschriften und Normen.

Die soziale Seite der HR-Software

Die Studie der CXP Groupe “Herausforderungen für das HR: Welche Folgen für Informationssysteme?” (aktuellster Stand: Dezember 2016 - Januar 2017; Stichprobe ausschließlich in Frankreich) stellt dar, wie HR-Software die soziale Komponente des SMAC-Prinzips abdecken kann:

Personalmanagement-Software - CXP Umfrage Funktionen

Quelle: Studie “Enjeux RH : quels impacts sur le SI ?” (Herausforderungen für das HR: Welche Folgen für Informationssysteme?), CXP Groupe

Indem sie Vertrauen und Transparenz beeinflussen, haben digitale Tools signifikanten Einfluss auf die Motivation der Nutzer.

Quelle: Studie “Enjeux RH : quels impacts sur le SI ?” (Herausforderungen für das HR: Welche Folgen für Informationssysteme?) – CXP Groupe

Personalmanagement-Software - CXP kollaborative Tools Umfrage

Quelle: Studie “Enjeux RH : quels impacts sur le SI ?” (Herausforderungen für das HR: Welche Folgen für Informationssysteme?), CXP Groupe

Intelligent Analytics

HR oder People Analytics können dabei helfen, die Kompetenzen der Belegschaft effizienter zu managen und zum größten Vorteil der Organisation einzusetzen. Sie kommen unter anderem in den folgenden Bereichen des Personalwesens zum Einsatz:

  • Vergütungsmanagement,

  • Recruiting und Management der Kandidaten,

  • Erstellung von Stellenausschreibungen und Bewerberprofilen,

  • Performance Management,

  • Arbeitsplanung und Zeiterfassung,

  • Karrieremanagement,

  • Berechnung von Fluktuationsraten.

Cloud und mobile: SaaS im Personalwesen

Die CXP-Studie identifiziert die 4 wichtigsten Anliegen von Unternehmen im Hinblick auf die Digitalisierung des HRM:

  • Produktivität der Verwaltung,

  • die Qualität des HR-Service,

  • Zuverlässigkeit und Sicherheit der Daten,

  • Einhaltung der Gesetze.

In diesem Zusammenhang übertrifft das HRIS als SaaS die Erwartungen - sowohl per Desktop-Zugang als auch per Mobile Remote Access. Wir erläutern Ihnen im Folgenden, warum.

57% der Unternehmen werden innerhalb von 5 Jahren in die Cloud wechseln.

Quelle: Studie “Enjeux RH : quels impacts sur le SI ?” (Herausforderungen für das HR: Welche Folgen für Informationssysteme?), CXP Groupe

Performance-Schub für das HRM

Tabelle: Leistungssteigerungen durch HR-Software

Leistung Beispiele Vorteile
Zentralisierung von Informationen und Daten

Bericht über die für Aufgaben aufgewendete Zeit

Abgleich mit gesetzten Zielen

Abgleich mit Leistungen

Skillmapping

Digitale Personalakte

Aktualisierbare Lebenslauf-Datenbank

Diffusion von Stellenausschreibungen auf Jobbörsen

Bessere Leistungsüberwachung

Besseres Recruiting

Analytics

Prospective HR

Zentralisierung der Aufgaben und ihrer Ausführung

Dematerialisierte und online verfügbare Lohn- und Gehaltsabrechnungen und Arbeitsverträge

Automatisierung grundlegender Aufgaben

Zeitersparnis

Fehlervermeidung

Produktivitätsgewinn

Verkürzung von Verzögerungen

Kostensenkung

Verkürztes Validierungsverfahren

Einbeziehung der Mitarbeiter

Eintragen persönlicher Daten durch Mitarbeiter

Einreichung von Anträgen auf Urlaube oder Fortbildungen

Verantwortung für Angestellte

Anerkennung

Motivation

Aktuelle und zuverlässige Informationen

Wettbewerbsfähigkeit

Produktivitätssteigerung

Erleichterte Verwaltung für Personalverantwortliche

Verbesserte Kommunikation

Stärkung der Arbeitgebermarke

Vernetzung der Softwareanwendungen (Interoperabilität)

Die im Zeitmanagementmodul erfassten Daten können in ein Modul für die Lohn- und Gehaltsabrechnung exportiert werden.

Ein HR-Portal bietet Entscheidungsträgern und Führungskräften eine globale Gesamtübersicht über das Unternehmen.

Vermeidung von doppelten Einträgen

Synergieeffekte

Online-Verfügbarkeit der Programme

Möglichkeit der Telearbeit

Anwendungen sind mobil nutzbar

Teamarbeit rund um die Uhr möglich

Optimierung der Organisation

Steigerung der Gesamtproduktivität

Weniger Meetings

Weniger Emails

Arbeiten in einem proaktiven Umfeld

Intuitive Benutzeroberfläche

Benutzerorientierte Ergonomie

Agilere Zusammenarbeit: Die Initiative eines Projekts kann von einem Manager, Mitarbeiter, Personalleiter oder einer Führungskraft ausgehen.

Erleichterter Einstieg in Benutzung

Einfache Handhabung

Talentbindung

Steigerung der Produktivität

Beispiele für All-In-One HR-Softwarepakete Made in Germany

Personio

Des Münchner Start-Up Personio hat sich mittlerweile zu einem der beliebtesten deutschen Allrounder im Bereich der HRIS entwickelt. In mehreren Versionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang angeboten bietet Personio eine Vielzahl an Tools, um alle Prozesse im Personalwesen entlang des Lebenszyklus’ der Mitarbeiter zu automatisieren.

So wird dank dieser Software die Talentsuche durch effiziente Verwaltung der Bewerber und Interessenten erleichtert, die alltägliche Verwaltung der HR-Aufgaben dank Rubriken für die Arbeitszeiterfassung, Lohnbuchhaltung und Dokumentenverwaltung automatisiert und die persönliche Weiterentwicklung der Mitglieder Ihres Teams über Funktionen für das Feedback und Leistungsmanagement gemanaged. Überdies deckt Personio auch die analytische Seite des SMACs ab, indem es Datenanalyse und Reporting in sein Angebot integriert.

Personio ist zudem mit einer Auswahl an speziell für bestimmte Aufgabenbereiche entwickelten Anwendungen interoperabel.

Persis

Persis ist ein weiterer deutscher Anbieter von Software für das Personalmanagement, der sein Augenmerk vor allem auf die Aspekte Flexibilität und Personalisierbarkeit richtet. Das System ist modular und konfigurierbar aufgebaut, d.h. Sie können die Tools der HR-Software integrieren, die individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht werden.

Die Breite der angebotenen Softwareblöcke reicht vom Bewerbermanagement über die Verwaltung der Personalentwicklung bis hin zum Ausbildungsmanager mit integrierter mobiler App, der sowohl für Ausbilder als auch Azubis eine wertvolle Organisationsstütze darstellt. Eine digitale Personalakte unterstützt Sie außerdem beim Übergang vom analogen Bearbeiten von Dokumenten zum papierlosen Büro.

Persis Personalmanagement Software

Umantis by Haufe

Umantis ist die Talent-Management-Software von Haufe. Auch sie umfasst eine Vielzahl an Funktionen, die Unternehmen professionell im HRM unter die Arme greifen können. Sie richtet sich hierbei vor allem an mittelgroße bis große Organisationen.

Nach dem Vorbild bekannter sozialer Netzwerke kann mit der Software auch eine unternehmensinterne Plattform für den Austausch zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten geschaffen werden, welche die Kompetenztransparenz in der Personalentwicklung fördert und Personalmanagern hilft, das Humankapital Ihres Unternehmens effizienter zu verwalten.

Agile Mitarbeitergespräche können mit Hilfe eines Tools für die gemeinsame Zielsetzung geplant, Stellenprofile im Rahmen der Rekrutierungssoftware erstellt und Daten zur Mitarbeiterzufriedenheit über die Feedback-Analyse ausgewertet werden.

Der Support von Haufe umfasst außer persönlicher Beratung auch regelmäßige Webinare.

Personalmanagement-Software - Haufe Umantis Tool

8 Leitfragen für die Auswahl der richtigen Personalmanagement-Software

Kann ich alle relevanten Aktivitäten in einer Software vereinen?

Die HR-Software muss alle für Sie nötigen Ressourcen im Blick behalten können. Ihr Funktionsumfang muss es Ihnen erlauben, die Gesamtheit Ihrer Aufgaben zu verwalten. Dazu zählen zum Beispiel die administrative Verwaltung der Mitarbeiter, das Recruiting, das Talent- und Kompetenzmanagement. Auch die Urlaubsplanung und Lohn- oder Spesenabrechnung können in ein IT-Programm für das Personalwesen integriert sein.

Kann sich die HR-Technologie an die Entwicklung meines Unternehmens anpassen?

Modularität und Personalisierung sind die Schlüsselbegriffe, wenn es um die Anpassbarkeit einer Softwarelösung geht. Für eine optimale Individualisierung entsprechend Ihrer Bedürfnisse und deren Wandels ist ein modularer Aufbau der Anwendung am besten geeignet. So ist es möglich, bei Bedarf zusätzliche Komponenten und Funktionen zum System hinzuzufügen. Recruitment-Module können beispielsweise einfach integriert werden, wenn Ihr Unternehmen viele neue Mitarbeiter begrüßt.

Unterstützt mich das Personalmanagement-Programm bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben?

Die meisten Anbieter von HR-Softwaretools stellen Nutzern automatische Updates und Aktualisierungen zur Verfügung, die die Konformität mit gesetzlichen Vorschriften gewährleisten.

I feel good, I feel Cloud?

Definitiv! Die Nutzung einer Online-Software in der Personalwirtschaft schützt Sie vor Datenverlust und garantiert Ihnen jederzeit und überall den Zugang zu allen wichtigen Einträgen bequem von einem benutzerfreundlichen Portal aus.

Kollaborativ und international - geht das?

Der soziale Aspekt in Form eines HR-Portals, das für alle Mitarbeiter zugänglich ist, spielt eine wichtige Rolle bei der Förderung der Teamarbeit. Diese Dimension sollte sich in Ihrer Personalmanagement-Software wiederfinden, insbesondere, wenn Ihr Unternehmen sich international entwickelt. Hierbei müssen die jeweilige Landessprache sowie die jeweils geltenden Gesetze berücksichtigt werden.

Kann die Software mit anderen Anwendungen kommunizieren?

Die Interoperabilität zwischen unterschiedlichen Softwares trägt zur Vermeidung von lästigem doppeltem Eintragen von Daten bei. Die eingegebenen Informationen können so für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden.

Sind meine Daten sicher?

In Ihrer HR-Software muss es Ihnen möglich sein, die Zugriffsrechte auf bestimmte Daten verwalten zu können. Als Mindestsicherung sollte für die gesamte interne Kommunikation über das Internet ein SSL (Secure Socket Layer) Zertifikat verwendet werden.

Wer hilft mir bei der Einrichtung meiner Software?

Sie können auf die Erfahrung der Softwareentwickler bauen. Der Support ist an Ihre Bedürfnisse angepasst und wird bei der Einrichtung der Software individualisiert. Die besten Anbieter unterstützen Sie auch nach der Installation, damit alle Nutzer sich an das neue Werkzeug gewöhnen können. Ein persönlicher Ansprechpartner kann Ihnen hier bei jeder aufkommenden Frage weiterhelfen.

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