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Personalmanagement-Tool: Definition, Software und Tipps zur Anwendung im HR

Von Dominika NiewiadomskaAm 13. Januar 2022 aktualisiert, ursprünglich im April 2019 veröffentlicht

Ein Softwaresystem für das Personalmanagement hilft den Personalverantwortlichen beim Überwinden der zahlreichen Herausforderungen im Bereich des Human Resources Management wie der Rekrutierung, der Personalabrechnung, der Fort- und Weiterbildung oder der Leistungsbewertung von Mitarbeitern sowie der Talentakquise. Personalmanagement-Tool erleichtert die für das Personalwesen typischen Aufgaben und Arbeitsabläufe, verbessert die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und wirkt sich positiv auf das Arbeitsklima in dem Unternehmen aus, was zu einer Steigerung der Mitarbeiterbindung führt. Nachfolgend finden Sie alle wichtigen Informationen zum Thema Softwaretools für das Personalmanagement. Unter anderem erklären wir Ihnen, wie HR-Software Ihnen helfen kann, die Herausforderungen des digitalen Wandels Ihres Unternehmens zu meistern und stellen Ihnen einige empfehlenswerte und erfolgversprechende Alternativen zu den bekannten HR-Tools wie Kenjo oder rexx Systems vor.

Personalmanagement-Tool: Definition

Bei der Personalmanagement-Tool bzw. einem Personalinformationssystem (engl. Human Resources Information System, HRIS) handelt es sich um ein Softwarepaket, das aus einer Vielzahl an Software-Blöcken bzw. Modulen aufgebaut ist. Diese erlauben die Automatisierung der Aufgaben, die mit den Prozessen in der Personalverwaltung verbunden sind, wie beispielsweise:

  • Administrative Verwaltung der Mitarbeiter;

  • Lohnbuchhaltung;

  • Management und Planung der Arbeitszeiten und Abwesenheiten;

  • Spesenabrechnung;

  • Auswertung der Leistung der einzelnen Mitarbeiter;

  • Skillmapping;

  • Management von Vorstellungsgesprächen;

  • Wissensmanagement (oft von einem Knowledge Manager unterstützt);

  • Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen und das Management von eLearning-Plattformen;

  • Talentmanagement;

  • Rekrutierung und E-Recruitment;

  • Überwachung des Einsetzens der geltenden gesetzlichen Vorschriften und Normen;

  • Erstellung der Sozialbilanz;

  • Berichterstattung gegenüber der Geschäftsführung.

Durch die Zentralisierung von Daten und Informationen erlaubt es Ihnen ein Personalmanagement-Tool, jede dieser Aufgaben im Detail zu verfolgen.

Performance-Schub für das HRM

Tabelle: Leistungssteigerungen durch Personalmanagement-Tools

Leistung Beispiele Vorteile
Zentralisierung von Informationen und Daten
  • Bericht über die für Aufgaben aufgewendete Zeit
  • Abgleich mit gesetzten Zielen
  • Abgleich mit Leistungen
  • Skillmapping
  • Digitale Personalakte
  • Aktualisierbare Lebenslauf-Datenbank
  • Diffusion von Stellenausschreibungen auf Jobbörsen
  • Bessere Leistungsüberwachung
  • Besseres Recruiting
  • Analytics
  • Prospective HR
Zentralisierung der Aufgaben und ihrer Ausführung
  • Dematerialisierte und online verfügbare Lohn- und Gehaltsabrechnungen und Arbeitsverträge
  • Automatisierung grundlegender Aufgaben
  • Zeitersparnis
  • Fehlervermeidung
  • Produktivitätsgewinn
  • Verkürzung von Verzögerungen
  • Kostensenkung
  • Verkürztes Validierungsverfahren
Einbeziehung der Mitarbeiter
  • Eintragen persönlicher Daten durch Mitarbeiter
  • Einreichung von Anträgen auf Urlaube oder Fortbildungen
  • Verantwortung für Angestellte
  • Anerkennung
  • Motivation
  • Aktuelle und zuverlässige Informationen
  • Wettbewerbsfähigkeit
  • Produktivitätssteigerung
  • Erleichtertes Management für Personalverantwortliche
  • Verbesserte Kommunikation
  • Stärkung der Arbeitgebermarke
Vernetzung der Softwareanwendungen (Interoperabilität)
  • Die im Zeitmanagementmodul erfassten Daten können in ein Modul für die Lohn- und Gehaltsabrechnung exportiert werden.
  • Ein HR-Portal bietet Entscheidungsträgern und Führungskräften eine globale Gesamtübersicht über das Unternehmen.
  • Vermeidung von doppelten Einträgen
  • Synergieeffekte
Online-Verfügbarkeit der Programme
  • Möglichkeit der Telearbeit / Homeoffice
  • Software sind mobil nutzbar
  • Teamarbeit rund um die Uhr möglich
  • Optimierung der Prozesse im Unternehmen
  • Steigerung der Gesamtproduktivität
  • Weniger Meetings
  • Weniger E-Mails
Arbeiten in einem proaktiven Umfeld
  • Intuitive Benutzeroberfläche
  • Benutzerorientierte Ergonomie
  • Agilere Zusammenarbeit: Die Initiative eines Projekts kann von einem Manager, Mitarbeiter, Personalleiter oder einer Führungskraft ausgehen.
  • Erleichterter Einstieg in Benutzung
  • Einfache Handhabung
  • Talentbindung
  • Steigerung der Produktivität

Beispiele für All-In-One Personalmanagement-Tools

monday.com HR

monday.com HR ist die HR-Management-Software der ausgezeichneten Projektmanagement-Plattform monday.com. Als zentraler Bereich für die HR-Prozesse bringt sie das bestmögliche Erlebnis für die Mitarbeiter in einer benutzerfreundlichen Schnittstelle: Die Mitarbeiterpflege ist eine Schlüsselfunktion der Software, da sie die Nachverfolgung von Leistungen und zentralisiertes Feedback von jedem Mitarbeiter ermöglicht.

mondaycomhr-dashboard-recruitment© monday.com

Mit den zahlreichen Vorlagen beschleunigt sie das Rekrutierungsprozess eines Unternehmens: Das Talent Relationship Management kann mit einem solchen Tool richtig optimiert werden, da jede Phase visuell nachverfolgt werden kann. Der gesamte Prozess des Onboardings neuer Mitarbeiter wird ebenso mit dieser Lösung vereinfacht.

Kurz gesagt, Ihre Personalabteilung wird von einem Tool profitieren, das sie bei ihren alltäglichen Aufgaben unterstützt, da die Software über ein intelligentes System zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben verfügt.

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Personio

Des Münchner Unternehmen Personio hat sich mittlerweile zu einem der beliebtesten deutschen Allrounder im Bereich der HRIS entwickelt. In mehreren Versionen mit verschiedenem Funktionsumfang angeboten, bietet Personio eine Vielzahl an Tools, um alle Prozesse im Personalwesen entlang des Lebenszyklus der Mitarbeiter zu automatisieren.

So wird dank dieser Software die Talentsuche durch effiziente Verwaltung der Bewerber und Interessenten erleichtert, die alltägliche Verwaltung der HR-Aufgaben dank Rubriken für die Arbeitszeiterfassung, Lohnbuchhaltung und Dokumentenverwaltung automatisiert und die persönliche Weiterentwicklung der Mitglieder Ihres Teams über Funktionen für das Feedback und Leistungsmanagement gemanaged. Überdies deckt Personio auch die analytische Seite des Personalmanagements ab, indem es Datenanalyse und Reporting in sein Angebot integriert.

Personio ist zudem mit einer Auswahl an speziell für bestimmte Aufgabenbereiche entwickelten Software interoperabel.

Personio

The People Operating System
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Persis

Persis ist ein weiterer deutscher Anbieter von Software für das Personalmanagement, der sein Augenmerk vor allem auf die Aspekte Flexibilität und Personalisierbarkeit richtet. Das System ist modular und konfigurierbar aufgebaut, d.h. Sie können die Tools der HR-Software integrieren, die individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht werden.

Die Breite der angebotenen Softwareblöcke reicht vom Bewerbermanagement über das Management der Personalentwicklung bis hin zum Ausbildungsmanager mit integrierter mobiler App, der sowohl für Ausbilder als auch Azubis eine wertvolle Organisationsstütze darstellt. Eine digitale Personalakte unterstützt Sie außerdem beim Übergang vom analogen Bearbeiten von Dokumenten zum papierlosen Büro.

Persis Personalmanagement Software
Persis

Die moderne HR-Software
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Umantis by Haufe

Umantis ist die Talent-Management-Software von Haufe. Auch sie umfasst eine Vielzahl an Funktionen, die Unternehmen professionell im HRM unter die Arme greifen können. Sie richtet sich hierbei vor allem an mittelgroße bis große Organisationen.

Nach dem Vorbild bekannter sozialer Netzwerke kann mit der Software auch eine unternehmensinterne Plattform für den Austausch zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten geschaffen werden, welche die Kompetenztransparenz in der Personalentwicklung fördert und Personalmanagern hilft, das Humankapital Ihres Unternehmens effizienter zu verwalten.

Agile Mitarbeitergespräche können mit Hilfe eines Tools für die gemeinsame Zielsetzung geplant, Stellenprofile im Rahmen der Rekrutierungssoftware erstellt und Daten zur Mitarbeiterzufriedenheit über die Feedback-Analyse ausgewertet werden.

Der Support von Haufe umfasst außer persönlicher Beratung auch regelmäßige Webinare.

Personalmanagement-Software - Haufe Umantis Tool
Umantis

Software für Personal- und Talentmanagement
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8 Leitfragen für die Auswahl des richtigen Personalmanagement-Tools

Kann ich alle relevanten Aktivitäten in einer Software vereinen?

Die HR-Software muss alle für Sie nötigen Ressourcen im Blick behalten können. Ihr Funktionsumfang muss es Ihnen erlauben, die Gesamtheit Ihrer Aufgaben zu verwalten. Dazu zählen zum Beispiel die administrative Verwaltung der Mitarbeiter, das Recruiting, das Talent- und Kompetenzmanagement. Auch die Urlaubsplanung und Lohn- oder Spesenabrechnung können in ein IT-Programm für das Personalwesen integriert sein.

Kann sich die HR-Technologie an die Entwicklung meines Unternehmens anpassen?

Modularität und Personalisierung sind die Schlüsselbegriffe, wenn es um die Anpassbarkeit einer Softwarelösung geht. Für eine optimale Individualisierung entsprechend Ihrer Bedürfnisse und deren Wandels ist ein modularer Aufbau des Tools am besten geeignet. So ist es möglich, bei Bedarf zusätzliche Komponenten und Funktionen zum System hinzuzufügen. Recruitment-Module können beispielsweise einfach integriert werden, wenn Ihr Unternehmen viele neue Mitarbeiter begrüßt.

Unterstützt mich das Personalmanagement-Programm bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben?

Die meisten Anbieter von HR-Softwaretools stellen Nutzern automatische Updates und Aktualisierungen zur Verfügung, die die Konformität mit gesetzlichen Vorschriften gewährleisten.

I feel good, I feel Cloud?

Definitiv! Die Nutzung einer Online-Software in der Personalwirtschaft schützt Sie vor Datenverlust und garantiert Ihnen jederzeit und überall den Zugang zu allen wichtigen Einträgen bequem von einem benutzerfreundlichen Portal aus.

Kollaborativ und international - geht das?

Der soziale Aspekt in Form eines HR-Portals, das für alle Mitarbeiter zugänglich ist, spielt eine wichtige Rolle bei der Förderung der Teamarbeit. Diese Dimension sollte sich in Ihrer Personalmanagement-Software wiederfinden, insbesondere, wenn Ihr Unternehmen sich international entwickelt. Hierbei müssen die jeweilige Landessprache sowie die jeweils geltenden Gesetze berücksichtigt werden.

Kann das Tool mit anderen Softwarelösungen kommunizieren?

Die Interoperabilität zwischen unterschiedlichen Softwares trägt zur Vermeidung von lästigem doppeltem Eintragen von Daten bei. Die eingegebenen Informationen können so für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden.

Sind meine Daten sicher?

In Ihrer HR-Software muss es Ihnen möglich sein, die Zugriffsrechte auf bestimmte Daten verwalten zu können. Als Mindestsicherung sollte für die gesamte interne Kommunikation über das Internet ein SSL (Secure Socket Layer) Zertifikat verwendet werden.

Wer hilft mir bei der Einrichtung meiner Software?

Sie können auf die Erfahrung der Softwareentwickler bauen. Der Support ist an Ihre Bedürfnisse angepasst und wird bei der Einrichtung der Software individualisiert. Die besten Anbieter unterstützen Sie auch nach der Installation, damit alle Nutzer sich an das neue Werkzeug gewöhnen können. Ein persönlicher Ansprechpartner kann Ihnen hier bei jeder aufkommenden Frage weiterhelfen.

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Die besten Tools für Sie

Definition backgroundAlles, was Sie über Personalakten wissen müssen
Definition
15. Dezember 2021
Alles, was Sie über Personalakten wissen müssen
Personalakten enthalten Unterlagen, die sich auf die Person des Arbeitnehmers und das Arbeitsverhältnis beziehen. Was darf in die Personalakte und welche Verpflichtungen hat der Arbeitnehmer?