Point of Sale: Software

Point of Sale Software: Ratgeber

Was ist Point of Sale Software?

Definition

Point Of Sale (POS)-Software ist eine Lösung, mit der Sie eine Registrierkasse auf einem PC oder direkt auf einem Touchscreen (Tablett, Smartphone oder Point-of-Sale Terminal) installieren können. Diese Management-Tools sind vollständig darauf ausgelegt, die täglichen Aufgaben der Kassierer zu erleichtern, aber auch ein gutes Customer Relationship Management zu fördern. Darüber hinaus umfasst Point of Sales Software auch Aspekte der Rechnungsstellungs- und Buchhaltung.

Diese Software ist eine wesentliche Säule der Lagerverwaltung.

Wie funktioniert PoS-Software?

Mit der Kassensoftware können Sie bequem per Touchscreen oder vom Einzelplatz aus alle Ihre Transaktionen erfassen. Mithilfe der Softwar können Sie Schritt für Schritt:

• Ihren Produktkatalog erstellen;
• Barcodes scannen oder gekaufte Produkte eingeben;
• Kunden bedienen und abkassieren;
• Belege drucken und Angebote oder Rechnungen erstellen. 

Die Online-Kasse reduziert das Fehlerrisiko und sendet die Zahlen sofort an die Unternehmensschnittstelle. Ihre Arbeit wird erleichtert und Sie können sich auf andere Parameter konzentrieren, die im Mittelpunkt Ihres Berufs stehen.

Was sind die Haupteigenschaften einer PoS-Software?

Die vielen Funktionen der POS-Software variieren je nach IT-Lösung. Versuchen Sie, eine kommerzielle Verwaltungssoftware zu wählen, die Folgendes beinhaltet:

• Schalterverkauf mit automatischer Registrierkasse (im PC-Modus oder auf einem Touchscreen), die es ermöglicht, einen Preis zu überprüfen oder nach einer Referenz zu suchen, ein Produkt zu buchen sowie Aufträge und Guthaben zu verwalten.
• Verbindung zu Ihren E-Commerce-Shops mit automatischer Lagerverwaltung.
• Verwaltung der Kasse mit Differenzierung nach Verkäufern und automatischer Sperrung des Kassenbildschirms.
• Integriertes Kundenbindungsprogramm mit Kundenakten, automatisierten Werbeangeboten und personalisierten Nachrichten.
• Interoperabilität mit dem Barcodescanner.
• Automatische Rechnungsstellung: Druck von Belegen und Möglichkeit der Erstellung von Anzahlungsrechnungen.
• Kassiersystem: Verwaltung der Ladenkasse, Öffnung der Kassenlade, Verwaltung der Kartenzahlungen.
• Möglichkeit, eine mobile Kasse (z.B. iPad-Kasse oder Android-Tablett) zu verbinden.
• Möglichkeit, Ihr PoS-Softwarepaket mit Ihren IT-Lösungen für das Rechnungswesen zu verbinden.
• Anzeige des Umsatzvolumens nach Artikeln.
• Spezielles Modul für den E-Commerce mit einer einzigen Datenbank und Verwaltung von Artikeln nach Größe, Farbe oder Material und Online-Kasse.
• Bestandsführung in mehreren Filialen, um einen besseren Bestandsumschlag zu fördern.
• Datenübertragung, um mit anderer kaufmännischer Software für Management, Büroautomatisierung- oder Buchhaltungs auf relevante Daten zuzugreifen. 

Anstatt mehrere Medien parallel zu nutzen, wählen Sie eine Point of Sale Software, die Ihre Informationen zentralisiert und Ihnen die Möglichkeit gibt, einen genauen Überblick über Ihre Einnahmen, Verkäufe, Margen und den durchschnittlichen Warenkorb auf einem intuitiven Dashboard zu erhalten.

Wer nutzt Point of Sale Software im Alltag?

Einzelhändler, Friseure, Kosmetikstudios und -institute, Mini-Märkte, Bioläden, Floristen, chemische Reiniger oder auch Verkaufsleitungen für mehrere Geschäfte haben alle Bedürfnisse in Bezug auf kaufmännische Verwaltung, Bestandsaufnahme und IT-Lösungen für das Kassieren von Kunden.

Der Gastronomiesektor (Bars, Restaurants, Gaststätten, Imbisse, Bäckereien, Konditoreien usw.) setzt ebenfalls auf effiziente Kassensoftware.

Innerhalb des Einzelhandelssektors ist der PoS bereichsübergreifend. Mitarbeiter (Kassierer, Kundenberater, Angestellte usw.) verwenden sie zur Aufzeichnung von Transaktionen. 

Führungskräfte oder andere Verantwortliche nutzen sie, um die Tätigkeit des Unternehmens zu analysieren und z.B. Buchungen in der Buchhaltungssoftware zu erfassen.

Weshalb PoS Software im Unternehmen nutzen?

Diese kaufmännische Managementsoftware ist unerlässlich. Sie halten die Anzahl der Softwareanwendungen oder Lösungen zur Kassenführung gering und reduzieren so die Fehlerquote. Sie birgt jedoch auch einige Nachteile.

Vorteile

• Sie zentralisieren die Informationen in einer automatisch aktualisierten Datenbank.
• Vereinfachte Buchhaltung und eine klarere Übersicht über Ihre Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahreszahlen.
• Ein guter Überblick über die meistverkauften und absatzschwächsten Artikel.
• Optimierte Lagerverwaltung. 
• Erhöhte Sicherheit Ihrer Touchpad-Kasse durch einen Sperrcode.
• Sie sparen Zeit durch einfache und automatische Rechnungsstellung.
• Schnelleres Kassieren an Ihren Registrierkassen.
• Alle Transaktionen werden aufgezeichnet und archiviert. Dadurch wird das Betrugsrisiko reduziert und Nachweise sind im Falle einer Betriebsprüfung verfügbar.

Nachteile

• Die Kosten für POS-Software schrecken kleine Händler und Kleinstunternehmen ab, die traditionelle Registrierkassen bevorzugen.
• Bei großen Strukturen ersetzt die Software nicht den Einsatz eines vollständigeren ERP oder CRM Systems.
• Es gibt keine universellen Werkzeuge, sondern auf Lösungen, die auf bestimmte Branchen zugeschnitten sind: Restaurant-Software, Friseur-Software, Instituts-Software, etc. Bei vielfältigen Unternehmensaktivitäten müssen Sie möglicherweise in mehrere Softwareprodukte investieren.

Kostenlose oder kostenpflichtige Kassensoftware?

Es ist wichtig, die Anforderungen, die Sie an Ihre PoS-Software stellen sowie deren unterschiedliche Funktionen nicht zu vernachlässigen. Manchmal ist es interessanter, ein Budget für den Kauf einer leistungsstarken Cash-Management-Lösung einzuplanen, als Geld zu sparen, dafür aber Effizienz durch eine nicht benutzerfreundliche Software einzubüßen.

Abhängig von Ihrer Branche haben Sie möglicherweise spezifische Bedürfnisse, die die Anzahl der kompatiblen Angebote einschränken können. Im Gastronomiebereich muss die Kassensoftware beispielsweise Restaurantkarten, Takeaway-Verkäufe, unterschiedliche Mehrwertsteuersätze, den Sitzplan oder die Kundenkarte verwalten.

Testen Sie verschiedene angebotene Kassensysteme und Handelsmanagementsoftware. Die meisten Softwarehersteller haben ein breites Produktangebot und bieten die Möglichkeit, die Software für kurze Zeit auszuprobieren. Es gibt Abonnementangebote für PoS-Software in SaaS mit Auslagerung Ihrer Informationen und der Möglichkeit, von telefonischem Support und automatisch installierten Updates zu profitieren. SaaS ist eine skalierbare Lösung, die eine echte Wettbewerbsfähigkeit gewährleistet. Achten Sie jedoch darauf, Ihren Softwarehersteller sorgfältig und unter Berücksichtigung seiner Verlässlichkeit auszuwählen.

Werten Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens aus und nehmen Sie sich die Zeit, die verschiedenen Kassenmanagementsoftwares zu vergleichen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. 

Ein letzter Rat zur Wahl eines PoS-Systems

Überprüfen Sie, ob die von Ihnen gewünschte Kassensoftware BSI-zertifiziert ist (ab 2020 bundesweit verpflichtend) und ob der Hersteller dafür verantwortlich ist, sie bei einer Änderung der Vorschriften und des Finanzrechts richtlinienkonform zu aktualisieren.