5 übliche Projektmanagement-Fehler und wie man sie vermeiden kann

Warum scheitern Projekte? Ein Projekt kann aus verschiedenen Gründen scheitern. Jedes Projekt, ob groß oder klein, hat bewegliche Teile, die eine ganze Initiative entweder zum Erfolg oder zum Scheitern bringen können. Eine einzige große Katastrophe ist in der Regel nicht die Hauptgrund eines Projektscheiterns. In vielen Fällen können kleine und naive Fehler dazu führen, dass sich Teams um die Durchführung einer einst vielversprechenden Initiative bemühen.

Was sind also die größten Fehler der Projektmanager (PM)? Von der Ressourcenplanung über den Projektumfang bis hin zum Risikomanagement haben Projektmanager bei der Planung und Durchführung eine Menge zu beachten.

In diesem Artikel zeigen wir die fünf größten Projektkiller auf und wie man sie von vornherein vermeiden kann.

Ihre Ressourcen sind lebenswichtig und zum größten Teil begrenzt. Strategisches Ressourcenmanagement ist nicht nur für die Stabilität eines Projekts von entscheidender Bedeutung, sondern auch für die Entwicklung einer Organisation. Unternehmen müssen oft um Ressourcen konkurrieren (Menschen, Geld, Ausrüstung usw.), so dass Projektleiter bei der Zuteilung von Ressourcen strategisch vorgehen müssen.

Eine mangelhafte Ressourcenplanung tritt auf, wenn die PMs das Gesamtumfeld nicht im Blick haben. Hier sind nur einige Probleme, auf die Teams bei einem ineffizienten Ressourcenplanungsprozess stoßen können.

• Unausgewogene Arbeitslasten (d.h. ein Teammitglied ist zu 95% ausgelastet, während ein anderer nur zu 30% ausgelastet ist. Dies kann zu Burnout und Mitarbeiterfluktuation führen);
• Nicht verfügbare Ressourcen (Fristen werden beeinflusst, wenn die Ressourcenverfügbarkeit nicht richtig berücksichtigt wird);
• Überzogene Budgets (Kosten für Überstunden, externen Auftragnehmern und anderen unvorhergesehenen Ausgaben können bei einem schlechten Ressourcenmanagement entstehen).

Wie man die Ressourcenplanung verbessern kann:

Finden Sie ein Tool, mit dem Sie Ressourcen mit Funktionen wie Gantt-Diagrammen, Teamkalendern, Dashboards und mehr planen können. Ein schlechtes Ressourcenmanagement ist in vielen Fällen ein Indiz für mangelnde Transparenz der Arbeitslasten, Verfügbarkeit und vieles mehr.

Was Sie nicht sehen können, können Sie auch nicht planen, also werfen Sie mit einem ressourcenorientierten Projektmanagement-Tool ein Licht auf die Teamauslastung und -kapazität.

Wie PMI feststellt, geben nur 27% der Unternehmen an, dass sie „immer“ einen Risikomanagementplan haben. Das ist im Großen und Ganzen ziemlich wenig. Vor allem, wenn man an die Sachen im normalen Leben denkt, die oft schief gehen.

Zum Beispiel gehen Sie vielleicht früher als sonst, weil Sie wissen, dass Sie morgens ein wichtiges Vorstellungsgespräch oder eine Präsentation haben. Das Risiko von Verkehrs- oder Transportverspätungen ist nämlich sehr hoch.

Ebenso verfügen viele Menschen über einen Notfallfonds für den Verlust eines Arbeitsplatzes oder für Krankheitsfälle. Sie möchten natürlich nicht, dass solche Fälle auftreten, aber sie haben einen Plan, falls ein solches Ereignis vorgehen könnte. Dies ist auch ein Beispiel für Risikomanagement.

Dasselbe sollte auch für das Projektmanagement gelten. Bedenken Sie Murphys Gesetz und gehen Sie davon aus, dass alles, was schiefgehen kann, auch mit Sicherheit schiefgehen wird − also planen Sie es ein.

Wie man einen Risikomanagementplan erstellen kann:

Schätzen Sie das Projektrisiko von Anfang an ein. Identifizieren Sie Projektrisiken und erstellen Sie einen Risikomanagementplan. Auf diese Weise können Sie in letzter Minute auftretende Verwicklungen und kostspielige Änderungen minimieren. Wenn Probleme auftauchen, muss ein dokumentiertes Protokoll vorhanden sein, damit sich die Teams neu anpassen können.

Ein Projektmanagement-Tool mit robuster, cloud-basierter Dokumentenverwaltung kann solche Dokumentation aufnehmen, und so eine zentralisierte Quelle für Informationen und einziger Bezugspunkt schaffen, zu dem man zurückkehren kann.

Schlechte Transparenz ist ein Projektkiller, die sich auf fast jeden Aspekt einer Initiative auswirkt.

Schlechte Projekttransparenz...

• Führt zu schlechter Ressourcenplanung,
• Führt zur Verwirrung in Aufgaben und Verantwortlichkeiten,
• Verhindert, dass PMs die Mitarbeiterproduktivität verstehen,
• Kann Fehlausrichtung mit Kunden verursachen.

Im Projektmanagement bezieht sich die Transparenz auf die Zugänglichkeit von Informationen. Wissen die Mitglieder Ihres Teams, wo sie sich wichtige Projektressourcen beschaffen können? Verfügen Sie als PM über ein Werkzeug, mit dem Sie sehen können, wer an was arbeitet und wann es fällig wird?

Solches Bedenken erscheint unwichtig zu sein, aber eine geringe Sichtbarkeit des Projekts wirkt sich auf den Informationsfluss und auf die Verantwortlichkeit der Teammitglieder aus und kann bedeuten, dass die Kunden über den Projektstatus im Unklaren gelassen werden.

Wie die Transparenz von Projekten erhöht werden kann:

Erhöhen Sie die Transparenz und verbessern Sie die Art und Weise, wie Sie alle Ihre Projekte verwalten − von der Ressourcen- und Aufgabenplanungsphase bis hin zur Kunden-Feedback-Phase.

Wrike bietet Teams einen Überblick aus der Vogelperspektive über Arbeitslasten und Aufgabenstatus sowie Echtzeit-Updates, so dass Sie immer auf dem Laufenden sind. Benutzerdefinierte, farbkodierte Aufgaben-Updates erlauben es Ihrem Team, den Status an seine individuellen Arbeitsabläufe anzupassen. Außerdem können externe Kunden zu Projekten in Wrike hinzugefügt werden, was verkürzte Überprüfungszyklen (auch bekannt als Feedbackschleifen) gewährleistet.

Scope Creep. Allein diese zwei Worte reichen aus, um jedem engagierten Projektleiter Angst einzujagen. Scope Creep ist ein Phänomen, bei dem sich der Projektumfang aufgrund von Kundenwünschen, Feedback-Prozessen oder anderen Anforderungen langsam und unkontrollierbar verändert.

Dies kann vorkommen, wenn der Projektumfang schlecht definiert ist oder wenn Projektleiter Änderungen akzeptieren wollen, die ursprünglich nicht Teil des Projektauftrags waren. Laut PMI kommen Scope Creeps bei fast 50% der Projekte vor.

Wie man Scope Creep vermeiden kann:

Finden Sie zunächst heraus, was die Ursache für dieses Phänomen in Ihren Projekten ist. Werden Schritte zu Beginn des Produktlebenszyklus übersprungen, die die Grenzen des Projektumfangs festlegen (wie eine effektive Projektcharta)? Beinhaltet Ihr Kundenmanagementprozess lediglich, dass Sie zu allem „Ja“ sagen, egal wie weit es vom Projektumfang entfernt ist?

Vermeiden Sie Scope Creeps indem Sie die Features und Funktionalitäten von Anfang an dokumentieren. Lassen Sie Ihren Kunden wissen, was Teil des Projekts ist (und was nicht), und setzen Sie sich frühzeitig und häufig mit dem Kunden in Verbindung, um Zielverfehlungen zu vermeiden.

Achten Sie auf Ihre Arbeitslast. Denken Sie an die ineffizienten Prozesse, die Ihre Arbeit doppelt so lange dauern lassen. Vielleicht hat Ihr Projektteam einen verwirrenden Prozess zur Aufnahme von Anfragen oder vielleicht sind sie auf so viele verschiedene Anwendungen verteilt, dass eine effektive Kommunikation fast unmöglich ist. Vielleicht rechnen Sie Ihre Zeit ab, können aber Ihren bevorzugten Zeiterfasser nicht in Ihre anderen Projektmanagement-Tools integrieren.

Ineffiziente Arbeitsabläufe können den Projektfortschritt verlangsamen, den Fokus von wichtigen Aufgaben ablenken und die Teammitglieder mit nicht abrechenbarer Arbeit belasten, die andererseits mit Automatisierung oder Vorlagen versehen werden könnte.

Wie man ineffiziente Arbeitsabläufe vermeidet:

Eliminieren Sie ineffiziente Arbeitsabläufe mit Wrike. Von der Zeiterfassung bis zur Anfrageannahme wird alles weniger zeitaufwändig, und so bleibt mehr Zeit, um sich auf die Projektabwicklung zu konzentrieren. Priorisieren Sie die wichtigsten Aufgaben, anstatt Verwaltungsaufgaben zu protokollieren und den Anforderungen von Anfragen nachzugehen.

Studien haben gezeigt, dass es einen Zusammenhang zwischen leistungsstarken Projekten und dem Einsatz digitaler Projektmanagement-Tools gibt − und das ist kaum überraschend.

Wrike ist ein Cloud-basiertes Aufgabenmanagement-Tool, mit dem Projektmanager von Anfang bis zum Ende arbeiten können.

Das Scheitern von Projekten ist zwar üblich, aber nicht unvermeidlich. Durch den Einsatz flexibler, intuitiver Lösungen kann Ihr Projektteam das Budget und den Zeitplan einhalten. Und das jedes Mal.

Werbeartikel. Die Experten sind unabhängige Autoren aus der appvizer-Redaktion. Ihre Kommentare und Positionen sind persönlich.