Digitalisierung: Vor- und Nachteile des digitalen Büros

In der Ära der digitalen Revolution ist die Digitalisierung von Dokumenten von immer größerer Bedeutung, und hat — wie jeder Trend — Vor- und Nachteile. Digitalisierung im Unternehmen verlangt oftmals eine Umstellung der papierbasierten Arbeit auf den Einsatz von Cloud-Lösungen oder Programmen zur elektronischen Dokumentenverwaltung (EDV). Einige von ihnen setzen bereits gänzlich auf das papierlose Büro anhand digitaler Technologien. Andererseits wird mangelnde Datensicherheit oft als Schwäche der Verarbeitung von elektronischen Dokumenten genannt.

Wie können wir die Risiken im Bezug auf ein digitales Büro reduzieren? Wie kann der Rechtswert einer elektronischen Datei sichergestellt werden, sodass Kunde und Verkäufer abgesichert sind?

Wollen Sie in Ihrem Unternehmen das papierlose Büro umsetzen? In diesem Artikel frischen wir Ihr Wissen zum Thema digitale Transformation im Büro auf und ergründen die Vor- und Nachteile, Herausforderungen und Auswirkungen von digitaler Arbeit mit technischen Innovationen auf das Unternehmen.

Die Dematerialisierung bzw. Digitalisierung ermöglicht eine Rationalisierung von Prozessen im Büro-Alltag. Der Begriff der ökonomischen Intelligenz nimmt dann seine volle Bedeutung an: Die Angestellten gewinnen an Reaktionsfähigkeit und Produktivität.

Einer der größten Vorteile der Digitalisierung am Arbeitsplatz ist die Möglichkeit, Dateien sofort weltweit über das Internet zu teilen.

Ein Arbeitsteam kann so durch Dokumentfreigabe und vereinfachten Datenaustausch dank digitaler Technologien kollaborativ zusammenarbeiten, auch wenn die Teammitglieder geographisch weit voneinander entfernt sind. Alle benötigten Arbeitsunterlagen, Buchhaltungsunterlagen und Rechnungen sind online verfügbar.

Dies ermöglicht es außerdem den Kunden, Lieferanten und Buchhaltern eines Unternehmens, häufige Reisen zu vermeiden und damit verbundene Kosten zu sparen sowie Umweltbelastungen zu vermeiden.

Eine weitere Bequemlichkeit, die mit dem papierlosen Arbeiten einher geht, ist die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, bzw. das Home-Office. Mitarbeitern wird so eine enorme Flexibilität ermöglicht und die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens wird erhöht.

Die Produktion eines Blattes Papier verbraucht 10 Liter Wasser.

Vor dem Hintergrund des enorm hohen Papierverbrauchs ermöglicht Ihnen die Verwaltung Ihrer vorhandene Dokumente im Internet, den ökologischen Fußabdruck Ihres Büros effizient zu reduzieren.

Alle Wirtschaftsakteure sollten auch das Recycling von Papierdokumenten in Betracht ziehen und beispielsweise unbedruckte Rückseiten von nicht mehr benötigten Dokumenten als Post-Its verwenden. Zudem trägt natürlich auch die umweltschonende Entsorgung von Papierdokumenten in der Altpapiertonne zur Wiederverwendung kostbarer Rohstoffe bei.

Die Digitalisierung sämtlicher Dokumente bietet einen erheblichen logistischen Vorteil. Platz, der für Aktenschränke und Ordner zur Aufbewahrung von Dokumenten in Papierform benötigt wird, kann anderweitig eingesetzt werden.

Die elektronische Speicherung und Verwaltung von Dokumenten auf einem Medium wie eine CD, ein USB-Stick und jetzt auch im Cloud Speicher, spart enorm viel Platz.

Nicht nur das Platzproblem ist mit einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem gelöst: Die mit der physischen Lagerung verbundenen Kosten werden erheblich gesenkt.

Die Intelligenz der digitalen Dokumentenmanagementsysteme erhöht die Produktivität der Mitarbeiter. Kaum in der geteilten Ablage (z.B. dem Google Drive mit Google Docs, oder der Dropbox) abgelegt, ist eine Information anderen Unternehmensmitgliedern in Abhängigkeit ihrer Zugriffsrechte in Echtzeit zugänglich.

Auch die schnelle Übertragung von Informationen ist kein Problem mehr: Die Mitarbeiter verschwenden keine Zeit mehr mit der mühsamen Suche nach den benötigten Daten. Sie wissen in nur wenigen Mausklicks, wo sich ein gesuchtes Schriftstück oder ein elektronischer Ordner befindet.

Eine Dokumentenmanagement Software (DMS, engl. Document Management System) bietet die Möglichkeit, Dokumente nach vordefinierten Kategorien und eigenen Klassifikationsparametern zu speichern und zu klassifizieren. Die Suche wird durch ein solches Programm flüssig und intuitiv.

Software ermöglicht es dadurch auch, die Bearbeitungszeiten einer Datei beispielsweise zwischen der Marketing- und Vertriebsabteilungen zu reduzieren.

Der Übergang von Papierform zu papierlos beschleunigt somit eine Reihe von koordinierten Aktivitäten und bietet gleichzeitig eine einwandfreie Rückverfolgbarkeit der Dokumente. Der Dokumentenverlauf dokumentiert, zu welchem Zeitpunkt welche Person eine bestimmte Aktion an der betroffenen Datei durchgeführt hat.

Das Digitalisieren von Buchhaltungsbelegen erleichtert die Remote-Buchhaltung und Finanzaktivitäten. Eine Komplett-Software ermöglicht es Ihnen in dieser Hinsicht, wichtige Dokumente als digitale Dateien zu speichern.

Allerdings werden dafür einige professionelle Werkzeuge benötigt, um den Rechtswert der digitalen Dokumente zu gewährleisten:

• einen digitalen Safe, der Ihre Daten dank strengster Sicherheitsvorkehrungen sichert und ihre Integrität und Unveränderlichkeit garantiert und
• eine Lösung für die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten bei gleichzeitiger Authentifizierung der Identität des Unterzeichners.

Die Vorteile der buchhalterischen Digitalisierung sind vielfältig: Zeitersparnis, Produktivitätssteigerung, gesenkter Platzbedarf durch dematerialisierte Speicherung und Archivierung, Beschleunigung der Verarbeitungsprozesse.

🛠 Payhawk ist zum Beispiel eine innovative und unkomplizierte Finanzplattform. Sie integriert eine Vielzahl an Funktionen für die Automatisierung der Finanzaktivitäten im Unternehmen — von der Erstellung physischer oder virtueller Firmenkreditkarten bis hin zum Spesenmanagement.

• Digitalisierung wird mit dieser Lösung erleichtert, da alle Belege und Rechnungen in einem steuerlich konformen digitalen Archiv gescannt und kopiert werden können. Daten können danach direkt in ERP-Systeme wie SAP und Datev exportiert werden.
• Dank einer leistungsstarken Texterkennung (OCR) mit maschinellem Lernen werden alle Daten automatisch zugeordnet, für eine mühelose vorbereitende Buchhaltung.
• Rückerstattungen sind leicht durchzuführen, auch wenn Mitarbeiter über keine Payhawk-Firmenkarte verfügen.

Auch Bezahlungen sind schnell und einfach mit SEPA Instant und Faster Payments.

So integriert Payhawk Firmenkreditkarten, Pre-Accounting, Spesen- und Zahlungsmanagement in einer einheitlichen GoBD-konformen Plattform, um Ihnen maximale Kontrolle und Transparenz über Ihre Ausgaben zu geben.

Berücksichtigt man nicht alle Herausforderungen der Digitalisierung, kann eine Umstellung auf das papierlose Büro gewisse Nachteile und Risiken mit sich bringen. Einige Vorurteile und Sorgen können jedoch entkräftet und die meisten Risiken dank professioneller Dokumentenmanagement-Lösungen beseitigt oder stark eingeschränkt werden.

Die Angst vor Datenverlust ist ein immer wieder aufkommendes Thema im Bezug auf digitalen Büros.

Eine professionelle Softwarelösung, die eine automatische Sicherung von Informationen ermöglicht, löst dieses Risiko. Qualitativ hochwertige Tutorials und Schulungen werden es zudem dem gesamten Unternehmen erlauben, intern bewährte Methoden für die Gewährleistung eines Höchstmaßes an Vorsicht und Achtsamkeit bei der Verwaltung elektronischer Dokumente anzuwenden.

Die Digitalisierung von Verwaltungsdokumenten und die Verarbeitung sensibler Informationen, wie beispielsweise personenbezogener Daten, werfen die Frage nach der Sicherheit der zentral gespeicherten Informationen auf.

Die DSGVO verlangt ein System der Datenarchivierung mit Anonymisierung sowie ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Sicherheit bei der Verarbeitung von Informationen. Daher ist es notwendig, auf Software zurückzugreifen, die den Schutz von internen wie externen Informationen gewährleistet.

Darüber hinaus ist es notwendig, den gesamten Zugriff zu sichern und eine ordnungsgemäße Verwaltung der Benutzerrechte zu gewährleisten. Die schützt vor Hackern, Betrug und Angriffen.

Als weiterer Nachteil im papierlosen Büro werden die damit verbundenen Investitionen gesehen. Der Übergang vom papierbasierten zum elektronischen Dokumentenmanagement ist schließlich mit technischen Kosten, Wartungskosten, Hostingkosten usw. verbunden.

Eine tiefgehende Analyse der einzusetzenden Werkzeuge und finanziellen Mittel ist daher notwendig. Ein Digitalisierungsprojekt muss die gesamte IT-Umgebung eines Unternehmens einbeziehen, um intern verwendete Geschäftsanwendungen miteinander zu verbinden.

Es ist des Weiteren notwendig, ein Effizienzziel festzulegen und zu quantifizieren, um die Leistungsqualität, Liefer- oder Durchlaufzeiten zu verbessern und den Bedarf des Personals an elektronischer Archivierung zu antizipieren.

All diese Elemente müssen Teil einer digitalen Transformationsstrategie sein, deren Nutzen langfristig dem Wachstum des gesamten Unternehmens zugute kommt.

Für eine Vielzahl von Unternehmen sind Daten heutzutage das wertvollste Kapital. Daher kann die Frage “Investieren oder Sterben” entscheidend sein, wenn Finanzinvestitionen für Sie eine Barriere darstellen.

Software für das Dokumentenmanagement vergleichen

Die richtige Vorbereitung Ihrer Belegschaft ist eine weitere Notwendigkeit: Das Konzept der digitalen Transformation ist trotz fortschreitendem Trend- und Umweltbewusstsein nicht für alle Mitarbeiter im Unternehmen selbstverständlich.

Mitarbeiter können einen gewissen Widerstand gegen einzuleitende Veränderungen zum Ausdruck bringen. Sie haben Angst vor dem Unbekannten oder fühlen Unwissenheit und Skepsis in Bezug auf neue Technologien, digitales und mobiles Arbeiten.

Damit diese Mitarbeiter den Wandel zum digitalen Büro nicht als Zwang erleben, ist eine entsprechende Unterstützung seitens der Unternehmensführung bzw. IT- und/oder Personalabteilung notwendig.

Die Informatisierung des Unternehmens und die Schaffung neuer digitalisierter Arbeitsabläufe muss durch Schulungen vor Ort begleitet werden. Mit einem Trainingsplan kann der Personalverantwortliche diese neuen Praktiken in die Praxis umsetzen und auf alle Aktivitäten des Unternehmens ausweiten.

Dem Benutzer muss Eingewöhnungszeit gegeben werden, um eine zunächst ungewohnte neue Arbeitsumgebung, ihre Bedingungen und Nutzungsregeln zu verstehen.

Es ist notwendig zu erklären, wie elektronische Dokumentenverwaltung helfen kann, die alltägliche Arbeit effizienter und müheloser zu gestalten. So lernen Mitarbeiter, Informationen schneller und flexibler zu verarbeiten.

Zu den Vorurteilen gegenüber der Digitalisierung im Büro und dem Verzicht auf Papier, die von einigen Managern ausgedrückt werden, gehört auch die Sorge um den Rechtswert eines elektronischen Dokumentes.

Um die Rechtskraft eines solchen Dokumentes zu garantieren, ist ein gesichertes Datenübertragungsverfahren nötig.

Darüber hinaus kann eine durch einen sog. qualifizierten Vertrauendiensteanbieter erstellte elektronische Signatur die Integrität eines solchen Dokumentes gewährleisten. Es ermöglicht, den Ersteller bzw. Unterzeichner eindeutig zu identifizieren und authentifizieren.

Ein solcher Anbieter agiert als eine vom Staat akkreditierte Zertifizierungsstelle für die Ausgabe elektronischer Unterschriften. Er erfüllt nachweislich alle gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Datenverarbeitung und die strengsten europäischen Sicherheitsnormen.

Muss ein Vertrag oder ein anderes wichtiges Schriftstück elektronisch unterzeichnet werden, empfiehlt sich daher der Einsatz von zertifizierter Software.

AMAGNO ist eine Suite für das digitale Dokumentenmanagement, die die Speicherung, Indexierung, Bearbeitung und den Austausch von digitalen Dokumenten im Unternehmen erleichtert. AMAGNO unterstützt eine große Breite an Dateiformaten - von gängiger PDF-Datei über Belege, Bild- oder Textdateien bis hin zu komplexen Formaten wie dem ZUGFeRD 2.0 für E-Rechnungen. Dabei werden jegliche Veränderungen an den Dokumenten aufgezeichnet und archiviert. Das Arbeiten im Team wird dadurch endlich unkompliziert und organisiert und jeder hat Zugriff auf die Version, die er benötigt!

Der Funktionsumfang von AMAGNO umfasst unter anderem:

• Revisionssichere Archivierung von Dokumenten
• Umfangreiche Filter- und Sortierungsfunktionen sowie Ansichtsmodi für Ihre Dokumente
• Bearbeitungstools zum Stempeln, Schwärzen, Kommentieren und Unterschreiben Ihrer Dateien
• Management von Geschäftsabläufen dank visualisierter Workflows
• Integrierte OCR-Technologie ohne Seiteneinschränkung für die Erfassung von physischen Dokumenten

DocuWare ist ein Allrounder für das elektronische Dokumentenmanagement. Sie integriert eine Vielzahl an Funktionen für die strukturierte und übersichtliche Organisation Ihrer digitalen Dokumente.

Mit einer mandantenfähigen Architektur, einer höchst skalierbaren Benutzeroberfläche und einer guten Interoperabilität mit und Integrierbarkeit zu anderen IT-Lösungen bringt Ihnen dieses Tool die Digitalisierung flexibel und individuell anpassbar ins Büro.

• Alle relevanten Informationen zu Kunden, Geschäftsdokumente, Termine, Kommunikationsverläufe usw. können aus den unterschiedlichsten Quellen (Software wie SAP, Microsoft Office, per E-Mail, Barcodes - die Vielfalt ist riesig) erfasst und in der Software organisiert werden.
• Die digitale Buchhaltung sowie die Dokumentation Ihrer Finanzflüsse werden automatisiert und sind somit weniger fehleranfällig.
• Talentpools, Anbindung an Jobbörsen, digitale Mitarbeiterbewertungen und Feedback - dem Digital HR steht nichts mehr im Wege.
  

So hilft DocuWare Ihnen, die internen Prozesse in den unterschiedlichsten Abteilungen Ihres Unternehmens zu optimieren - vom Rechnungswesen übers HR bis hin zu Marketing und Vertrieb. Die Software ist sowohl als On-Premise- und Cloud Lösung (SaaS) als auch als hybride Variante verfügbar und verfügt über die GoBD- und DSGVO-Zertifizierung.

Yousign ist eine Anwendung zum Erstellen rechtsgültiger elektronischer Unterschriften. Als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter zertifiziert erfüllt es die strengen europäischen Normen zur Datensicherheit.

• Das Tool stellt ein einzigartiges qualifiziertes elektronisches Zertifikat für elektronische Signaturen aus, das die Identität des Unterzeichners authentifiziert.
• Der Benutzer verfügt über einen in die Lösung integrierten digitalen Safe, um seine Unterlagen unter Wahrung der Beweiskraft zu archivieren.
• Die Zeitstempelung von Unterschriften und Dokumenten ermöglicht es, das Datum und die Uhrzeit der Ausgabe zu bestätigen.

Der Rechtswert von mit Yousign elektronisch signierten Dokumenten ist daher unbestreitbar.

Die Sicherheitsstandards dieser Dokumentenmanagement-Lösung sind sehr hoch:

• Yousign ist eIDAS- und ETSI-zertifiziert. Diese beiden Konformitätszertifikate belegen ein hohes Sicherheitsniveau auf europäischer und internationaler Ebene.
• Yousign steht auch auf der von der französischen Regierung empfohlenen ANSSI-Liste der qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter und ist somit EU-weit für die Ausstellung von elektronischen Zertifikaten und Unterschriften akkreditiert.
• Die Lösung arbeitet in voller Übereinstimmung mit den Regelungen und Vorschriften der DSGVO.

Viele Unternehmen arbeiten mit Yousign. Mit Blick auf die vielfältigen Qualitäten der Software ist dies keine Überraschung. Yousign hilft Unternehmen wie Allianz, Viessmann und Carrefour, Verträge, HR- oder Finanzdokumente elektronisch zu unterschreiben und den digitalen Wandel zu beschleunigen.

… vergiss’ Papier im Büro, doch die Herausforderungen nicht!

Ein digitales Büro bringt viele Vorteile bezüglich der Effizienz und Produktivität mit sich. Mit dem weltweit immer stärker werdende Umweltbewusstsein wird das Büro der Zukunft definitiv papierlos(er) sein.

Ein Großteil der Unternehmer sieht eine Entwicklung zum papierlosen Büro trotz eventueller Skepsis als sinnvoll und realistisch an. Baut man die mit diesem Thema verbundenen Unsicherheiten dank leistungsstarker und zuverlässiger Mittel zur Gewährleistung der Datensicherheit ab, überwiegen die Stärken des elektronischen Datenmanagements deutlich. Ein Cloud System agiert als Zentrale Ablage aller Dokumente des Unternehmens und erleichtern die tägliche Arbeit der Mitarbeiter.

Und Sie? Wann werden Sie zum papierlosen Büro umsteigen? Welche Erfahrungen haben Sie mit digitalen Lösungen gemacht? Auf welche Hürden sind Sie gestoßen und wie haben Sie sie überwunden? Teilen Sie Ihr Wissen gerne mit uns!

Aktualisierter Artikel, ursprünglich im Juli 2019 veröffentlicht.