10 Tipps für das Home Office

Angestellte, Manager und Geschäftsführer aufgepasst! Arbeiten im Home Office ist für viele von uns zum Alltag geworden. Doch kennen Sie alle Techniken, um auch von zuhause aus produktiver zu arbeiten?

Wir haben 10 Tipps fürs Homeoffice für Sie zusammengestellt.

Um einen Rahmen und klare Regeln zu schaffen, empfiehlt es sich, dass Unternehmen eine Satzung für Heimarbeit entwickeln. Indem die Bedingungen des Home-Office definiert werden, wird der Arbeitnehmer entlastet und jeder Mitarbeiter hat den gleichen Informationsstand.

Diese Charta kann z. B. folgende Punkte definieren:

• Tage, an denen Home Office möglich ist: einige Unternehmen ziehen es vor, verpflichtende Anwesenheitstage beizubehalten, um den Zusammenhalt des Teams zu wahren.
  
  
• Mögliche Arbeitsplätze. Muss der Mitarbeiter zu Hause arbeiten? Ist es möglich, bei Verwandten oder von einem Coworking Space aus zu arbeiten?
  
  
• Zeitfenster, in denen jeder verbunden bleiben muss.
  
  
• Kommunikationsregeln. Welche Kanäle sollten bevorzugt werden? 

Wenn Sie ein Manager sind, sollten Sie eine Reihe von Methoden anwenden, um eine bessere Home Office-Erfahrung sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen zu ermöglichen.

Einige bewährte Methoden für das Management auf Distanz:

• Vermeiden Sie Mikromanagement. Das ist schon in normalen Zeiten nicht zu empfehlen, und erst recht nicht im Home Office.

  Setzen Sie Ihren Teams stattdessen Ziele und Fristen und ermöglichen Sie ihnen, sich dann selbst organisieren, um diese rechtzeitig zu erreichen.

• Kümmern Sie sich um die Kommunikation. Seien Sie sich immer über die Ziele und die Aufgaben im Klaren, die Sie Ihren Mitarbeitern anvertrauen und kommunizieren Sie so klar wie möglich.
  
  
• Verantwortlichkeit und Vertrauen. Es ist bekannt, dass ein Mitarbeiter, der sich verantwortlich fühlt, engagierter und produktiver ist. Auch im Home Office ist Vertrauen entscheidend.
  
  
• Verfügbar bleiben. Auch wenn Sie Ihren Teams ein gewisses Maß an Freiheit lassen, seien Sie verfügbar und ansprechbar, wenn sie Ihre Unterstützung brauchen.
  
  
• Zuhören. Einige Mitarbeiter stoßen manchmal auf Schwierigkeiten im Home Office, insbesondere wenn sie sich gleichzeitig um ihre Kinder kümmern müssen. Seien Sie einfühlsam und nachsichtig, indem Sie z. B. Besprechungszeiten anpassen.

Bei der Arbeit im Homeoffice ist es wichtig, weiterhin mit seinem Team zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, ohne dass das Virtuelle zur Barriere wird.

Dazu ist es nützlich, professionelle Tools einzusetzen, die den Austausch und die Prozesse erleichtern.

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Cyberangriffe werden immer häufiger. Umso wichtiger ist die Sicherung vertraulicher Daten, vor allem in einem Kontext, in dem viele Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht ausreichend über IT-Risiken schulen.

• Wenn Ihr Unternehmen über eine IT-Sicherheitscharta verfügt, halten Sie diese gewissenhaft ein, insbesondere wenn Sie von zu Hause aus arbeiten.
  
  
• Verwenden Sie nur die von Ihrer Firma zur Verfügung gestellten Geräte und niemals Ihre persönlichen Geräte. In der Tat ist Ihr professioneller Computer bereits so konfiguriert, dass seine Sicherheit gewährleistet ist, insbesondere im Hinblick auf die Antiviren-Software. Installieren Sie ebenfalls keine Anwendungen, die nicht von Ihrem Unternehmen erlaubt sind.
  
  
• Sichern Sie Ihren Zugang zu den verschiedenen Tools des Unternehmens. Wir empfehlen Ihnen, eine Passwort Manager Software zu verwenden. Eine solche Software ermöglicht es Ihnen, alle Passwörter Ihrer Organisation zu zentralisieren und den Zugriff auf Anwendungen zu vereinfachen.
  
  
• Achten Sie darauf, die verschiedenen Updates zu installieren, die häufig angeboten werden, um Sicherheitslücken zu schließen.
  
  
• Bleiben Sie wachsam gegenüber Phishing-Versuchen. Seien Sie z. B. vorsichtig bei E-Mails und Anhängen von unbekannten Absendern.

Neben von der Firma zur Verfügung gestellten Computer oder Mobiltelefonen ist auch die folgende Ausstattung im Home Office nützlich :

• ein zweiter Bildschirm;
  
  
• ein Headset und ein Mikrofon, um Ihre Videokonferenzen in aller Ruhe durchführen zu können;
  
  
• und natürlich eine gute WLAN-Verbindung.

Schaffen Sie, wenn möglich, einen abgegrenzten Arbeitsbereich in Ihrem Zuhause. Vermeiden Sie es, Ihre Arbeit vom Bett oder der Couch aus zu erledigen, da Sie dadurch Positionen einnehmen, die nicht sehr ergonomisch und auf dauer ungesund sind.

Arbeiten Sie im Idealfall in einen Raum, der ausschließlich der Heimarbeit gewidmet ist, aber zumindest an einen Schreibtisch. Dies ist nicht nur vorteilhaft für Ihre Körperhaltung und Produktivität, sondern sie schaffen auch eine notwendige Grenze zwischen Berufs- und Privatleben.

Arbeiten von zu Hause erfordert Disziplin. Setzen Sie sich zum Beispiel tägliche und wöchentliche Ziele und versuchen Sie, diese einzuhalten. Sie sollten auch feste Arbeitszeiten (z. B. Anfangs- und Endzeiten) mit Pausen festlegen, so wie Sie es im Büro tun würden.

Stellen Sie gleichzeitig mit den Personen, die mit Ihnen zusammenleben, Regeln auf, damit Sie nicht ständig bei der Arbeit gestört werden. Kommunizieren Sie insbesondere Zeitfenster, in denen Sie maximale Konzentration benötigen.

Zu wissen, wo man anfangen soll, ist bei der Telearbeit manchmal komplizierter als bei der Arbeit im Büro. Deshalb schlagen wir vor, dass Sie Ihren Tag z. B. mit einer Aufgabenmanagement Software strukturieren. Dies ermöglicht Ihnen:

• To-Do-Listen zu erstellen;
  
  
• dringende Aufgaben oder solche, die mehr Konzentration erfordern, am Morgen zu planen, bevor Sie müde werden;
  
  
• Multitasking zu vermeiden, das bekanntermaßen der Produktivität sehr abträglich ist;
  
  
• Ihre Kollegen wissen zu lassen, wann Sie nicht gestört werden möchten.

Informelle Kommunikation ist in jedem Unternehmen wichtig und es ist möglich, diese auch in Home Office beizubehalten.

Gesellige Momente und spontaner Austausch ermöglichen es, soziale Kontakte zu pflegen und eine Isolation mancher Mitarbeiter zu verhindern.

Warum also nicht virtuelle Kaffeepausen oder morgens ein kurzes Meeting zur Begrüßung per Video einführen?

Beim Arbeiten von zu Hause ist es wichtig, Arbeit und Freizeit klar zu trennen. Aus diesem Grund müssen Sie lernen, abzuschalten:

• vermeiden Sie, abends nach der Arbeit Ihre E-Mails zu checken;
  
  
• nutzen Sie Ihre Mittagspause, um etwas Sport zu treiben oder zu meditieren. Sie werden schnell die Vorteile für Ihre körperliche als auch für Ihre geistige Gesundheit bemerken;
  
  
• hören Sie auf Ihren Körper. Machen Sie bei Bedarf eine Pause, um sich eine Tasse Tee zu gönnen oder sich die Beine zu vertreten.

All diese Momente der Auszeit sind Gelegenheiten, Ihre Batterien aufzuladen und noch produktiver zurückzukommen, um Ihre Aufgaben mit der größten Effizienz anzugehen.