Stressfrei Rechnungen digitalisieren - Tipps und Tools für E-Rechnungen und Dematerialisierung

Die elektronische Rechnung ist eine der wesentlichen Herausforderungen, denen deutsche Unternehmen im Rahmen der Dematerialisierung und Digitalisierung derzeit gegenüberstehen.

Wir sehen es beinahe täglich in unserem Email-Postfach: Die klassische Papierrechnung wird nach und nach von digitalen Formaten abgelöst. Aber ist ein PDF-Anhang wirklich eine rundum rechtskräftige und echte E-Rechnung? Sie glauben Ja? Falsch gedacht! Es wird Zeit, mit Mythen und Halbwissen aufzuräumen!

Wir erklären Ihnen im folgenden Artikel alle Grundlagen zum Thema Dematerialisierung von Rechnungen und E-Rechnung, zeigen die bislang nicht weit bekannten Bedingungen für das Erstellen solcher Dokumente und stellen Ihnen eine Auswahl an Softwaretools mit jeweils etwas anderer Ausrichtung vor, mit denen Sie schneller und effizienter Rechnungen digitalisieren können.

Die unstrukturierte elektronische Rechnung ist das, was die meisten Unternehmen fälschlicherweise als elektronische Rechnung per se verstehen. Diese Art von Dokument:

• wird in unveränderlichen elektronischen Formaten wie PDF oder JPG erstellt (beispielsweise durch Einscannen einer Papierrechnung).

• ist damit rein bildhaft und erlaubt nach Erstellung keinerlei Bearbeitung (editierbare Formate sind daher nicht für eine solche E-Rechnung zertifizierbar).

• ist für sehr kleine Unternehmen besser zugänglich.

• ist kostengünstiger, wenn das Rechnungsvolumen geringer ist als bei einem Unternehmen mittlerer Größe.

Im Falle der einfachen Rechnungsstellung, bei der Rechnungen per E-Mail versendet und empfangen werden, bleibt die Papierrechnung als Ergänzung zu einer unstrukturierten elektronischen Rechnung jedoch der einzige physische rechtskräftige Beweis. Der wirtschaftliche Beweis zwischen dem Kunden und dem Lieferanten ist hingegen auch bei einer solchen E-Rechnung unanfechtbar.

Diese Art von E-Rechnung:

• kann von einem computerbasierten Rechnungsverarbeitungssystem automatisch erfasst werdem.

• sorgt für eine transparente Einhaltung der Vorschriften gegenüber den Steuerbehörden.

• entspricht den europäischen und nationalen Standards für den elektronischen Datenaustausch.

• wird in elektronischen Formaten wie dem EDI-Verfahren bearbeitet.

• ist unerlässlich, um ein großes Volumen an Rechnungen zu verwalten.

💡 Das strukturierte Dematerialisierungsformat ist das einzige gemäß ERechV für die Digitalisierung von Rechnungen im öffentlichen Bereich zulässige Format.

Da entsprechende Software diese Art von E-Rechnung auswerten kann, ermöglicht dieses Format eine schnelle Verarbeitung und erleichtert das Filtern und Ordnen von Rechnungen nach unterschiedlichen Kriterien (Mehrwertsteuer, Kunde, Ausstellungsdatum usw.).

Gemäß §1 der E-Rechnungs-Verordnung (ERechV), welche die entsprechende europäische Richtlinie in deutsches Recht umsetzt stellen die öffentlichen Behörden in Deutschland seit Ende 2018 auf E-Invoicing, also die elektronische Rechnungsverarbeitung um. Die elektronische Rechnung seit dem 27.11.2018 verpflichtend für die Abrechnung öffentlicher Aufträge der Bundesministerien und Verfassungsorgane.

Wenn die Regelung ab dem 27. November 2019 auch für alle anderen Bundesbehörden gilt und im April 2020 auch auf Länder- und Kommunalebene in Kraft tritt, wird sie mehr als 300000 öffentliche Auftraggeber, darunter Krankenhäuser, Stadtwerke, privatisierte Energieversorger, Sparkassen und ähnliche Einrichtungen, betreffen.

Ab November 2020 werden auch Lieferanten und Dienstleister von Behörden der Kommunen, Länder und des Bundes in die Pflicht zur E-Fakturierung genommen*. Die gesetzliche Regelung berührt also auch private Unternehmen direkt als Rechnungssteller, wenn sie Transaktionen mit öffentlichen Auftraggebern abwickeln. Spätestens dann wird diese Umstellung in etwa jedes zweite Unternehmen in Deutschland betreffen.

Bei den deutschen Unternehmern sieht es um das Wissen über elektronische Rechnungen jedoch hager aus: Im Rahmen einer Crossnix-Umfrage gaben 77% der Befragten an zu glauben, dass Sie E-Rechnungen ordnungsgemäß verarbeiten. Gleichzeitig verstanden 68% der Teilnehmer eine PDF-Datei als echte digitale Rechnung - wie wir aber oben gesehen haben, stellt eine PDF-Rechnung nur eine unstrukturierte E-Rechnung dar und wäre daher nicht mit den für öffentliche Aufträge geltenden gesetzlichen Regelungen konform.

* Eine Ausnahme stellen hierbei Direktaufträge mit einem voraussichtlichen Nettoauftragswert von bis zu 1000€ dar.

Seit dem Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 sind die Anforderungen hinsichtlich der Pflichtangaben, die die elektronische Rechnung beinhalten muss, mit denen einer analogen Rechnung gleichgesetzt. Die Mindestanforderungen an den Inhalt einer E-Rechnung sind neben den im Umsatzsteuerrecht genannten Bestandteilen:

• eine Leitweg-Identifikationsnummer,

• Bankverbindungsdaten,

• Zahlungsbedingungen,

• die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.

Zusätzlich muss eine digitale Rechnung:

• die Lieferantennummer und

• eine Bestellnummer

beinhalten, wenn diese Angaben dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung mitgeteilt wurden.

Geht es um das Verfahren der Rechnungsübermittlung, muss der Rechnungsempfänger zunächst seine Zustimmung zum Erhalt der Rechnung in elektronischer Form geben (z.B. durch das Akzeptieren der AGB, in denen entsprechend Bezug darauf genommen wird).

Ebenso gilt - für analog wie digital -, dass die folgenden Aspekte gewährleistet werden müssen:

• Echtheit der Herkunft,

• Unversehrtheit des Inhalts und

• Lesbarkeit der Rechnung.

Für eine digitalisierte Rechnung kann dies gemäß §14 Abs. 1 und 3 UStG durch zuverlässige innerbetriebliche Kontrollverfahren bzw. einen der folgenden Punkte erreicht werden:

• qualifizierte elektronische Signatur,

• elektronischer Datenaustausch (EDI).

Seit 2011 ist eine elektronische Unterschrift nicht mehr verpflichtender Bestandteil einer E-Rechnung. Sie kann dennoch verwendet werden, um die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung und der darin enthaltenen Informationen zu gewährleisten.

Bei der Erstellung einer digitalen Unterschrift verwendet ein zertifizierter Drittanbieter (ein sogenannter qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter) ein elektronisches Zertifikat, um den Rechnungssteller und den Inhalt der ausgestellten Rechnung zu authentifizieren. Jede Rechnung wird dann elektronisch signiert, wobei in der Regel eine chargenweise Verarbeitung möglich ist.

💡 Speziell für die Erstellung elektronischer Signaturen entwickelte Software wie Yousign stellt sicher, dass Unternehmen ihre Rechnungen sicher und rechtsgültig digitalisieren und unterzeichnen können.

Beim EDI-Verfahren (engl. electronic data interchange) handelt sich um ein standardisiertes Format für den elektronischen Datenaustausch mit strukturierten Nachrichten. Bei der Anwendung eines solchen Verfahrens werden Rechnungen automatisch von Computer zu Computer nach EDI-Standards verarbeitet.

Wenn sich zwei Unternehmen für diese Verarbeitungsmethode der E-Rechnung entscheiden, müssen sie zunächst eine gemeinsame EDI-Vereinbarung für die Fernübertragung definieren oder auf von Branchenverbänden erarbeitete Normierungen zurückgreifen.

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einzuhalten.

Außerdem gilt: Alle Rechnungen - daher auch E-Rechnungen - müssen gemäß §14b UStG 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Für elektronische Rechnungen ist hierbei die Speicherung in einem unveränderlichen Format und einem revisionssicheren digitalen Archiv nötig. Dadurch werden erneut die drei Schlüsselanforderungen Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit sichergestellt.

Die Anforderungen für die Verarbeitung einer elektronischen Rechnung für öffentliche Aufträge sind:

• Für die Ausstellung elektronischer Rechnungen ist der Datenaustauschstandard XRechnung (XML) oder ein anderer, den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechender Standard (z.B. ZUGFeRD 2.0) zu verwenden.

• Die Übermittlung einer elektronischer Rechnungen muss über ein Verwaltungsportal des Bundes erfolgen.

Einige Softwarepakete bieten ihren Nutzern eine sichere Dematerialisierung ihrer Rechnungen. Sie erleichtern so die Verwaltung und Kontrolle von Rechnungen und Zahlungen, vereinfachen aber zudem auch auch die Bankabstimmung und dadurch die Synchronisation mit dem Geschäftskonto des Unternehmens. Lesen Sie nachfolgend die größten Vorteile, die sich aus der Digitalisierung Ihrer Abrechnungen ergeben:

Weniger Papierrechnungen heißt weniger Umweltbelastung durch Abholzung von Wäldern, Bleichen von Zellstoffen und Verschmutzung von Grundwasser und Böden. Setzen Sie ein Zeichen für Ihre CSR und machen Sie einen weiteren Schritt Richtung papierloses Büro.

Durch die Einsparung von Papier senken Sie die mit der (menschlichen) Be- und Verarbeitung verbundenen Kosten sowie Ausgaben für bedrucktes Papier, die verwendete Tinte sowie die Stempel und Umschläge für den Postversand. Zudem verringern Sie das Risiko von Archivierungsproblemen und sparen auch hier Ressourcen (Papier, physischer Speicherplatz usw).

Postalische und elektronische Verarbeitung sind im Hinblick auf die Schnelligkeit der Auftragsbearbeitung unvergleichbar: Die digitale Übermittlung von Rechnungen ermöglicht es, bestimmte Aufgaben in den Bereichen Rechnungsstellung, Buchhaltung und Zahlung zu automatisieren. Dies kann die Abwicklung um bis zu 50% beschleunigen.

Durch die Eliminierung von Informationslieferzeiten erhöht die digitale Rechnungsübertragung die Verarbeitungsgeschwindigkeit und die Produktivität der Mitarbeiter:

• Sie können Ihre Buchhaltungsberichte automatisieren.

• Die elektronische Signatur oder Übertragung im EDI-Format erübrigt zeitaufwändige manuelle Eingriffe.

• Die Archivierung und Speicherung erfolgt mit wenigen Mausklicks.

Jede E-Rechnung, die den gesetzlichen Standards entspricht, ist in Ihren elektronischen Archiven leicht zu identifizieren. Die Kontrolle durch Finanzbehörden wird durch die Authentifizierung zu einer einfachen Formalität.

Das Digitalisieren von Rechnungen zwischen Kunden und Lieferanten ermöglicht es, ein- und ausgehende Warenströme mit Hilfe von Software und einem elektronischen Datensafe zu regeln. Dieser ist 24 Stunden am Tag verfüg- und nutzbar. Diese Flexibilität trägt zu einer Leistungssteigerung und erhöhten Effizienz bei.

Computergestützte Lösungen schließen Kalkulationsfehler aus. Sie konfigurieren Ihr Rechnungstool und eliminieren so das Risiko von Fehlern, die sich aus der erneuten Eingabe von Informationen ergeben könnten. Zertifizierungen garantieren die Richtigkeit der Daten und die Authentizität des Rechnungsstellers.

Drei Aspekte garantieren die Erfüllung der Anforderungen an die Rechnung gemäß §14 UStG:

• Die elektronische Signatur oder die EDI-Übertragung garantiert die Integrität der Rechnung.

• Dematerialisierungssoftware für Rechnungen ermöglicht eine lückenlose Überwachung und systematische unternehmensinterne Kontrollverfahren.

• Ein gesetzeskonformes elektronisches Archiv sichert die Speicherung Ihrer Daten in der Cloud.

Der Ersatz von Papier durch entmaterialisierte Mittel führt zu einer erheblichen Senkung der direkten Kosten, einer schnelleren Verarbeitung und kürzeren Durchlaufzeiten dank einer enormen Produktivitätssteigerung. Die finanziellen Auswirkungen führen zu Einsparungen und langfristig zu einer wettbewerbsfähigeren Rendite.

DATEV Mittelstand Faktura & Rechnungswesen ist eine Komplettlösung für die Finanzbuchhaltung und Rechnungsstellung mittelständischer Unternehmen, eignet sich jedoch auch für Unternehmen kleiner Größe. Neben Lösungen für unter anderem:

• das Rechnungswesen (Buchungsvorschläge, Datenexport an die Finanzverwaltung, Erstellen von Kostenträgern und -stellen…)

• die Digitalisierung Ihrer Belege,

• übersichtliche Dokumentierung von Kunden- und Lieferantendaten,

• die Verwaltung Ihres Zahlungsverkehrs (Überweisungen, Einholen der Kontoauszüge…),

integriert dieser Allrounder auch umfangreiche Tools für das Auftragswesen:

• Angebotsverwaltung,

• Erstellung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format,

• Verwaltung von Artikel- und Warengruppen uvm.

Das Layout Ihrer digitalen Belege und Rechnungen ist mit DATEV zudem individuell anpassbar und lässt sich somit perfekt in Ihr Corporate Design einfügen.

Wenn Sie also nach einer Software suchen, die über die reine Rechnungsstellung und -digitalisierung hinausgeht, finden Sie in diesem Tool eine zuverlässiges Komplettpaket eines Anbieters, der für viele Steuerberater und Wirtschaftsprüfer ein seit Jahren etabliertes Standardprogramm ist.

easybill ist eine höchst intuitive Software für die Rechnungsstellung, mit welcher Sie einfach und sicher verschiedenste elektronische Dokumente wie Angebote, Rechnungen, Gutschriften oder Aufträge erstellen, konfigurieren und ineinander umwandeln können.

Das Design der Software ist sehr simpel und anschaulich und alle Funktionen sind ab der ersten Anwendung leicht zu bedienen und zu verstehen. Das Rechnungstool eignet sich daher perfekt für Unternehmen, die gerade mit der Digitalisierung Ihrer Unterlagen beginnen möchten.

easybill konzentriert sich aufs Wesentliche bei der digitalen Rechnungsstellung und vereint unter anderem die folgenden Funktionen:

• Erstellung von finanzbuchhalterischen Dokumenten (Rechnungen, Angebote, Aufträge…)

• Mahnwesen: Automatischer Versand von Zahlungsaufforderungen per Mail, wenn Ihr Kunde beim Begleichen von Rechnungen in Verzug kommt,

• integrierter Kundenkatalog und Rechnungsposten-Archiv.

Zudem können Sie als Online-Händler von Extra-Funktionen für die Verwaltung Ihrer E-Commerce-Rechnungen profitieren. Zusätzlich zu der Erstellung sowie Be- und Verarbeitung von Rechnungen im digitalen Format können Sie auch Lieferscheine sowie Adressetiketten erstellen und Versanddaten direkt an Versandunternehmen übermitteln.

Mit easybill können Sie unstrukturierte wie auch strukturierte digitale Rechnungen erstellen. Sollte Ihr Unternehmen also vom E-Rechnungsgesetz betroffen sein, welches ein strukturiertes Format voraussetzt oder sollten Sie mit beispielsweise PDF-Rechnungen arbeiten können, ist easybill eine unkomplizierte, mit einem Preis ab 9€ pro Monat kostengünstige und sehr benutzerfreundliche Lösung für Sie.

Der PDFMAILER von gotomaxx ist eine Software, die in erster Linie auf die Digitalisierug und Automatisierung Ihres Geschäftspostversands spezialisiert ist. Von der Erstellung über die Be- und Überarbeitung bis hin zum verschlüsselten Versand ist dabei alles rund um PDFs integriert. Egal ob als Email-Anhang, downloadbares Online-Dokument oder doch noch einmal klassisch in Papierform: Sie können Ihre Dateien sehr unkompliziert managen.

Die Anwendung unterstützt alle gängigen Microsoft Office-Formate und ermöglicht zudem den Export von Dateien in beispielsweise JPG, TIFF oder PJD. Was die Erstellung von strukturierten elektronischen Rechnungen betrifft: Sie können bereits im PDF-Format vorliegende Rechnungen mit nur wenigen Klicks in das ZUGFeRD 2.0 oder XRechnung-Format umwandeln!

Das Programm wird in unterschiedlichen Versionen angeboten, wobei die grundlegendste kostenlos und werbefrei ist. Auch eine 90-tägige Testversion der umfangreicheren Varianten ist erhältlich.

Wenn Sie Dokumente und Rechnungen bereits digitalisieren, eventuell schon eine professionelle Software dafür besitzen aber gelegentlich auch Transaktionen mit öffentlichen Behörden durchführen, für welche Sie bereits jetzt oder zukünftig Dateien im ZUGFeRD 2.0 oder XRechnung-Format benötigen, bietet sich der PDFMAILER als leicht in Ihr Dokumentenmanagement integrierbares Tool perfekt als Ergänzung an. Mit ihm können Sie Ihre Fakturierung für die gesetzlichen Neuregelungen rüsten, ohne auf eine gänzlich neue Software umsteigen zu müssen.

Wie bereits erwähnt, garantiert die elektronische Signatur die Integrität Ihrer Rechnung und authentifiziert Sie als Rechnungssteller. Wie kann eine gesetzeskonforme elektronische Signatur für die Dematerialisierung Ihrer Dokumente gewährleistet werden?

Yousign ist unsere Empfehlung für die Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen. Unterschreiben Sie Ihre dematerialisierten Dokumente dank eines intuitiven Online-Tools (im SaaS-Modus), dessen Daten in Frankreich gehostet werden, um ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten.

Mit Yousign können Sie:

• ein Dokument allein oder mit mehreren Personen unterschreiben oder von anderen unterschreiben lassen.

• jede Art von Dokument signieren, indem Sie es einfach in das Tool importieren.

• den/die Unterzeichner eines Dokuments identifizieren.

• einen Zeitstempel setzen und Ihr Dokument versiegeln.

• Erinnerungen verwalten, wenn Sie auf eine Unterschrift warten.

Die Yousign API kann einfach in Ihre bereits bestehende Softwareumgebung (Buchhaltung, Fakturierung, ERP, CRM) integriert werden. Das Tool ist zudem eIDAS- und DSGVO-konform und wurde von der französischen Zertifizierungsstelle ANSSI als EU-weit zertifizierter qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter akkreditiert.

Strukturiert oder nicht - das ist hier die Frage! Wie Sie gesehen haben, ist Vieles rund ums Thema elektronische Rechnung nicht gleich klar und sofort ersichtlich. Dementsprechend vage sind daher vielleicht auch die Anforderungen Ihres Unternehmens an ein Tool für die Digitalisierung Ihrer Rechnungsunterlagen. Eines jedoch steht fest: XRechnung und Co. kommen und spätestens in einigen Monaten werden Sie ermitteln müssen, in welchem Umfang Sie Bedarf an unstrukturierten sowie vor allem strukturierten E-Rechnungen, digitalen Signaturen, EDI-Verfahren usw. haben werden. Eine interne Analyse und ein Vergleich der benötigten IT-Tools lohnt sich daher schon jetzt!