Papierloses Büro: Wie kann ich administrative Dokumente digitalisieren?

Das papierlose Büro ist ein wesentlicher Bestandteil im digitalen Wandel von Unternehmen. Die Entwicklung der Gesetze und die zunehmenden Anzahl an Software kann diese Aufgabe jedoch schwierig gestalten.

Das bisher am meisten digitalisierte Verwaltungsdokument ist die Rechnung. Es wird Zeit, auch andere wichtige Dokumente in digitaler Form verfügbar zu machen. Die digitale Signatur ist ein Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung von Geschäftsunterlagen wie Handels-und Geschäftsbriefen. Sie vereinfacht das Dokumentenmanagement über den gesamten Lebenszyklus der Dokumente hinweg und sichert gleichzeitig deren Rechtskraft.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie administrative Dokumente Schritt für Schritt digitalisieren, rechtssicher online unterschreiben und elektronisch archivieren können.

Die Digitalisierung von Dokumenten besteht darin, physische Dokumente und Informationsmedien durch digitale Dateien zu ersetzen. Dies geschieht durch:

• Digitale Kopien von bereits in Papierform vorhandenen Verwaltungsdokumenten.
• Einsatz spezieller Tools zum Erstellen, Bearbeiten, Speichern, Austauschen und Signieren von Dokumenten.

Die Digitalisierung von Verwaltungsdokumenten und Rechnungen ist eine der größten Herausforderungen der digitalen Transformation von Unternehmen. Auch in der Buchhaltung wird zunehmend auch elektronische Dokumente umgestellt.

Unter anderem sind die folgenden Arten von Dokumenten betroffen:

• Geschäftsdokumente: Angebote, Bestellungen, Verträge
• HR-Dokumente: Lohnzettel, Arbeitsverträge sowie Vertragsänderungen
• Mandate und Vollmachten: für Vertrieb, Management, SEPA u.Ä.

• Zeitersparnis: Die Bearbeitungszeit von Dokumenten wird erheblich verkürzt.
• Leichterer Informationsfluss: Innerhalb des Unternehmens oder bei der Kommunikation mit Kunden und Partnern wird der Informationsaustausch vereinfacht.
• Verstärkte Zusammenarbeit: Durch gemeinsamen Zugriff auf Dokumente wird die Teamarbeit gestärkt.
• Zentralisierung: Informationen und Dateien werden durch die elektronische Dokumentenarchivierung an einem Ort gesammelt.
• Rückverfolgbarkeit: Der Dokumentenverlauf wird transparenter und der Hintergrund jedes Dokuments ist rückverfolgbar und leicht ersichtlich.
• Kostenvorteile: Die Kosten für Papier, Druck und Porto entfallen oder werden deutlich gesenkt.
• Mehr Ordnung im Büro: Im papierarmen Büro gibt es weniger Papierakten und Aktenschränke. Dies erleichtert es, Dokumente zu finden.
• Dokumentensicherheit: Ihre Daten werden unter der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und strenger Sicherheitsvorgaben gesichert. Von der elektronischen Unterschrift bis hin zur digitalen Archivierung.

Die elektronische Signatur ist ein wichtiger Schritt im Digitalisierungsprozess und erfolgt vor der Speicherung und Archivierung von Dokumenten. Dieser Schritt erfordert (noch stärker als andere) das Ablegen alter, analoger Gewohnheiten.

Die eIDAS-Verordnung definiert mehrere Stufen der elektronischen Signatur. Diese Norm ist EU-weit seit dem 1. Juli 2017 verpflichtend.

Die Garantiestufen der elektronischen Signatur sind wie folgt:

• Einfache elektronische Signatur: Die die Signatur betreffenden Daten werden in elektronischer Form an andere Daten angehängt. Ein Beispiel wäre das simple Eintippen Ihres Namens unter einer verfassten Email.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur: Sie umfasst die Eigenschaften der einfachen elektronischen Signatur und ist darüber hinaus:
  • eindeutig mit dem Unterzeichner verbunden.
  • ein Mittel, um den Unterzeichner eindeutig zu identifizieren.
  • ein Mittel, um nachträgliche Änderungen des Dokuments nach der Signatur auszumachen.
• Qualifizierte elektronische Signatur: Sie umfasst die Eigenschaften der fortgeschrittenen elektronischen Signatur und
  • kann nur von einem qualifizierten Signaturprogramm generiert werden.
  • ist durch ein qualifiziertes elektronisches Zertifikat identifizierbar.

Quelle: EU-Kommission/CEF Digital

Und so läuft der Signaturprozess mithilfe einer Signatursoftware vereinfacht dargestellt ab:

Quelle: EU-Kommission/CEF Digital

Die (fortgeschrittene und qualifizierte) elektronische Signatur:

• ist fälschungssicher, nicht editierbar und nicht wiederverwendbar.
• verkürzt die Bearbeitungszeit von Dokumenten um 30%, indem sie das bequeme Online-Signieren ermöglicht.
• erleichtert den internationalen Austausch: Alles wird online erledigt und muss nicht physisch bearbeitet werden.
• gibt Dokumenten volle Rechtskraft (qualifizierte elektronische Signatur).
• beschleunigt die Erstellung und Verwaltung jeder Datei und reduziert so die damit verbundenen Kosten.

Dokumente werden archiviert, sobald sie elektronisch signiert wurden. Der Rechtsrahmen verlangt die Aufbewahrung bestimmter Verwaltungsdokumente für einen bestimmten Zeitraum. Für elektronische Rechnungen beträgt dieser beispielsweise 10 Jahre.

Der digitale Safe (oder E-Safe) ist eine sichere Lösung, um die Speicherung und Integrität von digitalisierten Dokumenten zu gewährleisten. Die Archivierung geschieht dabei über einen Drittanbieter, der, wenn er den höchsten Sicherheitsstandards gerecht wird, als sog. qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter akkreditiert wird.

AMAGNO fungiert als Schnittstelle zwischen digitalem Postfach und Software für Rechnungsverarbeitung. Die Stärken dieses Dokumenten-Management-Systems liegen in der für Archivierung und digitaler Dokumentenablage.

DocuSign wurde für Unternehmen jeder Größe entwickelt. Es unterstützt als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter zuverlässig bei der elektronischen Signatur von Dokumenten. Auch die Signaturverwaltung wird vereinfacht. Das elektronische Unterschreiben eines Dokuments ist auf jedem taktilen Medium (Smartphone, Tablet, Computer) möglich.

DocuWare ist eine All-in-One-Plattform für das elektronische Dokumentenmanagement.
Ihr Funktionsumfang geht über den der klassischen digitalen Dokumentenablage hinaus und vereint Tools für eine Vielzahl an Abteilungen.

fileee ist eine Dokumentenverwaltungssoftware, die Ihnen sehr intuitiv beim Übergang vom Aktenordner zur digitalen Dateiablage hilft. Mit fileee können Sie Dokumente aller Art erfassen, digital speichern und jederzeit wiederfinden.

Die Dokumentenerfassung geschieht bequem über die mobile App. Zudem hat der Anbieter eine spezielle Scan-Box entwickelt. Damit können gescannte Dokumente einfach mit dem Smartphone erstellt und in PDF Dateien gespeichert werden.

Sichere, einfache und legale elektronische Signaturen. Das ist das einfache, aber effektive Versprechen von Yousign. Integrieren Sie die elektronische Signatur in Ihren administrativen Dokumentenverarbeitungsprozess. So stellen Sie die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und den rechtlichen Wert Ihrer Dokumente sicher.

Um in einer zunehmend digitalen Welt wettbewerbsfähig zu bleiben, haben Unternehmen ein starkes Interesse an der digitalen Transformation.

Softwaresysteme für die elektronische Dokumentenverwaltung erleichtern die Organisation und Verwaltung von Dokumenten in Ihrem Informationssystem. Außerdem optimieren sie den Lebenszyklus Ihrer digitalen und digitalisierten Dokumente.

Haben Sie bereits darüber nachgedacht, Ihr Unternehmen mit einer solchen Software auszustatten? Oder haben Sie bereits eine Dokumentenverwaltungssoftware implementiert? Sind Sie dabei auf Schwierigkeiten gestoßen? Teilen Sie Ihre Erfahrungen gerne mit uns!