Papierloses Büro: Wie kann ich administrative Dokumente digitalisieren?

von Dominika Niewiadomska am 12.07.19
Schluss mit Papierkram! Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Dokumentenmanagement-Software einfach und sicher Dokumente digitalisieren, signieren & archivieren.

Das papierlose Büro ist ein wesentlicher Bestandteil im digitalen Wandel von Unternehmen. Die Entwicklung der Gesetze und die zunehmenden Anzahl an Software kann diese Aufgabe jedoch schwierig gestalten.

Das bisher am meisten digitalisierte Verwaltungsdokument ist die Rechnung. Es wird Zeit, auch andere wichtige Dokumente in digitaler Form verfügbar zu machen. Die digitale Signatur ist ein Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung von Geschäftsunterlagen wie Handels-und Geschäftsbriefen. Sie vereinfacht das Dokumentenmanagement über den gesamten Lebenszyklus der Dokumente hinweg und sichert gleichzeitig deren Rechtskraft.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie administrative Dokumente Schritt für Schritt digitalisieren, rechtssicher online unterschreiben und elektronisch archivieren können.

Digitalisierung von Dokumenten - Was ist das eigentlich?

Die Digitalisierung von Dokumenten besteht darin, physische Dokumente und Informationsmedien durch digitale Dateien zu ersetzen. Dies geschieht durch:

  • Digitale Kopien von bereits in Papierform vorhandenen Verwaltungsdokumenten.
  • Einsatz spezieller Tools zum Erstellen, Bearbeiten, Speichern, Austauschen und Signieren von Dokumenten.

Welche Dokumente können digitalisiert werden?

Die Digitalisierung von Verwaltungsdokumenten und Rechnungen ist eine der größten Herausforderungen der digitalen Transformation von Unternehmen. Auch in der Buchhaltung wird zunehmend auch elektronische Dokumente umgestellt.

Unter anderem sind die folgenden Arten von Dokumenten betroffen:

  • Geschäftsdokumente: Angebote, Bestellungen, Verträge
  • HR-Dokumente: Lohnzettel, Arbeitsverträge sowie Vertragsänderungen
  • Mandate und Vollmachten: für Vertrieb, Management, SEPA u.Ä.

Das Ziel? Papierlos! - Herausforderungen der Digitalisierung

Warum Dokumente digitalisieren? Die Vorteile des papierlosen Büros

  • Zeitersparnis: Die Bearbeitungszeit von Dokumenten wird erheblich verkürzt.
  • Leichterer Informationsfluss: Innerhalb des Unternehmens oder bei der Kommunikation mit Kunden und Partnern wird der Informationsaustausch vereinfacht.
  • Verstärkte Zusammenarbeit: Durch gemeinsamen Zugriff auf Dokumente wird die Teamarbeit gestärkt.
  • Zentralisierung: Informationen und Dateien werden durch die elektronische Dokumentenarchivierung an einem Ort gesammelt.
  • Rückverfolgbarkeit: Der Dokumentenverlauf wird transparenter und der Hintergrund jedes Dokuments ist rückverfolgbar und leicht ersichtlich.
  • Kostenvorteile: Die Kosten für Papier, Druck und Porto entfallen oder werden deutlich gesenkt.
  • Mehr Ordnung im Büro: Im papierarmen Büro gibt es weniger Papierakten und Aktenschränke. Dies erleichtert es, Dokumente zu finden.
  • Dokumentensicherheit: Ihre Daten werden unter der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und strenger Sicherheitsvorgaben gesichert. Von der elektronischen Unterschrift bis hin zur digitalen Archivierung.

Dokumente digitalisieren… und dann? Alles zur Verwaltung digitaler Dokumente

Elektronische Signatur von Dokumenten

Die elektronische Signatur ist ein wichtiger Schritt im Digitalisierungsprozess und erfolgt vor der Speicherung und Archivierung von Dokumenten. Dieser Schritt erfordert (noch stärker als andere) das Ablegen alter, analoger Gewohnheiten.

Die eIDAS-Verordnung definiert mehrere Stufen der elektronischen Signatur. Diese Norm ist EU-weit seit dem 1. Juli 2017 verpflichtend.

Die Garantiestufen der elektronischen Signatur sind wie folgt:

  • Einfache elektronische Signatur: Die die Signatur betreffenden Daten werden in elektronischer Form an andere Daten angehängt. Ein Beispiel wäre das simple Eintippen Ihres Namens unter einer verfassten Email.
  • Fortgeschrittene elektronische Signatur: Sie umfasst die Eigenschaften der einfachen elektronischen Signatur und ist darüber hinaus:
    • eindeutig mit dem Unterzeichner verbunden.
    • ein Mittel, um den Unterzeichner eindeutig zu identifizieren.
    • ein Mittel, um nachträgliche Änderungen des Dokuments nach der Signatur auszumachen.
  • Qualifizierte elektronische Signatur: Sie umfasst die Eigenschaften der fortgeschrittenen elektronischen Signatur und
    • kann nur von einem qualifizierten Signaturprogramm generiert werden.
    • ist durch ein qualifiziertes elektronisches Zertifikat identifizierbar.
Elektronische Signatur Sicherheitsstufen

Quelle: EU-Kommission/CEF Digital

Und so läuft der Signaturprozess mithilfe einer Signatursoftware vereinfacht dargestellt ab:

Elektronische Unterschrift

Quelle: EU-Kommission/CEF Digital

Vorteile der elektronischen Signatur

Die (fortgeschrittene und qualifizierte) elektronische Signatur:

  • ist fälschungssicher, nicht editierbar und nicht wiederverwendbar.
  • verkürzt die Bearbeitungszeit von Dokumenten um 30%, indem sie das bequeme Online-Signieren ermöglicht.
  • erleichtert den internationalen Austausch: Alles wird online erledigt und muss nicht physisch bearbeitet werden.
  • gibt Dokumenten volle Rechtskraft (qualifizierte elektronische Signatur).
  • beschleunigt die Erstellung und Verwaltung jeder Datei und reduziert so die damit verbundenen Kosten.

Archivierung von digitalisierten Dokumenten

Dokumente werden archiviert, sobald sie elektronisch signiert wurden. Der Rechtsrahmen verlangt die Aufbewahrung bestimmter Verwaltungsdokumente für einen bestimmten Zeitraum. Für elektronische Rechnungen beträgt dieser beispielsweise 10 Jahre.

Lesen Sie auch: Stressfrei Rechnungen digitalisieren - Tipps und Tools für E-Rechnungen und Dematerialisierung

Der digitale Safe (oder E-Safe) ist eine sichere Lösung, um die Speicherung und Integrität von digitalisierten Dokumenten zu gewährleisten. Die Archivierung geschieht dabei über einen Drittanbieter, der, wenn er den höchsten Sicherheitsstandards gerecht wird, als sog. qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter akkreditiert wird.

Die besten Werkzeuge zum Signieren, Verwalten und Archivieren Ihrer Dokumente

AMAGNO als Kombilösung

AMAGNO fungiert als Schnittstelle zwischen digitalem Postfach und Software für Rechnungsverarbeitung. Die Stärken dieses Dokumenten-Management-Systems liegen in der für Archivierung und digitaler Dokumentenablage.

Dokumentenarchivierung mit AMAGNO

DocuSign: So unterschreibt man heute

DocuSign wurde für Unternehmen jeder Größe entwickelt. Es unterstützt als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter zuverlässig bei der elektronischen Signatur von Dokumenten. Auch die Signaturverwaltung wird vereinfacht. Das elektronische Unterschreiben eines Dokuments ist auf jedem taktilen Medium (Smartphone, Tablet, Computer) möglich.

DocuSign elektronisches signieren für die elektronische Dokumentenverwaltung

DocuWare: Alles in einem fürs Dokumentenmanagement

DocuWare ist eine All-in-One-Plattform für das elektronische Dokumentenmanagement.
Ihr Funktionsumfang geht über den der klassischen digitalen Dokumentenablage hinaus und vereint Tools für eine Vielzahl an Abteilungen.

DocuWare Dokumentenverwaltung

fileee: Unkompliziert Dokumente digitalisieren

fileee ist eine Dokumentenverwaltungssoftware, die Ihnen sehr intuitiv beim Übergang vom Aktenordner zur digitalen Dateiablage hilft. Mit fileee können Sie Dokumente aller Art erfassen, digital speichern und jederzeit wiederfinden.

Die Dokumentenerfassung geschieht bequem über die mobile App. Zudem hat der Anbieter eine spezielle Scan-Box entwickelt. Damit können gescannte Dokumente einfach mit dem Smartphone erstellt und in PDF Dateien gespeichert werden.

mit fileee Dokumente digitalisieren

Yousign: Die beste Lösung für elektronische Unterschriften

Sichere, einfache und legale elektronische Signaturen. Das ist das einfache, aber effektive Versprechen von Yousign. Integrieren Sie die elektronische Signatur in Ihren administrativen Dokumentenverarbeitungsprozess. So stellen Sie die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und den rechtlichen Wert Ihrer Dokumente sicher.

Yousign Screenshot Dokumente digitalisieren mit elektronischen Signaturen

Vergleichstabelle: Software für die Digitalisierung administrativer Dokumente

Software Signieren Verwalten Archivieren
AMAGNO
DocuSign
DocuWare
fileee
Yousign

Dokumente digitalisieren und den Sprung ins Digitale wagen

Um in einer zunehmend digitalen Welt wettbewerbsfähig zu bleiben, haben Unternehmen ein starkes Interesse an der digitalen Transformation.

Softwaresysteme für die elektronische Dokumentenverwaltung erleichtern die Organisation und Verwaltung von Dokumenten in Ihrem Informationssystem. Außerdem optimieren sie den Lebenszyklus Ihrer digitalen und digitalisierten Dokumente.

Haben Sie bereits darüber nachgedacht, Ihr Unternehmen mit einer solchen Software auszustatten? Oder haben Sie bereits eine Dokumentenverwaltungssoftware implementiert? Sind Sie dabei auf Schwierigkeiten gestoßen? Teilen Sie Ihre Erfahrungen gerne mit uns!