Unternehmen & Digitalisierung: Ein entscheidender Wendepunkt

Haben Sie vor, in Ihrem Unternehmen Digitalisierung einzusetzen?

Mit der Entwicklung von Big Data und Cloud Computing Technologien ist die Digitalisierung von Unternehmen mehr als ein Trend: Sie ist eine der größten Herausforderungen des digitalen Zeitalters. Gleichzeitig ist sie unabdingbar, um heutzutage konkurrenzfähig zu bleiben. Denn digitale Unternehmen sind im Wachstum.

In welcher Form kann Digitalisierung in Unternehmen eingesetzt werden? Was ist der Nutzen einer digitalen Transformation für Ihre Organisation?

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Auswirkungen die digitale Transformation auf Ihr Unternehmen hat. Außerdem besprechen wir die Vor- und Nachteile der Entwicklung digitaler Prozesse, und welchen Herausforderungen Sie sich stellen müssen.

Digitalisierung ist der Prozess, physische Informationsträger (in der Regel Papier) durch digitale Technologien zu ersetzen. Die Dematerialisierung von Dokumenten umfasst mehrere Phasen:

1. Digitalisierung,
2. Indizierung,
3. Archivierung,
4. Versionsverwaltung,
5. Zertifizierung.

Die Digitalisierung von Dokumenten ist oft das Tor zu einer papierlosen Arbeitswelt ist. Doch sie ist gleichzeitig Teil einer breiteren Dynamik der digitalen Transformation.

Sie betrifft:

• Tätigkeiten,
• Abläufe,
• Kommunikation,
• Hilfsmittel,
• den Arbeitsplatz selbst, im Zeitalter von Flex- und Home-Office, mit Hilfe des digitalen Büros.

Heutzutage stehen Unternehmen vor vielen Herausforderungen. Je nach ihrem digitalen Reifegrad, können unterschiedliche Aspekte des Unternehmens digitalisiert sein:

• Digitalisierung von allgemeinen Dokumenten:
  • Verträge
  • Bestellungen
  • Signaturen
    
    
• Digitalisierung der Buchhaltung:
  • Rechnungen
  • Steuerwesen
     
• Digitalisierung von HR-Dokumenten:
  • Verträgen
  • Lohnabrechnungen
     
• Digitalisierung des Austauschs:
  • Geschäftsdokumente im Logistikbereich
  • Dokumente an Behörden

Die Geschäftswelt entwickelt sich schneller und die Konkurrenz ist stärker, denn je. Viele Unternehmen haben heutzutage Schwierigkeiten, mit Ihrem Kerngeschäft profitabel zu bleiben. In diesem Kontext ist die Digitalisierung in der Lage, Lösung für akute Probleme zu schaffen.

• Kostensenkung:
  • 91% weniger Kosten für die Verwaltung von Dokumenten
  • 2500 Blatt Papier können jährlich pro Mitarbeiter gespart werden
     
• Bessere Kommunikation:
  • Dokumente können gleichzeitig von mehreren Mitarbeitern an unterschiedlichen Orten angesehen werden
     
• Steigerung der Produktivität:
  • die Bearbeitung eines Dokumentes wird um 46% beschleunigt
     
• Erhöhte Sicherheit:
  • der Zugang zu sensiblen Daten kann besser kontrolliert werden

Zusätzlich zu können außerdem folgende Aspekte beachtet werden:

• Platzersparnis dank digitaler Archivierung;
• Mobiler Zugang zu Daten in Echtzeit;
• Ökologische Nachhaltigkeit dank der Reduzierung von Papiermüll und Reisen.

• Widerstand gegen Veränderungen seitens Ihrer Mitarbeiter, was Zeit zur Anpassung und Entwicklung von Know How erfordert, sogenanntes Change Management.
   
• Eine finanzielle Investition:
  • Technik,
  • Instandhaltung,
  • Daten-Hosting,
  • Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
     
• Risiko des Verlusts von Dokumenten aufgrund von Hardwarefehlern, böswilligen Handlungen, Viren oder menschlichem Versagen.

Nun, da Sie wissen, wieso die Digitalisierung Ihrem Unternehmen weiterhelfen kann, und auf welche Herausforderungen Sie sich einstellen müssen, ist es an der Zeit, über konkrete Anwendungen zu sprechen. Unsere Auswahl an Software verdeutlicht Ihnen, wie digitale Lösungen Ihrem Unternehmen in konkreten Situationen weiterhelfen können.

• Ein elektronischer Safe ermöglicht die Sicherung von Daten und verleiht ihnen einen rechtlichen Wert. Dies ist besonders für das Speichern von Dateien, Datenintegrität und die Verarbeitung sensibler Daten sinnvoll.
   
• Für einen sicheren Zugang und gute Verwaltung von Benutzerrechten ist die Verwendung eines Passwort Managers sehr hilfreich. LastPass kann zum Beispiel dazu verwendet werden, komplexe Passwörter zu generieren. Sie werden in einem digitalen Safe gespeichert, auf den über eine Einzelanmeldung zugegriffen werden kann.
   
• Für den rechtlichen Wert der elektronischen Signatur.
  Der Rückgriff auf eine Zertifizierungsstelle ermöglicht es, die anspruchsvollsten europäischen Sicherheitsstandards zu erfüllen;
  Software wie DocuSign bietet die elektronische Signatur an und garantiert dessen Beweiskraft.
   
• Für das Teilen von Dokumenten, Kommunikation und Zusammenarbeit:
  Eine Portal Software zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten wie Intrexx macht die Zusammenarbeit effizienter.
  Ein DMS (Dokumentenmanagement System) wie DATEV DMS vereinfacht die Speicherung, Suche und Verfügbarkeit aller Informationen des Unternehmens. Dies wird durch eine leistungsstarke Suchmaschine und intelligente Datenanalyse ermöglicht.

Mit der Digitalisierung geht Ihre gesamte Organisation den Schritt zu einer dematerialisierten Welt. Das ultimative Ziel ist die vollelektronische Verwaltung Ihrer Daten und Abläufe mit Hilfe von künstlicher Intelligenz.

Um die digitale Transformation erfolgreich zu gestalten, ist es notwendig, die damit verbundenen Prozesse zu überdenken. Dies betrifft Finanzen, Buchhaltung, Personalverwaltung, usw.

Jeder Arbeitsschritt muss noch einmal überprüft werden, bevor er unter den bestmöglichen Bedingungen automatisiert werden kann. Dies ist insbesondere der Fall, wenn digitale Lösungen eingesetzt werden.

Und Sie? Wie weit sind Sie mit dem digitalen Wandel Ihres Unternehmens fortgeschritten?