Das Medium für diejenigen, die das Unternehmen neu erfinden
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Dokumente digitalisieren ist mehr als ein Trend. Es ist eine der größten Herausforderungen der digitalen Transformation von Unternehmen und Behörden, alle Sektoren zusammengenommen. Papierloses Büro, Explosion des Informationsvolumens, Mobilität und Telearbeit sind nur einige Aufgaben, mit denen Organisationen heute konfrontiert sind.
Was steckt hinter der Digitalisierung von Dokumenten? Wie werden Dokumente digitalisiert? Welche Vorteile bietet ein Umstieg zu einem totalen papierlosen Büro? Um die Herausforderungen der digitalisierten Dokumente besser zu verstehen, sind folgenden Informationen unerlässlich.
Digitalisierung bzw. Dematerialisierung von Dokumenten bezieht sich auf den Prozess des Ersetzens einer physischen Unterlage (Papier, in der Regel) durch ein digitales Format.
Die Digitalisierung von Dokumenten ist der erste Schritt in das papierlose Büro. Ein papierloses oder zumindest papierarmes Büro geht jedoch über das bloße Scannen oder Einscannen von Akten und Dokumente hinaus: Dokumente müssen verwaltet, bearbeitet und gespeichert werden. Der Einsatz von Dokumenten Management Systemen (DMS) und die Implementierung digitaler Prozesse sind also notwendig, um eine Enterprise Content Management (ECM) Strategie aufzubauen.
Diese Umstellung von Material auf digitalisierte Daten nimmt verschiedene Formen an. Ein entmaterialisiertes Dokument kann von einem Papierformat gescannt oder direkt in digitaler Form produziert werden.
Im Prinzip können alle Papierunterlagen digitalisiert und elektronisch archiviert werden, d.h.:
Die Digitalisierung von Dokumenten ist ein wesentlicher Weg zum papierlosen Büro und bietet entscheidende Vorteile an.
Tausende von Seiten von Verträgen, Rechnungen und Buchhaltungsoperationen werden heute auf einem USB-Stick, einer Festplatte oder einer CD archiviert.
Die Digitalisierung von Dokumenten bietet einen erheblichen logistischen Vorteil. Die elektronische Speicherung und Verwaltung von Dokumenten auf Servern spart nämlich Platz.
Jede Unterlage und Information wird an einem gleichen Ort archiviert.
Lösungen wie M-Files harmonisieren Daten aus allen internen Tools: SharePoint, Exchange, OneDrive, OnBase, Dropbox, Google Drive, Salesforce, etc. Alle Daten werden im Tool gespeichert, klassifiziert und archiviert.
Dank der Digitalisierung können Sie Ihre Dokumente viel schneller und einfacher als gewöhnlich finden, was eine erhebliche Zeitersparnis darstellt. Kosten werden auch eingespart dank einer deutlichen Reduktion des Papier-Vorliegens.
Zeendoc ist eine DMS-Lösung zum Speichern, Abrufen und Bereitstellen aller Unternehmensinformationen: Mit einer leistungsstarken Suchmaschine und ihrer intelligenten Datenanalyse finden Sie im Handumdrehen alle Informationen, die Sie suchen.
Innerhalb des Unternehmens können Mitarbeiter gemeinsam auf demselben Dokument arbeiten - wenn sie einen Zugriff haben - was nämlich die Teamarbeit verstärkt.
Mit der Online-Filesharing-Funktion kann ein Arbeitsteam koordinierte Aktivitäten durchführen, auch von Zuhause aus. Da Dokumente überall und jederzeit zugänglich sind, ist der Austausch mit Kunden, Lieferanten, Buchhaltern usw. reibungslos, vermeidet unnötige Fahrten und spart damit verbundene Kosten.
Ihre gescannten Daten und digitalen Archive werden gemäß den gesetzlichen Vorschriften und strengen Sicherheitsanforderungen gesichert - von der elektronischen Signatur bis zur digitalen Archivierung.
Wie bereits erwähnt, können zwei Arten von Digitalisierungen unterschieden werden:
👉 Die “native Digitalisierung” umfasst Unterlagen, die direkt auf digitalen Medien erstellt werden. Solche elektronischen Dokumente müssen über ein Zertifikat verfügen, um als konform zu gelten (für das Finanzamt z.B.).
👉 Die „a posteriori Digitalisierung“ betrifft insbesondere eingehende Papierdokumente. Solche Dokumente müssen verschiedene Phasen durchlaufen, die im folgenden Teil erläutert werden.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gibt an, wie Unternehmen ihre Papierdokumente rechtlich digitalisieren können.
Der Abschnitt „9.3. Elektronische Erfassung von Papierdokumenten“ detailliert den Scanvorgang. Beim Scanvorgang wird das ursprüngliche Papierdokument (mit Vorder- und Rückseite) gescannt, um seine digitale Kopie zu erhalten und eine verwendbare Datei für die Integration in das System zu erzeugen, was mit einer OCR-Texterkennung möglich wäre.
Laut GoBD müssen Unternehmen den Scanvorgang dokumentieren, d.h. ein Protokoll erstellen, der erklärt, wer scannen darf, wann man scannen kann, in welcher Qualität, usw. Die inhaltliche oder bildliche Übereinstimmung sollte auch für jede gescannte Datei dokumentiert werden.
Die gescannten Dokumente müssen danach archiviert werden, d.h. langfristig und möglichst unveränderbar speichern. Die Aufbewahrung wird im Abschnitt 9.2. ausgeführt. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil für elektronische Dokumente.
Für Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform muss das Scanergebnis mit dem Original übereinstimmen, damit es aufbewahrt werden kann. Dies muss natürlich nachgewiesen werden können.
Nach einer individuellen Indexierung können alle Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort auf diese bestimmten Dateien zugreifen und sie ändern.
Der Inhalt aufbewahrungspflichtiger digitale Dokumente darf nicht verändert werden. Falls Unternehmen den Inhalt ändern, muss die Änderung protokolliert werden.
Die Verwendung eines Zertifizierungsverfahrens garantiert, dass das digital kopierte Dokument (z.B. PDF-Datei) mit seinem Papieroriginal übereinstimmt. Eine Lösung dafür wäre die elektronische Signatur.
Um gescannte Dokumente als digitale Dateien aufzubewahren, sind professionelle Werkzeuge erforderlich:
Für einen Geschäftsführer kann der rechtliche Wert einer elektronischen Unterschrift ein Anliegen sein.
Um die Rechtsgültigkeit einer elektronischen Signatur sicherzustellen, verwenden Sie eine vertrauenswürdige Drittpartei! Dabei handelt es sich um eine Zertifizierungsinstanz, die selbst staatlich zertifiziert ist, alle Anforderungen erfüllt und den höchsten europäischen Sicherheitsstandards entspricht.
Mit Hilfe von Lösungen können Sie Ihre digitalen Dokumente unterzeichnen und Ihre Dokumente rechtskonform nachweisen.
Profitieren Sie mit Yousign von einer einfachen und anpassungsfähigen Lösung für elektronische Signaturen, die Sicherheit und Vertraulichkeit für Ihre digitale Dokumente gewährleistet.
Vorteile von Yousign:
DocuSign vereinfacht Signaturprozesse für Unternehmen und Organisationen. Als vertrauenswürdige Drittpartei anerkannt, ist DocuSign autorisiert, digitalen Zertifikate sowie E-Siegel und Zeitstempel auszustellen.
Vorteile von DocuSign:
Mit InSign können Sie von überall aus Ihre Dokumente rechtsgültig und sicher unterschreiben, versenden und verwalten.
Vorteile von InSign:
Wo fängt man an, um ein Dematerialisierungsprojekt innerhalb einer Organisation zu starten? Der Ausgangspunkt scheint die Digitalisierung der vorhandenen Dokumente zu sein. Dann wird es notwendig sein, die mit diesem Ansatz verbundenen Prozesse zu überdenken: Finanzen, Buchhaltung, Personalverwaltung usw. Alle Workflows müssen noch einmal überprüft werden, bevor sie unter den bestmöglichen Bedingungen automatisiert werden können, insbesondere unter Verwendung professioneller Werkzeuge.
Von der kollaborativen Plattform bis hin zu einem fortschrittlichen DMS-Werkzeug, über eine zuverlässige elektronische Signaturlösung, werden Sie von BtoB-Softwarelösungen begleitet. Diese Lösungen stehen Ihnen zur Verfügung, um den Prozess in Gang zu bringen, und bieten Ihnen Compliance, Zuverlässigkeit und Leichtigkeit.
Und Sie, sind Sie bereit, Ihre digitale Transformation zu fördern?
