Digitales Büro: Vor- und Nachteile der Digitalisierung im Office

Papierloses Büro: Vorteile, Nachteile, Trend und Prognose

Die Digitalisierung von Dokumenten hat - wie jeder Trend - Vor- und Nachteile. Die Umstellung der papierbasierten Arbeit im Büro auf den Einsatz von Programmen zur elektronischen Dokumentenverwaltung (EDV) verbessert die Arbeitsprozesse in Unternehmen. Einige von ihnen rühmen sich bereits der Umsetzung eines gänzlich papierlosen Büros. Andererseits wird beispielsweise mangelnde Datensicherheit oft als Schwäche der Verarbeitung von elektronischen Dokumenten genannt.

Wie kann ein Unternehmen das Potenzial einer elektronischen Ablage gänzlich ausschöpfen? Wie können wir die Risiken im Bezug auf ein digitales Büro reduzieren? Wie kann der Rechtswert einer elektronischen Datei sichergestellt werden, sodass Kunde und Verkäufer abgesichert sind?

Im folgenden Artikel frischen wir Ihr Wissen zum Thema digitale Transformation im Büro auf und ergründen ihre Vor- und Nachteile, Herausforderungen und Auswirkungen auf das Unternehmen:

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Vorteile

Die Dematerialisierung bzw. Digitalisierung von Papierdokumenten führt auch zu einer Rationalisierung von Prozessen im Büro-Alltag. Der Begriff der ökonomischen Intelligenz nimmt dann seine volle Bedeutung an: Die Angestellten gewinnen an Reaktionsfähigkeit und Produktivität.

Nachfolgend stellen wir die Vorteile vor, die ein digitales Büro intern (in Bezug auf Mitarbeiter und Management) wie extern (z.B. beim Kontakt mit Kunden) für ein Unternehmen bringt.

 

Vorteile digitales Büro Sage Studie

Quelle: Sage

Nr. 1: Datenzugänglichkeit

Einer der größten Vorteile der Digitalisierung am Arbeitsplatz ist die Möglichkeit, Dateien sofort weltweit über das Internet zu teilen.

Ein Arbeitsteam kann so durch Dokumentfreigabe und vereinfachten Datenaustausch kollaborativ zusammenarbeiten, auch wenn die Teammitglieder geographisch weit voneinander entfernt sind. Alle benötigten Arbeitsunterlagen, Buchhaltungsunterlagen und Rechnungen sind online verfügbar.

Dies ermöglicht es außerdem den Kunden, Lieferanten und Buchhaltern eines Unternehmens, häufige Reisen zu vermeiden und damit verbundene Kosten zu sparen sowie Umweltbelastungen zu vermeiden.

Eine weitere Bequemlichkeit, die mit dem papierlosen Büro einher geht, ist die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten. Mitarbeitern wird so eine enorme Flexibilität ermöglicht und die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens wird erhöht.

Nr. 2: Papierloses Büro = Umweltfreundliches Büro

Die Produktion eines Blattes Papier verbraucht 10 Liter Wasser.

Vor dem Hintergrund des enorm hohen Papierverbrauchs ermöglicht Ihnen die Verwaltung Ihrer Dokumente im Internet, den ökologischen Fußabdruck Ihres Büros effizient zu reduzieren, weniger Ressourcen zu verbrauchen und Tonnen von Papier zu sparen.

Die Reduzierung der Anzahl der Drucke und des Verbrauchs von Tintenpatronen stellt bedeutende Maßnahmen für den Umweltschutz dar. 

Alle Wirtschaftsakteure sollten auch das Recycling von Papierdokumenten in Betracht ziehen und beispielsweise unbedruckte Rückseiten von nicht mehr benötigten Dokumenten als Notiz- oder Schmierpapier verwenden. Zudem trägt natürlich auch die umweltschonende Entsorgung von Papierdokumenten in der Altpapiertonne zur Wiederverwendung kostbarer Rohstoffe bei.

Nr. 3: Platz im Büro sparen durch digitale Speicherung

Platzsparen im Büro

Quelle: Digiscribe

Die Digitalisierung von Dokumenten bietet einen erheblichen logistischen Vorteil. Dutzende, ja sogar Hunderte von Büro-Quadratmetern, die für die Aktenschränke und Ordner zur Aufbewahrung von Dokumenten wie Verträgen, Bescheinigungen, Aufträgen und Lieferantenrechnungen in Papierform benötigt werden, werden überflüssig und können anderweitig eingesetzt werden.

Die elektronische Speicherung und Verwaltung von Dokumenten auf einer CD, auf einem USB-Stick und jetzt auch cloudbasiert auf Servern spart enorm viel Platz.

Nicht nur das Platzproblem ist mit einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem gelöst: Die mit der physischen Lagerung verbundenen Kosten werden erheblich gesenkt.

Nr. 4: Computergestützte Rückverfolgbarkeit von Dokumenten

Die Intelligenz der digitalen Dokumentenmanagementsysteme erhöht die Produktivität der Mitarbeiter. Kaum in der geteilten Ablage (z.B. dem Google Drive oder der Dropbox) abgelegt, ist eine Information anderen Unternehmensmitgliedern in Abhängigkeit ihrer Zugriffsrechte in Echtzeit zugänglich.

Auch die schnelle Übertragung von Informationen ist kein Problem mehr: Die Mitarbeiter verschwenden keine Zeit mehr mit der mühsamen Suche nach den benötigten Daten. Sie wissen in nur wenigen Mausklicks, wo sich ein gesuchtes Schriftstück oder ein elektronischer Ordner befindet. Eine DMS-Software (engl. Document Management System) bietet die Möglichkeit, Dokumente nach vordefinierten Kategorien und eigenen Klassifikationsparametern zu speichern und zu klassifizieren. Die Suche wird durch ein solches Programm flüssig und intuitiv.

Software ermöglicht es dadurch auch, die Bearbeitungszeiten einer Datei beispielsweise zwischen der Marketing- und Vertriebsabteilungen zu reduzieren.

Der Übergang von Papierform zu papierlos beschleunigt somit eine Reihe von koordinierten Aktivitäten und bietet gleichzeitig eine einwandfreie Rückverfolgbarkeit der Dokumente: Ein Dokumentenverlauf ermöglicht es zu wissen, wer wann welche Aktion an der betroffenen Datei durchgeführt hat.

Nr. 5: Digitales Archiv mit Rechtswert

Das Digitalisieren von Buchhaltungsbelegen erleichtert die Remote-Buchhaltung. Eine Komplett-Software ermöglicht es Ihnen in dieser Hinsicht, gescannte Dokumente als digitale Dateien zu speichern.

Allerdings werden dafür einige professionelle Werkzeuge benötigt, um den Rechtswert der digitalen Dokumente zu gewährleisten:

  • einen digitalen Safe, der Ihre Daten dank strengster Sicherheitsvorkehrungen sichert und ihre Integrität und Unveränderlichkeit garantiert und

  • eine Lösung für die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten bei gleichzeitiger Authentifizierung der Identität des Unterzeichners.

Die Vorteile der buchhalterischen Digitalisierung sind vielfältig: Zeitersparnis, Produktivitätsteigerung, gesenkter Platzbedarf durch dematerialisierte Speicherung und Archivierung, Beschleunigung der Verarbeitungsprozesse.

Nachteile

Berücksichtigt man nicht alle Herausforderungen der Digitalisierung, kann eine Umstellung auf das papierlose Büro gewisse Nachteile und Risiken mit sich bringen. Einige Vorurteile und Sorgen können jedoch entkräftet und die meisten Risiken dank professioneller Dokumentenmanagement-Lösungen beseitigt oder stark eingeschränkt werden.

 

Nachteile digitales Büro Sage Studie

Quelle: Sage

Nr. 1: Verlust von Dokumenten

Die Angst vor Datenverlust ist ein immer wieder aufkommendes Thema im Bezug auf das digitale Büro.

Eine professionelle Softwarelösung, die eine automatische Sicherung von Informationen ermöglicht, löst dieses Problem. Qualitativ hochwertige Tutorials und Schulungen werden es zudem dem gesamten Unternehmen erlauben, intern bewährte Methoden für die Gewährleistung eines Höchstmaßes an Vorsicht und Achtsamkeit bei der Verwaltung elektronischer Dokumente anzuwenden.

Nr. 2: Datensicherheit und -integrität

Die Digitalisierung von Verwaltungsdokumenten und die Verarbeitung sensibler Informationen, wie beispielsweise personenbezogener Daten, werfen die Frage nach der Sicherheit der gespeicherten Informationen auf.

Die DSGVO verlangt ein System der Datenarchivierung mit Anonymisierung sowie ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Sicherheit bei der Verarbeitung von Informationen. Daher ist es notwendig, auf Software zurückzugreifen, die den Schutz von internen wie externen Informationen gewährleistet.

Darüber hinaus ist es notwendig, den gesamten Zugriff zu sichern und eine ordnungsgemäße Verwaltung der Benutzerrechte zu gewährleisten, um sich vor Hackern, Betrug und Angriffen zu schützen, die die Datenintegrität mit einem einzigen Klick beeinträchtigen können.

Nr. 3: Finanzinvestition

Als weiterer Nachteil im papierlosen Büro werden die damit verbundenen Investitionen gesehen. Der Übergang vom papierbasierten zum elektronischen Dokumentenmanagement ist schließlich mit technischen Kosten, Wartungskosten, Hostingkosten usw. verbunden.

Eine tiefgehende Analyse der einzusetzenden Werkzeuge und finanziellen Mittel ist daher notwendig. Ein Digitalisierungsprojekt muss die gesamte IT-Umgebung eines Unternehmens einbeziehen, um intern verwendete Geschäftsanwendungen miteinander zu verbinden.

Es ist des Weiteren notwendig, ein Effizienzziel festzulegen und zu quantifizieren, um die Leistungsqualität, Liefer- oder Durchlaufzeiten zu verbessern und den Bedarf des Personals an elektronischer Archivierung zu antizipieren.

All diese Elemente müssen Teil einer digitalen Transformationsstrategie sein, deren Nutzen langfristig dem Wachstum des gesamten Unternehmens zugute kommt.

Für eine Vielzahl von Unternehmen sind Daten heutzutage das wertvollste Kapital. Daher kann die Frage “Investieren oder Sterben” entscheidend sein, wenn Finanzinvestitionen für Sie eine Barriere darstellen.

Die richtige Vorbereitung Ihrer Belegschaft ist eine weitere Notwendigkeit: Das Konzept der digitalen Transformation ist trotz fortschreitendem Trend- und Umweltbewusstsein nicht für alle Mitarbeiter im Unternehmen selbstverständlich.

Nr. 4: Änderungswiderstand

Änderungswiderstand

Quelle: Viral Solutions

Stellen Sie sich eine Gruppe von Mitarbeitern vor, die seit zehn oder mehr Jahren Informationen auf Papier verarbeiten, stetig die gleichen Methoden anwenden und schlichtweg an eine papierbasierte Dokumentenverarbeitung im Büro gewohnt sind.

Diese Personen können einen gewissen Widerstand gegen einzuleitende Veränderungen zum Ausdruck bringen - sei es aus Angst vor dem Unbekannten oder aus Unwissenheit und Skepsis in Bezug auf neue Technologien.

Damit diese Mitarbeiter den Wandel zum digitalen Büro nicht als Zwang erleben, ist eine entsprechende Unterstützung seitens der Unternehmensführung bzw. IT- und/oder Personalabteilung notwendig.

Die Informatisierung des Unternehmens und die Schaffung neuer digitalisierter Arbeitsabläufe muss durch Schulungen vor Ort begleitet werden. Mit einem Trainingsplan kann der Personalverantwortliche diese neuen Praktiken in die Praxis umsetzen und auf alle Aktivitäten des Unternehmens ausweiten.

Dem Benutzer muss Eingewöhnungszeit gegeben werden, um eine zunächst ungewohnte neue Arbeitsumgebung, ihre Bedingungen und Nutzungsregeln zu verstehen.

Der beste Ansatz ist pädagogisch: Es ist notwendig, in Etappen zu erklären, warum elektronische Dokumentenverwaltung nützlich ist, wie sie allen im Team helfen kann, die alltägliche Arbeit effizienter und müheloser zu gestalten und wie jeder Einzelne von einem Produktivitätsgewinn profitieren kann. Durch diese Ratschläge werden die Mitarbeiter lernen, Informationen schneller und flexibler zu verarbeiten.

Nr. 5: Rechtskraft

Zu den Vorurteilen gegenüber der Digitalisierung im Büro und dem Verzicht auf Papier, die von einigen Managern ausgedrückt werden, gehört auch die Sorge um den Rechtswert eines elektronischen Dokumentes

Um die Rechtskraft eines solchen Dokumentes zu garantieren, ist ein gesichertes Datenübertragungsverfahren nötig. Darüber hinaus kann eine durch einen sog. qualifizierten Vertrauendiensteanbieter erstellte elektronische Signatur die Integrität eines solchen Dokumentes gewährleisten und den Ersteller bzw. Unterzeichner klar und eindeutig identifizieren und authentifizieren. 

Ein solcher Vertrauensdiensteanbieter agiert als eine vom Staat akkreditierte Zertifizierungsstelle für die Ausgabe elektronischer Unterschriften, da sie nachweislich alle gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Datenverarbeitung und die strengsten europäischen Sicherheitsnormen erfüllt.

Muss ein Vertrag oder ein anderes wichtiges Schriftstück elektronisch unterzeichnet werden, empfiehlt sich daher der Einsatz von zertifizierter Software.

Herausforderung meistern mit Software für elektronische Dokumentenverwaltung

AMAGNO

AMAGNO ist eine Suite für das digitale Dokumentenmanagement, die die Speicherung, Indexierung, Bearbeitung und den Austausch von digitalen Dokumenten im Unternehmen erleichtert. AMAGNO unterstützt eine große Breite an Dateiformaten - vom gängigen PDF über Belege, Bild- oder Textdateien bis hin zu komplexen Formaten wie dem ZUGFeRD 2.0 für E-Rechnungen. Dabei werden jegliche Veränderungen an den Dokumenten aufgezeichnet und archiviert. Das Arbeiten im Team wird dadurch endlich unkompliziert und organisiert und jeder hat Zugriff auf die Version, die er benötigt!

AMAGNO Dokumentenmanagement

Der Funktionsumfang von AMAGNO umfasst unter anderem:

  • Revisionssichere Archivierung von Dokumenten
  • Umfangreiche Filter- und Sortierungsfunktionen sowie Ansichtsmodi für Ihre Dokumente
  • Bearbeitungstools zum Stempeln, Schwärzen, Kommentieren und Unterschreiben Ihrer Dateien
  • Management von Geschäftsabläufen dank visualisierter Workflows
  • Integrierte OCR-Technologie ohne Seiteneinschränkung für die Erfassung von physischen Dokumenten

DocuWare

DocuWare ist ein Allrounder für das elektronische Dokumentenmanagement. Sie integriert eine Vielzahl an Funktionen für die strukturierte und übersichtliche Organisation Ihrer digitalen Dokumente. Mit einer mandantenfähigen Architektur, einer höchst skalierbaren Benutzeroberfläche und einer guten Interoperabilität mit und Integrierbarkeit zu anderen IT-Lösungen bringt Ihnen dieses Tool die Digitalisierung flexibel und individuell anpassbar ins Büro.

  • Alle relevanten Informationen zu Kunden, Geschäftsdokumente, Termine, Kommunikationsverläufe usw. können aus den unterschiedlichsten Quellen (Software wie SAP, Microsoft Office, Email-Postfach, Barcodes - die Vielfalt ist riesig) erfasst und in der Software organisiert werden.

  • Die Buchhaltung sowie die Dokumentation Ihrer Finanzflüsse werden automatisiert und sind somit weniger fehleranfällig.

  • Talentpools, Anbindung an Jobbörsen, digitale Mitarbeiterbewertungen und Feedback - dem Digital HR steht nichts mehr im Wege.

DocuWare elektronische Dokumentenverwaltung

So hilft DocuWare Ihnen, die internen Prozesse in den unterschiedlichsten Abteilungen Ihres Unternehmens zu optimieren - vom Rechnungswesen übers HR bis hin zu Marketing und Vertrieb. Die Software ist sowohl als On-Premise-Lösung und cloudbasiert (SaaS) als auch als hybride Variante verfügbar und verfügt über die GoBD- und DSGVO-Zertifizierung.

Yousign

Yousign ist eine Anwendung zum Erstellen rechtsgültiger elektronischer Unterschriften. Als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter zertifiziert erfüllt es die strengen europäischen Normen zur Datensicherheit.

  • Das Tool stellt ein einzigartiges qualifiziertes elektronisches Zertifikat für elektronische Signaturen aus, das die Identität des Unterzeichners authentifiziert.

  • Der Benutzer verfügt über einen in die Lösung integrierten digitalen Safe, um seine Unterlagen unter Wahrung der Beweiskraft zu archivieren.

  • Die Zeitstempelung von Unterschriften und Dokumenten ermöglicht es, das Datum und die Uhrzeit der Ausgabe zu bestätigen.

Der Rechtswert von mit Yousign elektronisch signierten Dokumenten ist daher unbestreitbar.

Digitales Büro und elektronische Signatur Yousign

Die Sicherheitsstandards dieser Dokumentenmanagement-Lösung sind sehr hoch:

  • Yousign ist eIDAS- und ETSI-zertifiziert. Diese beiden Konformitätszertifikate belegen ein hohes Sicherheitsniveau auf europäischer und internationaler Ebene.

  • Yousign steht auch auf der von der französischen Regierung empfohlenen ANSSI-Liste der qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter und ist somit EU-weit für die Ausstellung von elektronischen Zertifikaten und Unterschriften akkreditiert.

  • Die Lösung arbeitet in voller Übereinstimmung mit den Regelungen und Vorschriften der DSGVO.

Diese vielfältigen Qualitäten sind einer der Gründe, dass Unternehmen und Organisationen wie Allianz, Viessmann, Carrefour und viele andere Unternehmen Yousign nutzen, um Verträge, HR- oder Finanzdokumente elektronisch zu unterschreiben und den digitalen Wandel in ihrem Büro auf diese Weise zu beschleunigen.

Und die Moral von der Geschicht’...

… vergiss’ Papier im Büro, doch die Herausforderungen nicht! 

Betrachtet man den aktuellen Trend, die Pluspunkte, die ein digitales Büro bezüglich der Effizienz und Produktivität mit sich bringt, sowie das weltweit immer stärker werdende Umweltbewusstsein, wird das Büro der Zukunft definitiv papierlos(er) sein. 

 

Sage Studie digitales Büro

Quelle: Sage

Ein Großteil der Unternehmer sieht eine Entwicklung hin zum papierlosen Büro trotz eventueller Skepsis als sinnvoll und realistisch an. Baut man die mit diesem Thema verbundenen Unsicherheiten dank leistungsstarker und zuverlässiger Mittel zur Gewährleistung der Datensicherheit ab, überwiegen die Stärken des elektronischen Datenmanagements deutlich.

Und Sie? Machen Sie sich auf den Weg zum digitalen Büro? Welche Erfahrungen haben Sie beim Wandel gemacht? Auf welche Hürden sind Sie gestoßen und wie haben Sie sie überwunden? Teilen Sie Ihr Wissen gerne mit uns!

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