Kollaboratives Arbeiten: Definition, Vorteile und Tools

Wissen Sie wirklich was kollaboratives Arbeiten bedeutet?

Wissen Sie wirklich, was kollaboratives Arbeiten bedeutet?

Ihr Unternehmen fördert Zusammenarbeit, arbeitet im Projektmodus, aber praktiziert es echtes kollaboratives Arbeiten?

Um alle Fragen im Zusammenhang mit der vollständigen Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu verstehen, sollten wir das kollaborative Arbeiten und seine Vorteile neu definieren.

Und da die Wirksamkeit dieser neuen Arbeitsweise weitgehend auf die digitale Transformation von Unternehmen und den Einsatz spezifischer Software zurückzuführen ist, finden Sie am Ende des Artikels kollaborative Arbeitswerkzeuge.

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Was ist kollaboratives Arbeiten?

Definition des kollaborativen Arbeiten

Das kollaborative Arbeiten basiert auf kollektiver Intelligenz, d.h. auf dem Austausch zwischen verschiedenen Mitarbeitern sowie der Kombination ihrer Fähigkeiten und ihres Wissens, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.

Die Idee der Zusammenarbeit betrifft aber nicht nur Kompetenzen, sondern stützt sich auch auf:

  • Werte,
  • Projekten,
  • Dokumentation,
  • Kommunikationsmitteln,
  • Ressourcen,
  • Computer-Tools.

☝️ Das kollaborative Arbeiten steht einer hierarchischen und manchmal unveränderlichen Arbeitsorganisation entgegen. Infolgedessen werden hierarchische Barrieren abgebaut und Unternehmen von einer vertikalen, silobasierten Struktur in eine horizontale Struktur umgewandelt.

Ziel der kollaborativen Arbeit

Das Ziel dieser engen Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern ist:

  • die Förderung von Ideen zwischen den verschiedenen Protagonisten,
  • die Einbeziehung und Verantwortlichkeit aller am Projekt Beteiligten,
  • die kreative Innovation.

Kollaborative vs. kooperative Arbeit

Der Begriff der kooperativen Arbeit wird oft mit dem Konzept der kollaborativen Arbeit verglichen.

Die kooperative Arbeit integriert tatsächlich die Idee der Gruppenarbeit. Aber die Projektaufgaben sind hierarchisch und hängen von der Verantwortung eines bestimmten Mitarbeiters oder Teams ab, je nach dessen Fähigkeiten und der Struktur des Unternehmens.

Diese Arbeitsweise, wenn sie eine horizontale Organisation der Aktivitäten vorsieht, tritt oft in den Rahmen eher vertikaler Beziehungen.

Andererseits haben wir gesehen, dass kollaborative Arbeit einen flexibleren Rahmen, eine kollektive Verantwortung und gemeinsame Ziele voraussetzt.

kollaborative-arbeit

© Freepik

Voraussetzungen für kollaboratives Arbeiten

Aber Vorsicht, eine Zusammenarbeit kann nur dann stattfinden, wenn bestimmte intrinsische Voraussetzungen erfüllt sind.

Regelmäßige Kommunikation

Der Einzelne bleibt nicht mehr auf seine Aufgaben fokussiert und der Umfang seines Handelns erweitert sich. Jeder muss sich nun mit dem Rest des Teams abstimmen, um das vorgegebene gemeinsame Ziel zu erreichen.

Die Konsequenz?

Kollaborative Zusammenarbeit setzt eine ständige und konstruktive Kommunikation zwischen allen Beteiligten voraus.

Begleitung des Fortschritts

Dieser Punkt ist dem vorherigen sehr ähnlich: Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, den Fortschritt der kollektiven Aktion zu verfolgen. Damit können Sie wissen, was erreicht wurde und was noch zu tun bleibt.

Eine gute Transparenz des Projektfortschritts fördert das kollaborative Arbeiten.

Erweiterter Tätigkeitsbereich

Zusammenarbeit funktioniert nur dann gut, wenn Fähigkeiten, Leistung und Relevanz des Einzelnen schwerer wiegen als sein beruflicher Status und seine Berufsbezeichnung.

Personen aus verschiedenen Bereichen sollten Ideen einreichen, die nicht direkt mit ihrem Fachgebiet zusammenhängen.

Aus dieser Konfrontation von Ideen erwächst die kreative Innovation.

Hierarchische Barrieren verändern

Kollaboratives Arbeiten stellt traditionelle Managementpraktiken in Frage und erfordert eine Abflachung der hierarchischen Struktur.

Andererseits kann je nach dem Reifegrad des Unternehmens die abrupte Abschaffung jeglicher Form von Management für die Beschäftigten destabilisierend wirken. Zum Beispiel hat die E-Commerce-Plattform Zappos 14% ihrer Arbeitskraft durch den Abbau von Führungspositionen verloren (Quelle: The Wall Street Journal).

Aus diesem Grund erwägen einige Unternehmen, die Rolle des Managers zu überdenken. Die Aufgabe des Managers besteht nicht mehr darin, einen strengen Rahmen festzulegen oder die Handlungen seiner Mitarbeiter zu validieren. Vielmehr fördert er/sie die Zusammenarbeit, indem er/sie durch Beratung und Führung zur kollektiven Innovation anregt.

Kollaborative Arbeitsumgebung

Um die Zusammenarbeit zu fördern, werden die Arbeitsräume neu organisiert.

Büros in Form von Open Space scheinen angemessen zu sein, da sie die Nähe fördern und die Abteilungen auflockern.

Zu einer optimalen gemeinschaftlichen Arbeitsumgebung gehören auch Orte für spontane Begegnungen und Austausche, wie Kabinen, Ruhezonen, usw.

Geeignete Werkzeuge nutzen

Der Begriff der Zusammenarbeit ist zwar nicht neu, aber es hat in den letzten Jahren eine besonders wichtige Dimension erhalten, vor allem durch das Aufkommen neuer Arbeitsinstrumente.

Diese Instrumente ermöglichen es, technologische Barrieren zu überwinden und so die Entwicklung kollaborativer Managementpraktiken zu erleichtern.

kollaboratives-arbeiten-zusammenarbeit

© Freepik

Vorteile des kollaborativen Arbeiten

Qualitativ hochwertige Produktion

Immer mehr Unternehmen haben verstanden, dass mehrere Gehirne besser sind als nur eines. Zur Verbesserung der Qualität ihrer Arbeit liegt es in ihrem Interesse, eher die kollektive Intelligenz als Individualismus und Wettbewerb zu fördern.

Zeitersparnis

Dank der Zentralisierung der Informationen, die durch den Einsatz kollaborativer Instrumente und Methoden ermöglicht wird, sparen die Teams Zeit bei der Ausführung ihrer Missionen.

☝️ Vorsicht, kollaborative Arbeit darf nicht zu einer "Gasfabrik" werden. Zeit kann nur gespart werden, wenn die Mitarbeiter sich disziplinieren und intelligent organisieren, insbesondere bei Arbeitsmeetings.

Reaktionsfähigkeit und Problemlösung

Bei Notsituationen und anderen Problemen sind die Teams reaktionsfähiger, weil:

  • sie sich stärker einbezogen und gestärkt fühlen,
  • gemeinsame Arbeit Flexibilität und Agilität fördert,
  • die Bündelung von Wissen und Fähigkeiten die Bewältigung bestimmter Situationen erleichtert.

Wohlbefinden am Arbeitsplatz

Sich in seiner Arbeit geschätzt zu fühlen, eine Bindung mit seinen Kollegen zu schaffen oder sich in einem Vertrauensumfeld zu entwickeln, sind alle Bedingungen, die das Wohlbefinden bei der Arbeit fördern.

Heute sind wir uns der Auswirkungen der beruflichen Entwicklung auf die Talentbindung, Motivation und Produktivität bewusst.

Tools des kollaborativen Arbeiten

Der Begriff der kollaborativen Arbeit wird immer mehr mit dem der kollaborativen Werkzeuge assoziiert.

Erfahren Sie, welche Arten von Software wertvolle Hilfen sind, um den Erfolg eines jeden gemeinschaftlichen Projektes sicherzustellen.

Geteilte Büroanwendungen

Unternehmen haben schon immer mit Büroanwendungen gearbeitet, wie z.B. mit der Office-Suite und ihren berühmten Word- und Excel-Programmen.

🛠️ Aber das Aufkommen von Cloud-Hosting-Lösungen, wie Google Docs, hat all das geändert und die Zusammenarbeit verbessert.

travail collaboratif : visuel Google Docs

© Archimag

Mit Google Docs können Teams gleichzeitig an einem einzigen Dokument arbeiten. Das Dokument wird in Echtzeit aktualisiert, wenn Änderungen vorgenommen werden.

Es ist auch möglich, Vorschläge zu dem Dokument eines Kollegen im Hinblick auf eine kontinuierliche Verbesserung zu machen.

Werkzeuge zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten

Eine weitere Voraussetzung für die gemeinsame Arbeit ist der Transfer und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten.

Aber das Unternehmen muss auch die Sicherheit des Austauschs gewährleisten!

🛠️ In dieser Zielsetzung wurden Lösungen wie WeTransfer entwickelt.

wetransfer

© WeTransfer

WeTransfer ermöglicht einen vollkommen sicheren Austausch von Dokumenten mit einem oder mehreren Empfängern.

Kommunikationsinstrumente

Täglich Informationen austauschen

Zwar ist regelmäßige Kommunikation eine Voraussetzung für die gemeinsame Arbeit, aber die physische Unterbrechung von Mitarbeitern fördert nicht deren Produktivität und Konzentration. Gleichzeitig schränkt die Verwendung von E-Mail die Reaktionsfähigkeit ein.

🛠️ Instant Communication Tools wie Slack erfüllen perfekt diese Anforderungen.

travail collaboratif : visuel Slack

© Slack

Slack bietet zwar alle Vorteile eines Chat-Raums, ermöglicht aber auch die Schaffung von Diskussionskanälen, in die jeder Mitarbeiter je nach seinen Projekten integriert ist oder nicht.

Darüber hinaus erleichtert es den Austausch von Dokumenten durch einfaches Drag-&-Drop von Dateien.

Um entfernte Meetings abzuhalten

Aber wenn wir an Kommunikation denken, denken wir auch an Instrumente zur Erleichterung von Fernversammlungen. Und aus gutem Grund gehört die Möglichkeit, mobil oder per Telearbeit zu arbeiten, häufig zu den Praktiken kollaborativer Organisationen.

🛠️ Was die Tools betrifft, erwähnen wir die Videokonferenz-Software, deren bekanntester Vertreter nach wie vor Skype ist.

travail collaboratif : visuel Skype

© Skype

Ursprünglich wurde Skype entwickelt, um Fernversammlungen zu ermöglichen.

Aber im Laufe der Zeit wurde die Software erweitert, um interessante Funktionen wie die gemeinsame Bildschirmnutzung zu integrieren.

Aufgaben- und Projektmanagement-Tools

Um den Fortschritt der Erfolge zu kennen und ihre Aktionen zu koordinieren, wird dringend empfohlen, dass Teams Aufgaben- und/oder Projektmanagement-Plattformen verwenden.

🛠️ Trello, einer der berühmtesten unter ihnen, arbeitet nach dem Prinzip einer Kanban-Ansicht.

travail collaboratif : visuel Trello

© Trello

Jede Karte in der Schnittstelle stellt eine Aufgabe dar, die sich je nach ihrer Position im Projekt entwickelt. Zum Beispiel: "zu erledigen", " in Bearbeitung" und " erledigt".

Tools für die Verwaltung von Passwörtern

Die Verwendung all dieser kollaborativen Werkzeuge setzt voraus, dass Sie sich eine große Anzahl von Passwörtern merken müssen.

🛠️ Mit einer Lösung wie LastPass können Sie alle Ihre berufliche Passwörter speichern und zentralisieren. Als kollaboratives Tool bietet dieser Passwortmanager Ihren Teams einen einfachen und sicheren Zugriff auf alle Ihre verwendeten Anwendungen. Dazu ermöglicht er, die Zugänge nach Mitarbeitern zu verwalten und zu verteilen.

Teams in Richtung Zusammenarbeit begleiten

Denken Sie daran, dass die Vorteile der Zusammenarbeit zwar vielfältig sind, jedoch die daraus resultierenden Veränderungen können manchmal für die Mitarbeiter destabilisierend wirken. Die Umstellung ihres Unternehmens auf diese neuen Organisationsformen muss daher schrittweise erfolgen.

Der Wandel in der Arbeitsweise geht mit der digitalen Transformation einher. Die Wahl, aber vor allem die Anpassung der richtigen Instrumente durch die Teams ist daher einer der Schlüssel zum Erfolg.

Daher muss eine Unterstützungsstrategie sowohl im Hinblick auf die Vermittlung neuer Werte als auch auf die Schulung in neuen Werkzeugen eingesetzt werden. Aber moderne Unternehmen können davon nur profitieren!

Überarbeiteter Artikel, der im Mai 2020 ursprünglich veröffentlicht wurde.

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