PRINCE2: die Königsdisziplin um im Projektmanagement souverän zu bleiben

Sind Sie Projektleiter in Ausbildung, Anfänger oder schon ein Profi und haben die PRINCE2 Projektmanagement-Methode entdeckt ohne genau zu wissen, was das ist? Ziehen Sie vielleicht eine Schulung in dieser Methode in Betracht und möchten vorher besser verstehen, wie sie funktioniert? Dann ist dieser Artikel wie für sie gemacht!

Unter den vielen existierenden Projektmanagement-Methoden, wie Agile oder Waterfall, ist es manchmal schwierig zu wissen, welche man wählen soll! Doch das Ziel all dieser Methoden ist das gleiche: Projekte besser zu strukturieren und Ihrem Team zu mehr Produktivität zu verhelfen, um überzeugende Ergebnisse zu liefern.

Die klassische Projektmanagement-Methode PRINCE2 ist weltweit beliebt und jeder kann die sogenannte Foundation-Prüfung ablegen. Informieren Sie sich hier über die Funktionsweise, die Eigenschaften und die Vorteile, bevor Sie Ihre Zertifizierung in Angriff nehmen!

PRINCE2 ist eine Abkürzung für PRojects IN Controlled Environments, was im Englischen so viel wie “Projekte in kontrollierten Umgebungen” bedeutet. Die Zahl 2 bezieht sich einfach darauf, dass PRINCE2 die optimierte, zweite Version der Methode ist.

PRINCE2 ist eine in über 150 Ländern verbreitete Projektmanagement-Methode, die sich besonders gut für eine komplexe und eingeschränkte Umgebung eignet. PRINCE2 ist als eine strukturierte Methode definiert, die sich auf die Organisation und Kontrolle des gesamten Projekts von Anfang bis Ende konzentriert.

Das bedeutet, dass jedes Projekt einem detaillierten Plan folgt, jede Phase genau definiert ist (in Bezug auf Zeit und Aufgaben) und alle Details fein abgestimmt werden, bevor das Projekt abgeschlossen wird. Mit anderen Worten: Es basiert auf Organisation, Management und Kontrolle.

PRINCE wurde in den 1970er Jahren in Großbritannien für IT-Projekte erfunden.

Sie wurde in PRINCE2 umbenannt, als 1996 eine neue Version der Methode veröffentlicht wurde.

Sie verfolgt nun einen generalistischeren Ansatz und ist nicht mehr ausschließlich für Webprojekte gedacht. Die Methode ist für das Management von Projekten aller Art anwendbar, als sie kürzlich im Jahr 2017 von AXELOS, dem Unternehmen, das die Marke PRINCE2 besitzt, aktualisiert wurde. Heute in Europa ist sie sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor weit verbreitet.

PRINCE2 ist eine Zertifizierung, die man durch Teilnahme an einem Seminar und bestehen der Abschlussprüfungen erhält. Für die Teilnahme sind keine Voraussetzungen erforderlich.

Es müssen nur zwei Prüfungen bestanden werden, um die Zertifizierung zu erhalten:

• die PRINCE2® Foundation,
• und den PRINCE2® (agile) Practitioner.

Die PRINCE2-Methode bietet eine solide methodische Grundlage in den folgenden Bereichen:

• Projektleitung
• Vorbereiten eines Projekts
• Initiieren eines Projektes
• Schaffen von Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten im Team
• Anpassen an die Projektumgebung
• Managen der Produktlieferung
• Steuern über Managementphasen
• Managen eines Phasenübergangs des Projekts
• Erfolgreiches Abschließen eines Projekts
• Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung des Produktes/Unternehmens/Teams etc.

💡 Der erfolgreiche Abschluss der Zertifizierung bescheinigt, dass Sie verstanden haben, wie die Methode funktioniert, bestätigt aber nicht das Wissen, das Projektmanager haben müssen.

Obwohl PRINCE2 für die IT-Welt geschaffen wurde, hat es seine Anpassungsfähigkeit bei Fachleuten aus verschiedenen Bereichen bekannt gemacht. Hier sind einige der Vorteile dieser Methodik:

• PRINCE2 ist eine sehr gute Referenz in der Welt des Projektmanagements und erfordert keine Vorkenntnisse.
• Das Training ist für alle zugänglich und die Zertifizierungsprüfung ist in 19 Sprachen verfügbar.
• Die Technik bietet einen strukturellen Rahmen für rationelles Projektmanagement und sorgt für ein erfolgreiches Projekt.
• Ihre Logik und Ihr Vokabular sind standardisiert und ermöglichen einen fließenden Austausch zwischen den Mitarbeitern.
• Sie ist für das Krisenmanagement und die Problemlösung gedacht.
• Sie fördert einen kontinuierlichen Lernprozess.

Die PRINCE2-Zertifizierung besteht aus zwei Schritten:

• PRINCE2® Foundation-Zertifizierung: Es handelt sich um eine einstündige Prüfung mit einem Multiple-Choice-Fragenkatalog (MCQ) mit 75 Fragen;
• PRINCE2® Practitioner-Zertifizierung: eine 2,5-stündige Prüfung mit einem Multiple-Choice-Quiz aus 8 Fragen, die jeweils 10 untergeordnete Fragen umfassen. Es handelt sich um ein Open-Book Exam, das heißt das Handbuch darf benutzt werden.

Die 7 Grundprinzipien bilden den Plan mit Regeln, die befolgt werden müssen, um Projekte nach der PRINCE2 Methode durchzuführen. Sie lauten wie folgt:

1. Die permanente Rechtfertigung der Daseinsberechtigung des Projekts: Es soll sichergestellt werden, dass es Gründe gibt, das Projekt zu starten.
   
   
2. Kapitalisierung von Wissen und gewonnener Erfahrung aus früheren Projekten.
   
   
3. Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten: jeder weiß, was er zu tun hat, und was er von anderen erwartet.
   
   
4. Lenken eines Projektes durch Einteilung in Zwischenstufen oder Phasen: jede Phase wird durch “Checkpoints” überwacht und gesteuert.
   
   
5. Management by Exception: Die höhere Managementebene kontrolliert die untere Managementebene, so dass die Grenzen der Autorität und Flexibilität für alle Ebenen klar sind.
   
   
6. Fokussierung des gesamten Projekts und seines Managements auf das Endprodukt (Einhaltung von Qualität, Terminen, etc.).
   
   
7. kontinuierliche Anpassung des Projektes (je nach Kontext, Größe, Komplexität, Personen, Bedeutung, Risiken, usw.).

Die 7 Themen sind die wesentlichen Aspekte des Projektmanagements, die ein integraler Bestandteil jeder Organisation sind. Bei einer guten Anwendung der Methode müssen diese 7 Aspekte während der gesamten Projektlaufzeit unter ständiger Kontrolle sein:

1. Business Case: Er beschreibt den geschäftlichen Grund, also das "Warum?" des Projekts. Welchen Wert und welchen Nutzen bringt es für das Unternehmen?
   
   
2. Organisation: Während der Organisation werden die Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitglieder des Projektteams definiert;
   
   
3. Qualitätsmanagement: Hier wird durchgehend überprüft, ob die Anforderungen des Kunden in Bezug auf Qualität, Lieferformat und Termine erfüllt werden;
   
   
4. Planung: Hier geht es darum, jeden der wesentlichen Schritte zu identifizieren, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind;
   
   
5. Risikomanagement gewährleistet den Schutz vor Risiken im Laufe des Projekts, indem sie identifiziert und ihre Auswirkungen bewertet werden;
   
   
6. Änderungsmanagement: Hier geht es darum, das Auftreten von unvorhergesehenen Ereignissen während des Projektverlaufs zu antizipieren, um besser darauf reagieren zu können, wenn sie auftreten;
   
   
7. Fortschrittskontrolle: Diese besteht darin, den Fortschritt des Projekts in Bezug auf seine ursprüngliche Planung zu überwachen und sicherzustellen, dass es immer noch seinem Zweck entspricht.

Bei den 7 Prozessen handelt es sich um klar definierte Aktivitäten, die für den Projekterfolg wesentlich sind, von der Vorprojektphase bis zum Projektabschluss. Alle Managementphasen werden von einer Checkliste begleitet, um sicherzustellen, dass das erwartete Ergebnis erreicht wird. Hier der Inhalt dieser sieben Prozesse, die für den Erfolg des Projekts notwendig sind:

1. Projektentwicklung: Es wird ein Antrag für ein neues Projekt formuliert, in dem die Vorzüge des Projekts erläutert werden. Der Antrag wird vom Lenkungsausschuss bewertet, wenn das Projekt genehmigt wird, kann es gestartet werden und ein detaillierteres Briefing wird entworfen.
   
   
2. Leitung des Projekts: Der Lenkungsausschuss prüft den Auftrag und gibt nach der Genehmigung die Schritte zur Umsetzung des Projekts vor. Ein Projektmanager wird ernannt und mit der Projektleitung beauftragt, er hat das Steuer in der Hand.
   
   
3. Projektinitiation: Die Projektstartdokumentation und der detaillierte Projektplan müssen erstellt werden. Sie können während des gesamten Projekts konsultiert werden. Sobald diese Dokumentation vom Komitee validiert wurde, kann die Projektarbeit beginnen.
   
   
4. Steuerung des Ablaufs: Der Projektleiter hat die Aufgabe, den reibungslosen Ablauf des Projekts vorzubereiten, zu überwachen und zu evaluieren. Er informiert das Gremium regelmäßig über den Projektfortschritt, insbesondere wenn der Ablauf gefährdet ist. Das Komitee entscheidet dann, ob das Projekt mit einem Notfallplan für die nächste Sequenz fortgesetzt werden soll.
   
   
5. Produktmanagement: Der Projektleiter stellt den Projektfortschritt und die Qualität der Deliverables gemäß den Anforderungen von PRINCE2 sicher. Es können Qualitätskontrollen durchgeführt werden. Die Lieferung geht dann durch den Lenkungsausschuss: Die gelieferten Produkte werden validiert oder müssen modifiziert werden.
   
   
6. Verwalten des Sequenzlimits: Der Lenkungsausschuss prüft, ob jede Sequenz wie geplant und in Übereinstimmung mit den ursprünglich festgelegten Anforderungen durchgeführt wurde. An diesem Punkt wird die nächste Sequenz geplant oder das Projekt aufgegeben, wenn die wirtschaftlichen Voraussetzungen des Projektes nicht mehr stimmen.
   
   
7. Projektabschluss: Dieser letzte Prozess findet statt, wenn der letzte Schritt im Projektplan abgeschlossen ist. Es ist der Nachweis, dass die Ziele erreicht wurden und der Kunde zufrieden ist. Es wird eine Bewertung durchgeführt und ein Fazit gezogen, um die Praktiken, die gut funktioniert haben, zu identifizieren, um sie auch in zukünftigen Projekten anzuwenden.

Da Sie nun wissen wie PRINCE2 angewendet wird, können Sie entscheiden, ob Sie in eine Fortbildung investieren wollen, oder eher nicht.

Beachten Sie, dass ein Zertifikat niemals einen optimalen Projektablauf versprechen kann, sondern dass auch die Mitarbeiter eine große Rolle spielen. Wenn Sie aber motivierte und zuverlässige Kollegen haben, kann die PRINCE2 Weiterbildung ihre Produktivität zusätzlich steigern und den Erfolg Ihres Unternehmens langfristig sichern.

Wofür entscheiden Sie sich also? Lassen Sie es uns gerne wissen und schreiben Sie es in die Kommentare!