Urlaubsverwaltung im Unternehmen: Effizientes Management der Abwesenheiten

Die Urlaubsverwaltung von Mitarbeitern bzw. das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement ist ein zentrales HR-Thema in Unternehmen: Es ist die am zweithäufigsten implementierte Personalsoftware-Komponente und kann zu einem erheblichen Leistungsboost für das Unternehmen führen.

Wie kann man den Urlaub seiner Mitarbeiter einfach verwalten? Bringen Sie Ihr Personalwesen und Ihr Business voran, indem Sie sich von Papier und Zeitverschwendung verabschieden und einen Schritt in Richtung Digitale Transformation machen.

Im folgenden Artikel können Sie erfahren, wie Sie das Urlaubsmanagement in Ihrem Unternehmen smart und ohne größeren Aufwand bewältigen und wie entsprechende Softwaretools Ihnen in diesem Prozess helfen können. Wir bieten Ihnen zudem einen kostenlosen Urlaubsplaner im Excel-Format zum Download an.

Hinter dem Begriff der Urlaubsverwaltung (auch Urlaubs-, Abwesenheits- oder Fehlzeitenmanagement genannt) verbirgt sich die systematische Abwicklung vorbestimmter HR-Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit der Planung, Genehmigung, Vergütung und Nachbearbeitung von Urlaubs- und Fehlzeiten der Mitarbeiter eines Unternehmens.

Zuallererst muss es im Rahmen einer effektiven und effizienten Urlaubsverwaltung möglich sein, alle Arten von Abwesenheiten zu managen. Unternehmen müssen die Abwesenheiten der Mitarbeiter aus organisatorischen Gründen kennen: Die Teamplanung variiert natürlich mit der Anzahl der verfügbaren Arbeitstage pro Mitarbeiter. Es ist daher wichtig, Abwesenheiten frühzeitig zu erfassen, um einen fließenden Personaleinsatz und ggf. -wechsel zu gewährleisten.

Für die Mitarbeiter steht der Zugang zu Informationen im Vordergrund:

• Wie hoch ist mein Urlaubsanspruch?
• Wo kann ich den Saldo des mir zustehenden Urlaubs verfolgen?
• Wie kann ich Urlaub planen und beantragen?

Schließlich wird die Virtualisierung von HR-Prozessen zunehmend in Unternehmen umgesetzt. Alle Informationen sollten an einem einzigen, sicheren und für alle Mitarbeiter, Personalmanager und Führungskräfte zugänglichen Ort zusammengefasst werden.

Viele Unternehmen setzen bei der Urlaubsverwaltung für ihre Mitarbeiter automatisch auf Microsoft Excel. Durch seine Integration in die allgegenwärtige Office-Suite ist es ein weit verbreitetes Werkzeug. Für das Urlaubsmanagement ist es ein auf den ersten Blick leicht zu bedienendes Programm.

Appvizer stellt Ihnen eine kostenlose Urlaubsplanung Vorlage im Excel Format zur Verfügung:

Aber Achtung! Beachten Sie die Einschränkungen von Excel:

Obwohl Excel insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen das naheliegende Werkzeug zur Verwaltung der Freistellung von Mitarbeitern zu sein scheint, sind seine Grenzen schnell erreicht:

• Duplizierung von Dokumenten,
• Informations-Rundreisen zwischen Kollegen, Führungskräften und der Personalabteilung, um eine Anfrage zu stellen, zu überprüfen und zu validieren,
• langer Validierungsprozess,
• Fehlergefahr durch manuelle Mehrfacheingaben,
• Fehlende Tools für die Urlaubsplanung mit zuverlässigen und gesetzeskonformen Informationen in Echtzeit, etc.

👉 Es ist nicht einfach, eine größere organisationale Veränderung in einem Unternehmen umzusetzen, die beispielsweise die Implementierung eines neuen HR-Tools darstellt.

Die Dematerialisierung des Urlaubs- und Abwesenheitsmanagements mithilfe von Online Software:

• bietet Zugang zu einem Kalender der Urlaube und Abwesenheiten, der von der Personalabteilung, den Führungskräften und den Mitarbeitern gemeinsam genutzt wird;
• aktualisiert Daten in Echtzeit für alle Benutzer;
• gibt den Benutzern mehr Autonomie;
• erleichtert durch Datenexport die Arbeit der Buchhaltung bei der Erstellung von Gehaltsabrechnungen;
• spart Zeit für alle Benutzer;
• erleichtert den Prozess der Urlaubsvalidierung;
• spart Papier und schont die Umwelt.

Absence.io ist ein modular aufgebauter online Urlaubsplaner in der Cloud. Die Fehlzeitenverwaltung wird in diesem sehr benutzerfreundlichen Programm äußerst angenehm gestaltet. Mitarbeiter beantragen und Personalverantwortliche genehmigen Abwesenheiten unterschiedlicher Art direkt mit nur einem Klick. Missverständnisse und Fehler werden so reduziert und Arbeitsabläufe rationalisiert.

PayFit ist ein cloudbasiertes Kombi-Paket für Ihr Personalwesen. Diese HR-Software vereint die Urlaubsverwaltung mit zusätzlichen Tools für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das intuitive und übersichtliche Design ermöglicht es den Nutzern - ob Personalchef oder Angestellter - alle relevanten Daten im Blick zu haben.

timebutler ist ein Allrounder für die online Urlaubsverwaltung, den Sie kostenlos testen können. Die breitgefächerten Funktionen dieses Urlaubsplaners umfassen unter anderem: personalisierbare Abwesenheitstypen, Individualisierung der Nutzer- und Ansichtsrechte und Vertretungsmanagement mit “Vererbung” der Zugriffsrechte.

Der Trend zum Digital HR macht eine professionelle Anwendung für die Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter immer attraktiver, da sie Ihnen erlaubt, zeitaufwändige, repetitive und mühselige Aufgaben im Zusammenhang mit der Abwesenheitsverwaltung zu automatisieren.

Je nachdem, wie umfangreich und detailliert Ihre Anforderungen an eine solche Software sind und ob in Ihrem Unternehmen Bedarf für die Implementierung ergänzender Tools besteht, findet sich im wachsenden Markt für Personalmanagement-Tools garantiert ein passendes eher spezialisiertes oder generalistisches Programm. Sie müssen nur wählen!