Lohnabrechnungen erstellen... Einfacher geht's nicht!

von Jérémy Hasenfratz. Am 8. Februar 2021 aktualisiert, ursprünglich im März 2020 veröffentlicht
Lohnabrechnungen erstellen... Einfacher geht's nicht!

Wenn die Lohnabrechnung nur ein Stück Papier wäre, auf dem steht: “Sie haben diese Anzahl von Stunden gearbeitet, also ist das Ihr Netto-Gehalt”, dann wären Tausende von Buchhalter und Personalmanager glücklicher und entspannter. Vielleicht war dies der Fall vor Jahrhunderten, aber im Laufe der Zeit sind Faktoren wie Steuern, Abzüge und andere Elemente hinzugekommen, die die Netto-Lohnberechnung und das Personalmanagement zu einem Hürdenlauf machen.

Wie kann man einfach Lohnabrechnungen erstellen? Welche Möglichkeiten gibt es, um Ihnen das Leben zu erleichtern? Die gute Nachricht ist, dass Sie in diesem Artikel einige Antworten und Tipps zur Erstellung von Lohnabrechnungen finden werden, und daraus einen geldwerter Vorteil gewinnen können!

Was ist eine Lohnabrechnung?

Die Lohn- oder Gehaltsabrechnung ist die Summe der finanziellen Angaben über die Gehälter der Mitarbeiter, einschließlich der Löhne, Prämien und Abzüge. Es ist eine periodische Abrechnung des Lohns und Gehalts eines Arbeitnehmers, die sich auf den Betrag seiner geleisteten Stunden bezieht. Wichtig ist hier die strikte Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

Wer muss die Lohnabrechnung erstellen?

Laut § 108 der Gewerbeordnung (GewO) ist der Arbeitgeber für die Lohn- oder Gehaltsabrechnung jeder Arbeitnehmer verpflichtet und muss sie bei Zahlung des Arbeitsentgelts in Form eines Dokuments erteilen.

Ein Personalmanager kann für die Erstellung der Abrechnung verantwortlich sein.

Wenn Sie Unternehmer sind, gibt es andere Möglichkeiten, wie Excel-Vorlagen, Outsourcing-Methoden oder sogar Lohn- und Gehaltsabrechnung Software, die die Arbeit viel leichter machen!

Welche Abrechnungsdaten braucht man?

Allgemeine Angaben

  • Kontaktdaten: Name, Anschrift, Adresse und Personalnummer des Arbeitgebers
  • Arbeitnehmerdaten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Bankdaten, Versicherungs- und Steuernummer sowie Steuerklasse
  • Zeitliche Daten: Zeitspanne der Lohnabrechnung, Beschäftigungsbeginn, An- und Abwesenheitszeiten

Abzüge

  • Brutto-Bezüge: Stundenlohn, Feiertagslohn, Urlaubsgeld oder Urlaubslohn müssen unter steuerpflichtigem und sozialversicherungspflichtigem Brutto in Betracht gesetzt werden. 
  • Abzüge: Kirchensteuer, Lohnsteuer und Solidaritätszuschlag.
  • Netto-Bezüge und Netto-Abzüge: Summe aller Abzüge.
  • Ausbezahlter Betrag: Nettolohn/-gehalt für den Arbeitnehmer.

Weitere Angaben

  • Fußzeile: Auf § 108 Abs. 3 GewO hinweisen
  • Entsprechende Bankdaten des Arbeitnehmers
  • Gesamtkosten des Arbeitgebers (optional)
  • Betriebliche Altervorsorge (falls vorhanden)

Höhe der Steuerabgaben für 2021

Solche Posten zählen zu den gesetzlichen Abgaben der Lohnabrechnung, die an das Finanzamt gehen:

    AbgabeFinanzamt
    Lohnsteuer15-45%: Diese Steuer hängt von der Steuerklasse ab
    Kirchensteuer (ggf.)

    8% von der zu zahlende Lohnsteuer in Bayern und Baden-Württemberg

    9% von der zu zahlende Lohnsteuer in den übrigen Bundesländer 

    Solidaritätszuschlag oder Soli (ggf.)5,5%: Zuschlag auf der zu zahlende Lohnsteuer für Steuerzahler

    Für gesetzlichen Krankenkassen gelten diese Abgaben:

    AbgabeSV-Beiträge
    Krankenversicherung14,6%
    Krankenversicherung ermäßigt14%
    Arbeitslosenversicherung2,4%
    Rentenversicherung18,6%
    Pflegeversicherung3,05%
    Pflegeversicherung für kinderlose Mitglieder

    3,30%

    ⚠️ Besonderheit:

    Für geringfügige Beschäftigungen, d.h. Arbeitsverhältnisse, die eine Entgeltgrenze von 450 Euros nicht überschreiten (sogenannte Minijobs), werden Pauschale an die Knappschaft-Bahn-See abgegeben:

    • Rentenversicherung: 15%
    • Krankenversicherung: 13%
    • Pauschalsteuer: 2%
    • Umlagen z.B. für Entgeltsfortzahlungen: 1% 

    Beispiel einer Lohnabrechnung

    lohnabrechnung-beispiel

    © Ionos

    Lohnabrechnungen mit Excel-Vorlagen oder Muster?

    Wie Sie vielleicht wissen, ist Excel eine der am häufigsten verwendeten Selbstbedienungs-Softwarelösungen, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstellen. Es ist tatsächlich ein großartiges Werkzeug zur Bearbeitung einer kostenlosen Gehaltsabrechnung, aber obwohl es vielleicht besser als "Stift und Papier" ist, ist es vielleicht nicht die intuitivste und flexibelste Lösung für die Verwaltung der Gehaltsabrechnung. Die Struktur der Excel-Vorlage kann tatsächlich zu Fehlern bei Formeln und beim drag & drop führen.

    Wie Sie verstanden haben wäre dann eine Online Software die angenehmste und optimalste Alternative für die Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter!

    Lohnabrechnungen mit Online Lösungen erstellen

    Vorteile einer Lohnsoftware

    Eine Software ist hinsichtlich ihrer mehreren Vorteile für Lohn- und Gehaltsabrechnungen vorzuziehen:

    • Testversionen: Einige kostenpflichtige Software-Herausgeber bieten Testversionen an, in der Regel 30 Tage, um sich mit dem Tool vertraut zu machen, seine Funktionen zu entdecken, seine Konnektivität mit bestehenden Tools zu überprüfen, kurz gesagt, um zu sehen, ob es Ihren Erwartungen entspricht. Sind die 30 Tage abgelaufen? Es steht Ihnen dann frei, ob Sie eine Lizenz erwerben oder lieber etwas anderes wollen.

    • Hohe Einhaltung von Vorschriften: Online Lösungen integrieren die Überwachung von Vorschriften und beinhalten automatische Updates, um unerwartete Ereignisse zu vermeiden. So können Sie Lohnabrenchungen ohne Fehler korrekt berechnen — mit oder ohne Steuerberater!

    • Mobilität: Eine mobile Lösung ermöglicht Ihnen den Zugang zu Informationen überall und über jedem Gerät (Handy, Tablet). Mitarbeiter können z.B. Ihre Lohnzettel per E-Mail erhalten. 

    • Erhöhte Datensicherheit: Fragen Sie sich nicht mehr, wo die Daten Ihrer Mitarbeiter gehostet werden und in welchem Umfang sie geschützt sind. Eine Software hat den Vorteil, dass sie oft hohe Sicherheitsstandards bietet.

    Datev Lodas classic

    Datev Lodas classic ist die Referenz für die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen für kleine Unternehmen, die maximal 50 Mitarbeiter zählen. Über das DATEV-Cloud können Sie alle Abrechnungsdaten Ihrer Mitarbeiter sicher und schnell an Institutionen weiterleiten. Alle Daten werden in der Datenbank des Programms archiviert. Und wenn Sie eine Papierspur benötigen, können Sie Ihre Lohnabrechnungen mit den integrierten Tools ausdrucken oder versenden.

    datev-dashboard

    © DATEV

    Lexware lohn+gehalt

    Lexware lohn+gehalt ist eine marktführende SaaS-Lösung, die vom deutschen Softwareentwickler Haufe+Lexware herausgegeben wurde. Mit dieser Software können Sie leicht, genau und rechtssicher monatliche Lohnabrechnungen für bis zu 200 Mitarbeiter erstellen und mehrere Unternehmen gleichzeitig verwalten.

    lexware-lohn-gehalt

    © Lexware

    HeavenHR

    HeavenHR ist eine einheitliche Plattform, wo Sie mehrere Tools zum Personalmanagement finden werden: Von der Verwaltung von Zeiterfassungen, Urlaube und Anwesenheiten bis zur Erstellung von Lohnabrechnungen, bietet HeavenHR eine intuitive, sichere und unbegrenzte Lösung, die es Ihnen ermöglicht, zu jeder Zeit und überall Zugang zu Daten zu haben.

    heavenhr

    © HeavenHR

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    Aktualisierter Artikel, ursprünglich im März 2020 veröffentlicht.