Lohnabrechnung meistern: 3 Methoden für eine effiziente Personalabrechnung

Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung hat großes Potenzial, dem Personalleiter so einiges Kopfzerbrechen zu bereiten. Es geht hierbei nicht nur um die reine Erstellung des Stundenzettels, sondern darüber hinaus um die vorläufigen Berechnungen im Hinblick auf Steuern und Abgaben sowie um die Dokumentation und das Begleichen von Zuschlägen, Abzügen, Gebühren und anderen Faktoren, die den Lohn oder das Gehalt Ihrer Mitarbeiter beeinflussen.

Sie können sich in der Regel zwischen zwei Arten der Personalabrechnung entscheiden: entweder Sie wickeln sie intern ab oder Sie lagern sie extern aus.

Aber haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, eine Online-Gehaltsabrechnungssoftware zu verwenden, um alle Verpflichtungen und Herausforderungen hinsichtlich der vollständigen Gehaltsabrechnung im Blick zu behalten und problemlos zu meistern?

Nachfolgend frischen wir Ihr Wissen zur Lohnabrechnung auf und führen die drei oben genannten Wege für ihre Handhabung weiter aus. Daneben zeigen wir Ihnen, wie IT-Tools die allmonatliche Entgeltabrechnung unter Berücksichtigung der geltenden Gesetze und Tarifverträge vereinfachen.

"Die Lohnabrechnung oder Lohnbuchhaltung [...] betrifft die Erfassung, Abrechnung und Buchung sämtlicher Arbeitsentgelte (Löhne und Gehälter) [...] sowie der Personalnebenkosten und der gesetzlichen und freiwilligen Sozialleistungen."

Quelle: Wirtschaftslexikon24.com

Die Lohnabrechnung hat die Feststellung, Bewertung und Darlegung des Lohnanspruchs des Arbeitnehmers für die jeweilige Lohnperiode zum Zweck. Außerdem dient sie der Ermittlung von Lohnkosten und deren Aufgliederung nach Kostenstellen sowie der Berechnung der einzubehaltenden Lohnsteuer und auf den Arbeitnehmer entfallenden Sozialabgaben.

Als Arbeitgeber sind Sie gemäß § 108 der Gewerbeordnung (GewO) verpflichtet, Ihren Angestellten eine Entgeltabrechnung in schriftlicher Form vorzulegen. Anhand dieser Bescheinigung können diese ihre monatlichen Löhne und Gehälter überprüfen und ihre Zusammensetzung nachvollziehen.

Die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV), welche die GewO ergänzt, regelt im Detail, welche Angaben in der Abrechnung zu machen sind. Dies sind, in aller Kürze:

Kopf:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers,

• Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers,

• Versicherungsnummer, Steuerklasse sowie Steuer-ID des Arbeitnehmers,

• Beginn und ggf. Ende der Beschäftigung,

• Lohnperiode, auf die sich die Bescheinigung bezieht.

Hauptteil:

• Bruttolohn bzw. -gehalt,

• Art und Höhe eventueller Zuschläge und Zulagen,

• Steuerfreibeträge,

• ggf. Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge,

• Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers (beispielsweise Kranken- oder Pflegeversicherung),

• Abzüge durch vom Arbeitnehmer übernommene Arbeitgeberleistungen wie die abgewälzte pauschale Lohnsteuer,

• Angaben zu sonstigen Vergütungen und Sachbezügen, Abschlagszahlungen oder Vorschüssen,

• Auszahlungsbetrag (Netto).

Sie sehen: buchhalterische Fachbegriffe soweit das Auge reicht… und all diese Stellen müssen in der Abrechnung eines jeden Mitarbeiters gesondert aufgeführt und ausgewiesen werden.

Die Bearbeitung und Erstellung eines solchen Dokuments erfordert also ein umfangreiches Wissen in Bezug auf Steuern, Salden und Konten sowie ein Feingefühl für die gesetzlichen Nuancen und Sonderbestimmungen.

Die Internalisierung der Entgeltabrechnung fordert Ihnen unternehmensintern die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten im Bereich der Buchhaltung ab, die nötig sind, um Ihre Gehaltsabrechnung und alle damit verbundenen Tätigkeiten durchzuführen:

• Vorbereitung und Bewertung,

• Einhaltung der Steuervorschriften (Steuersätze und -klassen, Steuerabzüge, Gutschriften…) und Berücksichtigung aller sozialen Aspekte bei der Berechnung,

• Erstellung und Verwaltung der Lohnzettel,

• ggf. Anpassungen gemäß personeller, betrieblicher oder gesetzlicher Änderungen

• Steuererklärungen,

• usw.

Bei der Bewältigung dieser Aufgaben hilft Ihnen in der Regel ein direkt auf Ihrem PC installiertes Rechnungsprogramm.

Einer der Vorteile eines solchen Verfahrens ist die Sicherheit, über eine permanent zugängliche intern gehaltene Datenbank zu verfügen.

Sie regeln die Abrechnung selbst und müssen gegebenenfalls nicht auf Bestätigungsmails von Ihrem Dienstanbieter warten, um einen Arbeitsvorgang abzuschließen. Wenn ein Mitarbeiter zu Ihnen kommt, weil er seine Gehaltsabrechnung vom Juni 2016 nicht wiederfinden kann, können Sie seine Gehaltsabrechnung aus dem internen Speicher abrufen und erneut drucken.

Sie können auch eigene Datenextraktionen durchführen sowie Zertifikate und Beschäftigungsnachweise ausstellen.

Abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen und Ihrer Tätigkeit ist es sehr wahrscheinlich, dass die Person, die die Abrechnung durchführt auch andere Zuständigkeiten innerhalb Ihrer Firma hat. Sie hat, wenn auch vielleicht nur teilweise, andere Aufgaben, die es zu erfüllen gilt.

Somit gibt es für die Gehaltsabrechnung keine Vollzeitkraft, die in der Unternehmensbuchhaltung als Kostenstelle aufgeführt werden kann. Außerdem ist es innerhalb der Kostenrechnung notwendig, die Fixkosten für die Nutzung und Konfiguration der verwendeten Lohnbuchhaltungssoftware zu verbuchen!

Außerdem ist mit der Gesetzgebung nicht zu spaßen: Das Gehalt bleibt ein Leitmotiv für die Mehrheit der Mitarbeiter. Die Überwachung der Rechtmäßigkeit und Ordnung der Arbeitszeiten ist zwingend notwendig (besonders nach sonnigen Feiertagen!), um sicherzustellen, dass auf dem Papier alles korrekt ist.

All dies nimmt viel Zeit in Anspruch, ist jedoch für eine effiziente und ordnungsgemäße Lohnbuchhaltung unvermeidlich. Haben Sie diese zeitlichen Ressourcen nicht, ist eine externe Anwaltskanzlei eine Alternative.

Ist die Lohnbuchhaltung Ihres Unternehmens ausgelagert, haben Sie (pauschal gesagt) keine Sorgen mehr auf diesem Gebiet. Sie überweisen am Ende des Monats ein Entgelt an das Lohnbüro und alle Lohnzettel werden fristgerecht für Sie vorbereitet und stehen zum Zahltag bereit zum Versand! Es ist eine Alternative zur eben genannten internen Abrechnung, die aber gleichermaßen ihre Vor- und Nachteile hat.

Bei der Externalisierung der Lohnbuchhaltung sind Sie auf eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder ein spezialisiertes Steuer- oder Lohnbüro angewiesen.

Es ist eine bequeme und recht sorgenfreie Methode, da Ihnen lästige und teils sehr komplexe Arbeitsabläufe von Experten abgenommen werden: Senden Sie die Daten zu An- und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter einfach jeden Monat an die Kanzlei - alles andere regelt diese für Sie.

Das bedeutet, dass Sie kein speziell für diese Tätigkeit ausgebildetes Personal benötigen. Der Dienstleister verwaltet alles: Recht, Zahlung, Gebühren.... und alles muss stimmen!

Wenn es jemals zu einem Zahlungsverzug gegenüber Ihrer Belegschaft oder einer Geldstrafe wegen Mängeln in der Lohnbuchführung kommt, müssen Sie sich nur gegen Ihren Sachbearbeiter wenden, welcher die Verantwortung hierfür trägt.

So weit, so gut. Eines ist aber leider klar: Sie verlieren die Autonomie über Ihre Mitarbeiterdaten, wenn Sie diese an ein Lohnunternehmen weiterreichen.

Der Zugriff auf die Informationen Ihrer Mitarbeiter ist nicht mehr möglich, also sind mehr Extraktionen und mehr Kontrollen nötig... Sie vertrauen dem externen Lohnbuchhalter Ihre Dateien mit geschlossenen Augen an! Was die Kosten betrifft, so können die Einsparungen relativ unverhältnismäßig sein.

Tatsächlich können die Einzelkosten pro Gehaltsscheck bei dieser Abrechnungsmethode aufgrund des Hin und Hers der Informationen und Änderungen zum Beispiel aufgrund von Neueinstellungen oder ausscheidenden Mitarbeitern, veralteten Personendaten oder Wechseln in andere Steuerklassen erheblich beeinflusst werden.

Die Online-Gehaltsabrechnung fällt in die Kategorie der Dienstleistungen eines ASP, eines Application Service Providers. Sie ist eine Mischung aus internem und vollständig ausgelagertem Aktivitätenmanagement. Der größte Vorteil dieser Betriebsart ist, dass Sie für die reine Installation der Anwendung nichts bezahlen müssen, da das Zahlungsmodell zumeist auf einem Abonnement mit Kosten pro Abrechnung basiert.

In der Praxis ist diese Methode des Gehaltsmanagements bei Kleinstbetrieben und KMUs am beliebtesten, da sie zugleich einfach und kostengünstig ist.

Darüber hinaus bietet die Anwendung einer Online-Software oftmals Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuererklärungen, Rechtsaktualisierungen, Konfigurationen, Beratungen usw. an.

Monat um Monat vergeht und Sie müssen keine bösen Überraschungen fürchten! Im Unternehmen wird die Buchhaltung entlastet und Arbeitsabläufe gehen zunehmend papierlos vonstatten. Tiefgehende Kenntnisse sind dank der Automatisierung vieler Berechnungen und Ausweise nicht mehr zwangsläufig nötig. Lediglich die Dateneingabe und der Versand der Abrechnungen muss noch erfolgen.

Die Verantwortung für die Korrektheit der Gehaltsabrechnung wird mit dem fachkundigen Entwickler der Online-Lösung geteilt. So können Sie, der Geschäftsführer, ruhig schlafen! Zumindest im Hinblick auf diese HR-Angelegenheit!

Die Datenbank mit den Informationen aller Ihrer Mitarbeiter ist cloud-basiert und damit jederzeit und überall abrufbar. Es ist damit zusammenhängend nicht mehr nötig, die neueste Generation leistungsstarker Computer im Büro stehen zu haben, um funktionsfähig zu sein. Der Schlüssel zur Welt der digitalen Lohnabrechnung ist schlicht und einfach eine gute Internetverbindung.

Ihre Daten werden vom Dienstleister sicher und verschlüsselt gespeichert und gehostet. Und die Datenbank steht Ihnen, ganz wie bei der internen Verwaltung, jederzeit für Visualisierungen und Extraktionen zur Verfügung.

Bei der Wahl eines passenden Rechnungsprogramms für die Lohnbuchhaltung ist es vor allem wichtig, das Angebot an Tools auf die Anpassung an Ihre individuellen Bedürfnisse hin zu untersuchen. Bevor Sie sich entscheiden, eine Lohnbuchhaltungssoftware anstelle einer anderen zu verwenden, gilt es, interne Fähigkeiten und Kenntnisse sowie den Grad der Bereitschaft, sich der Abrechnungstätigkeit anzunehmen, zu berücksichtigen.

Weitere wichtige Punkte, die bei der Entscheidungsfindung eine wesentliche Rolle spielen: die Größe Ihrer Belegschaft und die Eigenschaften Ihres Unternehmens. Unabhängig vom Umfang des Personals des Unternehmens kann das Lohnmanagement für bestimmte Tätigkeitsbereiche einfacher oder komplizierter sein. Teampläne mit zugehörigen Boni, die Berechnung von Zuschlägen oder umständlichen Abwesenheiten usw. können die Verwaltung erschweren.

Ihre Wahl soll Sie zu einer Lösung führen, die Ihr Lohn- und Gehaltsmanagement so weit wie möglich vereinfacht.

Wir machen Personalverantwortliche mit einigen der effizientesten HR-Lösungen auf dem Markt bekannt: Entdecken Sie Gehaltsabrechnungsprogramme, die die HR-Abteilung täglich konsequent unterstützen.

cloud.LOHN ist ein deutsches Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem, das sich vor allem an Unternehmen kleiner und mittlerer Größe richtet. Ihre Daten, auf welche Sie rund um die Uhr zugreifen können, werden in einem TÜV-geprüften deutschen Rechenzentrum gespeichert.

Die Besonderheit dieser Anwendung ist die Tatsache, dass der cloud-basierte Standard-Funktionsumfang bei Bedarf um weitere Module erweitert werden kann. So zahlen Sie nur für die Leistungen, die Sie auch nutzen. Die Erweiterungsmodule beinhalten unter anderem Tools für die:

• Zeiterfassung (per PC, Smartphone oder Tablet),

• Personaleinsatzplanung oder

• Digitale Mitarbeiterakte.

Auch ein Druck- und Kuvertierservice steht zur Verfügung, falls Sie noch nicht gänzlich auf ein papierloses Büro umsteigen möchten oder können.

Zudem zeichnet sich die cloud.LOHN-Lösung durch die Möglichkeit der Abrechnung von Baulohn ab. So wird Ihnen auch im Hinblick auf Aspekte wie Winterbauumlagen. Kurzzeitarbeit und SOKA-Bau unter die Arme gegriffen. Auch nach neuen Tarifverhandlungen sind Sie so im Hinblick auf Arbeitsnormen, Gewerkschaftsbeitrag und Co. auf dem neuesten Stand.

Da cloud.LOHN zudem mehrmandanten- und -benutzerfähig ist, können auch Steuer- oder Lohnbüros selbst vom Programm profitieren.

PayFit ist einer der großen Player auf dem französischen Markt für Personalsoftware, der sich vieler prominenter Kunden erfreut und nun nach und nach auch die Herzen der deutschen Personalmanager erobert.

Die Nutzer dieser Anwendung schätzen die Einsparung von Ressourcen sowohl im Hinblick auf Zeit und Mühe als auch auf Kosten dank der effizienzsteigernden Zentralisierung von Daten und deren übersichtlicher Darstellung in der Anwendung.

Der zuständige Personalverantwortliche konfiguriert PayFit im Voraus im Einklang mit unternehmensspezifischen Besonderheiten, um die Verarbeitung der Personalabrechnung zu automatisieren, zu vereinfachen und einige wesentliche Vorteile zu erzielen:

• Die Lösung basiert stets auf der aktuellen Gesetzeslage;

• Die Ausgabe von Gehaltsabrechnungen wird durch eine E-Mail an jeden Mitarbeiter automatisiert;

• Die Software berechnet automatisch Sozialversicherungsbeiträge und weitere buchhalterische Summen und Salden;

• Alle Mitarbeiter haben ein persönliches Portal, in dem sie ihre eigenen Spesenabrechnungen oder Urlaubsanträge einreichen, Gehaltsabrechnungen herunterladen oder die Änderung ihrer persönlichen Daten vornehmen können.

Preis: auf Anfrage.

Hinweis: PayFit gibt auch ein HRIS-Tool heraus, welches es erlaubt, die Arbeitszeiterfassung und andere strategischer Arbeitsprozesse im Zusammenhang mit den Aufgaben eines Personalmanagers zu optimieren...

Da Online-Gehaltsabrechnungssoftware Sie enorm dabei unterstützen kann, Kalkulationsfehler zu vermeiden und Ihre Effizienz und Produktivität erhöht, ist die Lohnbuchführung zu einem starken Wettbewerbsfaktor für die Personalabteilung geworden.

Der Einsatz einer Lohnsoftware ermöglicht es der HR-Abteilung, mehr Energie und Zeit in Themen mit größerer strategischer Bedeutung wie das Karrieremanagement oder Ausbildungsmanagement investieren zu können.

In der Kürze liegt die Würze… Und so ist auch der Geschäftsführer eines kleinen Unternehmens dank IT-Tools für die Personalabrechnung zufriedener. Dank der Zeitersparnis kann er sich seinerseits bedeutsameren Tätigkeiten zuwenden wie z.B. der Gewinnung von Neukunden!

Wie geht es Ihnen mit der Lohnabrechnung? Welche Methode oder welche Tools bevorzugen Sie? Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns!