Den richtigen Anbieter aussuchen, um die Auslagerung der Lohnabrechnung zu erleichtern

Ganz gleich, ob du zehn Mitarbeiter:innen beschäftigst oder mehrere Tausend – die Lohnbuchhaltung im eigenen Haus kann enorme Ressourcen verschlingen. Sie ist nicht nur sehr zeitintensiv, sondern erfordert auch, dass einige Mitarbeiter:innen sich ausschließlich damit befassen. Dabei steht sehr viel auf dem Spiel, denn schließlich geht es um die korrekte und fristgerechte Bezahlung deiner Belegschaft. Und wenn du Mitarbeiter:innen oder Auftragnehmer im Ausland beschäftigst, kommen rasch Fragen nach der Rechtskonformität und anderen komplexen Themen hinzu.

Doch es gibt eine Lösung: Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung vereinfacht die Administration und reduziert Kosten, Zeitaufwand und Risiken. Der richtige Partner nimmt dir viel Arbeit ab und sorgt für Rechtskonformität in allen arbeits- und steuerrechtlichen Belangen im In- und Ausland.

Wie also wählt man einen geeigneten Lohn- und Gehaltsabrechnungsservice aus?

Wie weißt du, welcher Anbieter für die Größe deines Unternehmens, dein Budget und deinen administrativen Bedarf der richtige ist?

Wenn du überlegst, die Lohnabrechnung deines Unternehmens auszulagern, findest du in diesem Artikel einige hilfreiche Tipps.

Du erfährst, was die Auslagerung der nationalen und/oder internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnung eigentlich bedeutet, was zu beachten ist und wie du Anbieter vergleichst und auswählst.

Wenn ein Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagert, überträgt es die gesamte Entgeltabrechnung an einen Drittanbieter, etwa an ein Steuerbüro, einen Anbieter von Payroll-Software oder an eine auf Entgeltabrechnungen spezialisierte Firma oder Agentur.

Dieser externe Anbieter berechnet die Gehälter deiner Mitarbeiter:innen und die Zahlungen an deine Auftragnehmer, behält die entsprechenden Abzüge ein, führt die vorgeschriebenen Steuern und Abgaben ab und zahlt die Beträge aus, üblicherweise per Banküberweisung in ihrer lokalen Währung.

Bei der Auslagerung geht es vor allem darum, Zeit und Kosten gegenüber einer internen Abrechnung einzusparen.

Unter internationaler Lohn- und Gehaltsabrechnung versteht man generell die Abrechnung und Bezahlung von Mitarbeiter:innen im Ausland. Die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung kann ein sehr breites Spektrum umfassen, von der reinen Bezahlung von Auftragnehmern im Ausland in deren Währung bis hin zu komplexen Organisationsformen, etwa indem ein externes Unternehmen als Employer of Record in Ländern agiert, in denen dein Unternehmen keine Niederlassung hat.

Sobald internationale Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer ins Spiel kommen, umfasst die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung weit mehr als nur die pünktliche Bezahlung. Dein globaler Abrechnungsanbieter ist nicht mehr reiner Verwalter, sondern wird zum strategischen Partner. Wenn du überlegst, Arbeitskräfte im Ausland anzuwerben, hilft dir ein globaler Payroll-Partner – unter strikter Einhaltung der arbeitsrechtlichen Bestimmungen in den jeweiligen Ländern – bei der Einstellung und Bezahlung deiner Mitarbeiter:innen.

In vielen Unternehmen übernimmt der oder die interne Buchhalter:in bzw. die hauseigene Finanzabteilung die Abrechnung und Bezahlung der Mitarbeiter:innen an allen Standorten. Sobald ein Unternehmen aber eine gewisse Größe erreicht und möglicherweise unterschiedliche Beschäftigungs- oder Abrechnungsformen ins Spiel kommen, wird die Berechnung und Auszahlung von Gehältern recht schnell sehr komplex.

So ist es vielerorts durchaus üblich, dass einige Mitarbeiter:innen ein Monatsgehalt beziehen, während sie woanders nach Stunden bezahlt oder ihren Lohn wöchentlich ausgezahlt bekommen. Oder du beschäftigst gleichzeitig Freiberufler:innen, Teilzeitkräfte und Vollzeitmitarbeiter:innen. In allen Fällen musst du dich um Arbeitszeitkonten, Beschäftigungsverträge, Urlaubsansprüche, Zusatzleistungen, Steuern und Abgaben kümmern, die je nach Beschäftigungsform sehr unterschiedlich ausfallen können – und je größer das Unternehmen, desto größer auch der Aufwand.

Abhängig von der Höhe des Entgelts fallen deine Beschäftigten in unterschiedliche Einkommensteuerklassen. Und wenn du Mitarbeiter:innen im Ausland beschäftigst, verlangen die lokalen Behörden sehr oft, dass der Arbeitgeber die anfallenden Steuern einbehält und direkt abführt.

Und auch nur der kleinste Fehler kann für dich als Arbeitgeber ein sehr hohes Risiko bedeuten. Du riskierst nämlich nicht nur empfindliche Bußgelder und Strafen, sondern mitunter auch arbeitsrechtliche Verfahren, die existenzgefährdend sein können.

Im Zuge des Wachstums deines Unternehmens kannst du entweder ein kleines Heer an hauseigenen Lohnbuchhalter:innen einstellen oder – gegen Bezahlung einer geringen Gebühr – deine gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen Drittanbieter auslagern und dich stattdessen auf dein eigentliches Geschäft konzentrieren. Die Freigabe unternehmensinterner Kapazitäten ist einer der größten Vorteile, die die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit sich bringt.

Das deutsche Arbeitsrecht ist eine komplexe Angelegenheit. Es setzt sich aus einer Vielzahl von Regelungen aus unterschiedlichen Rechtsquellen zusammen. Das reicht vom Bürgerlichen Gesetzbuch bis hin zu individuellen Gesetzen wie dem Teilzeit- und Befristungsgesetz, Arbeitnehmerüberlassungsgesetz, Bundesurlaubsgesetz, Mutterschutzgesetz oder Kündigungsschutzgesetz.

Zudem wirken sich in Deutschland die Tarifverträge, die von Arbeitgeber- und Arbeitnehmervertretern ausgehandelt werden, auf die Abrechnung und Besteuerung von Arbeitsentgelten aus.

Das deutsche Arbeitnehmerrecht bietet Arbeitnehmer:innen ein hohes Maß an Schutz, was bedeutet, dass Verstöße gravierende Konsequenzen haben.

Das Fazit ist klar: Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung geht es um weit mehr, als nur die Namen auf einer Liste durchzugehen und die entsprechenden Überweisungen anzuweisen.

Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsservice nimmt dir den gesamten Themenkomplex ab, von Steuern und Abgaben bis hin zur pünktlichen Bezahlung. Und du kannst die Kapazitäten, die dadurch in deinem Unternehmen frei werden, gewinnbringend in wertschöpfende Tätigkeiten investieren.

Wusstest du, dass Angestellten in Griechenland über die zwölf regulären Monatsgehälter hinaus ein Monatsgehalt als Weihnachtsgeld, ein halbes Monatsgehalt als Ostergeld und ein weiteres halbes Monatsgehalt als Urlaubsgeld zusteht? Oder dass in Portugal jede Kündigung vonseiten des Arbeitgebers immer mit einer Abfindung verbunden ist?

Dass Eltern in Kroatien Anspruch auf 120 Tage Elternzeit haben, nachdem ein erst- oder zweitgeborenes Kind sechs Monate alt geworden ist?

Oder auch, dass neue Mitarbeiter:innen in Polen sich einer ärztlichen Untersuchung unterziehen müssen, bevor du sie einstellen kannst, und im Anschluss eine Schulung zu Gesundheit und Sicherheit durchlaufen müssen?

Wenn du Arbeitskräfte im Ausland einstellst, wirst du schnell merken: Es ist fast unmöglich, die teilweise extrem unterschiedlichen arbeitsrechtlichen Vorschriften auf der ganzen Welt im Auge zu behalten. Mit einem guten Anbieter für Lohnabrechnung kannst du auf den globalen Talentpool zugreifen, ohne das Risiko einzugehen, gegen lokales Arbeitsrecht zu verstoßen.

Ein globaler Payroll-Partner kennt sich mit Arbeits- und Steuerrecht aus – auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene. Achte als internationaler Arbeitgeber bei der Partnerwahl also darauf, dass dein Payroll-Anbieter dir solide Auskünfte bezüglich der Gesamtheit aller Lohn- und Gehaltsnebenkosten und anderer Besonderheiten geben kann, die in den Wohnsitzländern deiner Arbeitskräfte berücksichtigt werden müssen.

Die meisten Regierungen nehmen das Arbeitsrecht und die Steuergesetzgebung sehr ernst. Sollte sich beispielsweise herausstellen, dass du deinen Mitarbeiter:innen absichtlich zu wenig bezahlst, wichtige Informationen auf dem Gehaltszettel (etwa Abzüge, einbehaltene Steuern usw.) vorenthältst oder Lohnsteuer in unzureichender Höhe abführst, drohen empfindliche Strafen und möglicherweise sogar strafrechtliche Konsequenzen. Das kann in extremen Fällen bis hin zu Haftstrafen reichen.

Deinem Unternehmen drohen mitunter der Entzug der Beschäftigungserlaubnis oder die Schließung der Niederlassung im betreffenden Land. Es kann sogar vorkommen, dass ein Staat grenzübergreifend eine Klage gegen dein Unternehmen einreicht.

Vor diesem Hintergrund wird klar, wie wichtig es ist, den richtigen Payroll-Anbieter auszuwählen. Denn dieser muss verlässlich für Rechtskonformität sorgen und sicherstellen können, dass deine internationale Belegschaft korrekt bezahlt wird und dass Steuern und Abgaben in korrekter Höhe abgeführt werden.

Mit dem Wachstum deines Unternehmens steigt auch der administrative Aufwand für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Qualifizierte Mitarbeiter:innen für Steuerangelegenheiten und die Lohnbuchhaltung sind schwer zu finden und kosten viel Geld.

Wenn du in mehreren Märkten tätig bist, musst du in eigene HR-Ressourcen vor Ort investieren. So wächst Markt um Markt das Gewirr an unterschiedlichen Abläufen. Und das ist teuer und wenig effizient. Allein die Software, die du von deinem Payroll-Anbieter gestellt bekommst, kann viele der zeitintensiven Prozesse automatisieren, die du bisher manuell durchführen musstest.

Die meisten Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungsservices arbeiten mit einer Vielzahl von Drittunternehmen zusammen, was aber zu Sicherheitsrisiken führen kann. Ein guter Payroll-Provider sorgt hier für umfangreiche Datensicherheit: Sensible Finanzdaten werden angemessen geschützt, der Datentransfer an Dritte wird minimiert und geistiges Eigentum wird dem lokalen Recht entsprechend geschützt.

Spezialisierte Anbieter für Lohnabrechnung können das Risiko menschlicher Fehler bei der Abrechnung für nationale und/oder internationale Mitarbeiter:innen effektiv reduzieren. Durch spezielle Software werden viele Routinevorgänge automatisiert, die bisher manuell in Kalkulationstabellen durchgeführt wurden.

Es gibt unterschiedliche Anbieter, die abhängig von der Größe, den administrativen Anforderungen, den benötigten Ländern oder auch den vorhandenen Beschäftigungsverhältnissen (z. B. Vollzeitmitarbeiter:innen oder externe Auftragnehmer) jeweils besser oder schlechter geeignet sein können.

Ein Buchhalter kümmert sich um die tagtäglichen finanziellen Belange eines Unternehmens, während ein Wirtschaftsprüfer anhand der Buchhaltungsdaten die Finanzvorgänge prüft, Steuererklärungen einreicht und unternehmerische Aktivitäten eventuell auch beratend begleitet.

Besonders in kleineren Unternehmen sind Buchhalter:innen traditionell auch für die Gehaltsabrechnung zuständig. Das ist auch schlüssig, schließlich kennen sie die Zahlen und haben Zugang zu den erforderlichen Daten, etwa Arbeitskonten, Beschäftigungsverträgen oder Bankkonten. Die meisten Firmen beginnen mit einem externen Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer und wechseln dann, wenn die wachsende Unternehmensgröße das erfordert, zu einem größeren oder kostengünstigeren Anbieter.

Typische Self-Service-Lösungen richten sich an kleine und mittelständische Unternehmen und helfen ihnen:

• ihre Mitarbeiter:innen mittels Banküberweisung oder Transaktionsdienstleistern wie PayPal oder Wise zu bezahlen;
• anfallende Steuern und Abgaben zu berechnen und vom Lohn oder Gehalt abzuziehen;
• digitale Abrechnungsberichte und Lohn- bzw. Gehaltszettel zu generieren;
• Arbeitskonten zu kontrollieren und sicherzustellen, dass bezahlter Urlaub u. ä. entsprechend abgegolten wird.

Diese Anbieter richten sich speziell an kleinere Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeiter:innen. Es kann sich dabei um das Buchhaltungsbüro einer Einzelperson handeln oder um eine größere Gesellschaft mit vielen Mitarbeiter:innen.

Gemeinsam ist ihnen, dass sie generell flexibler und auch günstiger sind. Sie eignen sich in erster Linie für die Verwaltung von Belegschaften im Inland, wo sie mit den Einzelheiten lokaler und nationaler arbeits- und steuerrechtlicher Bestimmungen bestens vertraut sind.

Die Dienste sogenannter Enterprise-Payroll-Anbieter sind auf die Bedürfnisse von größeren Unternehmen und Konzernen mit vielen Hunderten oder Tausenden Mitarbeiter:innen zugeschnitten. Aufgrund der Größe ihrer Kunden sind diese Anbieter in der Regel große Gesellschaften mit nationaler oder auch internationaler Präsenz. Sie sind geeignet für Unternehmen, die Mitarbeiter:innen an mehreren Standorten und mit unterschiedlichen ausgeformten Arbeitsverträgen beschäftigen.

Ein Employer of Record unterhält Niederlassungen in Ländern, in denen sein Kundenunternehmen Personal einstellen möchte. Dieser rechtliche Rahmen ermöglicht die Einstellung von Personal im Ausland, ohne dass ein Unternehmen dort mit hohem Zeit- und Kostenaufwand verbundene Tochtergesellschaften gründen und betreiben muss. Stattdessen agiert der EOR völlig rechtskonform als offizieller Arbeitgeber.

Ein EOR-Partner wie Remote übernimmt das Onboarding, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Berechnung und Abfuhr von Steuern und Abgaben sowie das Offboarding der gesamten internationalen Belegschaft. Er setzt dadurch Kapazitäten frei, die das Kundenunternehmen für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen kann. Abgegolten werden EOR-Dienstleistungen üblicherweise in Form eines Pauschalbetrags oder einer prozentualen Gebühr auf das Gehalt der internationalen Mitarbeiter:innen.

Ähnlich wie über einen Employer of Record kannst du auch über eine Professional Employer Organization Mitarbeiter:innen im Ausland einstellen.

Allerdings musst du im betreffenden Land bereits mit einer juristischen Person präsent sein, damit die PEO die rechtmäßige Einstellung deiner Mitarbeiter:innen vor Ort und deine Lohnbuchhaltung übernehmen kann.

Ein globaler Payroll-Anbieter mit weltweiten Niederlassungen kann rechtskonforme Einstellung von Mitarbeiter:innen im Ausland drastisch vereinfachen. Diese Anbieter folgen in der Regel zwei Modellen:

• Sie sind abhängig von externen Partnern, ODER
• sie besitzen eigene Niederlassungen.

Letztere sind eher die Ausnahme. Viele Anbieter verlassen sich auf lokale Dritte, die in den jeweiligen Ländern ihre Dienste für sie erbringen.

Von externen Partnern abhängige Anbieter lagern bestimmte Teile der Lohn- und Gehaltsabrechnung an Drittanbieter vor Ort aus. Das kann kurzfristig eine günstige Lösung sein, aber es gibt bei diesem Modell zu viele Unsicherheiten, etwa in Bezug auf Datensicherheit, Schutz von geistigem Eigentum oder Reaktionszeiten auf Kundenanfragen, als dass es sich langfristig bezahlt machen würde.

EOR-Partner mit eigener juristischer Person vor Ort bieten ein umfangreiches Leistungspaket mit Lohn- und Gehaltsabrechnung, Sicherstellung der Rechtskonformität und Berechnung und Abfuhr von Steuern und Abgaben. Im Unterschied zu partnerabhängigen Dienstleistern haben sie eigene Niederlassungen in jedem Land, in dem sie tätig sind, und müssen keine Aspekte ihrer Tätigkeit an lokale Drittanbieter auslagern. Dieses Modell bietet einen deutlich stärkeren Schutz des geistigen Eigentums sowie eine deutlich höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

Bevor du dich also für einen bestimmten Payroll-Anbieter entscheidest, erkundige dich, ob er auf externe Partner vor Ort angewiesen ist oder nicht. Mache diese Überlegung zu einem zentralen Kriterium in deinem Evaluierungsprozess.

Ganz gleich, ob du einen Partner für ein Kleinunternehmen, einen mittelständischen Familienbetrieb oder einen internationalen Großkonzern suchst – das Angebot ist unglaublich vielfältig. Es ist nicht immer leicht, die beste Lösung zu finden.

Anhand der folgenden Fragen kannst du dir ein Bild der Stärken – und auch der Schwächen – der Kandidaten in deiner Auswahl machen.

Ein Employer of Record hat eine eigene lokale juristische Person und agiert in deinem Auftrag als offizieller Arbeitgeber der Mitarbeiter:innen, die du vor Ort einstellst. Zumindest in der Theorie. In der Praxis jedoch besitzen nicht alle EORs eine eigene juristische Person, wie oben beschrieben. Stattdessen arbeiten sie mit Drittanbietern zusammen, die im jeweiligen Land registriert sind.

Diese Drittanbieter können beispielsweise jederzeit die Preise erhöhen, die dann möglicherweise an dich weitergegeben werden. Ein EOR weiß nur zu gut, dass ein Wechsel zu großen Störungen in deiner Personalabteilung führen kann.

Achte also darauf, dass dein EOR-Partner nachweislich eigene Niederlassungen unterhält und alle lokalen arbeitsrechtlichen Bestimmungen erfüllt.

Ein guter Employer of Record erstellt Arbeitsverträge, aus denen klar und deutlich hervorgeht, dass das geistige Eigentum, das während der Arbeitszeit mit unternehmenseigenen Ressourcen erstellt wird, deinem Unternehmen gehört. Das ist wichtig, denn ansonsten könnten Mitarbeiter:innen unter Umständen das geistige Eigentum an ihrer Arbeit für sich beanspruchen und vor Gericht sogar Recht bekommen, da keine anderweitige vertragliche Regelung vorliegt.

Wie bereits erwähnt, arbeiten viele EOR-Anbieter mit Dutzenden Partnern zusammen, die wiederum eigene Partnernetzwerke betreiben. Du kannst also davon ausgehen, dass deine Unternehmensdaten in irgendeiner Form mit all diesen Anbietern geteilt werden. Bestehe also darauf, dass dein EOR-Partner keine Daten an Dritte weitergibt, und lass dir das unbedingt vertraglich zusichern.

Findest du dich im Produkt zurecht? Wie einfach ist das Onboarding der Mitarbeiter:innen? Ein Employer of Record mag hervorragende administrative Dienstleistungen anbieten, aber auch die Benutzerfreundlichkeit seiner Software ist entscheidend: Das System muss gut funktionieren und von deinen Mitarbeiter:innen einfach zu handhaben sein.

Wenn du diese Fragen sorgfältig beantwortest, wirst du bestimmt den richtigen Partner für deine Bedürfnisse auswählen.

Es gibt einige Crowdsourcing-Plattformen, auf denen Payroll-Anbieter verglichen und bewertet werden. Sie sind ein hervorragendes Tool für die Recherchearbeit. Diese Websites sammeln Bewertungen von verifizierten Benutzer:innen und geben ein recht verlässliches Bild davon, wie es ist, mit einem bestimmten Anbieter zusammenzuarbeiten.

Um nur einige zu nennen: G2, Trustpilot, Capterra, Appvizer. Auf G2 findest du beispielsweise einen länderübergreifenden Payroll-Report mit einer Rangliste von Anbietern, gereiht nach der Einfachheit der Bezahlung internationaler Mitarbeiter:innen.

Die Personalbuchhaltung kann enorme Ressourcen verschlingen – das ist aber keineswegs in Stein gemeißelt. Wenn es bei einem Unternehmen in der Wachstumsphase zu Schwierigkeiten bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung kommt, liegt das meist daran, dass es diese Aufgaben entweder nicht ausgelagert hat oder mit einem ungeeigneten Partner zusammenarbeitet.

Dieser Leitfaden soll dir helfen, dir ein klares Bild der Möglichkeiten und des verfügbaren Angebots zu verschaffen – damit du den richtigen Partner für deinen nationalen oder internationalen Personalbedarf findest.