Die Lohnabrechnung auslagern: Outsourcen Sie in aller Ruhe und Konformität!

Von Jérémy Hasenfratz
Am 13.05.22
how-to backgroundDie Lohnabrechnung auslagern: Outsourcen Sie in aller Ruhe und Konformität!

Arbeitgeber und Personalverantwortliche: Wird Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung immer komplexer und zeitraubender? Sie sind nicht alleine bei dieser Situation: Es gilt für fast alle, unabhängig von der Industriebranche.

Die Lösung dafür? Die Lohnabrechnung auslagern! 💪

Mit der Auslagerung der Lohnabrechnung können Sie sich auf Aufgaben mit Mehrwert konzentrieren und sich nicht mehr die Haare raufen, wenn ein Mitarbeiter in diesem Monat nicht bezahlt wurde. Sie brauchen Ihren Papierkram nicht mehr zu organisieren, da jemand das für Sie übernimmt.

Sie fragen sich sicher, wie Sie anderen als sich selbst vertrauen können, um die Gehaltsabrechnung für Ihre Mitarbeiter zu bearbeiten. Diese Praxis ist unter Unternehmen, die mittlerweile auf spezialisierte Software setzen, weit verbreitet. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die international expandieren und die Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister delegieren möchten, der sich um alle lokalen Besonderheiten kümmern wird. 🤩

Wir beantworten alle Ihre Fragen! 👇

Lohnabrechnung auslagern: Definition

Was bedeutet das genau?

Mit “Lohnabrechnung auslagern” oder “Lohnabrechnung Outsourcing” spricht man von einer Externalisierung der Aufgabe, das heißt, dass Personaler oder Arbeitgeber die Lohn- und Gehaltsabrechnungen ihrer Angestellten nicht selbst erstellen. Stattdessen wird die Berechnung und Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnungen einem spezialisierten Unternehmen oder Agenturen überlassen, entweder:

  • einem Lohnbüro,
  • einer Online-Plattform bzw. Software, oder
  • einem Steuerberater.

Mit Outsourcing können Sie zeitaufwändige und manchmal komplexe Verwaltungsaufgaben abgeben, damit sich die Personalabteilung um andere Aufgaben kümmern kann, oder damit Sie Geld sparen, wenn Sie in einem kleinen Unternehmen ohne eine Personalabteilung arbeiten.

Die Auslagerung ist auch eine Möglichkeit, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung von Mitarbeitern im Rahmen einer internationalen Tätigkeit zu verwalten und dabei alle länderspezifischen Compliance-Kriterien zu erfüllen.

Welche Services können ausgelagert werden?

Mehrere Dienstleistungen können von Outsourcern übernommen werden, z. B.:

  • Abrechnung brutto und netto,
  • Personaldaten,
  • Lohnartenwerte,
  • Lohnkonto,
  • Lohnjournal,
  • Sofortmeldungen,
  • Überweisungsbelege,
  • FiBu-Buchungslisten,
  • Arbeitszeitkonten,
  • Verwaltung der Urlaubs- und Krankentage,
  • Lohnsteuer-Anmeldung und -Bescheinigung,
  • Jahresabschlussarbeiten und -meldungen,
  • Erstellung der Berufsgenossenschaftsliste,
  • Korrespondenz mit Sozialversicherung, Ämtern, Krankenkassen und Rentenversicherung, usw.

Sie können natürlich frei entscheiden, in welchem Umfang der Outsourcer Ihre Dokumente übernimmt.

Lohnabrechnung Outsourcing: Vor- und Nachteile

Vorteile

⏳ #1 Zeit sparen

Die Auslagerung der Lohnbuchhaltung ermöglicht eine Fokussierung auf Tätigkeiten mit wichtiger Wertschöpfung, die nämlich Umsatz bringen. So können Sie den Papierkram beiseite lassen und Ihre Arbeitszeit optimieren. Agenturen, Lohnbüros, Online-Software und Steuerberater haben das nötige Fachwissen, um Ihnen eine effiziente und persönliche Lohnabrechnung zu liefern.

👛 #2 Kosten sparen

Mithilfe von Analysen und Daten prognostizieren Sie die Kosten für die Lohnabrechnung mit einem gewissen Vorlauf, da die Mitarbeiterzahl Ihres Unternehmens einmalig berechnet wird. Alle anderen Kosten für Personalschulungen oder für die Lohnabrechnungssoftware werden nicht berücksichtigt, um einen besseren Überblick zu erhalten.

🏛️ #3 Gesetzliche Konformität sicherstellen

Die Beauftragung von Experten für Buchhaltung und Gehaltsabrechnung senkt das Risiko von Fehlern und verspäteten Zahlungen. Jeden Monat erhalten Ihre Mitarbeiter ihr Gehalt pünktlich, und das vermeidet interne Konflikte. Unternehmen, die die Gehaltsabrechnung selbst übernehmen, machen im Durchschnitt mehr Fehler als externe Dienstleister. 🤓

💡 Als kleines Extra können einige externe Dienstleister die Lohnabrechnung für Ihre Mitarbeiter im Ausland übernehmen. Da sich die Vorschriften je nach Land ändern, kann das für Unternehmen manchmal Kopfzerbrechen bereiten. Die Dienstleister werden über jeden Prozess im Ausland informiert, um die ordnungsmäßige Entgeltabrechnung Ihrer Mitarbeiter unter Einhaltung der gesetzlichen Kriterien zu gewährleisten.

👉 Das genau bieten Online-Plattformen wie Remote, die eine vertrauensvolle und konforme Verwaltung Ihrer internationalen Personalressourcen, einschließlich der Lohnabrechnung, gewährleisten. Sie brauchen keine lokale Niederlassung zu eröffnen: Remote ist eine Komplettlösung zur Rekrutierung und zur Verwaltung der gesamten internationalen Lohnabrechnung und der Sozialleistungen für Ihre Mitarbeiter im Ausland.

Nachteile

Den richtigen Dienstleister finden

Da es zahlreiche Dienstleister gibt, fällt die Auswahl manchmal schwer. Sie sollte sich jedoch nicht auf den Preis beschränken, da dieser in der Regel auf Kosten der Qualität geht. Alle Leistungen sollten überprüft und zwischen mehreren Akteuren verglichen werden.

Vom Anbieter abhängig

Sie werden "Kunde" dieses Dienstleisters sein, was wahrscheinlich dazu führt, dass Sie auf Verzögerungen bei der Verarbeitung Ihrer Lohnabrechnungen stoßen werden.

Datenschutz

Da die Daten der Mitarbeiter extern weitergegeben werden, müssen Sie sicherstellen, dass die aktuellen Datenschutzregelungen eingehalten werden.

Wie kann man die Lohnabrechnung auslagern?

Lohnabrechnung Outsourcing mit einer Online-Plattform

Sie möchten die Lohn- und Gehaltsabrechnung weiterhin intern abwickeln, befürchten aber, dass Ihnen Ihr Mangel an rechtlichen Kenntnissen zum Verhängnis werden könnte?

Wie können Sie Fehler vermeiden, von Expertenberatung profitieren, ohne Ihre Lohnabrechnung komplett auszulagern?

Wählen Sie eine Online Lohnabrechnungsplattform, die einen Kompromiss zwischen Expertenerfahrung und Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung bildet!

Lohnabrechnung Outsourcing mit dem Steuerberater oder Lohnbüro

In manchen Steuerberatungsfirmen arbeiten Mitarbeiter, die sich auf die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Meldungen an Behörden spezialisiert haben.

Dies kann also interessant sein, wenn dieselbe Agentur bereits Ihre Buchhaltung verwaltet, und zwar sowohl im Hinblick auf die Kosten als auch auf die Datenübermittlung an das Finanzamt.

Kleinstunternehmen greifen häufig auf solche globalen Dienstleistungen zurück.

Auch auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung spezialisierte Unternehmen, sogenannte Lohnbüros, bieten ihre Dienste an, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfangreicher zu verwalten. Diese haben den Vorteil, dass sie mit den neuesten Vorschriften vertraut sind.

Es sind eher mittlere bis große Unternehmen, die sich an sie wenden.

Outsourcing der Gehaltsabrechnung: Kosten

Alles hängt von der Anzahl der Mitarbeiter ab, da die Gebühren degressiv sein können. Rechnen Sie mit etwa 15 bis 25 € netto pro Mitarbeiter. Hinzu kommt manchmal noch Kosten für:

  • die Verwaltung einer digitalen Personalakte pro Arbeitnehmer: ca. 2 bis 5,50 € netto,
  • die Nutzung von DATEV: ca. 1,50 bis 3 € netto pro Lohnzettel,
  • die Registrierung oder Exmatrikulation eines Mitarbeiters: ca. 10 € netto pauschal.

Vergleichen Sie dies mit den Kosten für ein Lohnprogramm oder einen Mitarbeiter, der sich der Lohn- und Gehaltsabrechnung widmet, und finden Sie heraus, was für Sie am rentabelsten ist.

💡 Gut zu wissen: In Durchschnitt kostet ein Lohnabrechnungsprogramm ca. 29 € pro Monat.

Kurz gefasst

Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine willkommene Chance für Unternehmen, die sich von einer zusätzlichen Verwaltungsaufgabe entlasten möchten. Die Organisation und Verteilung der Gehaltsabrechnungen erfordert viel Zeit, vor allem aber Disziplin. Um diesen Schwierigkeiten entgegenzuwirken, ist das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine sehr gute Lösung, die bereits von vielen Unternehmen angenommen wurde.

Ob es sich um eine Auslagerung über ein Programm oder eine Agentur handelt, Ihre Mitarbeiter werden jeden Monat bezahlt und erhalten einen korrekten Lohnzettel, wobei sie die lokalen Vorschriften und Besonderheiten beachten, vorausgesetzt, Ihr Dienstleister ist auf internationale Aktivitäten spezialisiert! 👍

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