Projektabschluss: Wie man ein Projekt richtig abschließt

Ihr Team ist begeistert: Das Projekt, an dem es seit mehreren Wochen gearbeitet haben, ist endlich fertig. Sie sind erleichtert und bereit, sich der nächsten Herausforderung zu stellen.

Nicht so schnell! Was ist mit dem Projektabschluss? Diese letzte Phase eines Projekts ist für jedes gute Projektmanagement unerlässlich und ist ebenso wichtig wie die anderen Schritte, um gute Ergebnisse in zukünftigen Projekten zu gewährleisten.

Wodurch ist der Projektabschluss gekennzeichnet und wie führt man einen Projektabschluss konkret durch? Welche sind die Etappen des Projektabschlusses? Was ist in diesem Zusammenhang ein Projektabschlussbericht und wie erstellt man einen?

Informieren Sie über die notwendigen Schritten in diesem Artikel, wie man einen korrekten Projektabschluss durchführen kann, und laden unsere kostenlose Vorlage herunter, um einen relevanten Projektabschlussbericht zu verfassen!

Projekte sind gemäß Definition zeitlich begrenzte Vorgänge. Das bedeutet, dass jedes Projekt irgendwann zu Ende geht.

Als man ein Projekt abschließt, braucht man einen formalen Schlusspunkt bzw. einen formalen Projektabschluss zu setzen: nach dieser Etappe, gilt das Projekt als offiziell beendet.

Der Projektabschluss besteht aus den folgenden Schritten:

• Produktabnahme, die der erste Schritt der Projektabschlussphase ist: Hier muss das Projektergebnis einem Abnahme-Test unterzogen werden.
  
  
• Projektabschlussbericht, oder Projektabschlussanalyse, oder Projekt-Review: Zentrales Verfahren der Projektabschlussphase, durch das die Ex-post-Kontrolle und Bewertung des gesamten Projekts durchgeführt wird. Es handelt sich um eine Abschlusspräsentation, die einer Schätzung entspricht, in der die Abweichungen bezüglich der Kosten und der Leistungs- und Qualitätsmerkmale in Betracht gezogen werden.
  
  
• Erfahrungssicherung, oder Lessons Learned: Hier handelt es sich um eine Sammlung von Daten, die als Basis für das Bilden von Erfahrungsdatenbanken ist.
  
  
• Projektauflösung: Sie ist der letzte Schritt der Projektabschlussphase, in dem das Team auf neue Aufgaben übergeleitet wird und die vom gerade beendeten Projekt übrig gebliebenen Ressourcen einem anderen Projekt zugewiesen werden.

Ein Projekt gilt als abgeschlossen, wenn die Projektziele erreicht sind, die mit dem Auftraggebern bzw. den Stakeholdern vereinbart wurden.

☝ In dem Fall, dass das Projekt trotzdem abgeschlossen wurde aber die Ziele nicht erreicht wurden, spricht man von Projektabbruch.

Ein Projekt gilt als richtig abgeschlossen, als das Projektergebnis vom Projektteam in geeigneter Form festgestellt wird. In der Regel findet die Notation des Projektergebnisses schriftlich durch die Verfassung des Projektabschlussberichts statt.

Nach DIN 69901, soll der Projektabschlussbericht eine „zusammenfassende, abschließende Darstellung von Aufgaben und erzielten Ergebnissen, von Zeit-, Kosten- und Personalaufwand sowie gegebenenfalls von Hinweisen auf mögliche Anschlussprojekte“ enthalten.

Die Erstellung eines Abschlussberichts ist nicht besonders schwierig, es müssen nur ein paar einfache Schritte befolgt werden.

Lassen Sie uns diese gemeinsam betrachten.

Dieser kurze Abschnitt soll den gesamten Kontext des Projektes erwähnen. Jemand, der den Bericht liest, ohne das Projekt zu kennen, sollte in der Lage sein, in wenigen Zeilen das Wesentliche zu verstehen.

Hier können zum Beispiel gezeigt werden:

• Das Hauptziel des Projekts,
• Seinen Umfang,
• Der Projektauftraggeber,
• Der Projektleiter,
• Die Mitarbeiter (Projektteam),
• Die gesamten Projektkosten,
• Die Dauer, usw.

Dieser Teil des Abschlussberichts ist besonders interessant, um auf einen Blick zu verstehen, ob das Projekt in Bezug auf verschiedene Kriterien (Budget, Termine, etc.) erfolgreich war oder nicht.

In dieser Hinsicht wird es in diesem Abschnitt gezeigt, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden oder nicht. Es sind nämlich die folgenden Kategorisierungen zu benutzen:

• Erreicht,
• Nicht erreicht,
• Überschritten.

👉 Diese Maßnahmen sollten mit einem Kommentar versehen werden, die den Grund für das Erreichen oder Nicht-Erreichen des Ziels erklärt.

Hier ist ein Beispiel für eine Tabelle, die Sie in Ihren Bericht einfügen können:

In den früheren Phasen des Projekts haben Sie höchstwahrscheinlich bereits in der Machbarkeitsstudie eine Risikoanalyse durchgeführt und diese dann während des Projektmanagements im Verlauf des Projekts angereichert.

Im Projektabschlussbericht können Sie:

• Auf die erwarteten Risiken zurückgehen, um zu sehen, ob sie tatsächlich eingetreten sind und ob sie unter Kontrolle gehalten wurden;
• Ihre Auswirkungen auf das Projekt zu notieren;
• Die unvorhergesehenen Risiken, die aufgetreten sind, zu erwähnen.

Das Ziel dieses Abschnitts besteht darin, zu bewerten, ob die technischen Entscheidungen, die getroffen wurden, am besten geeigneten waren.

Für jede gewählte Option kann es beurteilt werden, ob :

• Sie erlaubt hat, das Ziel zu erreichen;
• Sie sich negativ auf das Projekt ausgewirkt hat. In diesem Fall sollte man versuchen, zu verstehen, warum und wie das passiert ist. Dann ist es auch abzuwägen, welche Optionen in Zukunft in Betracht gezogen werden können, um besser auf die technische Problematik reagieren zu können.

Zusammenfassend gilt das Prinzip: Behalten Sie, was funktioniert, und finden Sie neue Optionen, die Sie bei Ihren nächsten Projekten ausprobieren können.

Die methodischen Entscheidungen müssen auf die gleiche Weise analysiert werden, wie die technischen Entscheidungen. So kann das Projekt mit der Gewissheit abgeschlossen werden, ob die aktuelle Organisation gut funktioniert oder ob sie ganz oder auf bestimmten Ebenen geändert werden muss.

In diesem Zusammenhang muss man für die Analyse in diesem Abschnitt:

• Die Organisation des Projekts mit seinen verschiedenen Rollen,
• Die verwendete Projektmanagement-Methode,
• Die Dokumente, usw.

in Betracht ziehen.

In diesem Abschnitt muss man sich die folgende Frage stellen: war der Auftraggeber bzw. der Kunde mit dem nun abgeschlossenen Projekt zufrieden?

Zur Auswertung kann man dem Stakeholder einen Bewertungsfragebogen anbieten, oder ein paar offene Fragen stellen, usw.

Hier sind die verschiedenen Fragen, die angesprochen werden können:

• Entspricht das Projekt dem ursprünglichen Bedarf?
• Wurde das Projekt pünktlich geliefert?
• Lief das Projekt reibungslos und war die Organisation genügend effizient?
• War die Kommunikation mit dem Projektteam klar?
• Was könnte verbessert werden?

Dieser Teil soll synthetisch sein und alle Erfahrungstipps aus den Misserfolgen und Erfolgen des Projekts zusammenfassen.

Der Projektleiter sollte dann eine kurze Zusammenfassung zum Abschluss des Projekts schreiben.

Es sollte damit schnell beurteilt, ob:

• Das Projekt geliefert wurde;
• Ob es die Erwartungen und Anforderungen erfüllt hat;
• Die wichtigen Verbesserungsbereiche, die bei weiteren Projekten berücksichtigt werden sollen.

Um Sie bei der Durchführung Ihres Projektabschlussberichts zu unterstützen, stellen wir Ihnen eine kostenlose Vorlage zur Verfügung. Laden Sie das Musterdokument zum Ausfüllen herunter!

Sie werden hier alle soeben beschriebenen Kategorien, die für die Beurteilung Ihres Projekts wesentlich sind, welche:

1. Projektübersicht;
2. Lückenanalyse;
3. Analyse des Risikomanagements;
4. Bewertung der technischen Ausrüstung;
5. Bewertung der Methode;
6. Kundenzufriedenheit;
7. Erworbenes Wissen;
8. Allgemeine Zusammenfassung des Projektleiters.