Die Grundlagen des Projektmanagements in 6 Schritten

Ein effizientes Projektmanagement erfordert solide Grundlagen, auf die aufgebaut werden können. Es ist also unerlässlich, im Vorhinein alle Phasen in einem Projektplan zu erläutern.

Doch wo sollte man am besten anfangen?

Heutzutage bewegen sich Unternehmen in einem zunehmend wettbewerbsorientierten Umfeld. Sie müssen an komplexen und innovativen Projekten arbeiten.

Ist es möglich, alle grundlegenden Elemente, die für eine einwandfreie Durchführung eines Projekts wichtig sind, zu beachten? Sind Sie in der Lage, alle Aufgaben zu absolvieren, die zugewiesenen Budgets zu berücksichtigen und sämtliche Fristen einzuhalten?

Die Antwort darauf lautet, ja!

Doch für eine erfolgreiche Planung und Konzeption eines Projekts ist eine genau strukturierte Methode notwendig.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie sie mit den richtigen Werkzeugen die Phasen eines Projektes planen können. Dieser Prozess erfordert eine Reihe von komplexen Aufgaben. Deshalb stellen wir Ihnen außerdem eine Auswahl von essenzieller Projektmanagement Software vor. Doch lernen Sie zuerst die Projektmanagement-Grundlagen kennen.

Der Lebenszyklus eines Projektes besteht aus einer Reihe von Phasen. Doch stürzen Sie sich nicht Hals über Kopf auf das Projekt. Zunächst sollten Sie sich mit der wesentlichen Phase der Projektplanung befassen.

Die Aufgaben des Projektleiters:

• Verschiedene Aufgaben identifizieren,
• Aufgaben hierarchisieren,
• Dauer und Fristen der Aufgaben definieren,
• Kosten und Personalkapazität bestimmen,
• Alle Schritte im Detail planen.

Diese Vorbereitung erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit. Doch der Projektmanager kann viele Vorteile aus diesem Schritt ziehen.

Den Zweck des Projekts zu verstehen ist grundlegend. Das vorherige Abwägen minimiert das Risiko, im Laufe des Projekts die falsche Richtung einzuschlagen.

💡 Die Methode:

Seien Sie sich vor jeder Planung über Folgendes im Klaren:

• die erwarteten Ergebnisse,
• die einzuhaltenden Fristen,
• das zur Verfügung stehende Budget.

Der Erfolg des Projektes hängt zu einem Großteil von dieser wichtigen Phase ab.

💡 Die Methode:

Wenden Sie einen Projektstrukturplan (PSP) an, im Englischen auch bekannt als Work Breakdown Structure (WBS). So stellen Sie sicher, alle Aufgaben genau zu definieren und keine zu vergessen.

Der Projektstrukturplan im Video:

Wenn Sie alle Ihre Aufgaben identifiziert haben, wird es Zeit, sie miteinander zu verknüpfen, um sie zu organisieren. Dies wird als Aufgabenplanung bezeichnet.

Jede Aufgabenfolge hat Vorgänger und Nachfolger. Die Aufgaben sind miteinander verknüpft. Es gibt vier Arten von Beziehungen:

• Ende-Anfang-Beziehung: Aufgabe B kann nicht gestartet werden, bevor Aufgabe A abgeschlossen ist.
• Ende-Ende-Beziehung: Aufgabe B kann erst abgeschlossen werden, wenn Aufgabe A abgeschlossen ist. Es ist jedoch nicht zwingend erforderlich, mit Beginn von B zu warten, bis A beendet ist.
• Anfang-Anfang-Beziehung: Aufgabe B kann erst gestartet werden, wenn Aufgabe A gestartet ist. Es ist nicht zwingend erforderlich, B zur gleichen Zeit wie A zu beginnen.
• Anfang-Ende-Beziehung: Aufgabe B kann erst abgeschlossen werden, wenn Aufgabe A begonnen wurde.

Beachten Sie, dass der Projektmanager mehrere Szenarien für die Aufgabenplanung vorsehen kann. Je nach Projektfortschritt und den aufgetretenen Schwierigkeiten bleibt also die Option eines anderen Plans bestehen.

💡 Die Methode:

Die Aufgabenplanung, insbesondere bei komplexen Projekten, erfolgt häufig mithilfe des PERT-Diagramms bzw. des Erieignisknoten-Netzplans.

Dieses wird generell parallel zum Gantt-Diagramm verwendet. Sein vernetzter Aufbau enthüllt die Verbindungen und Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben sowie deren Ausführungszeit.

In der Praxis wird eine Aufgabe durch einen Pfeil dargestellt, der von zwei Knoten umgeben ist. Diese Knoten stellen die Phasen des Projekts dar. Jede Phase hat ein frühestes und ein spätestes Datum.

Die Netzplantechnik und das Gantt Diagramm im Video:

Mit diesem entscheidenden Schritt erhalten Sie einen korrekten Überblick über die gesamte Projektdauer.

Aber Vorsicht, es erfordert die Einbeziehung aller Akteure. Jeder ist am besten in der Lage, die benötigte Zeit für die ihn betreffenden Aufgaben richtig einzuschätzen.

Berücksichtigen Sie außerdem immer die verschiedenen Zeitrahmen, um Ihren Zeitplan zu optimieren. Beispielsweise müssen aus rechtlichen Gründen bestimmte Aufgaben unbedingt bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen sein.

💡 Die Methode:

Das PERT-Diagramm hilft dabei, die frühesten und spätesten Termine für jede Aufgabe zu bestimmen. Mit der Methode des kritischen Pfades (oder Critical Path Method) können Sie dagegen die Dauer des gesamten Projekts ermitteln.

Die Methode des kritischen Pfads im Video:

Man muss entscheiden, wer sich um welche Aufgabe kümmert. Definieren Sie dazu die Zeit, die jeder am Projekt Beteiligte für die Ausführung der Aufgaben braucht.

Schließen Sie auch externe Dienstleister ein. Berücksichtigen Sie alle Einschränkungen, wie z. B. Urlaub, Feiertage oder Zeit für andere Aufgaben.

Sobald die vorherigen Schritte abgeschlossen sind, brauchen Sie nur noch Ihren Kalender zu erstellen.

💡 Die Methode:

Auf der Grundlage Ihres PERT-Diagramms können Sie jetzt Ihr Gantt-Diagramm erstellen.

Es stellt in einer Tabelle die verschiedenen Aufgaben eines Projekts mithilfe von horizontalen Balken dar. Diese sind durch einen Anfang und ein Ende abgegrenzt. Auf diese Weise lässt sich der Fortschritt Ihres Projekts leicht visualisieren.

Das Gantt-Diagramm ist auch ein gutes Hilfsmittel zur Darstellung von Meilensteinen. Meilensteine sind Schlüsselpunkte im Projektlebenszyklus (Ende einer Phase, wichtiges Ereignis wie die Einführung eines Produkts, Bilanz usw.). Vorsicht, sobald ein Meilenstein überschritten ist, gibt es kein Zurück mehr.

Bei kleineren Projekten mit einer einfachen Zeitverwaltung wird in der Regel direkt das Gantt-Diagramm verwendet. In diesem Fall wird das PERT-Diagramm weggelassen.

Ein Projektplan wird in der Regel in Tabellen- oder Diagrammform dargestellt und enthält die wichtigsten Daten. Es verschafft den Teams einen Überblick und ermöglicht es:

• Ideen im Vorfeld zu strukturieren. Welche Aufgaben sind für die Durchführung des Projekts wirklich unverzichtbar? Welche Ressourcen müssen beantragt werden? Ein Projekt zu planen bedeutet, seine Ideen zu organisieren.
• Den Projektfortschritt genau zu verfolgen. Abweichungen sollten während des Projektverlaufs erkannt werden, um rechtzeitig zu reagieren.
• Die Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern. So kann jeder seinen Platz innerhalb des Projekts und die Auswirkungen seiner Arbeit auf das Ganze erkennen.
• Die richtigen Ressourcen entsprechend der Dauer der Aufgaben zuzuweisen. Mögliche Überschneidungen können identifiziert werden, um Projekte realistischer durchzuführen.

Eine Projektplanung mit Excel ist durchaus möglich. Darüber hinaus verfügt die Mehrheit der Unternehmen bereits über die berühmte Kalkulationstabelle. Die Versuchung, sie zu verwenden ist daher groß. Insbesondere für die Ausarbeitung des Gantt-Diagramms.

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie vorgehen müssen.

Während die Verwendung von Excel auf den ersten Blick vorteilhaft ist, hat das Tool einige Einschränkungen. Dies gilt insbesondere für das Management großer Projekte. In der Regel durchlaufen sie mit der Zeit Veränderungen und erfordern die Einbeziehung vieler Mitarbeiter. Was sind die größten Einschränkungen von Excel für das Projektmanagement?

• Es ist nicht dynamisch. Das Hinzufügen neuer Aufgaben erfordert beispielsweise zusätzliche Arbeitsschritte.
• Es ist nicht kollaborativ. Excel erlaubt es unter anderem nicht, Teams einzuladen, um direkt am Gantt-Diagramm zu arbeiten.
• Es fehlt an Übersicht und Lesbarkeit.

Je nach Ihren Bedürfnissen kann es also sinnvoll sein, eine Projektmanagement-Software zu verwenden.

Wieso sollten Sie eine Projektmanagement-Software zur Erstellung Ihres Zeitplans verwenden?

• Sie berücksichtigen die vielen Rahmenbedingungen des Projekts und erleichtern die Umsetzung der zuvor aufgezählten Schritte.
• Sie sind vielseitig einsetzbar und ermöglichen es, die Nachbereitung der Planung sicherzustellen und bei Problemen leichter zu reagieren.
• Sie erleichtern den Austausch und die Kommunikation zwischen den Akteuren des Projekts.

Aber welches Angebot sollten Sie für Ihre Bedürfnisse wählen?

Wir nehmen einige bewährte Softwares unter die Lupe.

Sciforma unterstützt das Project Management Office bei der Verwaltung des gesamten Projektzyklus.

Mit dieser Software können Sie eine große Anzahl komplexer Projekte verwalten, sowohl auf operativer als auch auf strategischer Ebene.

Mehr über Sciforma:

• Perfekt kontrollierte Projektplanung: Gantt-Diagramm, Verwaltung von Abhängigkeiten usw.
• Eine erhöhte Reaktionsfähigkeit auf Planungsprobleme.
• Vereinfachte Ressourcenzuweisung.
• Schnelle Implementierung und einfache Steuerung.

Agantty ist eine Software für das Erstellen von Projektplänen in Form von Gantt-Diagrammen. Es verwaltet Aufgaben in übersichtlichen Listen oder Gruppen und vereinfacht die Zusammenarbeit. Mit Agantty sind Ihre Daten sicher. Das Programm ist DSGVO-konform und ISO 27001-zertifiziert.

Mehr über Agantty:

• Absolut kostenlos.
• Einsteigerfreundlich.
• Unbegrenzte Anzahl Projekte, Aufgaben und Teammitglieder.
• Datensicherheit: ISO 27001- und GDPR-Zertifikate.

Bei der Projektplanung müssen viele Variablen berücksichtigt werden. Sie müssen daher sicherstellen, dass Sie die erforderliche Projektmanagementmethode rigoros anwenden.

Deshalb raten wir Ihnen, eine Software zu verwenden, die Sie in Ihren Prozessen intelligent begleitet. So werden schwer vorhersehbaren Termin-, Ressourcen- und Budgetprobleme vermieden.

Darüber hinaus gehen diese Software-Tools über ein einfaches Aufgabenplanungs-Tool hinaus. Denn sie umfassen das Projektmanagement als Ganzes. Verwaltung des Projektlebenszyklus, Verfolgung von KPIs, kollaborativer Austausch, gemeinsame Nutzung von Dokumenten usw.

Dank dieser Tools gibt es für den Projektleiter keine unangenehmen Überraschungen mehr.

Und, wie planen Sie Ihre Projekte? Welche Software verwenden Sie? Erzählen Sie uns in Kommentaren von Ihren Erfahrungen.