CRM kostenlos: Die beste Software auf dem Markt für 2021

Sie suchen die beste kostenlose CRM Software für Ihr Unternehmen? Um die Verwaltung Ihres Unternehmens zu verbessern, sollten Sie sich für den Einsatz eines CRM-Systems (Customer Relationship Management) entscheiden.

Unter den vielen CRM-Tools auf dem Markt gibt es auf jeden Fall das beste kostenlose CRM, das man in Betracht ziehen sollte. Welche Optionen stehen aber Ihnen zur Verfügung, und welche Funktionen sind für die Verwaltung der Kundendaten zu berücksichtigen?

Um herauszufinden, welches CRM-System am besten zu Ihren Anforderungen passt, finden Sie hier eine Auswahl an CRM Software im SaaS-Modus, die Ihnen bei der Entscheidung helfen soll.

Eine CRM Software erfasst die Kontaktdaten der Kunden eines Unternehmens, wie zum Beispiel Telefonnummer, E-Mail-Adresse, soziale Medien, bevorzugte Kontaktart, Anzeige und mehr. Es kann auch andere Informationen automatisch erfassen, wie z. B. Daten zu den jüngsten Geschäftsaktivitäten.

CRM Software erfasst diese Informationen in der Regel, um einen Überblick über die Kontakte und Geschäftsdaten des Unternehmens wiederzugeben.

Das CRM-System organisiert die Informationen so, dass der Benutzer die Entwicklung der Interaktionen des Unternehmens genau nachvollziehen kann. Dies ist nützlich, wenn neue Marketingstrategien implementiert werden müssen oder wenn bestehende Strategien angepasst oder korrigiert werden müssen.

Tatsächlich verbessern die CRM Software das Kundenbeziehungsmanagement auf 360-Grad-Basis und liefern wichtige Daten, um gezieltere Angebote und Gespräche mit Kunden zu gestalten.

Zunächst einmal muss man bedenken, dass es verschiedene CRM-Programme gibt, von denen jedes eine bestimmte Kombination von Funktionen aufweist.

Generell sollte eine gute CRM jedoch die folgenden Funktionalitäten bereitstellen:

• Ein Online-Chat;
• Ein Diskussionsforum;
• Eine Kontaktadresse (E-Mail);
• Online-Tickets, mit denen Sie Probleme melden oder Unterstützung anfordern können;
• Informationsdienste auch in anderen Medien;
• Angebote und Rechnungen;
• Kundenzahlungshistorie;
• Verfolgung der Kommunikation mit dem Kunden.

Heutzutage werden es sehr oft Freeware CRM und Open Source CRM für das gleiche Konzept verwechselt. Aber das ist falsch: Tatsächlich kann Open-Source-Software bezahlt werden und manche freie Software ist nicht Open Source!

Zum besseren Verständnis des Unterschieds…

Eine Open-Source-Software bezieht sich auf eine Software, deren Quellcode offen ist. Jeder kann darauf zugreifen und die Funktionalitäten der Software nach Belieben verändern, solange er über gute Programmierkenntnisse oder Ressourcen verfügt, die es erlauben, das Tool korrekt zu konfigurieren. Einige Lösungen bieten eine vorkonfigurierte Version an, wobei gegen eine Gebühr Unterstützung bei der Installation erhältlich ist.

Freeware wird auch als freie Software bezeichnet. Es handelt sich um eine kostenlose Software, die mit gewissen Einschränkungen genutzt werden kann.

Egal ob Sie eine CRM für Privatpersonen wählen, oder wenn Sie ein Startup, ein großes Unternehmen, ein KMU oder unabhängige Organisationen sind, eine CRM Software muss es Ihnen ermöglichen:

• Die Verwaltung von Kontakten (Kunden, Interessenten, Partner) durch die Zentralisierung aller Informationen in einer Datenbank, um Ihre Geschäftsmöglichkeiten leichter zu verfolgen;
• Ihre Zielgruppe zu segmentieren, um gezielte Marketingkampagnen zu erstellen;
• Ihre Angebote an Ihre Ziele anzupassen und so Ihre Konversionschancen zu erhöhen;
• Ihre Verkaufsprospektion mit Systemen für die Nachverfolgung, Terminvereinbarung und die Historie des Austauschs zwischen Ihren Mitarbeitern und Ihren Interessenten zu organisieren;
• Den Verkaufsprozess zu automatisieren;
• Leistungskennzahlen zu überwachen: Für jede Datei beobachtet die Software, welche Aktionen für Ihren Vertrieb erfolgreich waren oder nicht, und lenkt Ihre Bemühungen besser auf die Punkte, die verbessert werden müssen.

Wenn Sie auf der Suche nach einem kostenlosen CRM sind, sollten Sie wissen, was Sie erwartet.

Kostenlose Versionen von CRM Software sind manchmal in Bezug auf ihre Möglichkeiten eingeschränkt:

• Viele Software-Hersteller bieten attraktive Freemium-Angebote zum Nulltarif an, aber nur innerhalb eines Limits von Benutzern, Kontakten, Speicherdatenvolumen usw;
• Funktionsumfang: Kostenlose Software bieten nur grundlegende Funktionen, während andere, oft unverzichtbare, manchmal nur als kostenpflichtige Optionen verfügbar sind, wie z. B. Analysetools, Berichtstabellen oder spezifischere Konfigurationen (z. B. für Ihre Lagerverwaltung oder Ihre Rechnungsstellung);
• Dauer der Nutzung: kostenlose Testversionen sind manchmal nützlich, um die Software mit allen vorgeschlagenen Funktionen zu testen, aber das Angebot ist zeitlich begrenzt.

✅ Es liegt an Ihnen, je nach Größe und Umfang Ihres Unternehmens zu klären, wofür Sie Ihre Software einsetzen wollen. Wenn Ihr Unternehmen noch jung oder im Wachstum begriffen ist, mag ein kostenloses Software- oder Freemium-Angebot genügen, aber es wird schnell unzureichend werden, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Die wichtigsten CRM-Funktionen, die eine gute CRM Lösung ausmachen, müssen es Ihnen ermöglichen:

• Die Annäherung an neue Möglichkeiten, durch die Nutzung neuer Kanäle, die die Anziehung, Umwandlung und damit den Verkauf erlauben;
• Die Verbesserung und Optimierung des Managements aller Unternehmensaktivitäten, egal ob sie unternehmensintern oder extern, d.h. in Bezug auf Kunden, stattfinden;
• Die richtigen Impulse, um eine adäquate Betreuung von Bestandskunden zu liefern, hochqualifizierten Leads zum Kauf oder auch Interessenten zu entwickeln;
• Ein direkter und effektiver Verkaufsprozess, indem Sie eine optimale Arbeitsverbindung zwischen Marketing- und Vertriebsteam schaffen.

Je nach Ihren Prioritäten und den Besonderheiten des Betriebs Ihrer Struktur sollten Sie die Eigenschaften Ihres idealen CRM definieren, d.h. die Software, die Ihnen bei der Verwaltung Ihres Unternehmens Zeit spart.

Hier sind einige wesentliche Kriterien, die bei der Auswahl Ihrer zukünftigen Software eine Rolle spielen werden:

• Die Benutzerfreundlichkeit und die Geschwindigkeit der Software;
• Das technische Datenblatt mit zugehörigen Merkmalen;
• Die möglichen Integrationen.

Fragen Sie sich abschließend, was es in der Praxis bedeutet, eine freie Software zu haben: Sind Sie mit den eingeschränkten Versionen zufrieden? Können Sie verzögerte oder indirekte Kosten auslösen? Heute gibt es CRMs, die leistungsstarke Funktionen zu erschwinglichen Abo-Versionen anbieten.

Es liegt an Ihnen, eine CRM-Lösung zu finden, ob kostenlos oder nicht, die mit Ihrer Geschäftsstrategie übereinstimmt. Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie Ihre Kundenverwaltung über eine Freeware-Software betreiben wollen.

Der Markt bietet in dieser Hinsicht zahlreiche free CRM Möglichkeiten, wie, zum Beispiel Zoho CRM. Sie können einige CRM Software durch einen kostenlosen Download bekommen.

Aber welche sind die besten CRM Lösungen im 2021? Sehen wir sie Schritt für Schritt an.

Unsere Auswahl basiert auf kostenloser CRM Software, die sich auf dem Markt zu finden sind und sich an unterschiedliche Einsatzzwecke und Geschäfte anpassen können. Sehen Sie sich die Besonderheiten und Stärken eines jeden im Detail an!

Agile CRM ist eine All-in-One-Software, ideal für die Automatisierung von Marketing und Vertrieb über eine einzige Plattform. Mit einer modernen, schnellen und effizienten Schnittstelle unterstützt diese Software Unternehmen, die mehr und mehr Geschäfte abschließen wollen.

Eine All-in-One-Software verstärkt die Zusammenarbeit der Teams, da alle wichtige Funktionen auf derselben Plattform sind.

Die Funktionalitäten von Agile CRM lassen sich in zwei Hauptgruppen einteilen:

Vertrieb:

• 360-Grad-Ansicht der Interaktionen mit Kontakten;
• Zeitleiste für die chronologische Verfolgung von Interaktionen;
• Synchronisierung mit dem Google-Kalender (Veranstaltungen, Meetings und Verkaufsdemos);
• Deal-Tracking;
• Projektmanagement;
• Erweiterte Analysen und Berichte;
• Automatische Bewertung der Konversion, usw.

Marketing:

• Marketing-Automatisierung mit Drag-and-Drop Funktionen;
• Pop-up-Personalisierung;
• Höhere Konversionsraten durch Registrierungsformulare und Umfragen;
• Automatisierung von E-Mail-Kampagnen, einschließlich: Newsletter, A/B-Tests, Statistiken;
• Analyse des Besucherverhaltens Ihrer Website, usw.

• Gamification des Vertriebs;
• Integration von VoIP-Tools wie Twilio, RingCentral und SIP-Konten;
• Integration in soziale Netzwerke und mobiles Marketing;
• Mobile App auf iOS und Android.

Das Tool ist etwas komplex und kann für ungeübte Personen schwer zu verstehen.

Die kostenlose Version von Agile CRM umfasst:

• 10 Benutzer,
• 1.000 Kontakte,
• unbegrenzte Deals, Aufgaben und Dokumente,
• Lead Scoring,
• E-Mail Tracking,
• grundlegende Verkaufs- und Gesprächsplanung.

☝ Erweiterte Versionen starten ab $8,99 pro Benutzer pro Monat.

Bitrix24 ist ein Full-Service-Tool, das eine kostenlose Version mit grundlegenden CRM-Funktionen bietet.

Bitrix24 bietet verschiedene Apps für den Desktop und mobile Geräte, sowie viele Funktionen im Dashboard, wie ein Auftragsmanagement, die es ermöglichen, Aufgaben praktisch zu verwalten.

In Bitrix24 können Sie all Ihre Aufgaben in den hauseigenen Planer eintragen und agil managen.

Unter den zahlreichen Funktionen, die Bitrix24 dem Benutzer zur Verfügung stellt, sind die folgenden zu erwähnen:

• To-Do-Listen fürs Team & Abhängigkeiten;
• Arbeitslastverwaltung;
• Erweiterte Berichterstellung & Gantt-Diagramme;
• Kanban-Board für die Visualisierung von Aufgaben des Teams;
• Automatisierte Arbeitsabläufe & Vorlagen;
• Umwandlung von E-Mail zu Aufgabe.

• Data Protection: Die eingetragenen Daten werden bei der On-Premise-Version auf Ihrem Server und nicht in der Cloud gespeichert;
• Integriertes Human Resources- und Kundenbeziehungsmanagement;
• Es sind verschiedene praktische Social-Intranet-Funktionen zur Verfügung.

• Sehr anspruchsvoll und aufwendig in der Einarbeitung wegen des Funktionsumfangs;
• Know-How bei der Installation notwendig.

Kostenlose Version → Software mit Basic-Funktionen ausgestattet;

Kostenpflichtige Version → Special Tarife (Feature-Staffelung)

• Start+ (inklusiv 2 Nutzer) = 19 Euro pro Monat;
• CRM+ (inklusiv 6 Nutzer) = 55 Euro pro Monat;
• Project+ (inklusiv 24 Nutzer) = 55 Euro pro Monat.

☝ Preise nicht pro Nutzer.

Business Tarife

• Standard (inklusiv 50 Nutzer) = 79 Euro pro Monat;
• Professional (unbegrenzte Nutzerzahl) = 159 Euro pro Monat.

☝ Preise nicht pro Nutzer.

Bitrix24 wird von mehr als 2 Millionen Unternehmen und Organisationen weltweit genutzt. Der Erfolg dieser Software erklärt sich durch das Zusammenspiel der vielen kostenlosen Funktionen, die sich an alle Mitarbeiter eines Unternehmens richten.

Diese Software ist nicht nur ein Projektmanagement-Tool, sondern auch ein Managementprogramm für das CSR, das CRM sowie die Verwaltung von Dokumenten und Agenden, das zudem auch Tools für das Messaging (Team Chat) und Personalwesen integriert. Die Gratisversion bietet zwar eingeschränkte Funktionen, ist für unbegrenzt viele Nutzer kostenlos.

CentralStationCRM ist eine CRM Software für kleinunternehmen und mittelständische Unternehmen: Das einfachste CRM für KMUs und kleine Teams — webbasiert und in 60 Sekunden startklar.

Es handelt sich um eine Lösung, die zu den wichtigsten Anbietern in Deutschland gehört und mit einer Cloud-basierten Anwendung arbeitet, auf die Sie über Internet zugreifen können und so einen guten Überblick über Ihr CRM haben.

Das Tool nimmt Ihnen die Arbeit in vielen Bereichen ab:

• Speicherung von Daten: Die Daten werden direkt beim Herausgeber 42he gespeichert;
• Erleichterte Auswertung von Informationen;
• Der Funktionsumfang umfasst unter Anderem das Kontaktmanagement, Opportunity-Management und das Management von Konten.

• Ziemlich einfach und selbsterklärend beim Erleben;
• Gutes Look & Feel bei der Arbeit;
• Schnelle Lösungen bei Bedarf und zuverlässig im Betrieb und im Helpdesk;
• Benutzerfreundlichkeit;
• Bis zu 3 Benutzern ist die Software kostenlos;
• Die Hardware ist in Deutschland basiert, was heißt, dass sie der DSGVO konform ist.

• Eingeschränkte Funktionalitäten;
• Der Datenexport ist nur mit einer früheren Excel-Version möglich.

Starter-Version: kostenlos → Für Start-ups: 3 Nutzer, 200 Kontakte, 20 MB Datenspeicher;

Team-Version: 19 € / Monat → Für kleine Teams: 3 Nutzer, 1.000 Kontakte, 1 GB Datenspeicher;

Small Office-Version: 39 € / Monat → Das beliebtestes Angebot: 10 Nutzer, 3.000 Kontakte, 3 GB Datenspeicher;

Business-Version: 89 € / Monat → Für kleine Unternehmen, 20 Nutzer, 9.000 Kontakte, 6 GB Datenspeicher;

Enterprise-Version: 169 € / Monat → Für alle KMUs: 40 Nutzer, 27.000 Kontakte, 15 GB Datenspeicher.

EngageBay ist eine All-in-One-Software, die Ihr Unternehmen und Ihre Kunden mit einer unkomplizierten, leistungsstarken und einheitlichen Plattform für alle Ihre Marketing-, Verkaufs- und Serviceanforderungen verwaltet.

Unter den vielen Funktionen von EngageBay sind folgende besonders bemerkenswert:

Vertrieb:

• 360-Grad Vision des Kundenstamms;
• Lead Scoring;
• Vollständige Übersicht über jede Interaktion mit Leads.

E-Mail-Marketing:

• Versand von Newsletter mit Sonderaktionen zum Beispiel;
• Leistungsstarker E-Mail-Tracker, um die Aktionen des potenziellen Kunden zu verfolgen;
• E-Mail-Öffnungen, Klicks und andere wichtige Metriken mit einem Mausklick in EngageBay verfolgen.

Sales Funnel:

• Automatisierung des Verkaufstrichters mit fortschrittlichen Tools zur Verkaufsautomatisierung;
• Erhöhung der Kundenbindung in nur wenigen Schritten durch die Pflege der Leads.

• Keine Begrenzung bei der Anzahl der Tickets, die beantwortet werden müssen;
• Versand von proaktive Nachrichten, um einen Live-Chat zu starten;
• Sammeln von Kundeninformationen und -verhalten zur Personalisierung Ihrer Kundenansprache;
• Mehrere Agenten können an dem Chat teilnehmen, um Probleme und Anfragen zu lösen.

Schulungshandbücher könnten verbessert werden.

Die kostenlose Version reicht für Einsteiger, da sie folgende wichtige CRM-Funktionen bietet:

• 500 Kontakte,
• 1000 E-Mails,
• Listen, Segmentierung,
• Predictive Lead Scoring,
• E-Mail Vorlagen,
• Landing Pages,
• 360 Grad Vision des Kunden,
• E-Mail Tracking,
• Ticketing Management, Contact Management, usw.

Für weitere Funktionen und mehr Kontakte und E-Mails sind andere Versionen ab $10,79 / Benutzer / Monat erhältlich.

SuiteCRM ist eine kostenlose CRM-Software im Open-Source-Modus, die mehr als 4 Millionen Nutzer zählt. Sie kann als direkte Alternative zu Salesforce verglichen werden, wegen seiner reichhaltigen Ausstattung an Funktionen.

• Vertrieb: Module zur Vertriebsautomatisierung, Versand von personalisierten Nachrichten, Optimierung der Konversionsrate, usw.;
• Marketing: Modellierung der Personas, Segmentierung der Kontakte, Automatisierung von Marketing-Aufgaben, Versand von Marketing-Content, usw.;
• Berichte: Erstellung und Verwaltung von Berichten und Analysen, basierend auf Echtzeit-Daten;
• Kunden: 360-Grad-Blick auf Ihre Kontakte;
• Workflow: Automatisierung von wichtigen Aktionen innerhalb des CRM, um das Team von zeitraubenden Verwaltungsaufgaben zu befreien;

• Wachsende Community, die ständige Verbesserungen, Dokumentationen und Tests bereitstellt;
• Die Flexibilität des Open Source bringt Ihnen Freiheit bei der Anpassung des Systems an Ihre Bedürfnisse;
• Integration zahlreicher Systemen dank der Open REST API.

Die Implementierung der Software kann etwas zeitraubend sein, sowie die Updates der Integrationen.

Die Software ist Open Source, d. h. sie ist völlig kostenlos und kann an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

TecArt macht Ihren Vertrieb, Ihr Marketing und Ihren Service zu einem perfekten Kundenerlebnis. Workflows für E-Mails, Aufträge & Rechnungen, Tickets und Projekte automatisieren Ihre Routinearbeiten und durch TecArt sparen Sie auch unnötige IT-Kosten. So erzielen Sie mehr Umsatz.

Das Cloud CRM ist Made & Hosted in Germany. Starten Sie mit der Freeware ohne Risiko. Skalieren Sie jederzeit Nutzer, Module und Erweiterungen. So bleiben Ihre Software-Kosten flexibel.

Zu den Funktionen von TecArt gehören unter anderem:

• Zugriff von mobilen Geräten;
• Analyse der Umsatzentwicklung;
• Dokumentenarchivierung;
• Verwaltung der Kontakte;
• Kalenderverwaltung;
• Workflow-Management;
• Alarme/Benachrichtigungen;
• Berichterstellung/-auswertung;
• Kunden-Datenbank;
• Kontaktdatenbank;
• E-Mail-Marketing;
• Aktivitätsmanagement;
• Detailed Reports;
• Chancenmanagement;
• Lead Generation;
• Lead Qualification;
• E-Mail-Vorlagen;
• Anpassbare Berichte.

• Einfache Handhabung und Cloudlösung, so dass man geräteunabhängig auf seine Daten zugreifen kann;
• Umfangreich;
• Hohe funktionalität;
• Keine Abstürze;
• Keine großartigen Fehler;
• Kosten - Nutzeneffekt und Benutzerfreundlichkeit.

• Komplexität der Administration und Anpassung;
• Teilweise ist die Bedienung etwas umständlich und missverständlich.

Die Einstiegversion von Tecart ist für maximal 3 Benutzer kostenlos. Ab dem 4. Nutzer müssen Sie 20 Euro pro Nutzer pro Monat rechnen.

vTiger CRM ist eine BtoB-orientierte Software, die im Jahr 2004 auf der Basis von SugarCRM entstand.

vTiger bringt keine besondere Innovation im Vergleich zur Konkurrenz, aber macht gut was ein CRM-System normalerweise leisten muss: Verwaltung von Konten und Kontakten, Kundenbetreuung, Katalog von Produktreferenzen, Überwachung von kommerziellen Leistungen und persönlicher Agenda.

Der Funktionsumfang von vtiger CRM ist genauso wichtig wie der des Konkurrenten Salesforce.com. vtiger richtet sich hauptsächlich an KMUs.

vTiger CRM bietet umfangreiche Features für alle Facetten des Kundenmanagements:

Vertrieb:

• Kontaktverwaltung,
• Deal Management,
• Vereinbarung von Termine,
• Prognosen und Quotas,
• E-Mail-Workflows und Workflow-Automatisierungen,,
• Überblick über die Customer Journey,
• Berichte und Analytics, usw.

Help Desk:

• Automatisierter Chatbot,
• Workflow-Automatisierungen,
• Omnichannel-Ansprache,
• Case Management,
• Interne Kollaboration, usw.

Marketing Automation:

• E-Mail-Kampagnen,
• Personalisierbare Web-Formulare,
• Segmentierungen, usw.

Analytics:

• Überwachung der Leistungsindikatoren,
• Echtzeit-Berichte.

Kommunikation und Kollaboration:

• Kalendar,
• Dokumentenmanagementsystem (DMS),
• Projektmanagement,
• Aufgabenmanagement,
• Lagerbestand, usw.

• vTiger bringt verschiedene Tools an einer zentralen Stellen zusammen, wodurch doppelte Informationen vermieden werden und Kosten reduziert werden.
• Durch die Automatisierung von Routineaufgaben sparen Sie deutlich Zeit: Von der Zuweisung von Leads an Vertriebsmitarbeiter bis zum rechtzeitigen Versand von E-Mails - die CRM-Plattform hilft Ihnen, alltägliche Aufgaben zu automatisieren.
• vTiger läuft ganz einfach über dem Web-Browser: Für diese Software brauchen Sie keine Vorschulung und auch keine Installation zu planen.

Die Schnittstelle kann für einige ein wenig alt aussehen.

Die kostenlose Version von vTiger ist für maximal 10 Nutzer und 3000 Datensätze ausgelegt, und ist für Einsteiger völlig ausreichend, da sie die wichtigsten Funktionen für CRM beinhaltet.

Für weitere und unbegrenzte Funktionen, wie Salesforce-Automatisierungen, Dashboards, Lagerverwaltung, gibt es die Professional-Version für $30 pro Nutzer pro Monat und die Enterprise-Version für $42 pro Nutzer pro Monat.