Der elektronische Safe: Wozu und welchen wählen?

In der digitalen Ära hat das papierlose Büro die Nutzung des Clouds in der Arbeitswelt demokratisiert. Digitale Lohnzettel, Bankauszüge, Rechnungen... was vor einigen Jahren noch eine Ausnahme war, ist zur Norm geworden. Dank zunehmender Zusammenarbeit und Mobilität nutzen Unternehmen virtuelle Speicher- und Austauschsysteme, sei es für die Suche, die Konsultation, das Herunterladen oder die gemeinsame Nutzung von Unterlagen mit ihren Angestellten, Partnern, Kunden und Lieferanten. Erleichterungen bei der Archivierung und dem Transfer, Papierersparnis, Schnelligkeit, alle Ausreden sind gut!

Die Palette an elektronischen Safes (E-Safes) hat sich natürlich als Antwort auf Datenschutz- und Sicherheitsfragen entwickelt. Sie erfüllen auch eine Pflicht zur Übereinstimmung, sei es um die Archivierung oder die Rechtsgültigkeit Ihrer digitalen Daten. Damit Sie die richtige Wahl treffen können, vergleichen wir für Sie mehrere elektronische Safe-Lösungen für verschiedene Typen von Dokumenten.

Sie finden diesen Ausdruck auch unter den Begriffen E-Safe, digitales Schließfach oder digitaler Safe.

Ein elektronischer Safe ist ein Bestandteil des elektronischen Archivierungssystems. Nicht zu verwechseln mit EDM-Tools (Electronic Document Management), wie Google Drive, mit dem Sie sensible digitale Daten in einer hochsicheren Infrastruktur zentralisieren, archivieren, indizieren und abrufen können. Im Gegensatz zum EDM, bei dem veränderbare digitale Inhalte organisiert werden, erlaubt ein elektronischer Safe nicht die gewöhnliche Verwaltung von Dokumenten, sondern deren Schutz. Die beiden Instrumente ergänzen sich also, greifen aber nicht gleichzeitig in den Lebenszyklus von Unterlagen ein. Ein elektronischer Safe ist sozusagen ein digitaler Speicherplatz für Ihre Dokumente und garantiert:

• ihre Integrität (bei der Hinterlegung wird ein digitaler Fingerabdruck erstellt),
• ihre Unveränderbarkeit (periodische Kontrollen und doppelte Lagerung zur Vermeidung von Verlusten),
• ihre Vertraulichkeit durch Verschlüsselung und Zugangskontrolle, und
• ihre Nachvollziehbarkeit dank eines Benutzerverlaufes.

Ein E-Safe erlaubt:

• Sich vor Sicherheitslücken zu schützen
• Dokumente einfach zu archivieren, ohne ihre Rechtsgültigkeit zu verlieren (dies wird als Beweiskraft bezeichnet)
• Zeit zu sparen und an Produktivität zu gewinnen (dank Automatisierung bestimmter Aufgaben, einfacher Suche und Zugang zu Dokumenten, Speichern von Passwörtern)

Verschiedene Dokumententypen in ihrer elektronischen Form können in einem elektronischen Safe gespeichert werden:

• Verwaltungsdokumente (Satzungen, Versicherungsverträge),
• HR-Unterlagen (Verträge, Lohnzettel),
• F&E-Dokumente (Projekte, Patente),
• Buchhaltungsunterlagen (Rechnungen, Bankauszüge),
• Passwörter, usw.

Um die Konformität eines digitalen Safes zu gewährleisten, können sich Unternehmen auf die folgenden Richtlinien beziehen:

• Der DIN-Normenausschuss Information und Dokumentation (NID),
• Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), für eine ordentliche digitale Buchführung.

Die Vorschriften mussten sich an die Cloud-Unterlagen anpassen, um ihnen den gleichen rechtlichen Wert wie Papierdokumenten zu verleihen. Ein konformer elektronischer Safe erfüllt diese gesetzlichen Anforderungen (Aufbewahrung von Dokumenten und Beweiskraft). Die Gesetzgebung ist von Land zu Land sehr unterschiedlich, aber folgendes müssen digitale Safes garantieren können:

• die Authentizität des elektronischen Dokuments (wer es erstellt hat; mit einer elektronischen Signatur),
• seine Zugänglichkeit (der Inhalt muss für einen Richter nutzbar sein; bei der Konversion und Verschlüsselung, nur universelle Formate sind erlaubt; vor elektronischer Signatur),
• seine Integrität (der Zeitstempel ermöglicht eine genaue Datierung der elektronischen Signatur).

• Verfügt er über einen Standard: ISO 14641 für EDM (Electronic Document Management)?
• Von welcher Nationalität ist er? Wo befinden sich seine Server? Sie müssen sich in Deutschland oder innerhalb der Europäischen Union befinden, damit Ihre Akten nach deutschem oder europäischem Recht (DSGVO usw.) geschützt sind.
• Welche Verpflichtungen übernimmt er (korrektive und evolutive Wartung, Integrität der übertragenen Dokumente, Sicherheitsmaßnahmen für den Fall eines Schaden oder Hardware-Ausfalls)?
• Ist die Leistung reversibel? Im Falle eines Vertragsbruchs müssen Sie in der Lage sein, Ihre Dokumente, aber auch alle Elemente der Nachvollziehbarkeit, wiederherzustellen.

Die Einführung eines elektronischen Safes reicht nicht aus. Das Unternehmen muss sich um die Archivierung bemühen, um seine Effizienz zu optimieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, wie z.B. :

• einen Sicherungszeitplan (Verzeichnis für den Lebenszyklus der Archiven) und eine Metadatensammlung (Archiv-Zeitstempel, Fingerabdrücke, Ereignisprotokoll, Zugriffsprotokoll) zu führen,
• das geeignete Format für die elektronische Archivierung respektieren,
• die Daten korrekt benennen (zum sofortigen Verständnis des Inhalts und zur besseren Übertragung, gemeinsamen Nutzung und Speicherung).

• Einfache Installation: Es gibt nichts zu installieren, die Konfiguration ist minimal;
• Erreichbarkeit, überall und jederzeit;
• Automatischer Dokumentenabruf;
  Sobald Sie Ihren elektronischen Safe aktivieren, ruft er alle Dokumente (Rechnungen, Verwaltungsdokumente) ab und speichert sie in der Cloud.
• Die Nachvollziehbarkeit der Aktionen dank einer elektronischen Unterschrift der Mitarbeiter, die bei jeder Operation Daten einfügt, ändert oder löscht;
• Der Schutz der Dokumente;
  Der Benutzer hat ein Passwort, um auf Dokumente oder Daten zuzugreifen, je nach seinen Bedürfnissen. Dieses Passwort dient als Schlüssel, um das Lesen von Daten zu autorisieren oder zu verbieten.
• Der evolutive Charakter des Instruments, das sich bei Bedarf an neue Technologien und Vorschriften anpasst.

SecureSafe

Wie das elektronische Schließfach der Sparkasse ist SecureSafe eine Cloud-Lösung zur Speicherung Ihrer Dokumenten, Unterlagen und Passwörtern. Daten werden in einer geschützten Cloud-Plattform gespeichert. Ihre ganze Privatsphäre kann somit dank integrierten Funktionalitäten gesichert werden, wie mehrfache Verschlüsselung, SecureSend, Synchronisation der Daten, usw. Außerdem müssen Sie sich keine Sorgen mehr über Ihre Datenvererbung machen, denn die Lösung dient für Ihren digitalen Nachlass.

Digital Safe

Mit Digital Safe wird die Archivierung Ihrer Kommunikationen und Daten einfacher. Ihre elektronischen Kommunikationen werden somit auf einer Plattform vereint, wo Informationen klassifiziert und Risikofällen identifiziert werden, dank integrierten Analytics-Tools. Anschließend können sie Ihren elektronischen Safe für die Überwachung der Kommunikationen Ihrer Mitarbeiter benutzen.

Untrennbar vom elektronischen Safe, die digitale Unterschrift, oder E-Signatur, garantiert den rechtlichen Wert Ihrer Dokumente oder Verträge. Sie muss diese Bedingungen erfüllen:

• Authentisch sein: Die Identität des Unterzeichners muss nachvollziehbar sein;
• Fälschungssicher sein;
• Einzigartig sein: Sie gehört zum unterzeichneten Dokument und kann nicht in ein anderes Dokument verschoben werden;
• Unveränderlich sein: Das signierte Dokument kann nicht mehr verändert werden;
• Unwiderruflich sein: Der Unterzeichner kann sie nicht zurückziehen.

Die Rechtsgültigkeit der elektronischen Signatur wird in der eIDAS-Verordnung festgelegt. Somit besitzt jede digitale Unterschrift eine Beweiskraft in der Europäischen Union. Demzufolge wurde in Deutschland ein nationales Gesetz erschafft, nämlich das Vertrauensdienstegesetz, das die Rechtswirkung einer elektronischen Signatur bildet.

Yousign

Yousign richtet sich an alle Branchen und bietet eine sichere und legale Antwort auf die Problematik der elektronischen Signatur in Unternehmen. Yousign entspricht der deutschen und europäischen Gesetzgebung und erlaubt die Unterschrift von:

• Geschäftsdokumente,
• HR-Dokumente,
• Finanzdokumente...

Sie müssen Verträge nicht mehr ausdrucken, unterzeichnen, einscannen, um sie dann zurückzuschicken! Die Daten werden in einer sicheren und zuverlässigen Infrastruktur in der EU gehostet.

All diese Lösungen sorgen für die Speicherung, den Austausch und die Beweiskraft Ihrer sensible Daten in einer einfachen und sicheren Art und Weise. Was wäre, wenn sie den Zeitgewinn, die Sicherheit und den Papieraufwand im Vergleich zu den Kosten dieser Lösungen schätzen würden? Machen Sie sich keine Sorgen mehr um Ihre elektronischen Dokumente, und treten Sie in die Ära der Cybersicherheit ein!