Papierloses Büro: Wie kann ich administrative Dokumente digitalisieren?

Papierloses Büro: Wie kann ich administrative Dokumente digitalisieren?

Die Digitalisierung von Verwaltungsdokumenten ist ein wesentlicher Bestandteil im digitalen Wandel von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Die Entwicklung der deutschen und europäischen Gesetze in Verbindung mit der zunehmenden Anzahl an Software auf dem Markt macht diese Aufgabe jedoch zu einem nicht ganz unkomplizierten Unterfangen.

Das bisher am meisten digitalisierte Verwaltungsdokument ist die Rechnung. Was wäre aber, wenn Sie alle Ihre Dokumente digitalisieren und damit nicht mehr erst erstellen, anschließend ausdrucken, dann unterschreiben, danach versenden und letzten Endes wieder einscannen müssen? Die elektronische Signatur ist hierbei ein Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung von Geschäftsunterlagen: Sie vereinfacht das Dokumentenmanagement über den gesamten Lebenszyklus der Dokumente hinweg und sichert gleichzeitig deren Rechtskraft

Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie administrative Dokumente digitalisieren sowie rechtssicher online unterschreiben und elektronisch archivieren können.

Inhalt:

Software-Auswahl für Sie

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Digitalisierung von administrativen Dokumenten - Was ist das eigentlich?

Die Digitalisierung von administrativen bzw. Verwaltungsdokumenten besteht darin, physische Dokumente und Informationsmedien durch digitale Dateien zu ersetzen. Dies geschieht durch:

  • die Digitalisierung von bereits in Papierform vorhandenen Verwaltungsdokumenten.

  • den Einsatz spezieller Tools zum Erstellen, Bearbeiten, Speichern, Austauschen und Signieren von Dokumenten.

Welche Werkzeuge kann ich verwenden, um Dokumente zu digitalisieren?

Welche Dokumente können digitalisiert werden?

Die Digitalisierung von Verwaltungsdokumenten und Rechnungen ist eine der größten Herausforderungen der digitalen Transformation von Kleinstunternehmen, KMUs sowie öffentlichen Einrichtungen. Auch in der Buchhaltung wird zunehmend auch elektronische Dokumente umgestellt.

Unter anderem sind die folgenden Arten von Dokumenten betroffen:

  • Geschäftsdokumente: Angebote, Bestellungen, Verträge

  • HR-Dokumente: Lohnzettel, Arbeitsverträge sowie Vertragsänderungen

  • Mandate und Vollmachten: für Vertrieb, Management, SEPA u.Ä.

Das Ziel? Papierlos! - Herausforderungen der Digitalisierung

Warum Dokumente digitalisieren? Die Vorteile des papierlosen Büros [Infografik]

  • Zeitersparnis: Die Bearbeitungszeit von Dokumenten wird erheblich verkürzt.

  • Leichterer Informationsfluss: Innerhalb des Unternehmens oder bei der Kommunikation mit Kunden und Partnern wird der Informationsaustausch vereinfacht.

  • Verstärkte Zusammenarbeit: Durch gemeinsamen Zugriff auf Dokumente wird die Teamarbeit gestärkt.

  • Zentralisierung: Informationen und Dateien werden durch die elektronische Dokumentenarchivierung an einem Ort gesammelt.

  • Rückverfolgbarkeit: Der Dokumentenverlauf wird transparenter und der Hintergrund jedes Dokuments ist rückverfolgbar und leicht ersichtlich.

  • Kostenvorteile: Die Kosten für Papier, Druck und Porto entfallen oder werden deutlich gesenkt.

  • Mehr Ordnung im Büro: Weniger Papierakten und Aktenschränke gleich weniger Papierchaos und mehr Platz im Büro.

  • Dokumentensicherheit: Ihre Daten werden unter der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und strenger Sicherheitsvorgaben gesichert - von der elektronischen Unterschrift bis hin zur digitalen Archivierung.

Die folgende Infografik fasst die Vorteile des papierlosen Büros noch einmal anschaulich zusammen:

Papierloses Büro Infografik Vorteile

Quelle: Unternehmer.de

Welchen Rechtswert hat ein elektronisches Dokument?

Was sagt das Gesetz über die Digitalisierung von Verwaltungsdokumenten? Gemäß §130a der Zivilprozessordnung (ZPO) gilt:

Schriftliche Dokumente in elektronischer Form werden wie schriftliche Dokumente in Papierform als wirksam behandelt und als Beweismittel zugelassen, sofern die ausstellende Person durch eine qualifizierte elektronische Unterschrift ordnungsgemäß identifiziert werden kann oder die Dokumente auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht und unter Bedingungen erstellt und gespeichert werden, die ihre Integrität gewährleisten.

Dokumente digitalisieren… und dann? Alles zur Verwaltung digitaler Dokumente

Elektronische Signatur von Dokumenten

Die elektronische Signatur ist ein wichtiger Schritt im Digitalisierungsprozess und erfolgt vor der Speicherung und Archivierung von Dokumenten. Dieser Schritt erfordert (noch stärker als andere) das Ablegen alter, analoger Gewohnheiten. Alles wird online erledigt: Vergessen Sie das einstige Schema „Drucken-Unterschreiben-Scannen”! Es ist nicht nur umständlich, sondern es gewährleistet zudem nicht die volle Rechtskraft der Unterschrift, da der Unterzeichner nicht eindeutig identifizierbar ist. 

Die eIDAS-Verordnung definiert mehrere Stufen der elektronischen Signatur. Diese Norm ist EU-weit seit dem 1. Juli 2017 verpflichtend. Ihr Ziel ist es, das Vertrauen in digitale Dienstleistungen zu stärken, um den elektronischen Geschäftsverkehr zu fördern. Sie betrifft Unternehmen ebenso wie öffentliche Einrichtungen.

Weitere Informationen zur eIDAS-Verordnung finden Sie hier.

Die Garantiestufen der elektronischen Signatur sind wie folgt:

  • Einfache elektronische Signatur: Die die Signatur betreffenden Daten werden in elektronischer Form an andere Daten angehängt. Ein Beispiel wäre das simple Eintippen Ihres Namens unter einer verfassten Email.

  • Fortgeschrittene elektronische Signatur: Sie umfasst die Eigenschaften der einfachen elektronischen Signatur und ist darüber hinaus:

    • eindeutig mit dem Unterzeichner verbunden.

    • ein Mittel, um den Unterzeichner eindeutig zu identifizieren.

    • ein Mittel, um nachträgliche Änderungen des Dokuments nach der Signatur auszumachen.

  • Qualifizierte elektronische Signatur: Sie umfasst die Eigenschaften der fortgeschrittenen elektronischen Signatur und

    • kann nur von einem qualifizierten Signaturprogramm generiert werden.

    • ist durch ein qualifiziertes elektronisches Zertifikat identifizierbar.

Elektronische Signatur Sicherheitsstufen

Quelle: EU-Kommission/CEF Digital

 

Und so läuft der Signaturprozess mithilfe einer Signatursoftware vereinfacht dargestellt ab:

Elektronische Unterschrift

Quelle: EU-Kommission/CEF Digital

Vorteile der elektronischen Signatur

Die (fortgeschrittene und qualifizierte) elektronische Signatur:

  • ist fälschungssicher, nicht editierbar und nicht wiederverwendbar.

  • verkürzt die Bearbeitungszeit von Dokumenten um 30%, indem sie das bequeme Online-Signieren ermöglicht.

  • erleichtert den internationalen Austausch: Alles wird online erledigt und muss nicht physisch bearbeitet werden.

  • gibt Dokumenten volle Rechtskraft (qualifizierte elektronische Signatur).

  • beschleunigt die Erstellung und Verwaltung jeder Datei und reduziert so die damit verbundenen Kosten.

Archivierung von digitalisierten Dokumenten

Dokumente werden archiviert, sobald sie elektronisch signiert wurden. Der Rechtsrahmen verlangt die Aufbewahrung bestimmter Verwaltungsdokumente für einen bestimmten Zeitraum (für elektronische Rechnungen beträgt dieser beispielsweise 10 Jahre).

Doch elektronische Archivierung ist mehr als nur das Ablegen von Dokumenten in einem digitalen Dateiordner:

  • Sie gewährleistet die gesetzlich vorgeschriebene und ordnungsgemäße Aufbewahrung von Dokumenten wie Verträgen oder Rechnungen.

  • Sie garantiert die Integrität des digitalen Dokuments während der gesamten Aufbewahrung.

  • Sie ermöglicht die Zuordnung von Beweiselementen, wie z.B. elektronischen Zeitstempeln oder des Namens der Person, die das Dokument zuletzt vor der Speicherung geändert hat.

  • Sie sichert das Dokument: Ein Verlust, eine unfreiwillige (oder bereitwillige) Löschung oder ein Materialproblem auf Ihrer Festplatte ist nicht mehr gleichbedeutend mit dem endgültigen und unwiderruflichen Verschwinden des Dokuments.

Der digitale Safe (oder E-Safe) ist eine in jeder Hinsicht sichere Lösung, um die Speicherung und Integrität von digitalisierten bzw. elektronischen Dokumenten zu gewährleisten. Die Archivierung geschieht dabei über einen Drittanbieter, der, wenn er den höchsten Sicherheitsstandards (beispielsweise durch die eIDAS-Verordnung geregelt) gerecht wird, als sog. qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter akkreditiert wird.

Die besten Werkzeuge zum Signieren, Verwalten und Archivieren Ihrer Dokumente

AMAGNO als Kombilösung

Für wen? Kleinstbetriebe und KMUs

AMAGNO ist ein multifunktionales elektronisches Dokumentenmanagementsystem, welches quasi als Schnittstelle zwischen digitalem Postfach, Software für Rechnungsverarbeitung, Werkzeug für Archivierung und digitaler Dokumentenablage fungiert. 

Dokumentenarchivierung mit AMAGNO

Mit AMAGNO haben Sie eine Vielzahl an Funktionen zur Hand, die Ihnen den Büroalltag erleichtern. Digitale Dokumente und ihre Metadaten können beispielsweise auch bei komplexeren Dateiformaten wie ZUGFeRD leicht ausgelesen werden. Die Rechnungsverarbeitung wird so deutlich vereinfacht. Zudem bietet AMAGNO sämtliche gesetzlichen Vorgaben für die ordnungsgemäße Archivierung elektronischer Dokumente.

Die Stärken von AMAGNO:

  • volle Versionskontrolle und Übersicht über den Änderungsverlauf jedes Dokuments,

  • Automatisierung einer Vielzahl an Arbeitsabläufen gleichzeitig,

  • flexibles Preismodell.

DocuSign: So unterschreibt man heute

Für wen? Unternehmen aller Art

DocuSign wurde für Unternehmen jeder Größe entwickelt und unterstützt sie als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter zuverlässig bei der elektronischen Signatur von Dokumenten. Auch die Signaturverwaltung wird vereinfacht: Das elektronische Unterschreiben eines Dokuments ist auf jedem taktilen Medium (Smartphone, Tablet, Computer) möglich.

DocuSign elektronisches signieren für die elektronische Dokumentenverwaltung

Die Stärken von DocuSign:

  • ein Dashboard zur Überwachung des Status von Dokumenten (signiert oder ausstehend),

  • die Zentralisierung von signierten Dokumenten in einer einzigen hochsicheren Umgebung,

  • ein Benachrichtigungssystem, um Benutzer zu erinnern, wenn ein Dokument signiert werden muss.

DocuWare: Alles in einem fürs Dokumentenmanagement

Für wen? KMUs und öffentliche Einrichtungen

DocuWare ist eine All-in-One-Plattform für das elektronische Dokumentenmanagement. Ihr Funktionsumfang geht über den der klassischen digitalen Dokumentenablage hinaus und vereint Tools für eine Vielzahl an Abteilungen wie zum Beispiel: 

  • Datenerfassung von kundenbezogenen Informationen für Ihren Vertrieb,

  • Automatisierung Ihrer Kreditoren- sowie Debitorenbuchhaltung und lückenlose Dokumentation aller Geschäftsvorgänge,

  • Tools für das Recruiting, Onboarding oder die Abwesenheitenverwaltung in Ihrer Personalabteilung.

DocuWare Dokumentenverwaltung

DocuWare integriert insbesondere auch Funktionen für die öffentliche Verwaltung und eignet sich daher beispielsweise perfekt für den Einsatz in Kommunen.

Die Stärken von DocuWare:

  • der abteilungsübergreifende Funktionsumfang,

  • einfache Integration in Ihre bestehende IT-Umgebung (z.B. durch die einfache Anbindung an Ihr CRM-System),

  • flexible Zusammenstellung der benötigten Module und Betrieb sowohl als Cloud-Lösung als auch als On-Premise-Version.

fileee: Unkompliziert Dokumente digitalisieren

Für wen? Selbstständige, Kleinunternehmen

fileee ist eine Dokumentenverwaltungssoftware, die Ihnen sehr intuitiv beim Übergang vom Aktenordner zur digitalen Dateiablage hilft. Mit fileee können Sie Dokumente aller Art erfassen, digital speichern und jederzeit wiederfinden. Umfangreiche Import- und Exportfunktionen bieten eine optimale Interoperabilität dieses kleinen aber feinen Tools mit Ihren Cloud-Services, Email-Postfächern und anderen Dateiquellen.

mit fileee Dokumente digitalisieren

Die Dokumentenerfassung geschieht bequem über die mobile App. Zudem hat der Anbieter eine spezielle Scan-Box entwickelt, die das Scannen von Dokumenten mit einem Smartphone spielend einfach macht. Einfach Handy einklemmen, Dokument einlegen, Knopf drücken, fertig!

Die Stärken von fileee:

  • einfacher und benutzerfreundlicher Aufbau,

  • fileee Box, mit der Sie spielend leicht Dokumente digitalisieren können,

  • kostenlose Basisversion und kostengünstige Premium-Upgrades.

Yousign: Die beste Lösung für elektronische Unterschriften

Für wen? Kleinstunternehmen und KMUs aber auch größere Organisationen

Sichere, einfache und legale elektronische Signaturen: Das ist das einfache, aber effektive Versprechen von Yousign. Integrieren Sie die elektronische Signatur in Ihren administrativen Dokumentenverarbeitungsprozess und stellen Sie die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und den rechtlichen Wert Ihrer Dokumente sicher.

Yousign Screenshot Dokumente digitalisieren mit elektronischen Signaturen

Yousign bietet auch eine Archivierung mit Beweiskraft, kann als elektronischer Safe verwendet werden und ist zudem auch als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter zertifiziert. Die Yousign-API lässt sich problemlos in Ihre bestehenden Tools integrieren, um die Effizienz zu steigern.

Die Stärken von Yousign:

  • eine einfache, übersichtliche und angenehme Oberfläche,

  • eIDAS-, DSGVO-, ETSI- und LSTI-Zertifizierungen,

  • die Sicherheit Ihrer Daten durch Datenhosting in der EU.

Vergleichstabelle: Software für die Digitalisierung administrativer Dokumente

Software Signieren Verwalten Archivieren
AMAGNO
DocuSign
DocuWare
fileee
Yousign

Dokumente digitalisieren und den Sprung ins Digitale wagen

Um in einer zunehmend digitalen Welt wettbewerbsfähig zu bleiben, haben Unternehmen ein starkes Interesse daran, ihre digitale Transformation erfolgreich voranzutreiben. Dabei stellt jede Maßnahme, die dazu führt, dass verstärkt papierlos gearbeitet wird, einen grundlegenden Schritt innerhalb des breiteren Projekts des digitalen Wandels dar.

Wir haben uns die Herausforderungen und Vorteile der Digitalisierung vor Augen geführt und gesehen, wie Softwaresysteme für die elektronische Dokumentenverwaltung oder Erstellung elektronischer Unterschriften Unternehmen bei der Durchführung digitaler Anpassungen unterstützen können: Sie erleichtern die Organisation und Verwaltung von Dokumenten in Ihrem Informationssystem und optimieren den Lebenszyklus Ihrer digitalen und digitalisierten Dokumente.

Haben Sie bereits darüber nachgedacht, Ihr Unternehmen mit einer solchen Software auszustatten oder haben Sie bereits eine Dokumentenverwaltungssoftware implementiert? Sind Sie dabei auf Schwierigkeiten gestoßen? Teilen Sie Ihre Erfahrungen gerne mit uns!

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