Alles, was Sie über die Gültigkeit digitaler Unterschriften wissen müssen

Die elektronische Signatur bietet einen unbestreitbaren Vorteil: den Komfort einer ortsunabhängigen und papierlosen Unterzeichnung von Verträgen und Dokumente. Doch in puncto Rechtsfragen gibt es oft Unsicherheiten.

Unser Artikel zielt darauf ab, zentrale Fragen von Unternehmen zu beantworten: Wann ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig? Unter welchen Bedingungen ist sie gültig? Und für welche Arten von Dokumenten ist die digitale Unterschrift rechtlich anerkannt? Tauchen Sie mit uns in die Welt der digitalen Signaturen ein! ✍️

Eine digitale Unterschrift ist eine elektronische Form der Unterschrift, die es ermöglicht, Dokumente digital zu signieren. Sie nutzt spezielle Verschlüsselungstechnologien, um die Authentizität und Integrität des signierten Dokuments zu gewährleisten. Dies bietet eine effiziente, sichere und rechtlich anerkannte Methode zur Unterzeichnung von Dokumenten in einer Vielzahl von Geschäfts- und privaten Kontexten, ohne die Notwendigkeit physischer Präsenz oder Papierdokumente.

In der Europäischen Union bietet die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification and Trust Services) einen harmonisierten rechtlichen Rahmen für digitale Unterschriften. Diese wichtige Verordnung sorgt für einheitliche Standards bei elektronischen Identifizierungen und Vertrauensdiensten, einschließlich digitaler Unterschriften, was das digitale Geschäftsleben wesentlich erleichtert. Die eIDAS-Verordnung unterscheidet zwischen 3 Arten elektronischen Signatur:

• einfache elektronische Unterschrift,
• fortgeschrittene elektronische Unterschrift,
• qualifizierte elektronische Unterschriften.

Jede Kategorie bietet ein zunehmendes Maß an Sicherheit und rechtlicher Anerkennung. Insbesondere die qualifizierte elektronische Unterschrift genießt in der gesamten EU die gleiche rechtliche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift und ist ein Zeichen für hohe Sicherheitsstandards.

In Deutschland wird der Einsatz digitaler Unterschriften sowohl durch die eIDAS-Verordnung als auch durch nationale Regelungen, darunter das deutsche Signaturgesetz, geleitet. Dieses Zusammenspiel gewährleistet, dass die Anwendung digitaler Unterschriften den europäischen Standards entspricht, während gleichzeitig auf spezifische nationale Anforderungen eingegangen wird.

Die Beachtung von Datenschutz und Sicherheit spielt in Deutschland eine wesentliche Rolle, besonders im Hinblick auf digitale Unterschriften. Hierbei wird besonders darauf geachtet, dass die Verwendung digitaler Unterschriften den strengen Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den nationalen Datenschutzgesetzen entspricht.

Beide Aspekte sind für die Validierung von Verträgen und anderen wichtigen Dokumenten von zentraler Bedeutung. Aber wo liegt der Unterschied im Kontext der Unterschriften?

• Rechtsgültigkeit: Die Rechtsgültigkeit einer Unterschrift bedeutet, dass sie rechtlich anerkannt wird und die damit unterzeichneten Dokumente bindende rechtliche Verpflichtungen oder Vereinbarungen darstellen.
• Beweiskraft: Die Beweiskraft einer Unterschrift bezieht sich auf ihr Gewicht als Beweismittel in einem Rechtsstreit. Sie beurteilt, inwieweit die Unterschrift die Authentizität eines Dokuments und die Identität des Unterzeichnenden bestätigen kann.

Wie bereits erwähnt, unterscheidet die eIDAS-Verordnung zwischen 3 verschiedenen elektronischen Signaturen:

Eine einfache elektronische Signatur (EES) ist eine grundlegende Form der digitalen Signatur, die keine speziellen Sicherheitsmerkmale oder Zertifizierungen erfordert. Sie kann so einfach sein wie eine gescannte Unterschrift oder ein getippter Name in einem elektronischen Dokument und dient dazu, die Identität des Unterzeichnenden zu bestätigen und seine Zustimmung zum Inhalt des Dokuments auszudrücken.

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ist eine speziellere Form der digitalen Unterschrift, die über einfache elektronische Signaturen hinausgeht. Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet und ermöglicht dessen Identifizierung. Außerdem ist sie so erstellt, dass jede nachträgliche Änderung des Dokuments erkennbar ist.

Im Gegensatz zur einfachen elektronischen Signatur bietet die fortgeschrittene Signatur zusätzliche Sicherheitsmerkmale, die sicherstellen, dass sie unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners bleibt. Sie wird häufig in Szenarien eingesetzt, in denen eine höhere Sicherheit und Authentifizierung erforderlich sind.

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die sicherste und höchstentwickelte Form der digitalen Unterschrift gemäß der eIDAS-Verordnung der EU. Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet und ermöglicht eine verlässliche Identifikation. Sie bietet das höchste Maß an Sicherheit und Integrität und wird rechtlich äquivalent zu einer handschriftlichen Unterschrift behandelt, was sie ideal für offizielle und rechtlich bindende Dokumente macht.

Die QES erfordert ein qualifiziertes Zertifikat, das von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle ausgestellt wird, und eine sichere Signaturerstellungseinheit.

Unternehmen, die ihren Kunden die Möglichkeit bieten möchten, Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) zu unterzeichnen, können sich an einer E-Signatur-Software wie GoSign von InfoCert wenden. InfoCert ermöglicht dabei das digitale Unterschreiben durch seine Rolle als offiziell anerkannte Zertifizierungsstelle von GoSign. Auf diese Weise sichert eine mit GoSign erstellte digitale Unterschrift sowohl die Rechtsverbindlichkeit als auch die Sicherheit der Signaturen.

Das Beste an dieser Plattform? GoSign unterstützt Ihr Unternehmen bei der Förderung von Nachhaltigkeit, indem es den Papierverbrauch reduziert und Prozesse effizienter macht. Die digitale Unterschrift spart Ressourcen und verringert CO2-Emissionen, was zu einer umweltfreundlicheren Geschäftsführung beiträgt und gleichzeitig Kosten spart​​​​.

Die rechtliche Gültigkeit einer einfachen elektronischen Signatur beruht auf der Zustimmung aller beteiligten Parteien. Diese digitale Unterschrift ist gültig, wenn sie in einem Kontext verwendet wird, in dem keine strengeren Formen elektronischer Signaturen gesetzlich vorgeschrieben sind. Ihre Eignung hängt von der Art des Dokuments und dem Einverständnis der Parteien ab.

Typische Anwendungsfälle:

• Interne Dokumente und Kommunikation: In Unternehmen für Routineprozesse, wie Genehmigungen von internen Anforderungen oder Berichten.
• Online-Transaktionen: Im E-Commerce für die Bestätigung von Bestellungen oder Nutzungsbedingungen.
• Informelle Vereinbarungen: Bei Verträgen, die keine hohen rechtlichen Anforderungen haben, wie z.B. Dienstleistungsverträgen.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur erfordert eine stärkere Verbindung zwischen der Signatur und dem Unterzeichner. Diese digitale Unterschrift ist gültig, wenn sie die Identität des Unterzeichners sicherstellt und sicher ist gegen nachträgliche Änderungen am Dokument. Sie ist in Situationen erforderlich, in denen eine höhere Authentizität und Integrität verlangt wird.

Typische Anwendungsfälle:

• Verträge und Vereinbarungen: Bei Geschäftsverträgen, die eine verlässliche Identifikation der Unterzeichner erfordern.
• Rechtlich bindende Dokumente: In rechtlichen Kontexten, wie bei der Unterzeichnung von Verträgen oder offiziellen Dokumenten.
• Finanztransaktionen: Bei Transaktionen in der Finanzbranche, wo eine starke Authentifizierung nötig ist.

Eine QES ist rechtsgültig, wenn sie mit einem qualifizierten Zertifikat eines akkreditierten Vertrauensdienstanbieters erstellt wird. Sie ist in der EU und anderen Rechtsräumen einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und wird für die rechtlich sensibelsten Dokumente eingesetzt.

Typische Anwendungsfälle:

• Notarielle Urkunden und amtliche Dokumente: Bei Dokumenten, die eine notarielle Beurkundung erfordern oder in behördlichen Prozessen.
• Immobilientransaktionen: Bei Kaufverträgen für Immobilien oder anderen hochwertigen Vermögensgegenständen.
• Regulatorische Dokumentation: In Bereichen, in denen hohe Compliance-Anforderungen bestehen, wie z.B. im Banken- und Versicherungssektor.

• Prinzipiell sind nach der eIDAS-Verordnung digitale Unterschriften wie handschriftliche Signaturen gültig.
• Es gibt nach eIDAS drei Arten digitaler Unterschriften, die unterschiedliche Rechtsgültigkeiten haben:
  • Einfache elektronische Signaturen: Geeignet für interne Prozesse, E-Commerce und informelle Verträge, wenn alle Parteien zustimmen.
  • Fortgeschrittene elektronische Signaturen: Erforderlich für höhere Sicherheitsanforderungen, wie bei Verträgen, rechtlich bindenden Dokumenten und Finanztransaktionen.
  • Qualifizierte elektronische Signaturen: Notwendig für hochsensible Dokumente, wie notarielle Urkunden, amtliche Dokumente und Transaktionen im Banken- und Versicherungssektor.
• Die Auswahl der richtigen Art der digitalen Unterschrift ist also entscheidend für die Rechtsgültigkeit und Sicherheit in verschiedenen Anwendungskontexten.
• Digitale Signaturen vereinen technologischen Fortschritt mit umweltbewusster Geschäftsführung, ein wesentlicher Schritt zur Modernisierung von Geschäftsprozessen.