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Monday vs. Todoist: Das Duell der Projektmanagement-Tools, das Produktteams im Jahr 2025 zittern lässt

Von Ainhoa Carpio-Talleux

Am 31. Juli 2025

Haben Sie sich schon einmal um 23:30 Uhr vor einer nicht enden wollenden Aufgabenliste wiedergefunden und sich gefragt, ob Ihr Tool Ihnen bei Ihrem Projektmanagement hilft - oder Sie bremst? Sie sind nicht allein.

👉Aus diesem Grund hat Appvizer für Sie einen " Monday vs. Todoist "-Vergleich zusammengestellt, der darauf ausgelegt ist, Unentschlossenheit auszumerzen. Wir stauben jeden Winkel dieser beiden Giganten ab, testen die Integrationen bis auf die Knochen und liefern Ihnen konkrete Fallbeispiele, damit Sie mit der Lösung starten, die Sie nicht "später", sondern "jetzt" liefern lässt.

Was ist Todoist?

Allgemeine Vorstellung von Todoist

Todoist ist das "Schweizer Taschenmesser" für persönliche Produktivität und kleine Teams. Es wurde 2007 von Amir Salihefendic ins Leben gerufen und hat sich als minimalistische Referenz etabliert, mit der man jeden noch so spärlichen Gedanken in eine konkrete Handlung umsetzen kann.

Mit Todoist können Sie :

  • Aufgabenlisten verwalten,
  • schlanke Projekte zu organisieren,
  • OKR-Ziele verfolgen,
  • daran denken, Milch zu kaufen.

🎯 Für wen? Freiberufler, Berater, Startup-Teams bis zu 50 Personen oder Führungskräfte auf der Suche nach einem zweiten Gedächtnis.

Hauptfunktionen von Todoist

  • Universeller Quick-Add: Globaler Shortcut (⌥ + Space auf dem Mac, Ctrl + Alt + A auf Windows) + natürliche Datumserkennung ("jeden dritten Freitag wiederholen").
  • Ansichten: Liste, Kanban, Kalender.
  • Labels und Filter: Erstellen Sie komplexe Abfragen wie "@Urgent & #ClientA & nächste 7 Tage".
  • Erinnerungen: nativ, geolokalisiert, wiederkehrend.
  • Anhänge: 25-100 MB je nach Plan.
  • Gamification: Karma-System + Streaks.
  • Offline first: 100 % Offline-Funktionalität.

Vor- und Nachteile von Todoist

✅ Vorteile

  • Rekordverdächtige Onboarding-Geschwindigkeit: 80 % der neuen Nutzer erstellen ihre erste Aufgabe in weniger als 40 Sekunden.
  • Ultraleichte Anwendungen (51 MB iOS, 23 MB Android).
  • Aggressiver Preis: nur 4 € / Monat und kostenlose Version.
  • Sicherheit: AES-256 + SOC 2 Typ II + EU-Server (DSGVO).
  • Nahtlose Integrationen: 60+ nativ + Zapier & IFTTT.

❌ Nachteile.

  • Kein natives Gantt.
  • Keine Möglichkeit, Ressourcen zu verwalten.
  • Grenzen des kostenlosen Plans: 5 aktive Projekte, max. 5 Mitarbeiter.
  • Keine BI-Dashboards.

Was ist monday.com?

Überblick über monday.com

2012 unter dem Namen "daPulse" entstanden, ist monday.com nach einem Rebranding im Jahr 2017 und einem Börsengang im Jahr 2021 (NASDAQ: MNDY) zur Referenz für Work OS geworden.

Dieses Tool bietet Ihnen :

  • komplexe Projekte zu orchestrieren,
  • Budgets zu verwalten,
  • Prozesse zu automatisieren,
  • Produktportfolios oder ITSM-Vorfälle zu steuern.

🎯 Für wen? KMU, ETI und Großunternehmen (Universal Music, Canva, Adobe, Coca-Cola), die eine Alternative zu Jira, Asana oder Smartsheet suchen.

Hauptfunktionen von monday.com - der komplette Werkzeugkasten.

  • Mehrere Ansichten: Tabelle, Kanban, Gantt, Kalender, Timeline, Workload, Karte, Formular.
  • No-Code-Automatisierungen: 200+ Templates, UND/ODER-Bedingungen, Webhooks.
  • Dashboards & BI: Native Widgets, Echtzeit-KPIs, GA-, HubSpot-, Salesforce-Anbindung.
  • Ressourcenmanagement: Workload, Kapazität, Überlastungswarnungen.
  • Docs & Whiteboards: kollaborative Dokumente in Echtzeit, unendliche Whiteboards.
  • Sicherheit: AES-256, ISO 27001, SOC 2, HIPAA, FedRAMP in Arbeit.

Vor- und Nachteile von monday.com

✅ Vorteile

  • Skalierbarkeit: 1 oder 10 000 Nutzer ohne Verlangsamung.
  • Intuitive visuelle Schnittstelle (drag & drop): 92 % der Neulinge erstellen ihr erstes Board in < 6 Minuten.
  • Leistungsstarke Automatisierungen, die 5-10 Stunden/Woche einsparen.
  • App-Marktplatz (200+ Widgets).
  • 24/7-Support + Customer Success Manager ab 20 Lizenzen.

❌ Nachteile.

  • Längere Lernkurve (1-2 Tage).
  • Hohe Preise: mindestens 11 € pro Nutzer.
  • Kostenpflichtige Funktionen ab dem Standardplan (Gantt, time-tracking).

Todoist vs. Monday: Vergleichen Sie die Funktionen.

Schlüsselfunktionalität Todoist Monday.com
Art des Tools Aufgaben-/To-Do-Manager Vollständiges Work OS
Verfügbare Ansichten Liste, Kanban, Kalender Liste, Kanban, Gantt, Kalender, Timeline, Workload
Gantt & Abhängigkeiten Nicht nativ Ja, nativ und interaktiv
Verwaltung von Ressourcen Nicht Ja (Kapazität, Arbeitsbelastung)
Budget & Kostenverfolgung Über benutzerdefinierte Notizen Native Widgets, Formeln
Automatisierung Erinnerungen & Wiederholung Erweiterte No-Code-Automatisierungen
Kommentare & Dateien Ja, begrenzt (25-100 MB) Unbegrenzt (250-500 MB)
BI-Dashboards Nein Dashboards in Echtzeit
Offline-Modus Vollständig Teilweise
Templates 60+ 200+ nach Branche
APIs & Webhooks RESTful vollständig RESTful + GraphQL

Todoist vs. Monday: Vergleichen Sie die Preise.

Plan Todoist (€/Benutzer/Monat) monday.com (€/Benutzer/Monat)
Kostenlos Starter: 0 €.
  • 5 persönliche Projekte
  • Intelligentes schnelles Hinzufügen
  • Erinnerungen an Aufgaben
  • Flexible Listen- und Tabellenpräsentationen
  • 3 gefilterte Ansichten
  • 1 Woche Aktivitätsverlauf
  • Integrationen: E-Mails, Kalender und mehr
 Kostenlos: 0 €.
  • Bis zu 2 Benutzer
  • Bis zu 3 Tabellen
  • Unbegrenzte Docs
  • Mehr als 200 Vorlagen
  • 8 Arten von Spalten
  • iOS- und Android-Apps
Anfänger / Basic - Basic: 9 €.
  • Unbegrenzte kostenlose Besucher
  • Unbegrenzte Elemente
  • 5 GB Speicherplatz für Dateien
  • 500 KI-Credits
  • Vorrangiger Kundensupport
  • Erstellen Sie ein Dashboard basierend auf 1 Tabelle
Pro / Standard Pro: 4 €.
  • 300 persönliche Projekte
  • Darstellung als Kalender
  • Dauer der Aufgaben
  • Personalisierte Erinnerungen an Aufgaben
  • 150 gefilterte Ansichten
  • Unbegrenzter Aktivitätsverlauf
  • KI-Assistent
  • Fälligkeiten
 Standard: 12 €.
  • Kalender- und Gantt-Ansichten
  • Kalenderansicht
  • Zugang für Gäste
  • 500 KI-Credits
  • Automatisierungen (250 Aktionen pro Monat)
  • Integrationen (250 Aktionen pro Monat)
  • Erstellen Sie ein Dashboard, das 5 Tabellen kombiniert
Business / Pro Business: 6 €.
  • Ein gemeinsamer Teambereich
  • 500 Teamprojekte
  • Eine kalenderartige Darstellung für Projekte.
  • Granulare Aktivitätsprotokolle für das Team.
  • Geteilte Vorlagen
  • 1000 Teammitglieder und Gäste
  • 1000 Projektordner
  • Teamrollen und -berechtigungen
  • Zentrale Teamfakturierung
 Pro: 19 €.
  • Private Tabellen
  • Grafiken
  • Verfolgung von Fristen
  • Spalte Formel
  • 500 Credits für KI
  • Automatisierungen (25 000 Aktionen pro Monat)
  • Integrationen (25.000 Aktionen pro Monat).
  • Erstellen Sie ein Dashboard, das 20 Tabellen kombiniert
Unternehmen - Unternehmen: nach Kostenvoranschlag
  • Automatisierungen und Integrationen auf hoher Ebene
  • Berechtigungen auf mehreren Ebenen
  • Sicherheit und Governance auf hoher Ebene
  • Erweiterte Berichte und Analysen
  • 500 KI-Credits
  • Unterstützung für Unternehmen
  • Erstellen eines Dashboards, das 50 Tabellen kombiniert

Todoist vs. Monday: Welche Benutzeroberfläche ist intuitiver?

UX-Kriterium Todoist Monday.com
Zeit für die Einarbeitung < 5 min 15-30 min
Navigation Minimalistisches Seitenmenü Seitenleiste + kontextsensitive Registerkarten
Visuelle Anpassung 10 farbenfrohe Themen + dunkler Modus 100+ Templates + völlig freie Farbwahl
Tastaturkürzel 60+ Shortcuts, sehr flüssig 50+ Shortcuts, skalierbar
Mobile 100 % offline teilweise offline
Barrierefreiheit WCAG 2.1 AA WCAG 2.1 AA

Todoist vs. Monday: Vergleichen Sie die Integrationen - das Match in 6 Runden.

📍Runde 1 - Individuelle Produktivität

  • Todoist: Siri, Alexa, Google Assistant, iOS Shortcuts.
  • monday.com: Google Assistant über Zapier, kein natives Alexa.

📍 Runde 2 - Kommunikation & Zusammenarbeit.

  • Todoist: Bidirektionaler Slack (Aufgabe aus Nachricht erstellen, aus Aufgabe kommentieren), Microsoft Teams basic.
  • monday.com: Slack, Teams, Gmail, Outlook nativ, Kommentare in Echtzeit, filterbare Benachrichtigungen.

📍 Runde 3 - Entwicklung & DevOps.

  • Todoist: GitHub, GitLab über Zapier (neues Ergebnis → Aufgabe).
  • monday.com: GitHub, GitLab, native Bitbucket, Commits → Statusaktualisierung, Zweige → Boardelemente.

📍 Runde 4 - CRM & Vertrieb.

  • Todoist: HubSpot, Pipedrive über Zapier.
  • monday.com: HubSpot, Salesforce, natives Pipedrive, Feldzuordnung, automatischer Upsert.

📍 Runde 5 - Marketing & Analytics.

  • Todoist: Google Analytics, Facebook Ads über Zapier.
  • monday.com: GA, Facebook Ads, native LinkedIn Ads, ROI-Widgets.

📍 Runde 6 - Automatisierungen von Drittanbietern.

  • Todoist: Zapier (3.000+ Zaps), IFTTT, Make.
  • monday.com: Zapier, Make, Workato, Tray.io + ausgehende Webhooks + GraphQL.

💡Verdikt: Todoist ist ein schlankes, aber solides Ökosystem, monday.com ist ein nahtloser Enterprise-Hub.

Wann sollte man sich für Todoist oder Monday entscheiden?

Beispiele für Anwendungsfälle von Todoist

  • Unabhängiger SEO-Berater: betreut 15 Kunden über 15 Todoist-Projekte; Labels @Audit, @Backlink, @RelanceFacture; wöchentliche Erinnerungen für Positionsüberprüfungen.
  • 8-köpfige Webagentur: Zweiwöchige Sprints, die durch eine Kanban-Schablone "Sprint planning" gesteuert werden; GitHub-Integration, um jeden PR in eine "Review"-Aufgabe umzuwandeln.
  • Lifestyle-Blogger: Redaktionskalender mit wiederkehrenden "Veröffentlichen am Montag und Donnerstag" und Foto-/SEO-Erinnerungen.
  • Freiwillige Organisation: Organisation einer Wohltätigkeitsveranstaltung: Gemeinsame Todo-Liste mit den Abschnitten "Sponsoren", "Logistik", "Kommunikation" und Erinnerungen am Tag 7/Tag 1.

Beispiele für Anwendungsfälle von monday.com

  • E-Commerce DTC: komplette Produktpipeline von der Idee bis zur Markteinführung; Gantt für Meilensteine, Workload für das Fototeam, ROI-Dashboard mit Shopify verbunden.
  • Marketingagentur 40 Pers.: 1 Board pro Kunde, Automatisierungen "Status = 'Zu genehmigen' → Kundenbenachrichtigung + Erstellung Designaufgabe".
  • CIO eines ETI: Board "Incidents P1" mit öffentlichem Formular, SLA 30 min, automatische Eskalation, Audit-Logs SOC 2.
  • Eventmanagement: Management einer Fachmesse: Planung der Lieferanten, Budget pro Posten, Meilenstein "Validierung des Standmodells".
  • Personalabteilung: Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeiter: Checkliste 30-60-90 Tage, Automatisierung der Anforderung von IT-Material.

Fazit

Todoist ist der ideale Verbündete, wenn Sie nach absoluter Einfachheit suchen:

  • eine sofortige Einarbeitung,
  • einen niedrigen Preis,
  • eine perfekte Synchronisierung auf all Ihren Geräten.

monday.com wird unverzichtbar, sobald Ihre Workflows an Komplexität gewinnen:

  • Budgets,
  • Ressourcen,
  • Automatisierungen,
  • Echtzeit-Dashboards sind dann Ihre besten Trümpfe.

👉 Wie viele Personen gehören zu Ihrem Team?
≤ 50 → Todoist.
> 50 → monday.com.

👉 Brauchen Sie Gantt, Budget und Ressourcen?
Nein → Todoist.
Ja → monday.com.

👉 Wie hoch ist Ihr maximales Budget pro Nutzer?
≤ 6 € → Todoist.
≥ 11 € → monday.com.

FAQ - Todoist vs. Monday.

Kann man einfach von Todoist zu Monday.com migrieren?

Ja. monday.com bietet einen Assistenten für den CSV- und JSON-Import mit drei Klicks. Labels werden zu Tags, Abschnitte werden zu Gruppen, Kommentare bleiben erhalten. Durchschnittliche Zeit für 1.000 Aufgaben: 12 Minuten. Bonus: monday.com behält die ursprünglichen Erstellungsdaten für die Historie bei.

Bietet monday.com eine Desktop-App an?

Ja. Native Windows-Anwendungen (MSI und Microsoft Store) und macOS-Anwendungen (DMG und Mac App Store) + PWA auf Linux und ChromeOS. Die PWA unterstützt Systembenachrichtigungen und den partiellen Offline-Modus. Automatische Aktualisierung alle 2 Wochen.

Ist Todoist DSGVO-konform?

Auf jeden Fall. Die Server werden in Frankfurt (Deutschland) gehostet, AES-256-Verschlüsselung im Ruhezustand, TLS 1.3 im Transit, aktuelle DPA, die Möglichkeit, einen SCC (Standard Contractual Clauses) zu unterzeichnen und die automatische Löschung der Daten beim Schließen des Kontos zu aktivieren.