Beim Zeitmanagement Tomaten auf den Augen? Mit der Pomodoro-Methode schneller mehr schaffen

Zu viel zu tun? Nie genug Zeit? Der Tag hat nicht genug Arbeitsstunden? Das kommt Ihnen bekannt vor? Es ist alles andere als ungewöhnlich, seinen Tag um ein paar kostbare Stunden verlängern zu wollen, um endlich den Aufgabenstapel, der sich auf Ihrem Schreibtisch angehäuft hat, abzuarbeiten. Zeit lässt sich nur leider nicht beliebig dehnen. Doch unsere Zeit kontrollieren und die an einem Arbeitstag verfügbaren Stunden bestmöglichst nutzen - das liegt sehr wohl in unserer Macht!

In diesem Artikel werden wir sehen, dass ein hohes Maß an Produktivität untrennbar mit einem erfolgreichen Zeitmanagement verbunden ist. Am sehr erfolgreichen Beispiel für eine bewährte Zeitmanagement-Technik, der Pomodoro-Methode, zeigen wir, wie Sie Zeit effizient managen können, indem Sie Ihre Arbeit in Zwei-Stunden-Zyklen unterteilen, die wiederum mit kurzen Pausen durchsetzt sind. Entdecken Sie im Folgenden die konkrete Umsetzung dieser ebenso einfachen wie effektiven Methode und ihre vielen Vorteile!

Wir alle sind uns bewusst, dass unsere Zeit kostbar ist. Es liegt daher in unserem Interesse, jede Minute sinnvoll einzusetzen, um so viel wie möglich, so schnell und so gut wie möglich zu erledigen. Nun ist es aber so, dass der Mensch keine Maschine ist, und das Bestreben, wie eine zu arbeiten, ist leider mehr als utopisch. Dennoch gibt es Möglichkeiten, um eine gewisse Kontrolle über unsere Zeit auszuüben. Wie also können wir das schaffen, ohne unsere Tage zu verlängern oder unseren Schlaf einzubüßen?

Die Zeit kann sowohl ein Freund als auch ein Feind sein, insbesondere wenn man nicht weiß, wie man sie zähmt. Es ist oft verlockend, mehrere Aufgaben gleichzeitig ausführen zu wollen, weil man denkt, dass man so die Kästchen auf seiner To-Do-Liste schneller abhaken kann. Allerdings bleibt das Denken, dass wir effektiver sind, wenn wir mehrere Dinge auf einmal tun, ein Mythos. Das schnelle Jonglieren zwischen unseren Aktivitäten kann uns ein Gefühl der Kontrolle geben und eine gewisse Euphorie hervorrufen.

Aber Vorsicht: Wenn wir uns selbst mit einer Unmenge an zu verarbeitenden Informationen konfrontieren, wird unser Gehirn überlastet und die tatsächliche Produktivität sinkt drastisch. Am Ende tritt also das Gegenteil von dem ein, was wir beabsichtigen: Wir haben eine größere Anzahl von Aufgaben begonnen, aber wir hatten nicht das Gefühl, dass wir jede einzelne von ihnen abgeschlossen haben. Das wiederum kann sich frustrierend auf unsere Arbeitsmoral auswirken.

Die Lösung dieses Problems besteht darin, die Arbeitszeit durch Sequenzierung, Priorisierung und realistische Aufgabenplanung zu organisieren und sicherzustellen, dass die dringendsten Aufgaben zuerst bearbeitet werden. Das ultimative Ziel: mehr erreichen aber weniger Zeit dafür aufwenden.

In Anlehnung an die Tabelle « Achieve More by Doing Less » von Christine Carter

Aber wie können wir mehr leisten, ohne unsere Aufmerksamkeit zu zerstreuen? Der Wechsel von einer Aufgabe zur anderen vermittelt uns fälschlicherweise den Eindruck von Flexibilität und Effizienz, zumal wir viel geistige Energie für solch schnelle Wechsel aufwenden. Fokussiert zu sein bedeutet nicht nur, unsere mentalen Fähigkeiten für eine einzelne Aktivität zu mobilisieren, sondern auch für jeden äußeren Reiz durchlässig zu bleiben, der unsere Aufmerksamkeit von eben diesem Gegenstand ablenken könnte. 

Das Gehirn verfügt auf natürliche Weise über ein Anti-Distraktionssystem: Im "Konzentrationsmodus" kommunizieren die Neuronen klarer und intensiver miteinander. Wenn also unser Gehirn übermäßig ausgelastet ist, sind wir einem höheren Fehlerrisiko ausgesetzt, wie eine 2015 von Forschern der University of Michigan veröffentlichte Studie zum Alltag von Notärzten zeigt. Es ist daher wichtig, diesen Prozess zu respektieren, indem man so weit wie möglich versucht, Ablenkungen fernzuhalten und alle Aktivitäten zu filtern, die nichts mit der anstehenden Aufgabe zu tun haben. 

Darüber hinaus ist eine globale Meinungsänderung in Bezug auf Ruhepausen nötig, um mentale Erschöpfung zu vermeiden: Bauen Sie Pausen in Ihre Arbeit ein, um Ihre Produktivität zu steigern und Informationen besser verarbeiten zu können. Zu lange Konzentration und Anspannung senkt auf lange Sicht die Leistungsfähigkeit. Es wird daher dringend empfohlen:

• Pausen in seinen Zeitplan aufzunehmen,

• Aufgaben entsprechend ihrer Priorität und ihres Schwierigkeitsgrades über den Tag hinweg zu verteilen,

• Arbeitsintensitäten zu variieren, um nicht immer der gleichen Art von Aufwand ausgesetzt zu sein,

• seine persönlichen Kapazitäten und Grenzen zu berücksichtigen.

Der Italiener Francisco Cirillo ist der Erfinder der Pomodoro-Methode (The Pomodoro Technique, wörtlich die Tomatentechnik, heute ein eingetragenes Markenzeichen). Als Student in den 1980er Jahren erkannte er, dass es möglich ist, sehr produktiv zu sein, wenn man versucht, sich auf eine einzelne Aufgabe zu konzentrieren, anstatt zu versuchen, mehrere Aufgaben parallel auszuführen.

Um seine Zeit einzuteilen, benutzte er einen Küchentimer in Form einer Tomate, der dem Konzept seinen Namen gab (pomodoro bedeutet Tomate auf Italienisch). In der Praxis besteht die Technik darin, die Arbeit in 25-minütige Intervalle, die sogenannten Tomaten, mit jeweils anschließenden 5-minütigen Pausen einzuteilen.

Das Hauptprinzip dieser Methode ist die Segmentierung der Aufgaben in Pomodori (Plural des Begriffs Pomodoro), die intensive und zeitlich begrenzte Arbeitszeiten darstellen. Das bedeutet, große Projekte in kleine, klar definierte Aufgaben zu unterteilen und ohne Unterbrechung durchzuführen, um die volle Kontrolle über die eigene Zeit zu behalten und nicht mehr der Sklave der eigenen Ablenkung zu sein.

Um dies zu erreichen, ist eine hohe Selbstdisziplin erforderlich: Man muss motiviert sein! Aber: Alle ablenkenden Gedanken können notiert werden, um später wiederaufgegriffen zu werden, um den Kopf für das Wesentliche frei zu bekommen und so eine bessere Konzentration zu erreichen.

Betrachten wir nun die Schritte, die für die technische Umsetzung der Pomodoro-Methode zu befolgen sind. Sie benötigen nur ein Minimum an Ausrüstung: eine Uhr, einen Bleistift und ein Blatt Papier oder ein digitales Notizbuch.

Ein Anwendungsbeispiel der Pomodoro-Technik

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Verwenden Sie Ihre Aufgabenliste und definieren Sie Ihre Tomaten. Es geht darum, die Anzahl der Pomodori zu planen, die Sie für jede Aufgabe benötigen. Evaluieren Sie, wie viel Zeit Sie für gewöhnlich mit den anstehenden Aktivitäten verbringen.

Zum Beispiel: Erstellung von PowerPoint-Präsentationsfolien = 3 Tomaten, Heraussuchen von Wettbewerbsinformationen = 2 Tomaten usw.

25 Minuten lang widmen Sie Ihrer Tomate Ihre ganze Aufmerksamkeit. Der eingesetzte Timer kann - wie beim Kochen - mechanisch oder auch virtuell sein und viele webbasierte Funktionen umfassen, wie wir später sehen werden.

Beginnen Sie mit der Arbeit. Die Idee ist, sich für die Dauer der vorgesehenen Zeit auf ein und dieselbe Aufgabe zu konzentrieren und so tatsächlich effektiv zu sein, ohne abgelenkt zu werden.

Das bedeutet, dass Sie sofort anhalten, sobald der Timer ertönt, auch wenn Sie noch nicht fertig sind. Es ist schließlich möglich, mehrere aufeinanderfolgende Tomaten für die gleiche Aufgabe zu verwenden.

Machen Sie sich Notizen, um den Fortschritt der aktuellen Aufgabe zu überwachen, aber auch um eine Bestandsaufnahme Ihres Fortschritts über jeden Arbeitszyklus und im Allgemeinen für Ihren Werktag zu machen.

💡 Tipp: Notizen zu machen ist auch eine gute Idee, um Ihren Geist von all den Gedanken zu befreien, die während Ihrer Arbeit aufgekommen sind. Die von Ihnen notierten Elemente können in den Pausen wiederholt werden.

Nutzen Sie die Pause, um sich von Ihrem Bildschirm zu lösen, Tee oder ein Glas Wasser zu trinken, sich zu dehnen oder eine andere Aktivität auszuführen, die Ihre Gedanken von der Aufgabe ablenkt und Ihnen erlaubt, sich kurz zu entspannen.

Gehen Sie zurück an die Arbeit und wiederholen Sie die Schritte von Anfang an, um eine neue 25-minütige Periode abzuschließen.

Nach vier Arbeitsperioden machen Sie je nach Bedarf eine Pause von ca. 15 bis 30 Minuten und widmen sich während dieser Zeit leichteren Aufgaben, die weniger intellektuelle Anstrengung erfordern.

Fahren Sie fort, indem Sie einen neuen Arbeitszyklus von vier Tomaten beginnen, unterbrochen von kleinen Pausen. Arbeiten Sie mit dieser Dynamik, bis Sie eine zufriedenstellende Anzahl Häkchen an die Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste gesetzt haben.

Diese Methode eignet sich besonders für Personen, die sich in einem oder mehreren der folgenden Fälle erkennen:

• Sie haben Schwierigkeiten, sich längere Zeit auf ein und dieselbe Aufgabe zu konzentrieren.

• Sie sind leicht externen Anfragen ausgesetzt,

• Sie haben eine Vorliebe für Prokrastination (“Was du heute kannst besorgen,...”).

• Sie haben oft das Gefühl, dass Ihr für einen Tag geplantes Arbeitspensum am Tagesende nicht erledigt ist.

Die Pomodoro-Technik hat viele Vorteile und die Früchte dieser Art der Zeiteinteilung werden Sie sehr schnell ernten können. Der Erfolg stützt sich auf die folgenden drei Säulen: Disziplin, Monotasking und Konzentration.

Selbstdisziplin steht im Mittelpunkt von Pomodoro. Indem sie uns Zwänge auferlegt, treibt sie uns an, mit schlechten Gewohnheiten, die zu Ineffizienz und Produktivitätseinbußen führen, zu brechen. Ihre Wirksamkeit wird daher teilweise davon abhängen, wie fest entschlossen wir sind, eine signifikante und dauerhafte Veränderung unserer Arbeitsweise herbeizuführen.

Die Methode erfordert, dass wir nur eine Aufgabe auf einmal erledigen, möglicherweise in Teilaufgaben unterteilt, und Multitasking (d.h. gleichzeitig ausgeführte Tätigkeiten), den besten Feind der Produktivität, ein für allemal eliminieren.

Schließlich führt die Pomodoro-Methode Sie zu einer ununterbrochenen Arbeitsweise: Sie wenden 100% Ihrer Aufmerksamkeit auf den Fortschritt der gewählten Aufgabe auf. Darüber hinaus fördert die Technik den Wechsel zwischen Perioden hoher Konzentration und regelmäßigen kurzen Pausen, welche unerlässlich sind, um Druck abzubauen und danach wieder eine bessere Konzentration zu ermöglichen.

☝ Tipp: Um diese Methode optimal an Ihre Arbeitsgewohnheiten anzupassen, notieren Sie Ihre Erfolge und identifizieren Sie auch mögliche Verbesserungsoptionen wie z.B. die Arbeit an Unterbrechungen (Telefon, Kollegen, verminderte Motivation).

Es gibt Pomodoro-Webanwendungen für Windows und Mac wie auch Apps für Android, iOS und Google Chrome (Add-Ons). Mit seiner minimalistischen Benutzeroberfläche präsentiert Pomotodo beispielsweise sowohl eine Aufgabenliste als auch ein Timersystem. Es stehen Ihnen zudem Statistiken zur Verfügung, um die Anzahl der ausgeführten Aufgaben und deren Verlauf anzuzeigen und so den Überblick über Ihre Performance zu behalten.

Es gibt eine Vielzahl von Anwendungen, darunter:

• ClearFocus (verfügbar bei Google Play),

• Scheduler (verfügbar für Android),

• Pomodoro Focus Timer (verfügbar für iPhone, iPad und iPod touch),

• PomoDoneApp (verfügbar für Mac, Windows, Linux, Web-App),

• Focus Booster (verfügbar für Web, Windows, macOS, iOS, Android),

• FocusList (verfügbar für iPhone, Apple Watch und Mac),

• und viele andere.

Um die persönliche Effektivität zu verbessern, liegt es im Interesse aller, proaktiv zu sein und eine für sie geeignete Arbeitsmethode zu wählen, um positive Ergebnisse zu erzielen. Letzten Endes werden Sie nach einer ersten Eingewöhnungsphase mit Freude Ihre ersten Produktivitätsgewinne sehen und die neuen guten Gewohnheiten werden schnell zur Routine. Sie haben jetzt alle Schlüssel in der Hand, um die Pomodoro-Technik anzuwenden, Aufgaben zu priorisieren und Zeitspanne um Zeitspanne abzuarbeiten. Alles, was Sie tun müssen, ist, sie zu testen! Viel Spaß dabei!