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Ist es möglich, effizient zu sein, Aufgaben termingerecht und ohne Stress zu erledigen? Das ist das Versprechen der GTD-Methode oder Getting Things Done* Methode, wie es vom US-amerikaner David Allen entwickelt wurde.
In einer Welt, wo Informationen gesättigt sind und unvorsehbaren Ereignissen vielmals vorkommen, ist es für die Ausübung der beruflichen Tätigkeiten und Projekte unerlässlich, seine Zeit zu organisieren.
Wie können Sie Ihre Zeit strukturieren und Ihre Prioritäten besser verwalten, um an Produktivität, aber auch an Ruhe zu gewinnen? Halten Sie sich in der Praxis an das Getting Things Done System anhand der 5 Schritte, die wir als Thema in diesem Artikel behandeln!
Getting Things Done (kurz GTD) ist eine Zeitmanagement und Selbstmanagement Methode, die David Allen in seinem Buch Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (dt.: Wie ich die Dinge geregelt kriege) entwickelt hat.
💡 Warum die GTD Methode?
Ständige Anforderungen, Lärm, eine Fülle von Aufgaben ohne klarer Kontext, mehrfache Nachrichten, zu viele Meetings oder E-Mails oder Überproduktivität, ohne jemals die Flexibilität zu verlieren…
Menschen erhalten den ganzen Tag über sehr viele Stimuli, die oft viel Stress erzeugen und sie letztlich daran hindern, vorwärts zu kommen. Dies gilt sowohl für den privaten als auch für den professionellen Bereich.
Das Ziel dieser Methode ist einfach:
"Organisieren für den Erfolg" ist das Versprechen von David Allen.
Zu diesem Zweck hilft das GTD-System durch:
☝️ Es gibt jedoch einen kritischen Punkt, der an dieser Methode geübt werden könnte: GTD-Techniken erfordern ein hohes Maß an Disziplin, um sie anzuwenden und langfristig einzuhalten.
Sie müssen daher im Alltag in der Lage sein, dringende und/oder wichtige Aufgaben und unvorhergesehene Ereignisse in Ihre Planung zu integrieren und die Priorisierung von Aufgaben ständig zu überprüfen, damit Sie nicht überfordert werden.
Die GTD Methode zielt darauf ab, die Arbeitsweise in fünf Schritten zu steuern:
Die folgende Abbildung zeigt zum besseren Verständnis eine Schritt für Schritt Darstellung des Getting Things Done System:
Sammeln Sie alles, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert:
Das Ziel ist es, die Sorgen aus dem Kopf loszulassen. Der Posteingang (Inbox) des GTD-Systems erfüllt diese Rolle. Jedes Format ist hilfreich, um alles im Blick zu behalten:
Dieser Schritt besteht darin, die Art jeder Aufgabe zu definieren:
❌ Wenn NEIN:
✅ Wenn JA:
Wenn Sie alle diese Fragen mit JA beantworten, dann führen Sie die Aktion sofort durch. Wenn nicht, gehen Sie zum nächsten Schritt: Organisation.
Aufgaben, die nicht in weniger als zwei Minuten machbar sind, sind jetzt zu priorisieren und zu ordnen.
Einige Aufgaben sind geplant, andere sind jetzt abgeschlossen, und neue Aufgaben sind in Ihrer Liste aufgetaucht.
Wichtig dabei ist es, sich regelmäßig zu treffen: jeden Tag, einmal pro Woche, am Anfang oder am Ende der Woche... es hängt von jeder Person ab. Aber warum Aktionen durchsehen?
Ihre Aufgaben sind priorisiert und geplant: Zeit zur Umsetzung! Behalten Sie Ihre ToDo Liste regelmäßig im Auge, damit Sie wissen, welche Aufgaben Sie entsprechend der verfügbaren Zeit und Energie erledigen müssen.
In welcher Reihenfolge sollten Sie die Aufgaben durchführen?
👉 Keine Zeit für einen Notfall? Wiederholen Sie die Methode ab Schritt 1, indem Sie die Priorität der Aufgaben neu definieren und Ihre delegierten Aufgaben neu schätzen!
Stichpunkte, Notizbuch oder klassischer Zeitplan? Papier oder elektronischer Kalender?
Vielleicht sind Sie ein Traditionalist und schreiben lieber Ihre Aufgaben täglich oder wöchentlich auf Papier auf. Oder Sie sind von der elektronischen Kalenderschule und schreiben alles auf Ihrem Computer oder Smartphone? Der Hauptvorteil gegenüber Papier ist, dass es im Laufe der Zeit aktualisiert werden kann, ohne dass es gelöscht werden muss.
Welche Software kann die Anwendung von GTD erleichtern? Verschiedene Tools können nützlich sein, um die Anwendung der Methode zu unterstützen und das Beste aus ihr im Alltag zu machen... Fokus auf Trello's Alternativen, die diese begehrte Zeitmanagement-Methode auch anwenden können!
Evernote ist ein praktisches Werkzeug zum Erstellen von Notizen, mit dem Sie sich alles merken können. Sie können GTD-artige Listen aufbauen und organisieren: Sie können sie nach Prioritäten ordnen, in Projekte einteilen und sogar gemeinsam nutzen.
Wunderlist ist ein einfach zu bedienendes und umfassendes Werkzeug für alle Arten von Ideen, Aufgaben und Projekten, das sowohl im beruflichen als auch im privaten Leben eingesetzt werden kann. Wunderlist pro ermöglicht es Ihnen, Ihre Listen gemeinsam zu nutzen und mit Ihren Kollegen zusammenzuarbeiten.
Die GTD Methode hilft Ihnen zu handeln, ohne zu leiden oder überwältigt zu werden. Gewinnen Sie an Flexibilität in Ihrer persönlichen Organisation und benutzen Sie die Kraft dieser Methode, um Ihre Aufgaben effizient zu erledigen.
Sie machen Ihren Kopf frei und sehen, wie Ihre Projekte vorankommen. Sind Sie bereit, diese Methode zu übernehmen und get the things done?
*GTD® und Getting Things Done® sind eingetragene Warenzeichen von The David Allen Company.