Mit der GTD-Methode in 5 Schritten organisiert und effizient sein

Ist es möglich, effizient zu sein, Aufgaben termingerecht und ohne Stress zu erledigen? Das ist das Versprechen der GTD-Methode oder Getting Things Done* Methode, wie es vom US-amerikaner David Allen entwickelt wurde.

In einer Welt, wo Informationen gesättigt sind und unvorsehbaren Ereignissen vielmals vorkommen, ist es für die Ausübung der beruflichen Tätigkeiten und Projekte unerlässlich, seine Zeit zu organisieren.

Wie können Sie Ihre Zeit strukturieren und Ihre Prioritäten besser verwalten, um an Produktivität, aber auch an Ruhe zu gewinnen? Halten Sie sich in der Praxis an das Getting Things Done System anhand der 5 Schritte, die wir als Thema in diesem Artikel behandeln!

Getting Things Done (kurz GTD) ist eine Zeitmanagement und Selbstmanagement Methode, die David Allen in seinem Buch Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (dt.: Wie ich die Dinge geregelt kriege) entwickelt hat.

💡 Warum die GTD Methode?

Ständige Anforderungen, Lärm, eine Fülle von Aufgaben ohne klarer Kontext, mehrfache Nachrichten, zu viele Meetings oder E-Mails oder Überproduktivität, ohne jemals die Flexibilität zu verlieren…

Menschen erhalten den ganzen Tag über sehr viele Stimuli, die oft viel Stress erzeugen und sie letztlich daran hindern, vorwärts zu kommen. Dies gilt sowohl für den privaten als auch für den professionellen Bereich.

Das Ziel dieser Methode ist einfach:

• ein optimales Prioritätenmanagement in der Arbeit einzuführen, um die Produktivität zu steigern,
• seine klar definierten Ziele nach und nach zu erreichen,
• den Kopf frei machen,
• Stress abbauen.

"Organisieren für den Erfolg" ist das Versprechen von David Allen.

Zu diesem Zweck hilft das GTD-System durch:

• Begrenzung der Anforderungen, die die Erfüllung der Aufgaben behindern,
• externe Speicherung von Verpflichtungen und Ideen: Ihr Gehirn wird befreit, aber die Ideen werden nicht verloren,
• Priorisierung von Aufgaben, um zu wissen, welche Maßnahmen wann zu ergreifen sind, um nicht überrascht zu werden.

☝️ Es gibt jedoch einen kritischen Punkt, der an dieser Methode geübt werden könnte: GTD-Techniken erfordern ein hohes Maß an Disziplin, um sie anzuwenden und langfristig einzuhalten.

Sie müssen daher im Alltag in der Lage sein, dringende und/oder wichtige Aufgaben und unvorhergesehene Ereignisse in Ihre Planung zu integrieren und die Priorisierung von Aufgaben ständig zu überprüfen, damit Sie nicht überfordert werden.

Die GTD Methode zielt darauf ab, die Arbeitsweise in fünf Schritten zu steuern:

• Sammeln von Aufgaben, Projekten, Ideen,
• Verarbeiten der Ideen, um eine Aktion abzuleiten,
• Organisieren der Aufgaben in messbaren Aktionsplänen,
• Durchsehen der Aktionen,
• Erledigen der Aufgaben.

Die folgende Abbildung zeigt zum besseren Verständnis eine Schritt für Schritt Darstellung des Getting Things Done System:

Sammeln Sie alles, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert:

• alltägliche Aufgaben und Hintergrundprojekte,
• nicht bearbeitete Elemente,
• jede Idee, die Ihnen vorkommt.

Das Ziel ist es, die Sorgen aus dem Kopf loszulassen. Der Posteingang (Inbox) des GTD-Systems erfüllt diese Rolle. Jedes Format ist hilfreich, um alles im Blick zu behalten:

• Post-its,
• Notizbuch,
• Agenda,
• To-Do-Liste auf Ihrem Telefon, Computer oder Tablet, usw.

Dieser Schritt besteht darin, die Art jeder Aufgabe zu definieren:

• Ist die Idee "umsetzbar", mit anderen Worten, können wir mit jeder Idee eine Aktion verbinden?
• Ist diese Aktion wichtig?

❌ Wenn NEIN:

• eliminieren: keine zukünftigen Maßnahmen;
• inkubieren oder verschieben: irgendwann/vielleicht wird diese Aufgabe machbar;
• archivieren: Aufgabe zum Einordnen, zur späteren Bearbeitung.

✅  Wenn JA:

• Gibt es nur eine Aktion?
• Liegt es an Ihnen, sie auszuführen?
• Können Sie die Aufgabe in weniger als 2 Minuten erledigen?

Wenn Sie alle diese Fragen mit JA beantworten, dann führen Sie die Aktion sofort durch. Wenn nicht, gehen Sie zum nächsten Schritt: Organisation.

Aufgaben, die nicht in weniger als zwei Minuten machbar sind, sind jetzt zu priorisieren und zu ordnen.

• Die Aufgabe steht Ihnen nicht zu: Delegieren Sie sie.
   
• Die Aufgabe dauert mehr als 2 Minuten, ordnen Sie sie in:
  • einem irgendwann/vielleicht Dossier: Projekte, die nicht dringend sind;
  • einem Referenz-Dossier: Interessante Dinge zum Aufbewahren, die keine Maßnahmen erfordern, aber in der Zukunft nützlich werden können;
  • einem Warten-Dossier: laufende Projekte und Aufgaben, für die Sie auf eine Antwort, Zustellung usw. warten und für die Sie eine Erinnerung an die verantwortliche Person planen müssen;
  • Ihrem Kalender: Aufgaben, die eine bestimmte Frist haben, wie z.B. ein Treffen.
  • Ihrer To-Do-Liste.
     
• Sie identifizieren mehr mehr als 1 Aktion, dann ist es bestimmt ein Projekt. Gemäß ihrer Priorität:
  • Können Sie sie im Dossier “Warten auf” ordnen, oder
  • Erstellen Sie einen Zeitplan mit einer Liste von Aktionen und definieren Sie die nächste erforderliche Aktion. Folgen Sie bei jeder Aktion dem gleichen Muster.
     
• Sie betrachten die Aktion weder als Priorität noch als nützlich für später: Werfen Sie sie in den Papierkorb.

Einige Aufgaben sind geplant, andere sind jetzt abgeschlossen, und neue Aufgaben sind in Ihrer Liste aufgetaucht.

Wichtig dabei ist es, sich regelmäßig zu treffen: jeden Tag, einmal pro Woche, am Anfang oder am Ende der Woche... es hängt von jeder Person ab. Aber warum Aktionen durchsehen?

• um die Aufgabenliste neu zu bearbeiten,
• um die Priorisierung der Aufgaben zu überprüfen und neue Fristen zu setzen,
• um dringende und anstehende Aufgaben sofort zu erledigen,
• und auch um zu überprüfen, ob das Organisationssystem klar, vollständig und aktuell ist.

Ihre Aufgaben sind priorisiert und geplant: Zeit zur Umsetzung! Behalten Sie Ihre ToDo Liste regelmäßig im Auge, damit Sie wissen, welche Aufgaben Sie entsprechend der verfügbaren Zeit und Energie erledigen müssen.

In welcher Reihenfolge sollten Sie die Aufgaben durchführen?

1. Termine in Ihrem Kalender,
2. Aufgaben, für die in der Agenda ein Zeitfenster vorgesehen ist,
3. andere Aufgaben auf dem Zeitplan.

👉 Keine Zeit für einen Notfall? Wiederholen Sie die Methode ab Schritt 1, indem Sie die Priorität der Aufgaben neu definieren und Ihre delegierten Aufgaben neu schätzen!

Stichpunkte, Notizbuch oder klassischer Zeitplan? Papier oder elektronischer Kalender?

Vielleicht sind Sie ein Traditionalist und schreiben lieber Ihre Aufgaben täglich oder wöchentlich auf Papier auf. Oder Sie sind von der elektronischen Kalenderschule und schreiben alles auf Ihrem Computer oder Smartphone? Der Hauptvorteil gegenüber Papier ist, dass es im Laufe der Zeit aktualisiert werden kann, ohne dass es gelöscht werden muss.

Welche Software kann die Anwendung von GTD erleichtern? Verschiedene Tools können nützlich sein, um die Anwendung der Methode zu unterstützen und das Beste aus ihr im Alltag zu machen... Fokus auf Trello's Alternativen, die diese begehrte Zeitmanagement-Methode auch anwenden können!

Evernote ist ein praktisches Werkzeug zum Erstellen von Notizen, mit dem Sie sich alles merken können. Sie können GTD-artige Listen aufbauen und organisieren: Sie können sie nach Prioritäten ordnen, in Projekte einteilen und sogar gemeinsam nutzen.

Wunderlist ist ein einfach zu bedienendes und umfassendes Werkzeug für alle Arten von Ideen, Aufgaben und Projekten, das sowohl im beruflichen als auch im privaten Leben eingesetzt werden kann. Wunderlist pro ermöglicht es Ihnen, Ihre Listen gemeinsam zu nutzen und mit Ihren Kollegen zusammenzuarbeiten.

Die GTD Methode hilft Ihnen zu handeln, ohne zu leiden oder überwältigt zu werden. Gewinnen Sie an Flexibilität in Ihrer persönlichen Organisation und benutzen Sie die Kraft dieser Methode, um Ihre Aufgaben effizient zu erledigen.

Sie machen Ihren Kopf frei und sehen, wie Ihre Projekte vorankommen. Sind Sie bereit, diese Methode zu übernehmen und get the things done?

*GTD® und Getting Things Done® sind eingetragene Warenzeichen von The David Allen Company.