Wie Sie mit der Personaldatenbank aus dem Papierkram herauskommen: Vorteile und Schritte zur Erstellung

Von Jérémy Hasenfratz
Am 04.01.22
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Wer hat es schon einmal genossen, stundenlang in einem Archiv zu recherchieren? Anscheinend niemand.

Die Personaldatenbank ist ein digitales System, meist in Form einer Cloud, in dem jede personalrelevante Angabe zentral gespeichert wird und das nicht nur den Personalverantwortlichen, sondern auch den Mitarbeitern das Leben erleichtert.

Eine Personaldatenbank hat viele Vorteile, deshalb zeigen wir Ihnen, wie Sie sie in Ihrem Unternehmen implementieren können. Los geht's!

Was ist eine Personaldatenbank?

Personaldatenbanken werden von Personalverantwortlichen verwendet, um persönliche Informationen über ihre Mitarbeiter zu speichern. Sie gehört oft zu einem Personalinformationssystem oder einer HR-Software. Da sie eine Reihe von Aufgaben erfüllen kann, umfasst eine Personaldatenbank viele Bereiche, z. B. die Bewerberverwaltung, die Urlaubsverwaltung oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Der Datensatz kann alles umfassen, von Personalakten bis hin zu Informationen über Führungskräfte, Urlaub und Abwesenheit, Dienstpläne oder Zeiterfassung, Stundenzettel und Spesen sowie alle anderen Informationen, die der Personalabteilung bei der Personalverwaltung helfen können.

Es ist wichtig zu wissen, dass die Erstellung und Verwaltung einer Personaldatenbank der Mitbestimmung und dem Datenschutz unterliegen.

Warum eine Personaldatenbank benutzen?

Durch die Verwendung einer einzigen Mitarbeiterdatenbank wird die Verwaltung der Personaldaten für die HR-Abteilung einfacher, da die Daten mit einem System, wie z. B. MySQL, konsolidiert werden. Eine umfassende Datenbank macht die Daten auch für die Unternehmensleitung leichter nutzbar, um HR-Dashboards oder -Berichte zu erstellen.

Durch die Verleihung von Zugriffsrechte können Benutzer einen direkten Zugang zu ihren relevanten und aktuellen Daten haben. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter auf wichtige Formulare zugreifen und Antworten auf grundlegende Fragen erhalten können, ohne die Personalabteilung einschalten zu müssen.

Eine einzige, integrierte Personaldatenbank bietet viele weitere Vorteile, darunter:

Vereinheitlichter Prozess und konsistente Updates

Ein integriertes System führt alle Mitarbeiterdaten in einer Plattform zusammen, so dass Sie nicht mehrere Plattformen verwenden müssen, um Lohnabrechnungen oder andere Änderungen vorzunehmen. Jedes Mal, wenn neue Daten hinzugefügt oder aktualisiert werden, fließen sie direkt und automatisch in die Datenbank ein.

Erhöhte Datensicherheit durch Zugriffsrechte

Wenn Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter in einer Datenbank und nicht in mehreren unterschiedlichen Systemen speichern, haben Sie mehr Kontrolle darüber, wer Zugriff darauf hat. Sie haben die volle Autonomie darüber, welche Benutzergruppen Informationen einsehen oder ändern können.

Größere Transparenz

Mitarbeiter, die Zugriff auf die Datenbank haben, können ihre Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen einsehen, ohne jedes Mal die Personalabteilung aufsuchen zu müssen. Manager können auch auf die Leistungs- und Schulungshistorie ihres Teams zugreifen und Berichte zur Unterstützung von Mitarbeitergesprächen und Leistungsbewertungen erstellen.

Weniger Papierkram

Der Papierkram wird ein Problem der Vergangenheit. Eine integrierte Personaldatenbank in einer cloudbasierten Software verringert den ganzen Papierkram und schafft eine digitale Spur jeder Mitarbeiterinformation. Dashboards und anpassbare Berichte zeigen Ihnen, welche Aktualisierungen wann vorgenommen wurden, und helfen Ihnen, den Überblick zu behalten, ohne sich auf Papierakten und Speichersysteme verlassen zu müssen.

Höhere Produktivität

Die doppelte Eingabe von Daten verschwendet Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit. Eine einzige Mitarbeiterdatenbank hilft Ihnen, den Zeitaufwand für die Datenpflege zu verringern, da Sie mit einem einzigen System arbeiten und nicht mit mehreren. So können Sie die eingesparte Zeit für andere Aktivitäten im Personalmanagement nutzen.

Wie wird eine Personaldatenbank erstellt? 7 Schritte

1 - Was möchten Sie mit einer Personaldatenbank erreichen?

Um das richtige Tool zu implementieren, sollte zuerst darüber nachgedacht werden, was mit einer Personaldatenbank erreicht werden soll. Sei es um:

  • die Relevanz von Berichten zu verbessern?
  • HR-Prozesse zu automatisieren?
  • die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Prozessen für Personalbeschaffung, Sozialleistungen und anderen Bereichen zu integrieren?
  • HR-KPIs zu verfolgen?
  • Manager und Mitarbeiter einen leichteren Zugang zu Daten zu geben, um ihr Engagement und ihre Leistung zu fördern?

2 - Den präzisen Datenbedarf identifizieren

Sobald Sie die Makroziele Ihrer Mitarbeiterdatenbank festgelegt haben und wissen, was Sie damit erreichen wollen, können Sie die Elemente bestimmen, die Sie in die Datenbank aufnehmen wollen. Ein guter Ausgangspunkt ist der Lebenszyklus eines Mitarbeiters. Sie sollten die Aktivitäten aufnehmen, die in jeder der folgenden Phasen des Lebenszyklus eines Mitarbeiters auftreten:

  • Rekrutierung und Onboarding
  • Leistungsmanagement
  • Ausbildung und Weiterentwicklung
  • Bindung und Engagement
  • Offboarding

3 - Wichtige Interessengruppen einbeziehen

Auch wenn die Personalabteilung häufig für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten zuständig ist, ist es ratsam, auch die Interessengruppen einzubeziehen, die neue technische Investitionen genehmigen müssen, z. B. die Unternehmensleitung und die IT-Abteilung. Dazu sollten Sie auch häufige Nutzer der Daten einbeziehen, z. B. den Leiter der Lohnbuchhaltung oder andere Mitarbeiter der Finanzabteilung.

4 - Verschiedene Lösungen bewerten

Um Ihre Ziele zu erreichen, sollten Sie nach einer einheitlichen Lösung für Personaldaten suchen, die die folgenden Merkmale aufweist:

  • Cloud-basiert, damit Ihre Mitarbeiter rund um die Uhr und von jedem Ort aus Zugriff haben.
  • Engagierter Support, der Sie bei der Einführung unterstützt und auch nach der Implementierung tagtäglich zur Verfügung steht.
  • Module zur Unterstützung des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus.
  • Navigierbare Berichte und Dashboards zur Unterstützung besserer Analysen und Entscheidungsfindung.

5 - Zusammenstellung vorhandener Daten

Unabhängig von ihrem Format müssen Sie Ihre vorhandenen Mitarbeiterdaten zusammenstellen und für die Aufnahme in Ihre Datenbank bereithalten. So müssen Sie beispielsweise Ihre Gehalts- und Urlaubsregelungen zur Hand haben, damit sie in Ihr neues System integriert werden können.

6 - Schulung der Mitarbeiter

Nehmen Sie sich Zeit für die Schulung des Personals und stellen Sie Ressourcen zur Verfügung, damit die Mitarbeiter wissen, wo sie auf Gehaltsabrechnungen, Informationen zu Abwesenheiten und andere Daten zugreifen können.

7 - Mitarbeiterdaten ausbauen

Die Speicherung und Aktualisierung von Daten wird Ihnen neue Möglichkeiten bei ihrer Nutzung und der Berichterstattung geben. So können Sie beispielsweise neue benutzerdefinierte Berichte erstellen, die Sie bei der Entscheidungsfindung unterstützen und Ihnen helfen, die Auswirkungen Ihrer verschiedenen Personalprogramme und -aktivitäten zu erkennen.

Fazit

Zur effektiven Verwaltung von Personaldaten bedarf es mehr als nur Excel-Tabellen und anderer manueller Hilfsmittel. Um Zeit zu sparen und die Genauigkeit und Konsistenz Ihrer Personaldaten zu erhöhen, ist eine zuverlässige Datenbank mit Datensätzen unerlässlich, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern das Leben leichter macht.

Die Integration des Datensatzes der Personen an einem zentralen Ort unterstützt Sie bei der Entscheidungsfindung und hilft Ihnen, Ihre Personalverwaltung produktiver zu gestalten.

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Alles, was Sie über Personalakten wissen müssen
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