Projektcontrolling: Aufgaben, Definition und Methoden einer Kernphase im Projektmanagement

Die ordnungsgemäße Kontrolle ​​von Projekten gewährleistet einen reibungslosen Fortschritt und sorgt für Produktivität und Rentabilität des Unternehmens.

Doch was ist das Projektcontrolling? Was sind die Aufgaben dieser essentiellen Phase für die Durchführung eines Projektes? Welche Methoden und Instrumente existieren, um ein Projekt zu überwachen?

Die Vorteile sind vielfältig: Zeitoptimierung, wirtschaftliche Einsparungen, Wettbewerbsfähigkeit, Effizienz und Zufriedenheit auf Seiten des Kunden, Auftraggebers und Ihrer Teams.

Die Durchführung eines Projektes hängt vor allem von einer guten Projektplanung und Projektsteuerung ab. Dabei ist Projektcontrolling eine Kernphase im Projektmanagements und überwacht die korrekte Verwaltung der Aktivitäten und die Einhaltung von Termine, Kosten und Qualität.

Laut DIN 69901 dient das Projektcontrolling zur “Sicherung des Erreichens aller Projektziele”. Die Projektcontrolling-Aufgaben sind somit ein ständiger Kreislauf zwischen Messung und Abgleich von Abweichungen während aller Projektmanagement-Phasen, bzw. ab der Projektdefinition bis hin zum Projektabschluss. Das Projektcontrolling also ist notwendig, um:

• den Fortschritt eines Projektes im Verhältnis zu den Prognosen, dem zugewiesenen Budget und den verfügbaren materiellen und personellen Ressourcen zu messen;
• Abweichungen in Echtzeit zu antizipieren, zu visualisieren und zu korrigieren und so mit Ressourcenengpässen und Verzögerungen umgehen zu können.

Beim Projektcontrolling wird zwischen operativem und strategischem Projektcontrolling unterschieden. Das operative Projektcontrolling ist in 2 Teilbereiche unterteilt: Einzel-Projektcontrolling und operatives Multi-Projektcontrolling.

Wie der Begriff schon sagt, wird mit dem Einzelprojektcontrolling nur ein einzelnes Projekt im Unternehmen gesteuert und überwacht, um eine korrekte Durchführung des Projektes zu gewährleisten.

Das operative Multiprojektcontrolling konzentriert sich hingegen auf einer Zeitperiode. Mehrere Projekte mit verschiedenen Fertigstellungsgraden und Terminen werden gemeinsam geprüft, um die Koordination der unterschiedlichen Projektprozesse zu optimieren.

Die Methoden des operativen Multiprojektcontrolling sind dem Einzelprojektcontrolling ähnlich, mit dem Unterschied, dass dieses Projektcontrolling mehrere Projekte gleichzeitig überwacht.

Auch als strategisches Multiprojektcontrolling oder Portfolio Controlling bekannt, beschäftigt sich das strategische Projektcontrolling mit der Bereitstellung von Informationen und Instrumente, um die Bausteine eines Projektes aufzubauen, bzw. Priorisierung, Bewertung und Entscheidung.

• Das Erreichen der Projektziele auf effektiver Weise,
• Das Messen des Fortschritts, um den aktuellen Stand des Projektes zu veranschaulichen,
• Das Erkennen von Abweichungen (Soll-Ist-Vergleich) vom Projektplan,
• Das Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen für die Projektsteuerung,
• Die Dokumentation der Ergebnisse in einem Projektstatusbericht,
• Das Kommunizieren der Ergebnisse an Stakeholdern, Teams, Auftraggebern, usw.

Je nach Größe des Unternehmens, des Projekts und der Anzahl der Beteiligten ist es notwendig, die Qualität, den Fortschritt und den Erfolg des Projekts in jeder Phase seiner Entwicklung zu überwachen. Das Projektcontrolling kann vom Projektleiter selbst oder von einem oder mehreren Projektcontrollern durchgeführt werden — auch dies hängt von der Größe des Unternehmens und des Projekts ab.

Das Projektcontrolling umfasst folgende Aufgaben:

• Steuerung und Planung des Projektes,
• Überprüfung der Lieferungen mit Hinblick auf Qualität, Termine, Ressourcen und Kosten,
• Überwachung der Leistungsindikatoren, bzw. KPIs,
• Controlling der richtigen Umsetzung von Projektmanagement-Methoden,
• Koordination der möglichen Maßnahmen gegen Abweichungen vom Projektplan.

Der/die ProjektcontrollerIn ist für die Verwaltung des Projektfortschritts (Aktualisierung, Planung, Kontrolle) zuständig. Der/die ProjektcontrollerIn spielt also eine Schlüsselrolle für den Gesamterfolg eines Projekts, ohne dabei strategische Entscheidungen zu treffen.

Er/sie kommuniziert mit verschiedenen Ansprechpartnern des Projektmanagements und leitet wichtige Informationen an die zuständigen Personen weiter. Als Garant für Qualität analysiert er/sie die Kennzahlen innerhalb eines festgelegten Zeit- und Budgetrahmens.

Hier eine nicht erschöpfende Liste seiner/ihrer üblichen Aufgaben:

• Erstellung eines aktualisierten Projektstatusberichts im Rahmen von Meetings,
• Begleitung der laufenden Maßnahmen und Einhaltung der Termine,
• Wahrung des methodischen Rahmens der Projekte,
• Informationen zusammenfassen und mit Managern teilen,
• Definition von Leistungsindikatoren (KPIs) und Erstellung von Ergebnisberichten in Form von Dashboards,
• Erstellung von Finanzberichten,
• Support und Betreuung für Software-Benutzer bereitstellen.

Mit seinem/ihrem starken Teamgeist bringt er/sie eine strukturierte Vision in das Projekt ein und legt großen Wert auf Details. Der Erfolg einer Projektdurchführung hängt weitgehend vom/von der ProjektcontrollerIn ab, da seine/ihre Anwesenheit zu einer wichtigen Zeitersparnis geführt hat, wenn Planung, Zeit und Priorität zusammenfallen.

Das Projektcontrolling stützt sich auch auf verschiedene Instrumente und Methoden, um eine Begleitung und Überwachung des Projektverlaufs vorzunehmen. Für jede Projektphase gibt es eine entsprechende Methode, welche auch von verschiedene Parametern abhängig sind, wie z.B.:

• Größe und Bereich des Unternehmens,
• Größe des Teams,
• Relevanz und Größe des Projektes,
• verfügbare Leistungsindikatoren, usw.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige Beispiele für Methoden, die Sie in den verschiedenen Phasen des Projektfortschritts anwenden können.

Der Projektstrukturplan (PSP) ist bei der Projektplanung von großer Hilfe. Mit dieser Methode wird die gesamte Struktur des Projektes in Teilaufgaben anhand von Arbeitspaketen (Aufgaben) unterteilt. Dies schafft eine logische Reihenfolge zwischen den einzelnen Aufgaben des Projektes und fördert die Priorisierung, die Reaktion auf Verspätungen und die Kommunikation zwischen den Teams während des gesamten Projektverlaufs.

Die Nutzwert-Analyse (NWA) ist eine gängige Planungsmethode zur Entscheidungsfindung für Unternehmen, wenn keine objektive und finanzielle Kriterien für eine klare Entscheidung gefunden werden können. Sie analysiert jede einzelne Projektalternative und ordnet bzw. priorisiert sie anhand von Nutzwerten (z.B. eine Skala von 1 bis 5). Dabei ist es notwendig im Vorfeld Kriterien für vergleichbare Alternativen zu definieren, damit die Entscheidungsträger (z.B. Auftraggeber) ihre Präferenzen geben können.

Die Earned Value Analysis (EVA) ist eine Methode zur Messung des Budget und der Leistung während des gesamten Projektverlauf. Bei dieser Technik werden die Kosten, die Deadlines des Projekts und die erwartete und tatsächliche Produktivitätsrate miteinander verglichen. Die EVA wird in Form eines Diagramms dargestellt, das die Kurven für den Planwert, die Ist-Kosten und die Übereinstimmung zwischen diesen beiden Daten zeigt, was den Fertigstellungswert (Earned Value) ergibt.

Der Soll-Ist-Vergleich ist ein Instrument des Controllings und vergleicht die Soll-Kosten mit den in einem bestimmten Zeitraum angefallenen Kosten (Ist-Kosten). Mit Hilfe dieses Vergleichs kann eine Abweichung der Ist-Kosten festgestellt und auf ihre Ursache zurückgeführt werden.

Die Risiko-Analyse soll während der gesamten Projektdurchführung dokumentiert werden. Diese recht umfangreiche Methode vereint alle Aktivitäten zur Erkennung und Behandlung von Ereignissen jeder Art. Sie bewertet regelmäßig die Ursachen und Konsequenzen ihrer Auswirkungen auf den Fortschritt des Projektes und priorisiert sie nach ihrer Kritikalität.

Die Meilenstein-Trendanalyse (MTA) ist ebenso eine Methode des Projektcontrollings und dient zur frühzeitigen Erkennung von Terminverzögerungen. Die MTA wird in Form eines Diagramms dargestellt, mit dem Meilensteinverschiebungen deutlich erkennt werden können. Voraussetzung dafür sind fest definierte Termine für jeden Meilenstein. Ein Meilensteine werden nach DIN 69900 als “Ereignisse besonderer Bedeutung” definiert und können zum Beispiel der Abschluss eines Arbeitspaketes sein. Die Meilenstein-Trendanalyse ist vor allem ein wichtiges Instrument, um den Leistungsfortschritt eines Projekts zu orientieren.

Der Erfolg eines Projekts hängt, wie wir gesehen haben, von der Kontrolle der Zeit, des Budgets und der verfügbaren Ressourcen ab.

Projektcontrolling bedeutet auch, das Wissen der Teams zu nutzen, den Projektfortschritt jederzeit zu kommunizieren und ein strenges Follow-up durchzuführen. Regelmäßige Meetings, Berichte und der Einsatz von Projektmanagement Software sind Elemente, die es ermöglichen, effizient auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren und alle Aktivitäten erfolgreich abzuschließen.