Virtuelle Zahlungskarten revolutionieren das Ausgabenmanagement

Von Simone Schraivogel
Am 11.08.21
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Im Vergleich zu Überweisungen, Lastschriften und Krypto-Währungen sind Zahlungskarten in Europa und der Euro-Zone weiterhin ein stark verbreitetes und viel genutztes Zahlungsmittel. Im Jahr 2019 waren in Europa 572 Mio. Zahlungskarten im Umlauf, das bedeutet 1,7 Karten pro Kopf (EZB 2020). Zahlungskarten können für Einkäufe in physischen Geschäften oder Online-Shops und das Geldabheben an Automaten benutzt werden.

In den letzten Jahren drängen jedoch auch vermehrt virtuelle Zahlungskarten und Methoden auf den Markt. Laut einer Studie der europäischen Zentralbank im Dezember 2020 wird im Euroraum inzwischen jede vierte Online-Zahlung mithilfe von elektronischen Zahlungslösungen vorgenommen. Ein Trend, der sich durch die Corona-Pandemie noch weiter beschleunigte.

Was versteht man unter Zahlungskarten?

Mit einer Zahlungskarte kann in Geschäften oder im Internet bargeldlos bezahlt werden. Bei einer klassischen Kartenzahlung lassen sich in der Regel vier unterschiedliche Akteure identifizieren. Als erstes sind die InhaberInnen der Karte zu nennen, die die Karte zur Zahlung verwenden. Sie bezahlen beispielsweise ihren Wocheneinkauf im Supermarkt oder das T-Shirt in der Boutique bargeldlos mit der Karte.

Als zweiter Akteur im Kartenzahlungsverkehr treten die Zahlungsempfänger und Zahlungsempfängerinnen auf. Sie nehmen die Karte als Zahlungsmittel für den Einkauf an und partizipieren so am bargeldlosen Zahlungsverkehr.

Neben diesen beiden direkten Akteuren einer Transaktion sind bei einer Kartenzahlung noch weitere Stakeholder beteiligt. Zum einen das kartenausgebende Institut und zum anderen die VertragspartnerInnen des Zahlungsempfängers oder Zahlungsempfängerin, die für die Annahme und Abrechnungen der Zahlung zuständig sind.

Wenn alle diese Akteure im Zahlungsverkehr beteiligt sind, wird oft von einem 4-Parteien-System gesprochen. Es gibt jedoch auch Zahlungssysteme, die mit nur zwei Parteien auskommen. Ein Beispiel für dieses System sind Kundenkarten oder Bonuskarten im Einzelhandel. Bei diesen Karten wird die Funktion der KartenausgeberIn und die Akzeptanzstelle von derselben natürlichen oder juristischen Person eingenommen.

Zusammengefasst sind Zahlungskarten, Karten, die ihre InhaberInnen dazu berechtigen, am bargeldlosen Zahlungsverfahren von angeschlossenen Vertragsunternehmen teilzunehmen.

Bei den Zahlungskarten konkurrieren im Unterschied zu anderen bargeldlosen Zahlungsmitteln verschiedene Zahlungsverfahren. Zu den weltweit bekannten und anerkannten Verfahren gehören American Express, Master Card und Visa. Diese Verfahren gehen in der Regel Hand in Hand mit einer Kreditkarte, die weltweit gültig ist und die Umsätze verzögert abrechnet. Neben den weltweit anerkannten Verfahren gibt es auch Zahlungsverfahren, die in ihrer Gültigkeit lokal begrenzt sind. Unter diesen findet sich die in Deutschland noch stark verbreitete Girokarte, die Nachfolgerin der ehemaligen EC-Karte. Mit dieser Karte kann im deutschen Inland problemlos bezahlt werden oder Bargeld an entsprechenden Automaten abgehoben werden.

Debit- oder Kreditkarten, welchen Unterschied gibt’s?

Debit- sowie Kreditkarten fallen unter die Zahlungskarten und ermöglichen Karteninhabern und Karteninhaberinnen das bargeldlose Bezahlen. Ein zentraler Unterschied zwischen diesen beiden Kartentypen liegt jedoch in der Abrechnungsart.

Unter die Debitkarten fallen Zahlungskarten, wie die klassische Bankkarten und Girokarten. Die Debitkarte gewährt Karteninhabern und Karteninhaberinnen keine Kredite und rechnet Transaktionen direkt ab. Ohne Guthaben auf dem entsprechenden Konto, kann folglich nicht mit einer Debitkarte bezahlt werden. Einige Banken bestrafen die Überziehung des Kontorahmens mit Überziehungszinsen – Bezahlen ohne Guthaben auf dem Girokonto ist demnach eine teure Angelegenheit. Überspitzt bedeutet das, dass das Kontoguthaben einer Debitkarte das Kartenlimit bestimmt.

Anders ist dies bei der Kreditkarte. Kreditkarten gewähren den Inhabern und Inhaberinnen entsprechend dem Kartenverfügungsrahmen einen Kredit. Mit diesem Kredit können über den Verlauf eines Monats zahlreiche Käufe und Transaktionen mit der Kreditkarte ausgeführt werden. Diese Käufe werden dann am Ende in einer Kreditkartenabrechnung verrechnet. Dieser Service ist nicht kostenlos und KarteninhaberInnen bezahlen für die verzögerte Abrechnung eine jährliche Gebühr.

Wie lassen sich P-Cards bei Zahlungskarten einordnen?

Eine Purchasing Card, auch P-Card oder Bestellkarte genannt, gehört zu den kommerziellen Zahlungskarten. Andere Karten mit ähnlicher Funktionsweise sind zum Beispiel die Corporate Card, Flottenkarte oder Reisestellenkarte.

Mit P Cards können Unternehmen kleinere Geschäftsausgaben oder Kleinbedarfe begleichen, die gehäuft im Tagesgeschäft anfallen. Diese Karten sind sinnvoll, um Büroausstattung oder andere Waren und Dienstleistungen mit kleinerem Wert zu bestellen. Jede Kostenstelle kann das Benötigte direkt bestellen und am Ende des Monats wird eine Sammelrechnung an das Unternehmen erstellt. Die KartenanbieterInnen von Purchasing Karten geben nach Zahlungseingang die Bestellbestätigung an den Lieferanten oder Lieferantin weiter, der die Bestellung dann ans Unternehmen liefert. In Deutschland sind Bestellkarten noch relativ unbekannt, wohingegen sie in anglophonen Ländern bereits erfolgreich und seit mehreren Jahren eingesetzt werden.

Purchasing Karten haben den Vorteil, dass sie sich ohne große Mühe in bereits bestehende Bestellverfahren integrieren lassen. Außerdem lassen sich so gerade bei Kostenstellenbedarfen mit unproblematischen Produkten die Kosten für die Verwaltung drastisch senken.

Bestellkarten sind ein guter Hebel, um die Procure-to-Pay-Prozesse eines Unternehmens zu beschleunigen und Transaktionskosten zu senken. Denn gerade bei Waren mit geringem Wert sind die Transaktionskosten oftmals höher als der eigentliche Bestellwert oder Warenwert, hier schaffen P Cards Abhilfe!

Funktionsweise virtueller Zahlungskarten

Virtuelle Zahlungskarten eignen sich für spezifische Transaktionen und Käufe, die klassische Zahlungskarten so nicht bieten können. Eine virtuelle Zahlungskarte erhalten Sie von Zahlungsanbietern oder Banken. Diese kann dann entsprechend der Programmierung fürs Bezahlen online und offline verwendet werden.

Die virtuelle Zahlungskarte ist, wie ihr Name schon vermuten lässt, virtuell und demnach nicht physisch vorhanden. Bei der Kartenanforderung erstellen entsprechende KartenausgeberInnen ein spezifisches Datenpaket zur Zahlungskarte. Dieses Paket beinhaltet den Namen der KarteninhaberIn, die Kreditkartennummer sowie ein Ablaufdatum und eine Sicherheitszahl (CVV).

Virtuelle Kreditkarten können für einzelne Transaktionen konfiguriert und ausgegeben werden. In diesem Fall haben sie ein vordefiniertes Ablaufdatum und können nach Ablauf nicht mehr zum Bezahlen verwendet werden.

Diverse Vorteile virtueller Zahlungskarten für Unternehmen

Mit virtuellen Zahlungskarten erhalten Unternehmen eine verbesserte Kontrolle über die, mit diesen Karten ausgeübten, Transaktionen. Bei virtuellen Zahlungskarten können je nach Programmierung bestimmte EinzelhändlerInnen gesperrt werden oder Obergrenzen für Transaktionen hinterlegt werden. Mitarbeitende können von Beginn an nur Einkäufe bei erlaubten Online-Shops tätigen und das nur bis zur vordefinierten Höchstgrenze.

Darüber hinaus können virtuelle Karten bei Diebstahl direkt vom Unternehmen in der Banking Software oder vom Mitarbeitenden in der App deaktiviert werden. Datenklau ist bei virtuellen Karten eher selten, es erfordert mehr Aufwand als der klassische Kartendiebstahl aus dem Geldbeutel. Physische Karten sind deutlich einfacher zu stehlen als der elektronische Datensatz einer virtuellen Zahlungskarte.

Durch virtuelle Zahlungskarten, die im besten Fall mithilfe einer Kreditkartensoftware direkt ins ERP-System des Unternehmens integriert werden, erhalten Firmen eine bessere Budgetkontrolle. Konkrete Ausgabenrichtlinien für die virtuellen Zahlungskarten verhindern, dass einzelne Abteilungen oder Mitarbeitende mehr Geld ausgeben, als vereinbart war. Wenn es sich bei der virtuellen Karte um eine Kreditkarte handelt, profitieren die Mitarbeitenden zudem von allen Vorteilen einer klassischen Firmenkreditkarte. Geld kann im Ausland einfach abgehoben werden und Ausgaben direkt in der ausländischen Währung beglichen werden, ohne dass man sich Gedanken über Umrechnungskurse oder genügend Bargeld machen müsste.

Transparenz und Kostenkontrolle nur einige der zahlreichen Vorteile

Ein weiterer Vorteil von virtuellen Zahlungskarten ist, dass sie ohne großen Verwaltungsaufwand und bedarfsgerecht vom Unternehmen erstellt werden können. Das ist gerade dann vorteilhaft, wenn Mitarbeitende nur sporadisch im Ausland unterwegs sind und für einen spezifischen Einsatz eine Firmenkarte benötigen.

Virtuelle Karten sind schnell und in unbegrenzter Anzahl erstellbar und ebenso schnell auch wieder deaktiviert. Verantwortliche müssen einzig den Datensatz kommunizieren und schon kann die virtuelle Karte zur Zahlung verwendet werden. Dadurch wird die Wartezeit zwischen Kartenantrag und dem Erhalt der Zahlungskarte um einiges verkürzt.

Mit dem Umstieg auf virtuelle Zahlungskarten erhalten Unternehmen folglich eine versatile und skalierbare Zahlungsmethode. Außerdem müssen Mitarbeitende Geschäftsausgaben nicht länger aus eigener Tasche vorstrecken und können direkt die digitale Firmenkarte zur Zahlung verwenden. Automatisierte Prozesse rund um Zahlungskarten sind für alle Beteiligten in Unternehmen erstrebenswert.

Die richtige Integration mit IT-Systemen im Finanzmanagement

Wenn sich Unternehmen für virtuelle Zahlungskarten entscheiden, dann lohnt sich auch ein Blick hin zur Automation und IT-Integration. Mit der richtigen Anbindung können Unternehmen hier nicht zu vernachlässigende Skaleneffekte und Prozessoptimierungen erzielen. Darüber hinaus steigt die Autonomie einzelner Mitarbeitenden und Abteilungen und die Kostentransparenz für die Finanzabteilung.

Kreditkartensoftwares entwickeln sich konstant weiter und bieten Unternehmen zunehmend ausgereifte Funktionspakete. Die Darstellung der Umsätze aller Zahlungskarten des Unternehmens auf einer Plattform und die Steuerung der Karten auf dieser, bringt Unternehmen eine verbesserte Finanzkontrolle und Transparenz:

  • Sie können Ausgaben und Transaktionen über das gesamte Unternehmen hinweg auf einer zentralen Plattform verfolgen.
  • Die Prüfung und Genehmigung von einzelnen Käufen ist für ManagerIn und Finanzverantwortliche durch die Bündelung der Informationen deutlich einfacher.
  • Umsätze mit der Zahlungskarte können bis hin zur Genehmigung der Zahlungskarte zurückverfolgt werden.

Von dieser Transparenz bei ganzheitlich integrierten Finanzsoftwares profitieren am Ende alle Hierarchieebenen.

Digitale Archivierung macht Papierbelege überflüssig!

Ein Vorteil von integrierten Zahlungskarten ist, dass Papierbelege überflüssig werden und Nachweise direkt digital gesichert und archiviert werden. Bei Expensya können virtuelle Zahlungskarten direkt vom Admin-Konto aus erstellt werden und Unternehmen profitieren von einer nativen App zur Verwaltung ihrer Geschäftsausgaben. Mit wenigen Klicks sind Abrechnungen erstellt und Käufe von Mitarbeitenden direkt von unterwegs aus genehmigt. In Expensya können Unternehmen ihre Ausgabenpolitik in wenigen Schritten definieren und die Einhaltung von Ausgabenregeln automatisieren.

Dank integrierten Ausgabenverwaltungssoftwares wie Expensya können Papierbelege digitalisiert werden und direkt in der Cloud archiviert werden. Die digitale und gesetzeskonforme Archivierung in der Cloud vermindert auch das Verlustrisiko von Daten.

Eine SaaS-Lösung wie Expensya steigert die Transparenz, Produktivität und bietet Unternehmen dank zahlreicher Funktionen das Beste der Automatisierung für ihr Ausgabenmanagement. Mitarbeitende können virtuelle Zahlungskarten unkompliziert auf Geschäftsreisen und bei Online-Käufen verwenden und profitieren von einer einfachen Anwendung, hoher Zahlungssicherheit, beschleunigten Prozessen und vermindertem Betrugsrisiko.

Simone Schraivogel ist seit 2020 bei Expensya und kümmert sich als Communication und Content Managerin um die DACH-Region. Expensya bietet eine End-to-End-Lösung, die mit zahlreichen Funktionen darauf ausgelegt ist, das Ausgabenmanagement von Unternehmen zu automatisieren und revolutionieren.

Simone Schraivogel

Simone Schraivogel, Communication & Content Managerin

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