Wie kann man den Verpflegungsmehraufwand berechnen? (2021)

Bei einer Geschäftsreise ist ein Mitarbeiter im Auftrag seines Chefs unterwegs. Deshalb werden die Reisekosten in der Regel vom Unternehmen übernommen. In den meisten Fällen sind auch Unterkunft und Verpflegung mitversichert.

Ist dies nicht der Fall, können Sie die während der Reise anfallenden Kosten für Hotel und den Verpflegungsmehraufwand trotzdem von der Steuer absetzen. Dies ist über die Verpflegungspauschale möglich.

Wie kann man aber den Verpflegungsmehraufwand berechnen? Sehen wir uns das gemeinsam in diesem Artikel an.

Der Verpflegungsmehraufwand entspricht den zusätzlichen Kosten, die einer Person aus beruflichen Gründen entstehen müssen, weil sie sich teurer als zuhause versorgen muss oder zu weit von ihrer Wohnung entfernt ist. Es handelt sich um zusätzliche arbeitsbedingte Ausgaben.

Diese Kosten können als Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG) oder Werbungskosten (§ 9 Abs. 4a EStG) in der Einkommensteuererklärung mit Pauschbeträgen steuerlich geltend gemacht werden. Alternativ kann der Verpflegungsmehraufwand auch dem Arbeitnehmer durch steuerfreie Auslagenersatz des Arbeitgebers zurückgezahlt werden.

Der Verpflegungsaufwand für Dienstreisen ist also entweder steuerlich absetzbar oder wird erstattet.

☝ Der Betrag für Übernachtungen und andere Ausgaben im Zusammenhang mit einer beruflichen Reise gelten als Reisekosten.

Alles was Sie zur Organisation von Geschäftsreisen wissen müssen, einschließlich die verschiedenen Arten von Reisekosten, finden Sie in diesem kostenlosen E-Book:

Wenn ein Arbeitgeber einen Mitarbeiter auf eine Dienstreise innerhalb Deutschlands schickt, kann man die tatsächlichen Verpflegungsausgaben nicht direkt absetzen. Stattdessen ist es möglich, einen Teil der Ausgaben mit einer Verpflegungspauschale zu begleichen.

Ab Januar 2014 gibt es dafür nur noch zwei Möglichkeiten: kleine und große Verpflegungspauschalen. Diese Begriffe beziehen sich auf die Pauschalbeträge, die auf der Grundlage der Stunden der Dienstreise vorgesehen sind.

Um die Verpflegungsmehraufwendungen im Jahr 2021 in Anspruch nehmen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. So schreibt §4 des Einkommensteuergesetzes vor, dass die folgenden Bedingungen vorhanden sein müssen:

• 14 Euro für Reisen mit einer Dauer von 8 bis 24 Stunden = kleine Verpflegungspauschale;
• 28 Euro für Reisen, die 24 Stunden oder länger dauern = große Verpflegungspauschale.

Herr Schneider wohnt in Hamburg.

An einem Montagmorgen im März 2021 fährt er von Hamburg nach München, um einige Tätigkeiten durchzuführen und Kunden zu treffen. Er wird natürlich außerhalb seiner Wohnung übernachten, und zwar in einem Hotel.

Herr Schneider kommt am späten Nachmittag desselben Montags in München an und geht am Abend mit Kollegen essen, zahlt aber selbst.

Am Dienstag, am Mittwoch und am Donnerstag finden die Geschäftstermine statt und Herr Schneider zahlt nochmal seine Mahlzeit (Frühstück, Mittagessen und Abendessen) selbst.

Er fährt am Freitagmorgen nach Hamburg und ist am Nachmittag wieder am Arbeitsplatz.

Die Verpflegungspauschale in der Reisekostenabrechnung von Herrn Schneider lautet wie folgt:

• 14 Euro für Montag (Anreisetag bei mehrtägiger Reise)
• 28 Euro für Dienstag
• 28 Euro für Mittwoch
• 28 Euro für Donnerstag
• 14 Euro für Freitag (Abreisetag bei mehrtägiger Reise)

Insgesamt hat Herr Schneider 112 Euro für 5 Kalendertage in einer Geschäftsreise aus eigener Tasche ausgegeben. Diese Spesen bekommt er von seinem Arbeitgeber erstattet. Alternativ kann er die Beträge bei der nächsten Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen und sie absetzen.

Da die Verpflegungskosten bei Reisen ins Ausland unterschiedlich hoch sein können, ist es logisch, dass auch die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwände je nach Reiseland variieren sollten.

Aus diesem Grund erstellt und veröffentlicht das Bundesfinanzministerium fast jährlich eine Liste mit den verschiedenen Pauschalen (siehe unten), die für unterschiedliche Reiseziele gelten.

👀 Die Höhe der Pauschalbeträge wird in Abhängigkeit von den Lebenshaltungskosten und der lokalen Inflation berechnet - sie können daher deutlich von den in Deutschland geltenden kleinen und großen Pauschalbeträgen abweichen.

Für manche Länder gelten sogar je nach Zielort unterschiedliche Pauschbeträge, wenn Städte innerhalb eines Landes höhere Lebenshaltungskosten haben.

Für alle Länder im Ausland fallen per Gesetz zusätzliche Verpflegungskosten an, die jedoch von Land zu Land unterschiedlich sind.

Sollte sich eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte anschließen, muss für diesen Tag die höhere Verpflegungspauschale berücksichtigt werden.

• Bei eintägigen Reisen entscheidend ist die Summe der Pauschale des letzten Tätigkeitsortes im Ausland;
• Bei mehrtägigen Reisen:
  • Für den Fall, dass es im Ausland keine Aktivität ausgeübt wird, ist maßgeblich die Tagespauschale für Mahlzeiten an dem Ort, der vor Mitternacht erreicht wird;
  • Kehrt man aus dem Ausland nach Deutschland zurück, ist das Tagegeld für die Verpflegung am ausländischen Tätigkeitsort maßgebend;
  • Für alle Zwischentage ist die Höhe des Tagegeldes des Ortes, den der Arbeitnehmer vor Mitternacht erreicht, maßgebend.

Muss ein Mitarbeiter auf den Tag nach dem Rückkehr von der mehrtägigen Dienstreise eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit ausüben, ist für diesen Tag den höheren Verpflegungsbetrag anzurechnen.

Frau Schmidt kommt um 7.00 Uhr morgens an ihrem Arbeitsplatz an, holt die notwendigen Unterlagen ab und fährt nach Österreich (Ausland) mit ihrem eigenen Auto, um einen Kunden zu treffen. Es ist 9.00 Uhr, als sie ihren Arbeitsplatz verlässt.

Als sie ihre Arbeit erledigt hat, fährt Frau Schmidt wieder nach Hause und kommt dort um 16.30 Uhr an.

Obwohl Frau Schmidt von 7.00 Uhr bis 16.30 Uhr, also 9,5 Stunden unterwegs war, war sie nur 7,5 Stunden von ihrem Arbeitsplatz abwesend. Das bedeutet, dass die Mindestzeit von 8 Stunden nicht erreicht wird.

Aus diesem Grund konnten ihr keine Verpflegungskosten erstattet werden.

Hätte jedoch Frau Schmidt bereits um 8:00 Uhr seinen Arbeitsplatz verlassen, würde sich die Abwesenheit über 8,5 Stunden erstrecken, was bedeutet, dass sie eine Pauschale von 27 € (kleine Pauschale für Österreich) erstattet bekommen können.

Ab 1. Januar 2021 gelten folgende Beträge (nicht vollständig):

Vergessen Sie Tabellenkalkulationen! Vergessen Sie verlorene Quittungen! Im Folgenden werden wir Ihnen eine geeignete Softwarelösung zur Verwaltung des Verpflegungsmehraufwands vorstellen, damit Sie den Prozess beschleunigen und die Fehlermarge verringern können. Ein Beispiel dafür ist die Software Expensya.

Expensya bietet eine einfache plattformübergreifende Lösung für das Ausgabenmanagement. Die Web- und Mobile-App automatisiert die Verwaltung von Geschäftsausgaben und Reisekosten: ohne manuelle Dateneingabe, 100% mobil und papierlos.

• Mit Expensya fotografieren Sie Belege einfach mit dem Smartphone und die Software erstellt, dank der einzigartigen OCR+ Technologie, voll automatisch die jeweilige Abrechnung.
• Fahrt- und Reisekosten werden auf Basis aktueller Pauschalsätze berechnet, egal ob Sie im In- oder Ausland unterwegs waren.

Expensya automatisiert jeden Prozessschritt bei der Ausgabenverwaltung: Richtlinien werden automatisch geprüft, Duplikate direkt erkannt und Genehmigungs-Workflows arbeiten cloudbasiert. Zudem lässt sich die End-to-End Lösung von Expensya ganz bequem in Ihr ERP-System integrieren.