Wie kann man den Verpflegungsmehraufwand berechnen? (2021)

Von Virginia Fabris
Am 07.07.21
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Bei einer Geschäftsreise ist ein Mitarbeiter im Auftrag seines Chefs unterwegs. Deshalb werden die Reisekosten in der Regel vom Unternehmen übernommen. In den meisten Fällen sind auch Unterkunft und Verpflegung mitversichert.

Ist dies nicht der Fall, können Sie die während der Reise anfallenden Kosten für Hotel und den Verpflegungsmehraufwand trotzdem von der Steuer absetzen. Dies ist über die Verpflegungspauschale möglich.

Wie kann man aber den Verpflegungsmehraufwand berechnen? Sehen wir uns das gemeinsam in diesem Artikel an.

Was ist Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand entspricht den zusätzlichen Kosten, die einer Person aus beruflichen Gründen entstehen müssen, weil sie sich teurer als zuhause versorgen muss oder zu weit von ihrer Wohnung entfernt ist. Es handelt sich um zusätzliche arbeitsbedingte Ausgaben.

Diese Kosten können als Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG) oder Werbungskosten (§ 9 Abs. 4a EStG) in der Einkommensteuererklärung mit Pauschbeträgen steuerlich geltend gemacht werden. Alternativ kann der Verpflegungsmehraufwand auch dem Arbeitnehmer durch steuerfreie Auslagenersatz des Arbeitgebers zurückgezahlt werden.

Der Verpflegungsaufwand für Dienstreisen ist also entweder steuerlich absetzbar oder wird erstattet.

☝ Der Betrag für Übernachtungen und andere Ausgaben im Zusammenhang mit einer beruflichen Reise gelten als Reisekosten.

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Wie kann man den Verpflegungsmehraufwand berechnen?

Inländische Geschäftsreisen

Wenn ein Arbeitgeber einen Mitarbeiter auf eine Dienstreise innerhalb Deutschlands schickt, kann man die tatsächlichen Verpflegungsausgaben nicht direkt absetzen. Stattdessen ist es möglich, einen Teil der Ausgaben mit einer Verpflegungspauschale zu begleichen.

Ab Januar 2014 gibt es dafür nur noch zwei Möglichkeiten: kleine und große Verpflegungspauschalen. Diese Begriffe beziehen sich auf die Pauschalbeträge, die auf der Grundlage der Stunden der Dienstreise vorgesehen sind.

Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes im Inland

Um die Verpflegungsmehraufwendungen im Jahr 2021 in Anspruch nehmen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. So schreibt §4 des Einkommensteuergesetzes vor, dass die folgenden Bedingungen vorhanden sein müssen:

  • 14 Euro für Reisen mit einer Dauer von 8 bis 24 Stunden = kleine Verpflegungspauschale;
  • 28 Euro für Reisen, die 24 Stunden oder länger dauern = große Verpflegungspauschale.

Beispiel einer Berechnung des Verpflegungsmehraufwands im Inland

Herr Schneider wohnt in Hamburg.

An einem Montagmorgen im März 2021 fährt er von Hamburg nach München, um einige Tätigkeiten durchzuführen und Kunden zu treffen. Er wird natürlich außerhalb seiner Wohnung übernachten, und zwar in einem Hotel.

Herr Schneider kommt am späten Nachmittag desselben Montags in München an und geht am Abend mit Kollegen essen, zahlt aber selbst.

Am Dienstag, am Mittwoch und am Donnerstag finden die Geschäftstermine statt und Herr Schneider zahlt nochmal seine Mahlzeit (Frühstück, Mittagessen und Abendessen) selbst.

Er fährt am Freitagmorgen nach Hamburg und ist am Nachmittag wieder am Arbeitsplatz.

Die Verpflegungspauschale in der Reisekostenabrechnung von Herrn Schneider lautet wie folgt:

  • 14 Euro für Montag (Anreisetag bei mehrtägiger Reise)
  • 28 Euro für Dienstag
  • 28 Euro für Mittwoch
  • 28 Euro für Donnerstag
  • 14 Euro für Freitag (Abreisetag bei mehrtägiger Reise)

Insgesamt hat Herr Schneider 112 Euro für 5 Kalendertage in einer Geschäftsreise aus eigener Tasche ausgegeben. Diese Spesen bekommt er von seinem Arbeitgeber erstattet. Alternativ kann er die Beträge bei der nächsten Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen und sie absetzen.

Ausländische Geschäftsreisen

Da die Verpflegungskosten bei Reisen ins Ausland unterschiedlich hoch sein können, ist es logisch, dass auch die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwände je nach Reiseland variieren sollten.

Aus diesem Grund erstellt und veröffentlicht das Bundesfinanzministerium fast jährlich eine Liste mit den verschiedenen Pauschalen (siehe unten), die für unterschiedliche Reiseziele gelten.

👀 Die Höhe der Pauschalbeträge wird in Abhängigkeit von den Lebenshaltungskosten und der lokalen Inflation berechnet - sie können daher deutlich von den in Deutschland geltenden kleinen und großen Pauschalbeträgen abweichen.

Für manche Länder gelten sogar je nach Zielort unterschiedliche Pauschbeträge, wenn Städte innerhalb eines Landes höhere Lebenshaltungskosten haben.

Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes im Ausland

Für alle Länder im Ausland fallen per Gesetz zusätzliche Verpflegungskosten an, die jedoch von Land zu Land unterschiedlich sind.

Sollte sich eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte anschließen, muss für diesen Tag die höhere Verpflegungspauschale berücksichtigt werden.

  • Bei eintägigen Reisen entscheidend ist die Summe der Pauschale des letzten Tätigkeitsortes im Ausland;
  • Bei mehrtägigen Reisen:
    • Für den Fall, dass es im Ausland keine Aktivität ausgeübt wird, ist maßgeblich die Tagespauschale für Mahlzeiten an dem Ort, der vor Mitternacht erreicht wird;
    • Kehrt man aus dem Ausland nach Deutschland zurück, ist das Tagegeld für die Verpflegung am ausländischen Tätigkeitsort maßgebend;
    • Für alle Zwischentage ist die Höhe des Tagegeldes des Ortes, den der Arbeitnehmer vor Mitternacht erreicht, maßgebend.

Muss ein Mitarbeiter auf den Tag nach dem Rückkehr von der mehrtägigen Dienstreise eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit ausüben, ist für diesen Tag den höheren Verpflegungsbetrag anzurechnen.

Beispiel einer Berechnung des Verpflegungsmehraufwands im Ausland

Frau Schmidt kommt um 7.00 Uhr morgens an ihrem Arbeitsplatz an, holt die notwendigen Unterlagen ab und fährt nach Österreich (Ausland) mit ihrem eigenen Auto, um einen Kunden zu treffen. Es ist 9.00 Uhr, als sie ihren Arbeitsplatz verlässt.

Als sie ihre Arbeit erledigt hat, fährt Frau Schmidt wieder nach Hause und kommt dort um 16.30 Uhr an.

Obwohl Frau Schmidt von 7.00 Uhr bis 16.30 Uhr, also 9,5 Stunden unterwegs war, war sie nur 7,5 Stunden von ihrem Arbeitsplatz abwesend. Das bedeutet, dass die Mindestzeit von 8 Stunden nicht erreicht wird.

Aus diesem Grund konnten ihr keine Verpflegungskosten erstattet werden.

Hätte jedoch Frau Schmidt bereits um 8:00 Uhr seinen Arbeitsplatz verlassen, würde sich die Abwesenheit über 8,5 Stunden erstrecken, was bedeutet, dass sie eine Pauschale von 27 € (kleine Pauschale für Österreich) erstattet bekommen können.

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland 2021 - Tabelle

Ab 1. Januar 2021 gelten folgende Beträge (nicht vollständig):

Land Kleine Pauschale Große Pauschale Übernachtungs-pauschale
Albanien 18 27 112
Belgien 28 42 135
Bosnien - Herzegovina 16 23 75
Bulgarien 15 22 115
Daenemark 39 58 143
Finnland 33 50 136
Frankreich (Lyon) 36 53 115
Frankreich (Marseille) 31 46 101
Frankreich (Paris und Departements 92-94) 39 58 152
Frankreich (Straßburg) 34 51 96
Frankreich (Rest) 29 44 115
Griechenland (Athen) 31 46 132
Griechenland (Rest) 24 36 135
Großbritannien (London) 41 62 224
Großbritannien - Nordirland (Rest) 30 45 115
Irland 39 28 129
Island 32 47 108
Italian (Mailand) 30 45 158
Italian (Rest) 27 40 135
Luxemburg 32 47 130
Niederlande 32 47 122
Norwegen 53 80 182
Österreich 27 40 108
Polen (Breslau) 22 33 117
Polen (Danzig) 22 30 84
Polen (Krakau) 18 27 86
Polen (Warschau) 20 29 109
Polen (Rest) 20 29 60
Portugal 24 36 102
Rumänien (Bukarest) 21 32 92
Rumänien (Rest) 18 27 89
Russland (Jekatarinburg) 19 28 84
Russland (Moskau) 20 30 110
Russland (St. Petersburg) 17 26 114
Russland (Rest) 16 24 58
San Marino 23 34 75
Schweden 33 50 168
Schweiz (Genf) 44 66 186
Schweiz (Rest) 43 64 180
Serbien 13 20 74
Spanien (Barcelona) 23 34 118
Spanien (Kanarische Inseln) 27 40 115
Spanien (Madrid) 27 40 118
Spanien (Palma de Mallorca) 24 35 121
Spanien (Rest) 23 34 115
Türkei (Istanbul) 17 26 120
Türkei (Izmir) 20 29 55
Türkei (Rest) 12 17 95
Ungarn 15 22 63

Software zur Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands

Vergessen Sie Tabellenkalkulationen! Vergessen Sie verlorene Quittungen! Im Folgenden werden wir Ihnen eine geeignete Softwarelösung zur Verwaltung des Verpflegungsmehraufwands vorstellen, damit Sie den Prozess beschleunigen und die Fehlermarge verringern können. Ein Beispiel dafür ist die Software Expensya.

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