Modernes Workload Management: Die 11 besten Tools für eine smarte Aufgabenverwaltung

Aufgabenmanagement bzw. Workload Management ist ein wesentlicher Bestandteil jedes erfolgreichen Unternehmens. Es umfasst die Planung, Organisation und Überwachung von Aufgaben, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig und innerhalb des Budgets erledigt werden. Mit der richtigen Workload Management Software können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe rationalisieren, Kosten senken und ihre Produktivität steigern.

In diesem Artikel geben wir einen Überblick über 10 der besten Aufgabenmanagement-Tools. Wir gehen auf die wichtigsten Auswahlkriterien wie Funktionen, Kosten, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit ein, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welches Tool am besten zu Ihrem Unternehmen und zu Ihren Workflows passt.

monday.com ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Plattform, die Teams bei der Zusammenarbeit und der Verwaltung ihrer Arbeitsabläufe unterstützt. Sie bietet anpassbare Vorlagen, Aufgabenverfolgung, Zeitmanagement, Kommunikations-Tools und Integrationen mit anderen Softwarelösungen. monday.com zielt darauf ab, die Teamarbeit zu optimieren und die Produktivität von Unternehmen jeder Größe zu steigern.

• monday.com kann an individuelle Workflows und Prozesse angepasst werden.
• Die Softwarelösung verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team durch Shared Boards.
• Sie ermöglicht dazu die Zusammenarbeit von Remote-Teams mit Cloud-basiertem Zugriff.
• Sie bietet Zeiterfassung und Produktivitätsanalysen für das Leistungsmanagement und lässt sich mit gängigen Tools wie Slack, Dropbox und Jira integrieren.
• Benutzerfreundliche Plattform mit einer intuitiven Oberfläche: Mit monday.com haben Sie eine visuelle Darstellung des Projektfortschritts.
• Echtzeit-Updates und -Benachrichtigungen zum Projektfortschritt.

• monday.com bietet so viele Möglichkeiten, dass man manchmal etwas den Überblick verliert. Zum Glück ist die Dokumentation wirklich sehr gut geschrieben.

• Kostenlos: Einfache Boards und Vorlagen für bis zu 2 Benutzer.
• Basic: 10 €/Benutzer/Monat für Kernfunktionen und Zwei-Faktor-Authentifizierung.
• Standard: 12 €/Benutzer/Monat für Automatisierung, Integrationen und 24/7-Support.
• Pro: 20 €/Benutzer/Monat für erweiterte Integrationen, Zeiterfassung und Kalenderansicht.
• Enterprise: Maßgeschneiderte Preise mit erweiterter Sicherheit, Anpassung und Onboarding-Support.

Asana ist eine beliebte Software zur Aufgabenverwaltung. Die Plattform ermöglicht es, Pläne, Projekte und Aufgaben von Teams zu verwalten. Mit Asana können Sie Product Roadmaps erstellen, Sprints planen und die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter verwalten. Das Tool hilft Ihnen dabei, Aufgaben von Anfang bis Ende zu verfolgen und Unteraufgaben an Teamkollegen zu delegieren.

• Effizientes Task-Tracking von Start bis Ende.
• Delegation von Tasks an Teamkollegen.
• Planungs-, Verfolgungs- und Koordinierungsfunktionen.
• Erstellen von Aufgabenvorlagen für vereinheitlichte Prozesse.
• Übersichtliche Darstellung individueller To-Do's.
• Erstellen von Abhängigkeiten zwischen verschiedene Aufgabentypen.
• Automatisierung von Routineaufgaben: Mit Asana können wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden.
• Fokus auf den Fortschritt: Mit Asana kann man den Status von Projekten jederzeit überprüfen.

• Höheres Investment ab der Business Class Version und über 15 User.
• Erinnerungsfunktion für Fälligkeitstermine nicht automatisch.

• Basic: 0 €/Monat (bis 15 Nutzer).
• Premium: 10,99 €/Monat pro Nutzer im Jahrespaket.
• Business: 24,99 €/Monat pro Nutzer im Jahrespaket.

Die SaaS Plattform awork.io ermöglicht ein effizientes Workload-Management und vereinfacht die Verwaltung von Aufgaben all Ihrer Teams. Mit awork können Ihre Mitarbeiter effizienter zusammenarbeiten, Workflows digitalisieren und ihre gesamte Aufgabenverwaltung produktiver gestalten.

• Intuitives und benutzerfreundliches Interface, das sich an individuelle Workflows anpassen lässt.
• Automatisierte Projektverwaltung, um wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen.
• Einheitliche Plattform für die Zusammenarbeit, mit der Sie auch remote auf Ihre Projekte zugreifen können.
• Priorisierung und Automatisierung von Aufgaben, um Zeit zu sparen.
• Integrierte Zeiterfassung, um den Fortschritt Ihrer Projekte zu verfolgen.
• Verbindung mit Lexoffice für eine bessere Übersicht über Ihre Aufgaben.
• Kosteneinsparung durch automatisiertes Arbeiten.

• Nicht alle Funktionen sind in der kostenlosen Version verfügbar.

• Premium: 10,99 € pro Monat/Nutzer bei jährlicher Zahlung. Ein kostenloser Test dieses Basis-Pakets wird angeboten.
• Enterprise: 15,99 € pro Monat/Nutzer - ideal ab ca. 50 User. Eine individuelle Beratung und Betreuung ist inklusive.

ClickUp ist eine All-in-one-Plattform, die Teams, Aufgaben und Tools an einem Ort zusammenführt. Mit ClickUp können Sie Projekte verwalten, Ziele verfolgen, in Teams zusammenarbeiten, mit Mitarbeitern kommunizieren und Aufgaben verwalten.

• ClickUp ermöglicht es Teams, schneller und effizienter zu arbeiten.
• Bietet eine intuitive Benutzeroberfläche mit benutzerfreundlichen Funktionen.
• Unterstützt verschiedene Arten von Projekten wie Scrum, Kanban usw.
• Ermöglicht es Benutzern, ihre Aufgaben in Listen oder Kalendern anzuzeigen.
• Einfache Integration in andere Tools wie Slack und Google Drive.
• Verfügt über eine benutzerdefinierte Ansicht für jeden User.
• Bietet automatische Erinnerungsfunktionen für wiederkehrende Aufgaben.

• Nicht alle Funktionen sind in der kostenlosen Version enthalten.

• Kostenlos mit bis zu 100 MB Speicherplatz.
• Unlimited: $5 pro Monat pro Nutzer mit unbegrenztem Speicherplatz.
• Business: $12 pro Monat pro Nutzer mit unbegrenztem Speicherplatz und erweiterten Tools.
• Business Plus: $19 pro Monat und Nutzer, ideal für mehrere Teams.

Evernote Teams ist ein weiteres sinnvolles Tool, mit dem Unternehmen und Teams ihre Aufgaben und Projekte einfacher verwalten können. Die Software bietet die Möglichkeit, alle wichtigen Informationen Ihrer Aufgabenverwaltung an einem sicheren Ort zu speichern.

• Notizen, Aufgaben und Termine können an einem zentralen Ort online verwaltet werden.
• Aufgaben können anderen Mitarbeiter:innen zugewiesen werden.
• Der Aufgabenfortschritt kann verfolgt werden.
• Projektmanager können Meetings festlegen, Fälligkeitstermine anpassen und Aufgaben neu zuweisen.
• Die Software bietet die Möglichkeit, miteinander vernetzte Einzelpersonen abzubilden und die Vernetzung von Teams zu unterstützen.
• To-Do-Listen können mit relevantem Kontext in den Notizen gespeichert werden.
• Mit Evernote Teams kann jedes Teammitglied seine eigenen Notizen organisieren.
• Evernote kann mit anderen Tools wie Salesforce, der Google Suite und Slack verknüpft werden.

• Lediglich ein Preispaket wird angeboten.
• Die Funktionen sind weniger an große Teams angepasst.

• Evernote Teams können Sie ab 13,99 € pro Nutzer monatlich nutzen. Mindestens 2 Nutzer sind erforderlich, um zu starten.

factro ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software, die das Workload-Management durch seine zahlreichen Features vereinfacht. Teams können mit factro produktiver arbeiten, um ihre Ziele effizienter zu erreichen. Die Software lässt User Aufgaben verwalten, Ressourcen planen und Zeiten erfassen.

• Interface für die Verwaltung mehrerer Projekte.
• Ein integriertes Aufgabenmanagement-Tool, um Aufgaben schnell und effizient zu verwalten.
• Nutzer können den Fortschritt ihrer Aufgaben verfolgen.
• Die Software bietet eine visuelle Darstellung des gesamten Fortschritts in Echtzeit.
• Automatisierte Erinnerungsfunktionen für wiederholte Aufgaben.
• Einfache Kommunikation zwischen Teammitgliedern über Chat-Funktionen oder Videoanrufe.
• Funktionen für Risikomanagement und Ressourcenzuweisung.
• Möglichkeit der Verknüpfung mit anderen Tools wie Dropbox oder Google Drive.
• Mobile Apps für iOS und Android, um auch unterwegs zu arbeiten.

• factro ist möglicherweise nicht die richtige Wahl für Unternehmen mit sehr großem Workload-Management-Bedarf oder Unternehmen mit sehr spezifischen Anforderung an ihr Projektmanagement.

• factro bietet bis 10 Nutzer eine kostenlose Version an sowie unterschiedliche Preispakete ab 3 Nutzer, von 7,99 € pro Monat bis zu 29,99 € pro Monat und User.

Auch MeisterTask ist ein leistungsstarkes Tool zur Aufgabenverwaltung. Es ermöglicht Ihnen, Projekte zu planen und zu verfolgen und Aufgaben an Teammitglieder zu delegieren.

• Einfache Bedienung: MeisterTask bietet eine intuitive Benutzeroberfläche.
• Einfache Kollaboration und Kommunikation im Projektteam.
• Aufgabenzuweisung: Sie können Aufgaben direkt an Teammitglieder delegieren.
• Projektplanung: Deadlines können festgelegt werden.
• Integration: Dateien können über Dropbox, Google Drive und andere Tools direkt hochgeladen werden.
• Automatische Benachrichtigung bei Änderung der Aufgabendetails.
• Alle Datensätze werden verschlüsselt gespeichert und regelmäßig gescannt.

• Ein Nachteil von MeisterTask ist der begrenzte integrierte Speicherplatz im kostenfreien Paket.

• Kostenfrei für bis zu 3 Projekte mit unbegrenzter Anzahl an Teammitgliedern.
• Pro-Paket: 8,25 € pro Monat mit unbegrenzter Anzahl an Projekten und 10x mehr Speicherplatz pro Dateianhang.
• Business-Paket: 20,75 € pro Monat.

Stackfield bietet ein intuitives User Interface, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Aufgaben und Projekte schnell und effizient zu verwalten. Mit dem Workflow Management Tool können Sie Aufgaben an Kollegen delegieren, Dateien austauschen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten.

• Schnelle und einfache Verwaltung von Aufgaben.
• Kollaboration: Einfacher Austausch von Dateien und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten.
• Erweiterte Benachrichtigungen über alle Änderungen.
• Sie können Kommentare hinterlassen, um Fragen oder Anmerkung zu einer bestimmten Aufgabe zu stellen.
• Kalenderfunktion, um alle wichtigen Termine im Blick zu behalten.
• Sie können festlegen, welche Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Dateien haben.
• Integrierte Chat-Funktion, um sich mit Kollegen in Echtzeit auszutauschen.
• Automatische Erinnerungsfunktion für Termine und Aufgabenfristen.

• Stackfield bietet vergleichbar weniger Funktionen für das gesamte Projektmanagement.

• Stackfield bietet mehrere Pakete an, deren Preise je nach Nutzer-Anzahl variiert. Der Basis-Plan (Business) startet bei 11 € pro Nutzer und Monat ab 5 Nutzern. Die Software können Sie kostenlos testen, bevor Sie sich für einen passenden Tarif für Ihr Aufgabenmanagement entscheiden.

Superlist ist ein neues Tool fürs Aufgabenmanagement, das von den Mitbegründern der Software Wunderlist entwickelt wurde. Das Softwaretool soll auf höchstem technischen Niveau moderne Funktionen für die Produktivität von Unternehmen und Teams bieten. 2022 hat das Startup eine Finanzierungsrunde von 10 Millionen Euro abgeschlossen, was auf einen starken Launch des Tools hoffen lässt. Der offizielle Launch der Software ist noch nicht angekündigt worden. Ziel des Superlist-Teams ist es, Produktivitätsmanagement menschlicher und so einfach wie nie zu gestalten - angepasst an die moderne Arbeitswelt im Remote- und Hybrid-Modus.

Einige der auf der Webseite von Superlist bereits geteaserten Features sind:

• Einfaches Teammanagement.
• Gemeinsame Verwaltung von Aufgaben.
• Smarte Tools zur Organisation von Projekten und Aufgaben.
• Erinnerungsfunktionen.
• Integration mit anderen Tools wie Slack und DocuSign.
• E-Mail Funktionen.
• Kalender-Übersicht.
• Snooze- und Fokus-Funktion.

• Unternehmen können sich auf der Webseite von Superlist zum Test einer privaten Beta-Version bewerben, um die Funktionen exklusiv kennenzulernen.

Todoist ist ein weiteres top Softwaretool zur Aufgabenverwaltung, das Unternehmen beim Workload Management unterstützt. Es hilft, Aufgaben zu organisieren, zu priorisieren und effizient zu verfolgen.

• Ermöglicht die Verwaltung mehrerer Projekte gleichzeitig.
• Einfache und intuitive Benutzeroberfläche.
• Kann mit Google Assistant und anderen Drittanbietern integriert werden.
• Kann auf verschiedene Weise geteilt werden (z.B. über E-Mail oder Social Media).
• Ermöglicht es, benutzerdefinierte Labels für jede Aufgabe anzulegen.
• Kommentare können zu jeder Aufgabe hinzugefügt werden.
• Automatische Erinnerungsfunktion für Deadlines und Reportings zum Fortschritt.
• Integrierte Produktivitätsanalyse-Tools zur Überwachung des Projektfortschritts.

• Todoist bietet nicht so viele Funktionen wie einige andere Lösungen zur digitalen Aufgabenverwaltung.

• Die kostenlose Version von Todoist ist für bis zu 5 aktive Mitglieder pro Projekt und maximal 5 Projekte verfügbar.
• Die kostenpflichtigen Pakete starten bei 4 € pro Monat und User für bis zu 300 aktive Teammitglieder pro Projekt und maximal 25 Projekten.

Trello macht Ihre Aufgabenverwaltung durch eine intuitive Benutzeroberfläche mit Karten- und Board-Systemen und zahlreichen Organisations- und Tracking-Tools besonders einfach.

• Ermöglicht die Zusammenarbeit von Projektteammitgliedern in Echtzeit.
• Kann an sämtliche Workflows angepasst werden.
• Einfach zu handhabendes Interface.
• Verfügt über eine Drag & Drop-Funktion für die Organisation von Aufgaben.
• Ermöglicht das Hinzufügen von Kommentaren und Anhängen.
• Ermöglicht es, Checklisten zu erstellen und festzuhalten, was erledigt wurde.
• Bietet Verknüpfungen mit anderen Tools wie Slack, Google Drive und mehr.
• Visuelle Dashboards für den Überblick über den Fortschritt von Aufgaben.
• Benutzerdefinierte Labels für eine bessere Organisation.

• Es gibt keine Möglichkeit, mehr als einen Benutzer gleichzeitig hinzuzufügen oder mehrere Boards gleichzeitig zu bearbeiten.

• Trello bietet ein kostenloses Paket für bis zu 10 Boards pro Arbeitsbereich, mit unbegrenztem Speicherplatz und bis zu 10 MB pro angehängter Datei.
• Umfangreichere Pakete für das Aufgabenmanagement starten bei $5 pro Monat.

Unabhängig davon, für welches Aufgabenmanagement-Tool Sie sich entscheiden, ist es wichtig, die Bedürfnisse Ihres Teams zu kennen und eine Lösung zu finden, die für alle funktioniert. Mit der richtigen Workload Management Software können Teams effizienter an Projekten zusammenarbeiten, Aufgaben einfacher verwalten und auch im Home Office organisiert bleiben. Durch die Nutzung von Funktionen wie dem gemeinsamen Aufgabenmanagement, Tools zur Projektplanung und Kommunikation, E-Mail-Funktionen und Kalenderübersichten können Sie sicherstellen, dass Sie in jeder Situation produktiv bleiben, egal wo sich Ihre Teammitglieder befinden.

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