To-Do-Listen erstellen: Tipps und Apps zur besseren Verwaltung von Aufgaben

Die To-Do-Liste ist ein einfaches und besonders effektives Werkzeug, um Ihre Aufgabenliste besser zu verwalten. Organisieren, sortieren, priorisieren... Wie kann man eine gute To-Do-Liste erstellen, um das Zögern zu beenden, und schließlich Aufgaben von der Liste auszustreichen?

Dieser Artikel beantwortet diese Frage, indem er Ihnen die besten Tipps und eine Auswahl von Apps zur Verfügung stellt, mit denen Sie sich beruhigt zurücklehnen können.

"To do" bedeutet "tun" auf Englisch. Eine To-Do-Liste ist daher eine Liste von wichtigen Dingen, die zu tun sind. Im weiteren Sinne ist sie mit einem minimalistischen Aufgabenmanagement verbunden, das einfach zu implementieren ist und effektiv sein soll, um die erwarteten Ergebnisse zu erzielen.

Später in diesem Artikel werden wir sehen, dass eine To-Do-Liste verschiedene Formen annehmen kann, je nachdem, ob Sie sich in einem persönlichen oder beruflichen Umfeld befinden, oder ob Sie eine einfache Methode oder ein fortgeschritteneres Werkzeug einsetzen wollen.

Hier sind Beispiele und Gründe, warum ToDo-Listen nützlich sein können:

• Um niemals mehr etwas zu vergessen;
• Um zu wissen, wo Sie sich in Ihrer Aufgabenliste befinden;
• Um wichtige Aufgaben zu bestimmen;
• Um Zeit für überflüssige Aufgaben zu sparen;
• Um sich auf dringende Aufgaben zu konzentrieren;
• Um bessere Organisation im Team durch Zuweisung von unerledigte Aufgaben zu gewährleisten;
• Um eine Arbeit oder ein Projekt in kleinere, schneller zu erledigende Aufgaben aufzuteilen;
• Um niemals mehr zu zögern. Tun Sie nicht morgen, was Sie heute tun können.

In einem beruflichen Kontext werden vor allem die kollektive Produktivität und innere Ruhe angestrebt.

Identifizieren Sie die kurze Aufgaben einer grundlegenden Arbeit und gleichen Sie die damit verbundene Arbeitsbelastung aus.

Es ist zwar schön, Aufgaben zu streichen, aber es ist auch wichtig, Zeit für zeitaufwändige Aufgaben zu verwenden, die es einem ermöglichen, den Blick über den Tellerrand zu richten.

Definieren Sie für jeden Tag eine prioritäre Aufgabe, mehrere sekundäre Aufgaben und kleine Aufgaben von geringer Bedeutung, z.B.:

Prioritäre Aufgabe: die Buchhaltung des Monats durchführen;

Sekundäre Aufgaben: Auffüllen des Vorrats und Änderung der Preise auf der Webseite;

Kleine Aufgaben: Mülleimer entleeren, Pflanzen gießen, Post-its kaufen.

Die Priorisierung von Aufgaben ist ein wesentliches Element. Verwenden Sie eine einfache Methode: Positionieren Sie die Aufgaben auf einer zweiachsigen Matrix - die Eisenhower-Matrix. Es wird dann empfohlen, den Aufgaben in Rot Vorrang zu geben:

© Business-on.de

Bei der Projektmanagementmethode Agile Scrum ist es ratsam, die Zeit, die Sie für eine Aufgabe aufwenden werden, abzuschätzen. Dies hilft einerseits, die Aufgaben zu priorisieren und andererseits zu wissen, was an einem Tag oder in einer Woche möglich ist.

Wir empfehlen zwischen 10 und 20 % des Tages für Unvorhergesehenes aufzuwenden, was auch die Chancen für die Durchführung der geplanten Aufgaben erhöht.

Es ist kontraproduktiv, sich selbst Aufgaben aufzuerlegen, für die man mehr Ressourcen und Zeit benötigen, als man hat.

Ein weiterer häufiger Fehler ist die Aufnahme von Zielen in die To-Do-Liste anstelle eines Aktionsplans (to do = Dinge die man tun muss, nicht Ziele, die man erreichen will).

Achten Sie auf die Form und auf den Inhalt Ihrer Aufgabenliste: Bunte Farben sind beispielsweise ein gutes Mittel, um schnell die Wichtigkeit oder Dringlichkeit einer Aufgabe zu erkennen, oder die für eine Aufgabe verantwortliche Person im Falle von Teamarbeit zu identifizieren.

Die Kanban-Tafel ermöglicht es Ihnen auch, den Fortschritt von Aufgaben von ihrer Erstellung bis zu ihrem Abschluss zu sehen (von links nach rechts).

Gruppieren Sie schließlich die Aufgaben, die zur Steigerung der Produktivität sinnvoll sind!

Excel-Vorlagen sind weder gut noch schlecht. Es erlaubt Ihnen, Aufgaben sauber aufzulisten, zu filtern, schnell nach einer Aufgabe zu suchen, aber es ist sehr kompliziert, sie zu detaillieren, ohne die Lesbarkeit der Datei zu stören.

Post-its und ein Whiteboard reichen aus, um Ihre Aufgabenliste perfekt zu organisieren. Es handelt sich um ein visuelles Medium, mit dem Sie auf einen Blick den Fortschritt der Aktivitäten sehen und eine perfekte Kontrolle darüber haben können. Der einzige Nachteil ist, dass die Post-its dort bleiben, wo Sie sie aufkleben...

Ein Blatt Papier sollte vermieden werden, da es oft verloren wird. Papier-Notizbücher oder elektronische Notizbücher (z.B. Mac OS "Notes") sind sicherer, um To-Do-Listen zu schreiben. Produktivere Manager haben sehr oft ein Notebook zur Hand, weil man damit schnell die Dinge, an die man denkt, aufschreiben kann - kein Problem mit der Batterie eines Computers!

Die Word-Textdatei ist effektiv, um Ideen zu formulieren, aber furchtbar unflexibel für eine To-Do-Liste: Es ist unmöglich, die Details von Aufgaben zu verbergen oder sie einfach neu zu organisieren.

Die elektronische Agenda ist eine App, die als Werkzeug zur Planung von Aktivitäten verwendet werden kann: Sie können eine Nachricht einstellen, um zu wissen, für wann die Aufgabe erledigt sein muss. Sie bringt jedoch ein wichtiges Problem mit sich: Eine To-Do-Liste ist nicht unbedingt an einen Tag und ein Zeitfenster gebunden. Wenn dies in Ihrem Fall kein Problem darstellt, bietet Google Calendar interessante Funktionen für Sie.

Zum Schluss kommen wir zum Aufgabenmanager (bitte online!), der speziell für die Verwaltung von To-Do-Listen entwickelt wurde. Zusätzlich zu den Funktionen der Aufgabenliste bieten sie Mobile Funktionen (auf dem persönlichen oder professionellen Smartphone/Computer zugreifbar), Synchronisation mit Ihrem Nachrichten- und Kalenderprogramm, Zusammenarbeit (Zuweisung einer Aufgabe an einen Kollegen), Visualisierung (Kanban, Farb-Tags) und Berichterstattung. Die besten Task-Manager-Apps sind unten aufgeführt.

Wenn Ihnen eine Papier- oder Excel-To-Do-Liste nicht mehr ausreicht, bieten wir Ihnen To-Do-Listen-Apps an, mit denen Sie Ihre Aufgaben (und vieles mehr!) kollaborativ und mobil verwalten können.

• Vorteile von Wunderlist: vor allem der Preis, denn die kostenlose Version ist sehr komplett und die kostenpflichtige Version sehr konkurrenzfähig. Wunderlist bietet auch eine herunterladbare Version für alle Geräte, sogar für Apple Watches!
• Nachteile: Wunderlist ist für einen professionellen Einsatz beschränkt.
• Benutzer: Startups, Kleinunternehmen, Freelancer
• Mobile-App: ja
• Herkunft: Deutschland (Wunderlist wurde von der amerikanischen Firma Microsoft übernommen und wird in Microsoft To Do umgewandelt)

• Vorteile von Todoist: die kostenlose Version reicht für die meisten Anwendungen aus: Checkliste, geolokalisierte Nachrichten, Synchronisation mit iCal, automatische Erkennung von strukturierten Informationen ("wöchentliches Gießen der Pflanzen" wird als wiederkehrende Aufgabe erkannt).
• Nachteile: Die Priorisierung der Aufgaben ist nicht selbstverständlich.
• Benutzer: Start-ups, Freiberufler und alle Teams, die nach Organisation und Produktivität suchen.
• Mobile-App: ja
• Herkunft: Vereinigte Staaten

• Vorteile von Any.do: die kostenlose Version ist für die meisten Anwendungen ausreichend, Any.do ist schnell, ergonomisch und sehr funktionell. Die Software ist auf den meisten Geräte erhältlich und synchronisierbar. Any.do lässt sich sehr gut in Google-Kalendar, iCloud, Outlook und vieles mehr integrieren, und eignet sich besonders für Teams, die Produktivität, Zusammenarbeit und modernes Projektmanagement suchen. Die kostenpflichtige Version bietet eine hervorragende Zentralisierung zur Verwaltung der Projekten und Aufgaben Ihrer Teams.
• Nachteile: keine
• Benutzer: Startups, Freiberufler, KMUs, Großunternehmen, usw.
• Mobile-App: ja
• Herkunft: Vereinigte Staaten

Ein letzter Tipp: Lesen Sie Ihre Aufgabenliste regelmäßig von oben nach unten durch, um sie zu aktualisieren und gegebenenfalls neu zu organisieren. Sie werden sich auch angenehmer fühlen, da Sie Ihren Zeitplan unter Kontrolle haben.

Wählen Sie ein effizientes Werkzeug, um Ihre To-do-Liste entsprechend Ihren Budgetbeschränkungen und Ihrem Anforderungsniveau zu erstellen. Digitales Notizbuch oder Online-Aufgabenmanager, Sie haben die Wahl!