Welche ist die beste HR Software für KMU? [Vergleich 2023]

Sie haben sich vielleicht entschieden eine HR Software für Ihr KMU einzusetzen, um die gesamte Personalverwaltung zu optimieren und zu sichern.

Das Problem liegt nun bei der Auswahl der richtigen Software. Es ist schwierig, sich in den zahlreichen Angeboten auf dem Markt zurechtzufinden: Welches passt am besten zur Größe Ihres Unternehmens, zu Ihrem Bereich, zu Ihrem Budget und auch zu den Anwendern?

Um Ihnen bei Ihrem Benchmarking zu helfen, vergleicht dieser Artikel im Detail verschiedene SaaS-Lösung, die Ihren Erwartungen entsprechen könnten.

Als Bonus gehen wir auf alle wichtigen Aspekte ein, die Sie in Ihre Überlegungen einbeziehen sollten. So können Sie die bestmögliche Wahl treffen und garantieren, dass Ihr Projekt für ein Personalmanagement-Tool auf dem richtigen Weg ist.

Das Kürzel HR steht für Human Resources, bzw. Personalwesen auf Deutsch, und wird als die “Gesamtheit aller Einrichtungen und Maßnahmen, die das Personal betreffen” definiert (Duden).

Bei einer HR Software (oder Personalsoftware, Personalmanagement-Software, Personalverwaltungssoftware) handelt es sich um ein Anwendungspaket, das aus zahlreichen Modulen aufgebaut ist. Das Zusammenknüpfen dieser Module erlauben die Automatisierung der Aufgaben der Personalabteilung.

Welche Vorteile bietet eine HR Software für KMU? Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist sie von großer Hilfe: Eine solche Software optimiert und vereinfacht die Prozesse des Personalwesens und sorgt für mehr Flexibilität und Transparenz. Jede Dimension des Personalmanagements werden an einem einzigen Ort geregelt: Effizienz und Zusammenarbeit stehen also im Vordergrund, und Sie sparen Zeit und auch somit Geld.

Die richtige HR Software für den Mittelstand kann die Probleme kleiner Unternehmen lösen, indem sie administrative Aufgaben und die Einhaltung von Vorschriften automatisiert. Um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Investition zu ziehen, sollten Sie sich für eine HR-Lösung entscheiden, die moderne Funktionen und eine intuitive Schnittstelle bietet.

Obwohl sich die Lösungen von Anbieter zu Anbieter unterscheiden, bietet eine vollwertige HR Software eine Kombination der folgenden Funktionen:

• Talent-Management
• Personalentwicklung
• Employee Self-Service
• Onboarding
• Recruitment
• Zeiterfassung

Um diesen Vergleich von HR Software für KMU vorzubereiten, haben wir verschiedene Kriterien berücksichtigt, um Ihnen bei Ihrer Auswahl zu helfen.

Wir haben uns folgende Fragen gestellt:

• Verfügt die Software über die wesentlichen Funktionen?
• Ist die Schnittstelle ergonomisch und benutzerfreundlich genug für alle Nutzer?
• Was ist das Versprechen der Software?
• Wie viel kosten die verschiedene Softwarepakete und was beinhalten sie?

Entdecken Sie jetzt die Lösungen, die uns auf dem Markt aufgefallen sind. 👇

Die Softwarelösungen wurden in alphabetischer Reihenfolge sortiert.

Greenhouse ist eine fortgeschrittene Rekrutierungssoftware, die Sie bei der effektiven Verwaltung Ihres Einstellungsprozesses unterstützen wird. Sie bietet eine Reihe von Funktionen wie Bewerber-Tracking, Planung von Vorstellungsgesprächen und Kommunikation mit Bewerbern und ist damit eine populäre Wahl von Unternehmen, die ihre Rekrutierungs- und Onboarding-Maßnahmen rationalisieren möchten.

Greenhouse hat verschiedene Vorteile:

• Der strukturierte Einstellungsprozess von Greenhouse bietet den Bewerbern einen klaren Fahrplan, der den Prozess transparenter und weniger stressig macht. Dies kann dazu beitragen, die Candidate Experience zu verbessern und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Top-Talente eingestellt werden.
• Mit Greenhouse wird es möglich, die unbewusste Voreingenommenheit in jedem Schritt des Einstellungsprozesses zu reduzieren, was zur Schaffung eines fairen und integrativen Einstellungsumfelds beiträgt.
• Die Einstellungssoftware bietet ein besseres Kandidatenerlebnis mit gezielten und wirkungsvollen Interviews, Karriereseiten und anpassbaren E-Mail-Vorlagen, was die Arbeitgebermarke stärkt und Top-Talente anzieht.
• Treffen Sie datengestützte Einstellungsentscheidungen mit Greenhouse! Die Genauigkeit und Effizienz des Einstellungsprozesses wird dank Echtzeit-Analysen und Berichte verbessert.
• Greenhouse verfügt über mehr als 400 Integrationen mit anderen HR-Tools und -Plattformen, was einen nahtlosen Datentransfer und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Systemen ermöglicht.

Der Preis ist auf Anfrage erhältlich.

Diese moderne HR-Software passt sich perfekt an Ihr kleines oder mittelständisches Unternehmen an und können damit ruhig skalieren. Mit einer sehr übersichtlichen Benutzeroberfläche ausgestattet, überrascht die Software mit einer Funktion für Diversity, Fairness und Inklusion (DE&I), um mögliche unbewusste Voreingenommenheiten zu beseitigen, Ihre Auswahl auf objektive Kriterien zu stützen und zu verhindern, dass Ihnen das perfekte Talent durch die Lappen geht!

Die All-in-one-Plattform von HeavenHR bietet alle Module für eine angenehme Personalverwaltung: Talent Management, Recruiting, Zeiterfassung und Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das Tool ist anpassbar und skalierbar und besteht aus einer Reihe von Modulen, die je nach Bedarf ausgewählt und zusammengestellt werden können.

HeavenHR bietet:

• Höchste Sicherheitsstandards: HeavenHR ist eine in Berlin entwickelte SaaS-Lösung. Daten sind in deutschen Rechenzentren nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicher gespeichert.
• Benutzerfreundlichkeit: Das Tool ist höchst flexibel und sehr bedienbar.
• Kollaboration mit Mitarbeiter: Jeder Mitarbeiter kann Informationen in der Software bearbeiten. HR-Manager können alle benötigten Informationen an einem Ort abrufen, sodass HR-Prozesse beschleunigt werden.
• Automatisierung von HR-Prozessen zur Steigerung der operativen Effizienz im Alltag, wie z.B. das Automatisieren von wiederkehrende Aufgaben beim On- und Offboarding von Mitarbeiter.
• Digitale Zeiterfassung mit verschiedenen Systemen (mobile App, Desktop, Fingerprint- oder Chip-Terminals).
• Abwesenheiten und Urlaube verwalten: Behalten Sie den Überblick über die Arbeitspläne und lassen Sie das System das Urlaubsbudget nach den Vorgaben des Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) automatisch kalkulieren.

Die Preise variieren je nach Anzahl der Mitarbeiter und gewählten Modulen, ohne Verpflichtung. Sie können bis zu 3 Produkte auswählen:

• Recruiting: Ab 1 € pro Monat pro Mitarbeiter
• HR Admin: Ab 5,46 € pro Monat pro Mitarbeiter
• Lohnabrechnung: Ab 12,53 € pro Monat pro Mitarbeiter

Im Einklang mit ihrem Nutzenversprechen bietet die Lösung alle nützlichen Werkzeuge für die Leistung und das Wohlbefinden der Mitarbeiter.

⭐ ️Wir lieben: die freie Gestaltung der Module und die Flexibilität des Tools, um es an Ihre eigenen Prozesse anzupassen.

HRworks bündelt alle notwendigen Tools für die Personalverwaltung von KMUs. Das Paket umfasst verschiedene Online-Services zur Automatisierung der Personalverwaltung. Das Tool hilft Ihnen, Ihre Excel-Dateien hinter sich zu lassen und Ihre internen Prozesse optimal zu verwalten.

HRworks bietet:

• Online Zeiterfassung auf dem Desktop oder mit der mobilen App, von überall aus zugänglich.
• Einfache Abrechnung von Reisekosten: Mitarbeiter müssen nur Belege fotografieren und sie in der Anwendung abgeben.
• Visuelle Berichte: Zahlreiche Dashboards geben einen globalen Überblick über die Leistung.
• Umfassende Personalverwaltung: Automatisierung von Routineaufgaben, Verwaltung von Stammdaten, Employee Self Service, Online Recruitment, Lohn- und Gehaltsverwaltung, Arbeitszeugnisse.
• Zahlreiche Schnittstellen: Integrieren Sie HRworks mit Ihren bestehenden Systemen. Die Lösung bietet außerdem eine neue Schnittstelle zu DATEV LODAS.
• Angenehme Ergonomie: Die Software ist vor allem für den Komfort der Benutzer gestaltet.

Das Preismodell von HRworks ist einzigartig und sehr wettbewerbsfähig.

Es gibt nur einen Preis für alle Funktionen: 6 € pro Mitarbeiter pro Monat (für mindestens 20 Nutzer) + 20 € Plattformgebühr pro Monat.

HRworks ist ein zuverlässiges, sicheres und umfassendes Softwarepaket, das eine deutliche Verbesserung Ihrer internen HR-Prozesse und Produktivität ermöglicht.

⭐ ️Wir lieben: das attraktive Angebot für den breiten Funktionsumfang, von dem HR-Management über die Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zur Berechnung von Spesenabrechnungen.

monday.com HR ist eine integrierte digitale Plattform, die perfekt auf die Bedürfnisse Ihrer HR-Teams abgestimmt ist. Neben dem Projektmanagement bietet es alle HR-Bausteine für den Aufbau eines hoch personalisierten, dynamischen und flexiblen HR-System. Sie können Ihre Einstellungs-, Onboarding- und Schulungsprozesse über eine einzige Schnittstelle überwachen.

monday.com HR bietet:

• Starke Zusammenarbeit: Ihre HR-Teams verfügen über eine hochgradig kollaborative und transparente Lösung, die sich leicht in die Aktivitäten Ihrer Organisation integrieren lässt.
• Visuelle Vorlagen: gebrauchsfertige HR-Vorlagen bieten Ihnen eine Grundlage für die effiziente Verwaltung all Ihrer HR-Prozesse: Rekrutierungspipeline, Urlaubsverwaltung, Abwesenheiten, Mitarbeitermotivation usw.
• Visuelle und intuitive Schnittstelle: Sie können ganz einfach Spalten, Karten oder andere Elemente hinzufügen, ändern, verschieben, ziehen und ablegen,
• Automatisierung und Vereinfachung von HR-Prozessen, z. B. werden Ihre E-Mails mit einem Klick zu geplanten Aufgaben;
• Dashboards geben Ihnen einen genauen Überblick über Ihre Aktivitäten und helfen Ihnen, die richtigen Entscheidungen zu treffen;
• Zahlreiche Integrationen mit Ihren Lieblingstools: Mailbox, Chat, Kalender, Aufgabenverwaltung, CRM, usw.

Der Preis wird nach der Anzahl der Nutzer berechnet und beginnt bei 8 € / Nutzer / Monat.

monday.com HR bringt mit einem produktivitäts- und kollaborationsorientierten Tool eine neue Dimension in die Personalverwaltung.

⭐ Wir lieben: dieses praktisches und unterhaltsames Tool, das Farben in Ihr oft mühsames Personalmanagement bringt und die Arbeit aller Ihrer Teams erleichtert!

rexx systems ist eine umfassende HR-Plattform, die Ihnen hilft, “den Wettbewerbsvorsprung weiter auszubauen”. Die rexx Suite kombiniert Bewerbermanagement (Recruiting), Human Resources und Talent Management in einer einzigen Plattform.

rexx systems bietet:

• Erstellung von Stellenausschreibungen: Erstellen und veröffentlichen Sie offene Stellen auf verschiedenen Stellenbörsen.
• Digitale Personalakte: Alle Informationen des Personals sind auf einem Blick sichtbar.
• Talent Management für eine langfristige Bindung mit Talente und ein nachhaltiges Markenimage des Unternehmens.
• Einfache Kontaktaufnahme mit dem rexx-Team mit sehr professionellem Support.
• Intelligente Module, wie die Verwaltung von Mitarbeitergespräche, um perfektes Feedback zu kriegen.
• Ergonomische Umgebung, um die Arbeit von HR-Manager zu erleichtern.
• Schnelle Einsetzbarkeit: mit fast sofortiger Implementierung kann jedes Modul unabhängig oder integriert mit den anderen installiert werden.

Die Preise beginnen bei 200 Euro pro Monat für das Modul "Bewerbungsmanagement" für eine Personalstärke von weniger als 75 Mitarbeitern.

Die Flexibilität der Angebote von rexx systems ermöglicht auch eine schnelle Einrichtung einer Basis, die mit dem Wachstum des Unternehmens erweitert werden kann.

⭐ Wir lieben: sein ausgezeichnetes Management und die Valorisierung der Kompetenzen.

Softgarden ist eine komplette Lösung zum Bewerbermanagement. Diese SaaS-Lösung hilft Ihnen in Ihrem ganzen Beschaffungsprozess, von der Erstellung von Stellenangebote bis zur Einstellung der Talente.

Softgarden bietet:

• Beschleunigter Beschaffungsprozess: Die Lösung ermöglicht eine schnelle Erfassung geeigneter Kandidatenprofile in Talentpools.
• Stellenanzeigen gestalten: Mit Stellenanzeigendesigner können Sie ganz einfach professionell aussehende Stellenanzeigen erstellen.
• Bessere und mehr Bewerbungen: Die App bewirbt Ihr Stellenangebot online auf führenden Jobbörsen.
• Besseres Applicant Tracking: Das System macht es Personalmanagern leicht, Gespräche innerhalb ihres Unternehmens zu führen, um Bewerber zu qualifizieren und schneller ein detailliertes Feedback zu erhalten.
• Rekrutierung mit mehr Kontrolle: Softgarden strukturiert und vereinfacht Ihren Rekrutierungsprozess, um Ihre Bewerber schneller und einfacher zu qualifizieren. Das erhöht auch die Qualität Ihrer Einstellungen.

Der Preis ist je nach Anzahl der Mitarbeiter degressiv und auf Anfrage erhältlich.

Softgarden ist sehr einfaches und effizientes Programm mit großartigen Features für das Talent Management.

⭐ Wir lieben: Die Recruiting-App, die speziell für HR-Manager und Führungskräfte gestaltet wurde, und hilft somit Kandidaten von überall aus zu bewerten und mit Ihnen live zu verhandeln.

Schließlich, welche Kriterien sollten Sie bei der Suche nach der zukünftigen HR Software für Ihr KMU beachten? Sie können einige der folgenden Kriterien berücksichtigen:

• den Preis und das Preismodell (pro Modul, pro Benutzer usw.),
• die Funktionalitäten, die für Ihre Personalverwaltung unerlässlich sind,
• die Skalierbarkeit und Modularität der Lösung, wenn Sie mit einem Wachstum rechnen,
• den gewünschten Grad an Automatisierung,
• die Kompatibilität und mögliche Integration mit Ihren bestehenden Instrumenten (Buchhaltungssoftware, ERP usw.),
• die Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit der Schnittstelle,
• die Verfügbarkeit und Qualität des Supports,
• die Sprachen, die für Unternehmen mit internationaler Präsenz angeboten werden, usw.