Buchhaltung Software: Ratgeber
Was genau ist eine Buchhaltungssoftware?
Definition
Eine Buchhaltungssoftware ist eine digitale Lösung, welche die Buchführung und Finanzsteuerung eines Unternehmens vereinfacht und erleichtert. Ihr Funktionsumfang variiert je nach Anwendung und Anbieter. Er kann vom einfachen Management der Kostenvoranschläge, Rechnungen oder Finanzen bis zur Internalisierung des gesamten Buchhaltungssystems reichen.
Wie funktionieren Buchhaltungsprogramme?
Software für die Buchhaltung automatisiert einige oder alle Dienste, für die sonst Ihr Buchhalter zuständig ist. So kann sie beispielsweise die Erfassung der Soll- und Haben Beiträge, die Kostenverfolgung oder Erstellung des Jahresabschlusses übernehmen. Zudem kann sie Werkzeuge zur Verwaltung buchhalterischer Dokumente sowie die Kalkulation von Gewinn und Verlust beinhalten.
Ein Buchhaltungsprogramm ist zudem eine Schnittstelle für Aufgaben der laufenden Verwaltung. Diese werden durch die maschinelle Erstellung von Kosten-Punkten, ein eingefügtes Abrechnungssystem sowie das Management von Bestellscheinen und Zulieferern automatisiert.
Online-Banking oder die Auswertung von laufenden Finanzdaten erleichtern Zahlungsflüsse und integrierte Lohnsoftware-Module erlauben eine Übersicht über Gehaltsliste und Co. Zudem kann eine solche Finanzsoftware unter anderem Rechnungen und Spesenabrechnungen zusammentragen und ausstehende Zahlungen überwachen.
Buchhaltungsprogramme bieten eine finanzielle Übersicht und unterscheiden sich somit von Anwendungen für Vertriebsmanagement sowie von Softwaretools zur Rechnungsstellung. Sie beschreiben alle laufenden Geschäfte durch entsprechende Finanzdaten. Diese Softwarelösungen sind besonders für kleine und mittlere Organisationen empfehlenswert (Start-Ups, Selbstständige, Kleinbetriebe, KMUs...), die die Buchungsvorgänge auf ihren Konten oder den Zustand der Finanzen im Unternehmen in Echtzeit überwachen wollen.
Die Hauptfunktionen einer Buchhaltungssoftware
Die vielseitigen Funktionen einer Softwarelösung für die Buchhaltung können weitgehend zur wirtschaftlichen Entwicklung Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation beitragen.
Zahlungen mithilfe einer virtuellen Plattform erleichtern
Um den Austausch zwischen Ihrem Unternehmen und seinen Partnern oder Kunden zu erleichtern, bieten einige Buchhaltungs-Tools die Möglichkeit, den Zahlungsverkehr auf einer Plattform digital zu regeln. Die Kontobewegungen werden direkt in Ihre Online-Buchhaltung übernommen und der Kontenabgleich so automatisiert. Transaktionen sind bei einer solchen cloud-basierten Software vollständig abgesichert, sodass Sie sie sorglos vornehmen können.
Das Vertriebsmanagement und die Abrechnung
Ein Buchhaltungsprogramm, das in ein CRM-Modul integriert ist, kann noch stärker zur Vereinfachung und zur Steuerung des Vertriebs beitragen (Stichwort automatisierte Kostenrechnung und Rechnungsstellung). Zudem integrieren manche Softwarepakete auch die Überwachung der Lagerführung. Egal ob Freiberufler, Handwerker oder Handelsunternehmen, mit dem passenden Programm können Sie Ihre Buchhaltung kontrollieren und somit immer auf dem neusten Stand im Hinblick auf Ihr Finanzmanagement sein. In Absprache mit Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer können Sie Bilanzen viel einfacher erstellen, wenn sie die nötigen Informationen aus Ihrem digitalen Buchhaltungssystem abrufen.
Wer benötigt eine Buchhaltungssoftware?
Ein Buchhaltungssystem ist für jeden Unternehmer und jede Firma bereits ab dem ersten Mitarbeiter ein Muss. Sei es nur für Kostenrechnung, Fakturierung, die Kontrolle des Zahlungsverkehrs und eventuelle Mahnungen bei Zahlungsverzug, ein entsprechendes Programm ist unverzichtbar. In Unternehmen mittlerer Größe findet sich normalerweise Buchhaltungssoftware, die eine Finanzsteuerung ermöglicht. Große Konzerne verwenden in der Regel Buchhaltungssysteme, die das gesamte Aufgabenfeld der Buchhaltung umfassen.
Warum sollte man eine Software zur Buchführung im Unternehmen nutzen?
Die Vorteile einer Online-Buchführungssoftware
Die Verwendung einer solchen Unternehmenssoftware gewährleistet eine Steigerung der Effizienz im Bereich der allgemeinen Buchhaltung und ermöglicht es, Ihre finanziellen Ergebnisse zu analysieren (Buchführungsanalyse). All dies gestaltet sich durch die Integrität des Systems viel praktischer als herkömmliche Excel-Anwendungen und geht vor allem mit Nutzen in den folgenden Bereichen einher:
- Zeitersparnis durch die Automatisierung der Buchhaltung.
- Kosten für die Buchführung werden gesenkt, da die Software wichtige Aufgaben eines Account Managers übernimmt.
- Das Erstellen der Bilanz wird erleichtert.
- Das Programm unterstützt Sie bei der Einhaltung rechtlicher Standards. Sie erfüllt die strikten gesetzlichen Vorgaben und Anforderungen für und an die Geschäfts- und Finanzbuchhaltung.
- Sie überwacht die täglichen Ein- und Auszahlungen in Ihrem Finanzsystem.
- Einzelne Bücher sowie das Hauptbuch können nach und nach in das System aufgenommen werden.
- Ein solches Programm kann eine Hilfe für Ihren internen oder externen Buchhalter sein. Einige Anbieter erlauben das Teilen des Zugangs zum System, um so Ihrem Buchhaltungs-Experten die Arbeit zu erleichtern.
- Steuererklärungen werden durch die Software erheblich vereinfacht.
- Buchhaltungssoftware bietet Ihnen einen Gesamtüberblick über die Finanzlage des Unternehmens und unterstützt Sie so bei Investitionsentscheidungen.
- Eine SaaS oder Online-Buchhaltungssoftware ist nicht von Ihrem Betriebssystem abhängig, Updates werden automatisch vorgenommen.
Nachteile
- Open Source-Softwarelösungen für die Buchhaltung sind teilweise nicht mit jeder gesetzlichen Anforderung bzw. Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung konform.
Wie wählt man eine Buchhaltungssoftware aus?
Bei der Wahl einer passenden Buchhaltungssoftware sollten neben den geschäftlichen Bedürfnissen Ihres Betriebes die folgenden Punkte berücksichtigt werden:
- Gute Übersichtlichkeit des Interface: Die Benutzeroberfläche muss einfach zu verstehen und zu benutzen sein. Das Design von Online-Buchführungssoftware ist meist intuitiver als das der lizenz-basierten Angebote. Wählen Sie ein modernes und anschauliches Softwarepaket.
- Einfache Eingabe der Buchungen: Das Eintragen von Buchungsvorgängen ist das Herzstück Ihres Systems und sollte deshalb effizient, einfach und schnell zu erledigen sein. Wählen Sie ein einfaches System, das den Import und Export von Daten erlaubt, damit Sie die relevanten Zahlen in Meetings oder bei Treffen mit Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer leichter zur Hand haben.
- Möglichkeit einer Trendanalyse: Das Programm kann Trends und Möglichkeiten aufzeigen, sodass Sie Ihre wirtschaftlichen Projekte optimal vorantreiben können. Sie haben dadurch eine langfristige Übersicht über potenzielle Entwicklungen Ihres Unternehmens.
- Eine Funktion, die es erlaubt, Buchungsvorgänge zu exportieren und somit die Wirtschaftlichkeitsprüfung und Erklärungen beim Finanzamt vereinfacht.
- Dashboard: Dieses sollte vorhanden sein, um eine einheitliche Übersicht über Ihre Firma und deren finanzielle Situation zu gewährleisten.
Die Buchhaltungssoftware spielt oft eine strategische Rolle in Entscheidungsprozessen bei der Kalkulation von Einkaufskosten, Stückkosten oder Margen. Des Weiteren hilft Ihnen die Software, eine Vision und Übersicht Ihres Unternehmens zu bekommen: Jahresabschluss, Konten, Finanzmanagement. Entdecken Sie unsere Empfehlungen zum Thema Buchhaltung.
