Factorial ist ein HRIS-System, das ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsmodul für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) integriert. Es richtet sich an HR-Verantwortliche, CFOs, interne oder externe Buchhalter sowie Führungskräfte, die die Gehaltsabrechnung automatisieren, zentralisieren und absichern möchten. Das Modul kombiniert Vorbereitung, Prüfung, Zustellung von Lohnabrechnungen, elektronische Signatur und sichere Archivierung über ein digitales Archivsystem.

Wichtigste Vorteile: weniger Fehler, Zeitersparnis bei wiederkehrenden Aufgaben, gesetzliche Compliance und Transparenz für Mitarbeitende.

Welche Hauptfunktionen bietet Factorial Lohnabrechnung?

Vorbereitung und Prüfung der Lohnabrechnung

Zentralisiert und automatisiert die Erfassung lohnrelevanter Daten sowie die Prüfung aller abrechnungsrelevanten Ereignisse, um eine fehlerfreie Abrechnung sicherzustellen.

• Automatische Erfassung von Variablen: Überstunden, Abwesenheiten, Boni, Provisionen – mit Eingabe und Freigabe durch HR oder Führungskräfte.
• Verwaltung variabler Vergütung: fixe oder variable Bestandteile, anpassbare Häufigkeit, Berücksichtigung von Tarifverträgen.
• Integration von HR-Ereignissen: Einstellungen, Austritte, Krankmeldungen, Urlaube, Vertragsänderungen, Arbeitszeitänderungen.
• Dashboards und Berichte: Personalkosten, Vertragsarten, Entwicklung der Belegschaft, variable Vergütung.
• Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: standardisierte Exporte, strukturierte Kommunikation, aktuelle Gesetzeslage integriert.

Elektronische Signatur

Ermöglicht die digitale Unterzeichnung von HR- und rechtlichen Dokumenten direkt über die Plattform – rechtssicher und nachvollziehbar.

• Digitale Signatur von Verträgen, Nachträgen und weiteren Dokumenten – ohne Papier oder Postversand.
• Konformität mit eIDAS-Verordnung und HR-Standards zur elektronischen Signatur.
• End-to-End-Prozess: Erstellung oder Upload, Unterschriftensammlung, digitale Archivierung – alles an einem Ort.

Digitales Archiv (Dokumenten- und Gehaltsarchiv)

Sichere und langfristige Aufbewahrung sensibler Dokumente (Gehaltsabrechnungen, Verträge, Nachweise) in einem zertifizierten digitalen Archiv – mit automatischer Zustellung an Mitarbeitende.

• Aktivierung eines zertifizierten digitalen Archivs über einen Partner – entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
• Automatische Übertragung von Lohnabrechnungen und HR-Dokumenten direkt nach Erstellung.
• Automatische Einrichtung individueller Ablagen pro juristischer Einheit und Mitarbeitendem.
• Standardisierte Dateibenennung (Abrechnungszeitraum, Datum) für bessere Nachvollziehbarkeit.
• Benachrichtigungen über Synchronisationsstatus und mögliche Fehler.

Weitere wichtige Funktionen

Ergänzende Tools für eine durchgängige und integrierte HR- und Lohnabrechnungsverwaltung.

• Mitarbeiterportal: Zugriff auf Abrechnungen, Verträge und Dokumente, eigene Datenaktualisierung.
• Detaillierte Verwaltung von variablen Bestandteilen: konfigurierbar nach Typ, Intervall, Kostenstelle.
• HR-Berichte und Kennzahlen: Monitoring von Personalkosten und Teamgröße.
• Integrationen: Export für Buchhaltung, Abgleich von Abwesenheiten und Arbeitszeiten, Zusammenarbeit mit externen Lohnbüros.
• Rollen- und Rechtemanagement: Steuerung von Zugriffsrechten für Eingabe, Freigabe und Kontrolle.

Warum Factorial wählen?

• Rechtssicherheit: Archivierung gemäß Vorschrift, geprüfte elektronische Signatur, gesetzeskonforme Ereignisverarbeitung.
• Höhere Effizienz: Automatisierung und Zentralisierung aller lohnrelevanten Prozesse.
• Fehlervermeidung: Validierungen und Prüfmechanismen im gesamten Abrechnungsprozess.
• Transparenz für Mitarbeitende: Persönlicher Zugang zu Dokumenten und klarer Überblick.
• Modularität: Erweiterbar um zusätzliche HR-Module – passend für wachsende Unternehmen.