HR-Projekte: Wie kann man erfolgreich auf die neuen Herausforderungen der Arbeitswelt reagieren?

Heutzutage müssen sich viele Personalabteilungen mit der Verwaltung von HR Projekten befassen.

Was sind die Gründe dafür? Ein zunehmend fluktuierendes und digitalisiertes Arbeitsumfeld, in dem neue Herausforderungen entstehen, wie z. B. die Verbreitung von Homeoffice oder die Implementierung einer HR Software.

Welche aktuellen Herausforderungen führen also zur Entwicklung von HR Projekten? Wie können sie konkret verwaltet und mit welchen Instrumenten umgesetzt werden? Wir sagen Ihnen alles.

Projektmanagement ist mittlerweile ein fester Bestandteil der Prozesse der Human Resources (HR). Die Personalabteilungen müssen zahlreiche Projekte leiten, die sowohl strategischer als auch operativer Natur sind, oder die kurzfristig oder langfristig sind.

Das Ziel? Eine Antwort auf die unterschiedlichen Herausforderungen zu finden, die sich aus der aktuellen Realität der Arbeitswelt ergeben. Aus diesem Grund werden die Aufgaben der Human Resources immer vielfältiger. Sie sind nicht mehr auf die einfache Verwaltung des Personals und die Lohn- und Gehaltsabrechnung beschränkt, sondern müssen sich mit neuen Elementen auseinandersetzen, die mehr oder weniger komplex sind:

• Zunahme der Flexibilität am Arbeitsplatz: Homeoffice, Coworking, Flex Office, freie Arbeitszeiten usw.
• Arbeitnehmer, die flüchtiger und anspruchsvoller werden,
• Zunahme von Konzepten des Wohlbefindens am Arbeitsplatz,
• ökologische und gesellschaftliche Herausforderungen usw.

• Einführung von Qualitätsmanagement,
• Programmentwicklung und Entwicklung interner Akademien für Mitarbeiter,
• Aktualisierung der Form von Mitarbeitergesprächen,
• Einführung von 360° Feedbackgespräche,
• Ausbau von Homeoffice und neuen Formen der Flexibilität
• Entwicklung der Arbeitgebermarke (Employer Branding),
• Förderung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz,
• Digitalisierung der Personalabteilung,
• Konzeption neuer Managementinstrumenten,
• Umsetzung von Change Management und Organisationsentwicklung,
• Neue Organisation von Einheiten,
• Fusionsbegleitung,
• Etablierung von neuen Personalprozessen usw.

Das Projektmanagement besteht aus mehreren Schritten, und der HR-Bereich bildet hier keine Ausnahme.

Zu Beginn müssen präzise Ziele festgelegt werden, damit sich die betroffenen Teilnehmer auf das Wesentliche konzentrieren und ihre Überlegungen sowie ihre Entscheidungsfindung richtig ausrichten können.

💡 Beispiel für ein Ziel: Aufbau einer Arbeitgebermarke.

Die Festlegung klarer Ziele hilft dann zur Identifizierung der Ergebnisse, die am Ende des Projekts erwartet werden.

💡 Beispiel für ein Ergebnis: Die Zahl der eingegangenen Initiativbewerbungen um 50 % erhöhen.

Ziele und Ergebnisse ermöglichen letztlich die Festlegung des Projektumfangs und damit die Ausarbeitung eines klaren und strukturierten Aktionsplans.

Ein HR Projekt ist nicht harmlos. Es kann die Unternehmenskultur und -organisation völlig verändern, wie z. B. bei der Einführung von Full Remote.

Die Personalabteilungen müssen dies bei der Ausarbeitung ihres Projekts berücksichtigen: Indem sie den Reifegrad des Unternehmens in Bezug auf künftige Entwicklungen bewerten, können sie das Projekt durch die Brille des Change Managements steuern.

💡 Um den Widerstand gegen Veränderungen zu überwinden und die Zustimmung der Teams zu gewinnen, müssen Sie Ihre Vision teilen und verbreiten. Jedes HR-Projekt induziert daher Pädagogik und eine optimale Kommunikation innerhalb des Unternehmens.

Projektmanagement bedeutet, ein engagiertes Team zusammenzustellen und eine*n Projektmanager*in zu bestimmen, der die Leitung übernimmt und Ideen bündeln kann. In unserem Fall ist dies in der Regel der*die Personalleiter*in.

Die anderen Akteure müssen nicht unbedingt aus dem Bereich des Projektmanagements oder der Humanressourcen stammen. Es ist sinnvoller, ein breiteres Spektrum an Kompetenzen zu nutzen, um unterschiedliche Themen auf fundierte Weise anzugehen.

Einige Beispiele:

• Personalbeschaffung und Kompetenzmanagement: Hier nehmen die Führungskräfte eine Schlüsselposition ein, um den aktuellen und künftigen Geschäftsbedarf zu ermitteln.
• Entwicklung der Arbeitgebermarke: Die Personalabteilung kann ihre Auswahl auf Mitarbeiter aus den Marketing- und Kommunikationsabteilungen des Unternehmens richten, da diese über die entsprechenden Kompetenzen verfügen.

Welche Personal-, Material- und Finanzressourcen werden für die Durchführung des Projekts benötigt?

Bevor Sie konkret das Projekt beginnen, sollten Sie möglichst genaue Schätzungen vornehmen, z. B. auf der Grundlage früherer Erfahrungen.

💡 Wir empfehlen Ihnen, einen Ressourcenplan zu erstellen. Dank einer präzisen Visualisierung der verschiedenen Daten verfügen Sie über Elemente, um die finanziellen Ausgaben und die Verfügbarkeit der mobilisierten Personen so genau wie möglich einzuschätzen, um sich entsprechend anzupassen.

Bevor die verschiedenen Akteure an der Durchführung des Projekts arbeiten, sollten Sie einen genauen Zeitplan für die Durchführung des Projekts erstellen. Er sollte insbesondere Folgendes enthalten:

• das Startdatum und das Enddatum (die Deadline) des Projekts,
• die großen Etappen oder Meilensteine, sowie die Ergebnisse, die aus jeder Etappe erwartet werden.

💡 Identifizieren Sie dazu frühzeitig die verschiedenen Aufgaben, die zur Erreichung der vordefinierten Ziele notwendig sind, und priorisieren Sie diese, um einen reibungslosen Ablauf des Projekts zu gewährleisten.

Sobald das Projekt angelaufen ist, muss der Projektleiter die Aktionen der beteiligten Parteien koordinieren und den Fortschritt ständig überwachen, um:

• den reibungslosen Ablauf des HR-Projekts zu gewährleisten, insbesondere die Einhaltung der Ziele und der Fristen;
• auftretende Engpässe zu beseitigen und bei Problemen schnell handeln zu können;
• die Entscheidungsfindung zu erleichtern.

💡 Eine gute Projektverfolgung setzt eine reibungslose Kommunikation zwischen den verschiedenen beteiligten Akteuren voraus. Daher empfehlen wir Ihnen, so oft wie nötig Monitoring- und Scoping-Meetings abzuhalten.

Ist Ihr HR-Projekt abgeschlossen? Dann ist es an der Zeit, Bilanz zu ziehen. Als Erstes sollten Sie sich fragen: Wurden die ursprünglich geplanten Ziele erreicht? Wenn nein, warum nicht?

Außerdem ist es wichtig, dass Sie sich mit der Einhaltung von Termin- und Kostenvorgaben sowie mit den aufgetretenen Schwierigkeiten auseinandersetzen. Auf diese Weise nutzen Sie Ihre Erfahrungen für zukünftige Projekte, um bereits erprobte gute Praktiken wiederzuverwenden und Fehler zu vermeiden.

Eine HR Software oder HRMS (Human Resources Management System) ist nach wie vor das bevorzugte Werkzeug der Personaler. Mit diesen Lösungen können Sie alle HR-Daten, wie z. B. Urlaubs- oder Abwesenheitsanträge, zentralisieren. Wenn Sie die Software mit einem Projektmanagement-Modul erweitern, können Sie auf gemeinsame Informationen setzen, die je nach Ihren Parametern zirkulieren können.