Wie kann man ein Projektportfolio effektiv verwalten?

von Patrizia Renten, am 05.02.21
Wie kann man ein Projektportfolio effektiv verwalten?

Der Begriff Projektportfoliomanagement, oder PPM, bezeichnet eine Form des Projektmanagement. Projektportfoliomanagement verfolgt allerdings einen etwas komplexeren Ansatz. PPM konzentriert sich stärker auf die Dimension des Risikomanagements und bezieht die übergeordnete Strategie des Unternehmens oder der Organisation mit ein.

Sie fragen sich, wie Sie Projektportfolios effektiv verwalten können? Welche Projektmanagement-Software oder PPM-Tools Ihnen helfen können? Oder Sie haben bereits festgestellt, dass eine Projektportfoliomanagement-Software für Ihr Unternehmen unverzichtbar ist, und brauchen Unterstützung bei der Auswahl? Dann wird Ihnen dieser Artikel sicherlich weiterhelfen!

Was ist Projektportfoliomanagement?

Definition eines Projektportfolios

Je größer Ihr Unternehmen ist, desto größer und zahlreicher sind die Projekte, die Sie zu bewältigen haben. Oft kommen zu laufenden Projekten ständig neue hinzu und die Unternehmen arbeiten schließlich an sehr vielen Projekten gleichzeitig. Ein Projektportfolio bezeichnet alle Informationen, die mit all diesen Projekten verbunden sind, wie zum Beispiel zugewiesene Mitarbeiter, Ressourcen oder Budgets.

Doch die wachsende Zahl der Projekte, ob extern oder intern, bringt auch Schwierigkeiten mit sich, denn sie zu verwalten und den Überblick zu behalten kann schwierig sein.

Deshalb ist die richtige Herangehensweise nicht nur Projektmanagement oder nur Portfolio-Management sondern Projektportfoliomanagement!

Ziele und Herausforderungen des Projektportfolio-Managements

Das Projektportfoliomanagement führt strategisch alle projektbezogenen Daten zusammen, um jeden Faktor zu berücksichtigen, z.B.:

  • personelle und finanzielle Ressourcen,
  • Zeitpläne,
  • Risiken,
  • Vorteile,
  • Art des Produkts,
  • Herangehensweise, usw.

PPM bietet einen Überblick über alle Projekte, um:

  • jedes Projekt zu identifizieren und zu bewerten,
  • Prioritäten zu setzen,
  • bestimmte Projekte fallen zu lassen (z. B. doppelt vorkommende Projekte),
  • Informationen zu verschiedenen Projekten zu synthetisieren,
  • die Entscheidungsfindung zu erleichtern und den ROI (Return on Investment) zu verbessern,
  • sicherzustellen, dass jedes Projekt an der Gesamtstrategie des Unternehmens ausgerichtet bleibt,
  • die Ressourcenzuweisung zu optimieren,
  • den Dialog zwischen den verschiedenen Akteuren im Projektmanagement zu verbessern, usw.

Letztendlich ist das Ziel des PPM die Verbesserung der Performance bei der Umsetzung der globalen Strategie des Unternehmens. Möglich ist das nur dank einer passenden Priorisierung und Verwaltung aller Projekte, wie zahlreich sie auch sein mögen.

Portfolio, Programm, Projekt: Was sind die Unterschiede?

Portfolio, Programm und Projekt sind drei Begriffe, die zu unterscheiden sind. Projekt ist nicht zu verwechseln mit Teilprojekten und Projektportfolio.

Das Gabler-Wirtschaftslexikon definiert ein Projekt so:

Ein Projekt ist eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert.

Ein Programm ist eine Gruppe von zusammenhängenden Projekten. Sie werden koordiniert verwaltet, um Risiken zu minimieren und den Nutzen zu maximieren, im Gegensatz zur Verwaltung einzelner Projekte.

Ein Portfolio ist, um es noch einmal zu erklären, eine Reihe von Programmen und Projekten, die gemeinsam verwaltet werden (Portfoliomanagement), um übergeordnete strategische Ziele zu erreichen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass für Projektportfoliomanagement Kompetenzen in Risikomanagement und Strategiemanagement nötig sind, während das Projektmanagement eher projektspezifische, technische Fähigkeiten erfordert.

Projektportfolio-Management-Methodik

Schritt 1: Definieren Sie die Gesamtstrategie

Denken Sie daran, dass das Ziel des Projektportfolio-Managements darin besteht, sich an der Gesamtstrategie des Unternehmens auszurichten.

Deshalb müssen Sie die Roadmap im Auge behalten, da sie als Leitfaden bei der Ausführung Ihrer Handlungen fungiert. Sie ermöglicht es Ihnen, optimal mit all Ihren Teams zu kommunizieren, so dass alle eine gemeinsame Vision haben.

Schritt 2: Konkrete Ziele setzen

Die Überwachung der Leistung aller Projekte ist eine Erfolgsgarantie für das Management Ihres Portfolios.

Deshalb empfehlen wir Ihnen, die KPIs (oder Key Performance Indicators) zu identifizieren, mit denen Sie definieren können, ob Ihre Ziele erreicht wurden oder nicht.

Zu überwachende Indikatoren sind z.B.:

  • der Prozentsatz der Überschreitungen von Budgets, Zeit, usw.,
  • die Geschwindigkeit der Umsetzung,
  • Projektkostenabweichung,
  • die technische Qualität des Projekts, usw.

Schritt 3: Analysieren von Projekten

Die Analyse Ihrer Projekte basiert auf den Antworten auf einigen Fragen, die Sie entsprechend Ihrer Gesamtziele auswählen. Fragen können z.B. sein:

  • Garantiert ein solches Projekt einen guten ROI im Hinblick auf die Gesamtstrategie?
  • Gibt es Projekte, die zusammengelegt werden könnten, um die Effizienz zu steigern?
  • Sind manche Projekte risikoreicher als andere?
  • Wie hoch sind die Kosten für die Fertigstellung jedes Projekts? usw.

Dank verschiedener Analysemethoden, können Sie die Passende auswählen und Ihre Projekte nach vordefinierten Kriterien kategorisieren.

Schritt 4: Priorisierung der Projekte

Sobald Sie eine klare Vorstellung von allen Projekten in Ihrem Portfolio haben, können Sie diese priorisieren.

💡 Eine Projektpriorisierungsmatrix ist ein wertvolles Werkzeug, das Sie bei diesem Schritt unterstützt. Sie finden viele Methoden im Internet. Hier ist jedoch ein Beispiel, das Ihnen helfen soll, um herauszufinden, welche Projekte zuerst unterstützt und gefördert werden sollten.

Schritt 5: Prozessmanagement und -überwachung implementieren

Schließlich erreichen Sie die Phase des konkreten Managements Ihres Projektportfolios.

Sobald die verschiedenen Methoden und Prozesse definiert sind, können Sie mit Werkzeugen wie dem Dashboard und der PPM-Software folgendes vornehmen:

  • Bestimmen der Ressourcen, die den einzelnen Projekten zugewiesen werden sollen,
  • Definition des notwendigen Budgets,
  • Planung der Projekte und zugehöriger Aufgaben, usw.

Schritt 6: Leistungsüberwachung und Strategieanpassung

Schließlich können Sie, dank der Überwachung Ihrer KPIs, ablesen, ob sich alle Projekte in Ihrem Portfolio in die richtige Richtung bewegen und ob Sie die gesetzten Ziele erreichen.

Wenn dies nicht der Fall ist, zögern Sie nicht, Ihre Prioritäten neu zu definieren, den Prozess zu testen und die allgemeine Richtung Ihres Projektportfolios neu zu bewerten. In Ihrer Rolle als Manager ist es wichtig strategische Entscheidungen zu treffen.

PPM-Werkzeuge

Die effektive Umsetzung eines Projektportfolios erfordert den Einsatz effizienter Werkzeuge und Prozesse zur Verwaltung Ihrer Prioritäten. So vermeiden Sie es, Informationen zu verlieren, Ressourcen falsch zu nutzen, Budgets für Projekte ohne relevanten ROI zu überziehen, usw.

Darüber hinaus erleichtern diese Tools, die Veröffentlichung Ihrer Berichte und die Dokumentation aller Informationen um die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Der Einsatz passender Software ist auf jeden Fall sinnvoll für das richtige Management Ihres Projektportfolios!

Das ermöglicht die Visualisierung aller Projekte: ihren Fortschritt, ihre zugewiesenen und verwendeten Ressourcen, die erwarteten und neuen Anforderungen, Probleme und Risiken, usw.

Außerdem ist es möglich, die Rentabilität eines jeden Projekts zu messen. Jedes Projekt wird weiterhin individuell verwaltet. Der Unterschied liegt jedoch in der globalen Betrachtung der Risiken für das Unternehmen und den Investitionen für alle Projekte.

Wählen der passenden PPM-Software

Neben einer Übersicht über alle Projekte (In Form einer Tafel, einer Liste oder eines Dashboard) ist eine Projektportfolio-Management-Software unverzichtbar. Tatsächlich erweist sich in Organisationen, die eine Vielzahl von Projekten gleichzeitig im Auge behalten müssen, der Einsatz eines eher manuellen Tools (wie Excel) schnell als kontraproduktiv!

Folgen sie diesen Schritten, um die PPM-Software auszuwählen, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Schritt 1: Bedarfsanalyse

Vorbereitung ist wichtig für jede unternehmerische Entscheidung; das gilt auch für die Auswahl Ihrer Projektportfolio-Management-Software. So vermeiden Sie, ziellos die Angebote zu durchsuchen, ohne wirklich zu wissen, was Sie wollen.

Mit anderen Worten: Identifizieren Sie die Bedürfnisse, die Schwierigkeiten, die Risiken, aber auch das, was von den Benutzern erwartet wird.

Schritt 2: Stellen Sie sich die richtigen Fragen

Wir haben eine Liste mit grundlegenden Fragen erstellt:

  • Welche Funktionen brauchen Sie vor allem?
  • Ist das Sicherheitsniveau, das die Lösung bietet, ausreichend?
  • Wird der Funktionserhalt durch den Editor gewährleistet?
  • Muss das Tool mit der bereits von Ihren Teams verwendeten Software kompatibel sein? Wenn ja, mit welchen?
  • Gibt es eine mobile Anwendung für das Arbeiten von unterwegs?
  • Lässt sich das Tool an Ihr Unternehmen anpassen?
  • Können die Prozesse automatisiert werden? usw.

Schritt 3: Vergleich der Funktionalitäten verschiedener Softwarepakete

Um Ihnen zu helfen, Ihre Bedürfnisse zu definieren und die richtige Projektportfolio-Management-Software für Sie zu finden, haben wir eine Liste von Funktionen zusammengestellt, auf die Sie achten sollten (Anforderungen sind je nach Organisation unterschiedlich. Deshalb fügen Sie einfach Punkte, die speziell für Ihr Unternehmen wichtig sind, hinzu!):

  • Unbegrenzte Anzahl von Projektportfolios;
  • Ranking durch Abschätzung von Kosten, Risiken und Nutzen;
  • Verknüpfen beliebig vieler Projekte mit einem Portfolio;
  • Erstellung von Managementberichten;
  • Erstellen individueller Berichte (Einhaltung von Fristen, Einsatz von personellen und finanziellen Ressourcen, usw.);
  • Zeitpläne der verschiedenen Projekte in Echtzeit abrufbar;
  • Vorausplanen von Projekten: welches Projekt wird gestartet und welches verworfen oder verschoben?;
  • Projektideen in einer einzigen Datenbank zentralisieren, usw.

Sind Sie bereit, Ihr Projektportfolio zu verwalten?

Mit diesen wenigen Tipps bewaffnet, haben Sie nun den Schlüssel zu erfolgreichem Projektportfolio-Management.

Eine Ihrer Hauptaufgaben ist es jedoch, die verschiedenen Tools auszuwählen, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen können. Denn ohne ein Dashboard und die passende Softwarelösung ist PPM nur schwer effektiv zu betreiben.

Welche Tools verwenden Sie für das Projektportfolio-Management? Erzählen Sie uns von Ihren Erfahrungen.