Dienstplan erstellen und Urlaube verwalten - Welche Software ist am besten?

Dienstplan erstellen und Urlaube verwalten - Die besten Tools für das Mitarbeitermanagement

Wie verwalten Sie Ihre Dienst-, Schicht- und Urlaubspläne? Die Arbeitsplanung eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter kann manchmal sehr schwierig sein. Wie kann man die freien Tage und Abwesenheiten der Mitarbeiter verfolgen, Anfragen validieren oder ablehnen oder ein Projekt in Abhängigkeit von der Verfügbarkeit der Belegschaft planen, ohne sich irgendwo zwischen unübersichtlichen Daten und schlecht synchronisierten Agenden zu verlieren? Wie kann man so schnell wie möglich sehen, welcher Arbeitnehmer seine Schicht um wie viel Uhr beginnt oder beendet und wie viele Schichten er pro Woche und Monat leistet? 

Wir präsentieren Ihnen verschiedene Werkzeuge, mit denen Sie in aller Ruhe den Dienstplan erstellen, Urlaube verwalten, Abwesenheiten validieren - kurz gesagt - die Personaleinsatzplanung in Ihrem Unternehmen organisieren können. 

Sie können dafür A) Ihren eigenen Excel-Zeitplan aus der kostenlos herunterladbaren Vorlage erstellen oder B) unseren Vergleich der Online-Arbeitsplanungssoftware entdecken und das für Sie perfekte Tool wählen!

Inhalt:

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Zeit- und Dienstplan mit Excel erstellen

Jetzt mal ehrlich: Kaum ein Unternehmen hat noch nie eine einfache Planung per Excel-Tabelle vorgenommen, um Urlaub und Arbeitsauslastung der Mitarbeiter zu verwalten.

Excel-Planungsvorlage zum kostenlosen Download

Microsoft Excel ist ein Werkzeug zur Büroautomatisierung, das in fast jedem Unternehmen eingesetzt wird. In der Anfangsphase einer Geschäftstätigkeit wird er häufig als Dienst-, Urlaubs- und Abwesenheitskalender verwendet, z.B. zusätzlich zu einem gemeinsamen, synchronisierten Terminplaner.

Ein Dienstplan kann mit Excel in verschiedenen Formen und Ausführungen erstellt werden. Ihre Mitarbeiter können beispielsweise untereinander aufgelistet (ein Mitarbeiter entspricht einer Zeile) und Ihre jeweiligen Dienste, Urlaube und Abwesenheiten entlang eines Zeitstrahls (ein Tag entspricht einer Spalte) visualisiert werden. Eine andere mögliche Darstellung ist die Kalenderansicht, in der pro Zelle jeweils das Datum und die arbeitenden Mitarbeiter dargestellt werden. Die für Ihr Unternehmen passende Form hängt von der Anzahl Ihrer Mitarbeiter, der zu vergebenden Schichten und Dienste sowie der Organisationsform Ihrer Firma ab.

Wenn Sie gerne mit Excel arbeiten und auch in Zukunft auf diesen Allrounder bauen möchten, stellt Ihnen appvizer hier eine kostenlose Dienstplan- und Urlaubsplaner-Vorlage zum Download zur Verfügung. Sie gibt Ihnen einen Überblick über den Terminplaner und die Verfügbarkeit Ihres Teams:

Dienstplan und Urlaubsplaner Vorlage

Risiken von Excel

Excel ist vor allem während der Unternehmensgründung eine gute Lösung für die Arbeitsplanung - insbesondere aufgrund seiner Verfügbarkeit, der niedrigen Kosten und der in der Regel ausreichenden Beherrschung und Kenntnis des Tools. Die langfristige Anwendung von Excel für die Verwaltung von Dienstplänen, Urlauben und Abwesenheiten kommt jedoch leider nicht ganz ohne Risiko einher.

  • Excel ist relativ schwierig instand zu halten.

  • Es bedarf vieler manueller Einträge und erhöht damit das Risiko von Fehlern.

  • Im Falle eines Schichttauschs oder einer Änderung eines Urlaubsantrags muss ein neuer Antrag gestellt und entsprechende Korrekturen im Zeitplan vorgenommen werden.

  • Die Software ist nicht sehr kollaborativ: Der Zeitplan ist nur auf dem Arbeitsplatz einer Person verfügbar. Im Falle einer Änderung ist er für andere Benutzer nicht auf dem neuesten Stand. Auch, wenn die Datei in einem gemeinsamen Ordner gespeichert ist, muss die jeweils aktuellste Version dort manuell abgespeichert werden.

  • Die einzige Automatisierung von Aufgaben lässt sich in den integrierten Formeln finden, aber für viele Anwender nicht klar, wie man sie korrekt und effizient verwendet. Auch gibt es beispielsweise kein System zur Benachrichtigung, das den betroffenen Personen meldet, wenn eine Abwesenheitsanfrage gestellt bzw. validiert wurde.

Vorteile von Online-Software

Die Grenzen von Excel können oft sehr einfach durch die Funktionen von Online-Tools überwunden werden. Webbasierte Software für das An- und Abwesenheitsmanagement ist ein nützliches Werkzeug für das gesamte Unternehmen:

  • für das Personalwesen, das die Einhaltung der Regelungen des Unternehmens in Bezug auf Arbeitszeiten und Urlaube einfacher verwalten und sicherstellen kann.

  • für die Mitarbeiter, die ihre Schichten, Dienste und Abwesenheitsanträge schneller stellen und bearbeiten lassen können.

  • für die Manager, die Zeit bei der Bearbeitung von Anfragen sparen und einen Überblick über die Verfügbarkeit ihrer Teams gewinnen.

Vereinfachung und Automatisierung von Prozessen

Der erste offensichtliche Vorteil spezieller IT-Tools für die Arbeits- und Dienstplanung ist die Vereinfachung von Schichteinteilungen sowie der Arbeitsabläufe in Bezug auf Urlaubs- oder Abwesenheitsanträge.

Weniger Einträge + keine manuell zu aktualisierenden Dateien + Automatisierung der Aufgaben = Zeitersparnis und Aktualität bei den Daten!

Ein Klick genügt und schon hat der Mitarbeiter in seinem Online-Bereich einen Abwesenheitsantrag gestellt oder sich für eine Schicht eingetragen. Der Vorgesetzte wird umgehend benachrichtigt und kann Anfragen einfach akzeptieren oder ablehnen. Dabei bleibt der Zeitplan des Unternehmens laufend und in Echtzeit aktualisiert und für alle Mitarbeiter (entsprechend ihrer Zugriffsrechte) synchronisiert.

💡 Weiterer Pluspunkt: Kein Ausfüllen, Ausdrucken, Unterschreiben, Vorlegen und Versenden … eines Dienstplans der nach dem letzten Schichttausch noch nicht in der Excel-Datei aktualisiert wurde.

Kurz gesagt: Sie und Ihre Mitarbeiter sparen Zeit und können sich auf strategische und wirklich wichtige Aufgaben konzentrieren!

Automatische Datenaktualisierung

Ein webbasiertes Programm ermöglicht die automatische Aktualisierung der Daten - zentralisiert in einer einzigen Schnittstelle, die für das gesamte Unternehmen zugänglich ist.

Ist ein Schichtplan oder Urlaubsantrag bestätigt? Die Belegung bzw. Abwesenheit erscheint automatisch und sofort im Unternehmensplan, sichtbar für alle Benutzer mit den erforderlichen Leserechten. Die Bearbeitungszeit wird minimiert.

Kollaboratives Management der Zeitplanung im Unternehmen

Alle Benutzer haben Zugriff auf den gleichen Zeitplan. Abhängig von den Benutzerrechten, die im Tool konfiguriert werden können, kann jede Person Zugriff auf die Personaleinsatzplanung bzw. globale Zeitplanung des Unternehmens haben.

👉 Sie müssen Ihre Kollegen weder mündlich noch schriftlich befragen, um ihre Verfügbarkeiten oder Abwesenheiten herauszufinden und Ihre Projekte effektiv und zuverlässig planen zu können.

Verfügbarkeit und Mobilität

Online-Software bringt auch mobilen Zugriff von jedem Endgerät mit Internetzugang aus - egal, ob Computer, Tablet oder Smartphone.

Sie sind unterwegs, wollen aber die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter abfragen? Ein Blick in den gemeinsamen Kalender in Ihrer Cloud-Software und Sie erhalten Ihre Antwort schnell, jederzeit und von überall aus.

Einige Softwarehersteller haben auch mobile Anwendungen für ein optimales mobiles Nutzererlebnis entwickelt.

Transparenz und Vorausplanung

Einer der Hauptvorteile von Web-Anwendungen gegenüber Excel ist die Transparenz, die sie bei der Planung des Personaleinsatzes bieten.

Die verschiedenen Ansichtsmodi (z.B. Wochen- oder Monatsplanung) bieten einen hohen Lesekomfort für einen schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen.

Die Ergonomie dieser Werkzeuge erleichtert auch die Planung Ihrer Projekte: Auf einen Blick sehen Sie, wer wann arbeitet oder abwesend ist und können so die Aufgabenplanung antizipieren. So wird auch die Kostenverfolgung vereinfacht. 

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Mitarbeiter mehr Transparenz über ihre Arbeitszeitkonten und Urlaubssalden haben und die Daten immer aktuell sind. Sie können darüber hinaus ihre validierten oder ausstehenden Anträge einfach einsehen.

Zeit- und Aktivitätserfassung

In Verbindung mit einem Time and Activity Management (TAM)-Tool (dt. Zeiterfassungssoftware) haben Sie z.B. Überstunden und Erholungstage perfekt im Blick. Alle Informationen werden im gleichen Zeitplan zentralisiert.

Vergleich der besten Dienstplan-Programme

Sind Sie auf der Suche nach einer webbasierten Dienstplan-Software, um Ihr Unternehmen optimal zu steuern? Suchen Sie nicht weiter: Wir stellen Ihnen fünf professionelle Softwarelösungen für die Erstellung von Zeit-, Urlaubs- und Dienstplänen vor.

Papershift

Dienstplan erstellen mit Papershift

Papershift ist eine Personalmanagement-Software, die ebenso multifunktional wie intuitiv bedienbar ist. Sie erlaubt es Ihnen, Dienst- und Schichtpläne unter der Berücksichtigung der Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeiter automatisch zu generieren. Erstellen Sie gerade einen Dienstplan, so können Sie Ihre Mitarbeiter nach Arbeitsbereichen gruppieren (z.B. Rezeption, Bar, Küche, Security) und werden bei eventuellen Überschneidungen oder Planungsfehlern umgehend benachrichtigt. So bleibt alles übersichtlich und korrekt.

Auch können Ihre Arbeitnehmer mit diesem Tool ihre Arbeitszeit erfassen, welche direkt in ihrem Arbeitszeitkonto abgespeichert wird. So ist alles transparent und regelkonform und jeder weiß, wie viel er oder sie geleistet hat. Darüber hinaus ist auch ein Urlaubs- und Terminplaner integriert, sodass jede Verfügbarkeit oder Abwesenheit leicht ersichtlich ist.

Daneben umfasst Papershift auch eine Funktion für die automatische Personalabrechnung, eine digitale Personalakte für jeden Mitarbeiter und zahlreiche Berichts- und Analysefunktionen für Ihr HR-Management.

PayFit

Payfit Urlaubsplanung, Abwesenheiten und Lohnabrechnung - einfach und digital

PayFit ist kein typisches Werkzeug für Dienstplan und Arbeitsorganisation, sondern in erster Linie ein Tool für das unkomplizierte Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, welches ebenfalls die Personalabrechnung in seinen Funktionsumfang integriert. 

In einem globalen Überblick sehen Sie und Ihre Mitarbeiter, wann welcher Kollege im Unternehmen an- oder abwesend sein wird. So wird Ihre Arbeitsplanung erleichtert. Jeder Mitarbeiter hat zudem einen persönlichen Bereich, in welchem er seine Abwesenheits- und Urlaubsanträge online stellen, einsehen und bei Bedarf ändern kann. Daneben erlaubt PayFit es, die Arbeitszeiten Ihrer Belegschaft zu erfassen und deren Zusammenfassungen pro Monat, Woche oder Tag zu exportieren.

Auch bei PayFit ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung integriert, d.h., ausgehend von der Arbeitszeit, den Abwesenheitsarten, Feiertagen und Personaldaten berechnet dieses Programm automatisch die Vergütung Ihrer Mitarbeiter, erstellt Gehaltsabrechnungen und versendet diese direkt per Mail an Ihr Personal.

schichtplaner-online.de

schichtplaner-online Dienstplanung und Arbeitsplanung

Die Anwendung schichtplaner-online.de ist so simpel und intuitiv wie ihr Name: Mit diesem Tool können Sie Ihren Schicht- und Dienstplan online erstellen. Daneben ist auch die Urlaubsplanung mit schichtplaner-online.de kein Problem.

Mit diesem Planer hat jeder Mitarbeiter einen eigenen Zugang zum Portal und kann dort bequem Anträge auf Urlaub sowie Schichtwünsche stellen, die dann vom Administrator bestätigt werden. Zudem können Ihre Angestellten Ihre persönlichen Daten direkt selbst bearbeiten. So bleibt alles auf dem neuesten Stand.

Dieses Online-Tool erfasst zudem auch die Arbeits- und Pausenzeiten Ihrer Mitarbeiter. So haben Sie die Möglichkeit, Stundenzettel mit nur einem Mausklick zu erstellen und die Daten zu Auswertungszwecken im PDF-Format zu exportieren. Die Anwendung integriert auch Funktionen zur internen Unternehmenskommunikation wie Email- oder SMS-Versand.

ShiftJuggler

Mit ShiftJuggler einfach Dienstpläne erstellen

ShiftJuggler ermöglicht eine rundum transparente Personalverwaltung und Arbeitsplanung. Das Erstellen des Dienstplans geschieht schnell und seine Verwaltung wird durch unterschiedliche Ansichten - z.B. nach Abteilung, Arbeitsbereich oder Mitarbeiter, als Kalender oder Liste - sowie anpassbare Schichtarten und Abwesenheitsarten individualisierbar und übersichtlich.

Durch das direkte Anzeigen von Überschneidungen und Kollisionen stellt ShiftJuggler sicher, dass die Personaleinsatzplanung reibungslos vonstatten geht. Mit nur einem Mausklick ist ein fehlerfreier, übersichtlicher Dienstplan erstellt!

Darüber hinaus erlaubt dieses Programm auch die Zeiterfassung per Online-Stempeluhr, kostenloser mobiler App oder Terminal. Bei dieser Option können sich Ihre Mitarbeiter stationär per RFID oder Fingerabdruck ein- und auschecken und so ihre Arbeitszeiten dokumentieren. Die so erfassten Daten können anschließend ausgewertet oder an Ihre Lohnbuchhaltung exportiert werden. ShiftJuggler vereint somit die digitale und klassische Mitarbeiterplanung.

Shyftplan

Shyftplan - Software für Dienstpläne und Urlaubsmanagement

Mit Shyftplan können Sie Ihren Dienstplan einfach online erstellen und ganz nach Ihren Wünschen bearbeiten, visualisieren oder freigeben. Individualisierung und Anpassung wird bei Shyftplan definitiv groß geschrieben.

Shyftplan ist so flexibel wie Ihre Unternehmensorganisation - je nach Regelung, Schichtarten oder verfügbaren Urlaubstagen wird ein optimal an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasster Dienstplan erstellt. Bei Bedarf können Sie einzelne Schichten, Mitarbeiter oder auch eine einzelne Zelle manuell bearbeiten. Auch die enorme Anzahl von 24 unterschiedlichen Ansichten (Kalender, Tabelle, Liste, Zeitleiste, pro Monat, Woche oder Wochentag...) ist ein weiterer Beweis von Anpassungsfähigkeit. Konfigurierbare Freigaberechte geben Ihnen zudem die Möglichkeit, die Personaleinsatzplanung je nach Bedarf mit denen zu teilen, die vollumfängliche oder eingeschränkte Leserechte haben.

Die Arbeitszeiterfassung ist ebenfalls integriert und erlaubt die Berechnung der Arbeitsstunden von Vollzeit- wie Teilzeitkräften sowie Mitarbeitern, die nur unregelmäßig persönlich im Büro vor Ort sind.

Eine effiziente Arbeitsplanung als Schlüssel zum Erfolg

Wenn dieser Artikel Sie noch nicht von den Vorteilen der online verfügbaren Dienstplaner oder einer Anwendung für die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheit überzeugt hat, denken Sie an die Zeit, die jeden Monat für die Bearbeitung von Urlaubsanträgen aufgewendet wird, an die mühsame Übertragung von Veränderungen im Dienstplan, an den Stapel von Dokumenten an der Ecke eines Schreibtisches, der einsam darauf wartet, unterschrieben zu werden...

Die digitale Transformation von Unternehmen betrifft vor allem das Human Resources Management - digital HR ist die Zukunft. Warten Sie nicht länger, um das Personalmanagement und die Geschäftsplanung zu automatisieren und sich von den oben genannten Einschränkungen zu befreien. Verbringen Sie stattdessen mehr Zeit mit Aufgaben, die einen echten Mehrwert schaffen!

Die Dienstplanung in Unternehmen sollte nie vernachlässigt werden, denn Sie ist der Schlüssel zu Effizienz und Produktivitätssteigerung. Und wie steuern Sie die Planung Ihres Teams oder Unternehmens? Wie erstellen Sie Ihren Dienstplan? Teilen Sie Ihre Best Practices gerne mit uns.

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