Dienstplan erstellen und Urlaube verwalten - Welche Software ist am besten? [+ Dienstplan-Vorlage]

Dienstplan erstellen und Urlaube verwalten - Die besten Tools für das Mitarbeitermanagement

Wie kann man auf einfacher Weise einen Dienstplan erstellen? Die Arbeitsplanung eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter kann manchmal sehr schwierig sein.

Wir präsentieren Ihnen verschiedene Werkzeuge, mit denen Sie in aller Ruhe den Dienstplan erstellen, Urlaube verwalten, Abwesenheiten validieren - kurz gesagt - die Personaleinsatzplanung in Ihrem Unternehmen organisieren können. 

Sie können dafür A) Ihren eigenen Excel-Zeitplan aus der kostenlos herunterladbaren Vorlage erstellen oder B) unseren Vergleich der Online-Arbeitsplanungssoftware entdecken und das für Sie perfekte Tool wählen!

Inhalt

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Zeit- und Dienstplan mit Excel erstellen

Jetzt mal ehrlich: Kaum ein Unternehmen hat noch nie eine einfache Planung per Excel-Tabelle vorgenommen, um Urlaub und Arbeitsauslastung der Mitarbeiter zu verwalten.

Excel-Planungsvorlage zum kostenlosen Download

Microsoft Excel ist ein Werkzeug zur Büroautomatisierung, das in fast jedem Unternehmen eingesetzt wird. In der Anfangsphase einer Geschäftstätigkeit wird er häufig als Dienst-, Urlaubs- und Abwesenheitskalender verwendet, z.B. zusätzlich zu einem gemeinsamen, synchronisierten Terminplaner.

Ein Dienstplan kann mit Excel in verschiedenen Formen und Ausführungen erstellt werden. Ihre Mitarbeiter können beispielsweise untereinander aufgelistet (ein Mitarbeiter entspricht einer Zeile) und Ihre jeweiligen Dienste, Urlaube und Abwesenheiten entlang eines Zeitstrahls (ein Tag entspricht einer Spalte) visualisiert werden. Eine andere mögliche Darstellung ist die Kalenderansicht, in der pro Zelle jeweils das Datum und die arbeitenden Mitarbeiter dargestellt werden. Die für Ihr Unternehmen passende Form hängt von der Anzahl Ihrer Mitarbeiter, der zu vergebenden Schichten und Dienste sowie der Organisationsform Ihrer Firma ab.

Wenn Sie gerne mit Excel arbeiten und auch in Zukunft auf diesen Allrounder bauen möchten, stellt Ihnen appvizer hier eine kostenlose und fertige Dienstplan- und Urlaubsplaner-Vorlage zum Download zur Verfügung. Sie gibt Ihnen einen Überblick über den Terminplaner und die Verfügbarkeit Ihres Teams:

Dienstplan und Urlaubsplaner Vorlage

Risiken von Excel

Excel ist vor allem während der Unternehmensgründung eine gute Lösung für die Arbeitsplanung - insbesondere aufgrund seiner Verfügbarkeit, der niedrigen Kosten und der in der Regel ausreichenden Beherrschung und Kenntnis des Tools. Die langfristige Anwendung von Excel für die Verwaltung von Dienstplänen, Urlauben und Abwesenheiten kommt jedoch leider nicht ganz ohne Risiko einher.

  • Excel ist relativ schwierig instand zu halten.

  • Es bedarf vieler manueller Einträge und erhöht damit das Risiko von Fehlern.

  • Im Falle eines Schichttauschs oder einer Änderung eines Urlaubsantrags muss ein neuer Antrag gestellt und entsprechende Korrekturen im Zeitplan vorgenommen werden.

  • Die Software ist nicht sehr kollaborativ: Der Zeitplan ist nur auf dem Arbeitsplatz einer Person verfügbar. Im Falle einer Änderung ist er für andere Benutzer nicht auf dem neuesten Stand. Auch, wenn die Datei in einem gemeinsamen Ordner gespeichert ist, muss die jeweils aktuellste Version dort manuell abgespeichert werden.

  • Die einzige Automatisierung von Aufgaben lässt sich in den integrierten Formeln finden, aber für viele Anwender nicht klar, wie man sie korrekt und effizient verwendet. Auch gibt es beispielsweise kein System zur Benachrichtigung, das den betroffenen Personen meldet, wenn eine Abwesenheitsanfrage gestellt bzw. validiert wurde.

Vorteile von Online-Software

Die Grenzen von Excel können oft sehr einfach durch die Funktionen von Online-Tools überwunden werden. Webbasierte Software für das An- und Abwesenheitsmanagement ist ein nützliches Werkzeug für das gesamte Unternehmen:

  • für das Personalwesen, das die Einhaltung der Regelungen des Unternehmens in Bezug auf Arbeitszeiten und Urlaube einfacher verwalten und sicherstellen kann.

  • für die Mitarbeiter, die ihre jeweiligen Schichten, Dienste und Abwesenheitsanträge schneller stellen und bearbeiten lassen können.

  • für die Manager, die Zeit bei der Bearbeitung von Anfragen sparen und einen Überblick über die Verfügbarkeit ihrer Teams gewinnen.

Dienstplan erstellen mit Apps

Sind Sie auf der Suche nach einem Online-Dienstplaner, um Ihr Unternehmen optimal zu steuern? Suchen Sie nicht weiter: Wir stellen Ihnen fünf professionelle Softwarelösungen für die Erstellung von Zeit-, Urlaubs- und Dienstplänen vor.

Papershift

Dienstplan erstellen mit Papershift

Papershift ist eine Personalmanagement-Software, die ebenso multifunktional wie intuitiv bedienbar ist. Sie erlaubt es Ihnen, Dienst- und Schichtpläne unter der Berücksichtigung der Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeiter automatisch zu generieren. Erstellen Sie gerade einen Dienstplan, so können Sie Ihre Mitarbeiter nach Arbeitsbereichen gruppieren (z.B. Rezeption, Bar, Küche, Security) und werden bei eventuellen Überschneidungen oder Planungsfehlern umgehend benachrichtigt. So bleibt alles übersichtlich und korrekt.

Auch können Ihre Arbeitnehmer mit diesem Tool ihre Arbeitszeit erfassen, welche direkt in ihrem Arbeitszeitkonto abgespeichert wird. So ist alles transparent und regelkonform und jeder weiß, wie viel er oder sie geleistet hat. Darüber hinaus ist auch ein Urlaubs- und Terminplaner integriert, sodass jede Verfügbarkeit oder Abwesenheit leicht ersichtlich ist.

Daneben umfasst Papershift auch eine Funktion für die automatische Personalabrechnung, eine digitale Personalakte für jeden Mitarbeiter und zahlreiche Berichts- und Analysefunktionen für Ihr HR-Management. Papershift bietet einen kostenlosen Test während 14 Tage.

PayFit

Payfit Urlaubsplanung, Abwesenheiten und Lohnabrechnung - einfach und digital

PayFit ist kein typisches Werkzeug für Dienstplan und Arbeitsorganisation, sondern in erster Linie ein Tool für das unkomplizierte Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, welches ebenfalls die Personalabrechnung in seinen Funktionsumfang integriert. 

In einem globalen Überblick sehen Sie und Ihre Mitarbeiter, wann welcher Kollege im Unternehmen an- oder abwesend sein wird. So wird Ihre Arbeitsplanung erleichtert. Jeder Mitarbeiter hat zudem einen persönlichen Bereich, in welchem er seine Abwesenheits- und Urlaubsanträge online stellen, einsehen und bei Bedarf ändern kann. Daneben erlaubt PayFit es, die Arbeitszeiten Ihrer Belegschaft zu erfassen und deren Zusammenfassungen pro Monat, Woche oder Tag zu exportieren.

Auch bei PayFit ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung integriert, d.h., ausgehend von der Arbeitszeit, den Abwesenheitsarten, Feiertagen und Personaldaten berechnet dieses Programm automatisch die Vergütung Ihrer Mitarbeiter, erstellt Gehaltsabrechnungen und versendet diese direkt per Mail an Ihr Personal.

schichtplaner-online.de

schichtplaner-online Dienstplanung und Arbeitsplanung

Die Anwendung schichtplaner-online.de ist so simpel und intuitiv wie ihr Name: Mit diesem Tool können Sie Ihren Schicht- und Dienstplan online erstellen. Daneben ist auch die Urlaubsplanung mit schichtplaner-online.de kein Problem.

Mit diesem Planer hat jeder Mitarbeiter einen eigenen Zugang zum Portal und kann dort bequem Anträge auf Urlaub sowie Schichtwünsche stellen, die dann vom Administrator bestätigt werden. Zudem können Ihre Angestellten Ihre persönlichen Daten direkt selbst bearbeiten. So bleibt alles auf dem neuesten Stand.

Dieses Online-Tool erfasst zudem auch die Arbeits- und Pausenzeiten Ihrer Mitarbeiter. So haben Sie die Möglichkeit, Stundenzettel mit nur einem Mausklick zu erstellen und die Daten zu Auswertungszwecken im PDF-Format zu exportieren. Die Anwendung integriert auch Funktionen zur internen Unternehmenskommunikation wie Email- oder SMS-Versand.

ShiftJuggler

Mit ShiftJuggler einfach Dienstpläne erstellen

ShiftJuggler ermöglicht eine rundum transparente Personalverwaltung und Arbeitsplanung. Das Erstellen des Dienstplans geschieht schnell und seine Verwaltung wird durch unterschiedliche Ansichten - z.B. nach Abteilung, Arbeitsbereich oder Mitarbeiter, als Kalender oder Liste - sowie anpassbare Schichtarten und Abwesenheitsarten individualisierbar und übersichtlich.

Durch das direkte Anzeigen von Überschneidungen und Kollisionen stellt ShiftJuggler sicher, dass die Personaleinsatzplanung reibungslos vonstatten geht. Mit nur einem Mausklick ist ein fehlerfreier, übersichtlicher Dienstplan erstellt!

Darüber hinaus erlaubt dieses Programm auch die Zeiterfassung per Online-Stempeluhr, kostenloser mobiler App oder Terminal. Bei dieser Option können sich Ihre Mitarbeiter stationär per RFID oder Fingerabdruck ein- und auschecken und so ihre Arbeitszeiten dokumentieren. Die so erfassten Daten können anschließend ausgewertet oder an Ihre Lohnbuchhaltung exportiert werden. ShiftJuggler vereint somit die digitale und klassische Mitarbeiterplanung.

Shyftplan

Shyftplan - Software für Dienstpläne und Urlaubsmanagement

Mit Shyftplan können Sie Ihren Dienstplan einfach online erstellen und ganz nach Ihren Wünschen bearbeiten, visualisieren oder freigeben. Individualisierung und Anpassung wird bei Shyftplan definitiv groß geschrieben.

Shyftplan ist so flexibel wie Ihre Unternehmensorganisation - je nach Regelung, Schichtarten oder verfügbaren Urlaubstagen wird ein optimal an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasster Dienstplan erstellt. Bei Bedarf können Sie einzelne Schichten, Mitarbeiter oder auch eine einzelne Zelle manuell bearbeiten. Auch die enorme Anzahl von 24 unterschiedlichen Ansichten (Kalender, Tabelle, Liste, Zeitleiste, pro Monat, Woche oder Wochentag...) ist ein weiterer Beweis von Anpassungsfähigkeit. Konfigurierbare Freigaberechte geben Ihnen zudem die Möglichkeit, die Personaleinsatzplanung je nach Bedarf mit denen zu teilen, die vollumfängliche oder eingeschränkte Leserechte haben.

Die Arbeitszeiterfassung ist ebenfalls integriert und erlaubt die Berechnung der Arbeitsstunden von Vollzeit- wie Teilzeitkräften sowie Mitarbeitern, die nur unregelmäßig persönlich im Büro vor Ort sind.

Eine effiziente Arbeitsplanung als Schlüssel zum Erfolg

Wenn dieser Artikel Sie noch nicht von den Vorteilen der online verfügbaren Dienstplaner oder einer Anwendung für die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheit überzeugt hat, denken Sie an die Zeit, die jeden Monat für die Bearbeitung von Urlaubsanträgen aufgewendet wird, an die mühsame Übertragung von Veränderungen im Dienstplan, an den Stapel von Dokumenten an der Ecke eines Schreibtisches, der einsam darauf wartet, unterschrieben zu werden...

Die Dienstplanung in Unternehmen sollte nie vernachlässigt werden, denn Sie ist der Schlüssel zu Effizienz und Produktivitätssteigerung. Und wie steuern Sie die Planung Ihres Teams oder Unternehmens? Wie erstellen Sie Ihren Dienstplan? Teilen Sie Ihre Best Practices gerne mit uns.

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