Kapazitätsplanung für Projekte und Mitarbeiter

Kapazitätsplanung wird auch Kapazitätsmanagement, Ressourcenplanung oder Capacity Planning genannt. Es ist der beste Weg, um den Bedarf eines Unternehmens mit den Kapazitäten abzustimmen.

Eine gute Kapazitätsplanung gewinnt immer mehr an Bedeutung. Denn das Arbeitsumfeld verändert sich schnell und stellt hohe Ansprüche an Flexibilität und Performance. Was kann man durch gute Planung erreichen? Höhere Effizienz, perfekte Umsetzung der Projekte, Kostenoptimierung und zufriedene Mitarbeiter:innen.

Aus diesem Grund ist strategische Kapazitätsplanung zu einem wichtigen Thema für die Projektplanung im Unternehmen geworden. Insbesondere wenn sie eine große Anzahl an Projekten bewältigen müssen.

Doch was ist die Definition von Kapazitätsplanung und wie können Sie sie in Ihrem Unternehmen optimal umsetzen? Was sind die Vorteile?

Alle Informationen finden Sie in diesem Leitfaden.

Kapazitätsplanung ist ein strategisches Werkzeug, das es Projektleitern und Unternehmen ermöglicht, ihre Ressourcen und Produktionskapazitäten langfristig mit ihrem Bedarf abzugleichen.

Es gibt verschiedene Arten von Ressourcen, die es zu betrachten gilt:

• Humane Ressourcen, d.h. die verfügbare Arbeitskraft und die Zeit der Mitarbeiter:innen oder Teams, um ein Projekt durchzuführen.
• Die vorhandenen digitalen Ressourcen (zum Beispiel Speicherkapazität, Arbeitsspeicher und CPU der benutzen Computer usw.). Um die Belastung durch die verschiedenen Aktivitäten zu unterstützen und gleichzeitig die technische Leistungsfähigkeit zu erhalten.
• Finanzielle Ressourcen, also das für die Projekte zur Verfügung stehende Geld.
• Physische Ressourcen, zum Beispiel die Räumlichkeiten, Maschinen und technischen Geräte.
• Technologische Ressourcen, damit gemeint sind immaterielle Ressourcen, wie die Produktqualität, das Markenimage, Know-how, R&D, usw.

Insbesondere digital ausgerichteten Firmen oder agilen Unternehmen, besitzen oft ein großes Projekt-Portfolio. Sie arbeiten meist an vielen Projekten gleichzeitig. Für sie ermöglicht eine gute Planung die Balance zwischen den Projekten. Gesamtstrategie, sowie Unternehmensziele und die zur Verfügung stehenden Mittel sind immer im Einklang.

Der primäre Nutzen von guter Planung ist eine bessere Verteilung der verfügbaren Ressourcen auf die zu bewältigenden Aufgaben.

Dadurch ist es möglich, die wichtigsten Projekte in kurzer Zeit umzusetzen. Auch die optimale Performance eines Online-Dienstes oder IT-Systems wird sichergestellt, selbst wenn in Spitzenzeiten extrem hoher Traffic auf den Seiten stattfindet. Außerdem können so die Mitarbeiter:innen optimal eingesetzt werden. Zum Beispiel indem Teams gebildet werden, die sich nach den Anforderungen der unterschiedlichen Projekte richten.

Kapazitätsmanagement beinhaltet aber nicht nur einen quantitativen, sondern auch einen qualitativen Ansatz.

Die Kapazitätsplanung von personellen Ressourcen hängt vor allem von den Fähigkeiten jedes:r einzelnen Mitarbeiters:in ab.

Deshalb sind zwei Punkte wichtig für den:die Projektmanager:in:

• Einen optimalen Überblick über die unterschiedlichen Kompetenzen erlangen, die im Unternehmen zur Verfügung stehen;
• Die Nutzung dieser Kompetenzen: Es geht darum, die richtige Ressource dem richtigen Projekt zuzuordnen. (In diesem Fall die richtigen Mitarbeiter:innen mit den nötigen Kompetenzen.)

Dank Kapazitätsplanung ist es möglich, Zeiten mit extrem hoher Aufgabenlast vorherzusehen. Das Unternehmen kann diese frühzeitig erkennen und die notwendigen Maßnahmen ergreifen. Dadurch wird optimale Kontinuität der Geschäftsprozesse gewährleistet.

Kapazitätsplanung ist ein hervorragendes Tool, um zu bestimmen, welches Budget wofür bereitgestellt werden muss. Sie können dadurch Ihre Kosten optimieren und so erhebliche Einsparungen erzielen:

• Identifizieren Sie in welchen Bereichen die Investitionen nicht ausreichen.
• Vermeiden Sie Umsatzverluste aufgrund von verschwendeten Personal- und IT-Ressourcen.
• Sorgen Sie für einen reibungslosen Übergang zwischen den Projekten eines Mitarbeiters.
• Behalten Sie potenzielle zukünftige Kosten im Blick (z.B. Einstellung von neuen Mitarbeitern, Kauf von Geräten).

Eine bessere Vorhersage der Auslastung aller Ressourcen bedeutet auch, dass die Arbeitsbelastung aller Beteiligten besser geplant werden kann. Kapazitätsplanung verhindert, dass Ihre Mitarbeiter:innen mit Arbeit überhäuft werden, oder sich langweilen.

Darüber hinaus stärkt es das Zugehörigkeitsgefühl und die Bindung von talentierten Mitarbeitern an Ihr Unternehmen. Mitarbeiter:innen sind glücklicher, wenn sie die Möglichkeit zur Entwicklung ihrer Fähigkeiten bekommen und Verbesserungen erkennbar sind.

Der erste Schritt besteht darin, die aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse der Organisation in folgenden Punkten festzustellen:

• Mitarbeiterkompetenzen,
• IT Ressourcen,
• Rohstoffe, Materialien,
• Logistik, usw.

Dieser Schritt erfordert eine umfassende Vision der Unternehmensstrategie und deren operative Ausrichtung. Die Herausforderung, mit der Sie hierbei konfrontiert werden, ist Folgende: Manche Projekte existieren anfangs nur als grobe Idee!

Aus diesem Grund ist Folgendes ratsam:

• Berücksichtigen Sie die Typologie des jeweiligen Projektes (Geschäftsentwicklung, Organisation, etc.), um eine detaillierte Vision zu erhalten.
  
  
• Konzentrieren Sie sich auf die interne Kommunikation des Unternehmens! So können Sie die zukünftigen Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen leichter ermitteln.

Kapazitätsmanagement bedeutet, einen klaren Überblick über die, im Unternehmen vorhandenen, Ressourcen zu haben. Sowohl in quantitativer als auch in qualitativer Hinsicht.

In Bezug auf die personellen Ressourcen bedeutet dies:

• Erstellen Sie eine Liste der Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter:innen. Für erfolgreiches Ressourcenmanagement ist es wichtig, die Qualifikationen jedes einzelnen Mitgliedes Ihres Teams zu kennen. Denn es kann vorkommen, dass nicht alle Fähigkeiten eines Mitarbeiters, bei den ihm zugeteilten Aufträgen, berücksichtigt werden.
  
  
• Kennen Sie die Verantwortungsbereiche jedes Einzelnen. Beispielsweise können bestimmte Mitarbeiter:innen langfristig für wiederkehrende, betriebliche Aufgaben eingeteilt sein. Sie haben daher nicht viel Zeit, um sich in anderen Projekten voll einzubringen.
  
  
• Planen Sie frühzeitig Ressourcen ein, die in der Zukunft zur Verfügung stehen werden. Ist eine Rekrutierung geplant? Plant Ihr Unternehmen das Angebot von Schulungsprogrammen?

Das Ziel der Planung ist es, die richtige Ressource zum richtigen Zeitpunkt dem richtigen Projekt zuzuweisen.

Dafür einige Tipps:

• Ziehen Sie mehrere Szenarien in Betracht.
• Planen Sie möglichst klug. Z.B. indem Sie die meisten Ressourcen am Anfang eines dringenden Projektes einplanen.
• Verwenden Sie visuelle Unterstützung.

Im folgenden Bild wird gezeigt, wie es möglich ist Excel für Kapazitätsmanagement zu verwenden.

Benötigte Bearbeitungszeiten einzuschätzen, kann schwierig sein. Manchmal taucht ein neues Projekt auf, das nicht in der Roadmap vorgesehen war, oder ein: Mitarbeiter:in verlässt das Unternehmen.

Deshalb darf die Kapazitätsplanung nicht statisch sein! Sie muss ständig angepasst, weiterentwickelt und mit der realen Situation des Unternehmens in Einklang gebracht werden. Am besten überprüfen Sie sie mindestens einmal pro Monat.

Viele Unternehmen verwenden immer noch Excel-Tabellen für die Kapazitätsplanung. Leider erweist sich dieser Prozess schnell als zeitaufwendig, mühsam und fehleranfällig.

Für gute Kapazitätsplanung ist es ratsam spezielle Planungs-Software zu verwenden.

Es gibt zwei Arten von Software, die üblicherweise genannt werden, wenn es um das Thema Kapazitätsmanagement geht:

Bei IT Service Management (ITSM) Software geht es vor allem um das Management von Rechenleistung, Speicherplatz, Serverauslastung und Upload-Kapazitäten. Das ermöglicht es der IT-Abteilung, die Anforderungen verschiedener Abteilungen mit den zur Verfügung stehenden IT-Ressourcen abzugleichen.

Project Portfolio Management (PPM) Software unterstützen den Projektleiter die „noch zu erledigenden Aufgaben“ und die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter:innen zu managen. Es ermöglicht ihm einen guten Überblick. Dadurch kann er leichter neue Anfragen zuweisen.

Um Ressourcen passend zuweisen zu können , muss der:die Projektleiter:in natürlich auch die Projekte selbst im Detail kennen. Um hier den Überblick zu behalten, gibt es hilfreiche Projektmanagement-Software wie z.B. Jira oder MS Project Online, die bei Ihrer Kapazitätsplanung helfen können. Durch die Übersichtliche Dashboard-Darstellung und die verfügbarkeit auf mobilen Devices, wissen Sie dank dieser Tools immer und überall genau wie der Status Ihrer Projekte ist.

Schlussendlich ist eine der größten Herausforderungen der Kapazitätsplanung die Verinnerlichung dieser neuen Prozesse durch die Teams. Leider kann die Frage nach Arbeitszeiten von den Mitarbeitern negativ aufgefasst werden. Sie bringt schließlich eine gewisse Kontrolle des Managements mit sich.

Deshalb raten wir Ihnen, parallel dazu ein echtes Change Management einzuführen. Change Management kümmert sich um eine gute interne Kommunikation der Ziele und der Kapazitätsplanung. Außerdem beinhaltet es aktives Zuhören, um die Bedürfnisse der Teams zu kennen und zu erfüllen.

So sichern Sie den vollen Erfolg Ihres Kapazitätsmanagements! Damit Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter voll und ganz von den positiven Effekten profitieren.

Welche Tipps haben Sie zum Thema Kapazitätsmanagement? Teilen Sie die besten Ratschläge gerne in den Kommentaren!