Effizient Rechnungen stellen: Automatisieren Sie Ihre Rechnungsstellung

Effizient und einfach Rechnung stellen: Automatisieren Sie Ihre Rechnungsstellung

Eine einfache und übersichtliche Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen? Wann muss ich überhaupt eine Rechnung stellen? Was sind die Anforderungen und Regelungen, die es bei der Fakturierung zu berücksichtigen gilt? Und wie stellen Sie es am besten an, dass Sie nicht monatelang auf unbezahlte Rechnungen warten müssen und wertvolle Zeit mit der Abrechnung verlieren?

Dieser Artikel frischt Ihre Kenntnisse zum Thema Abrechnung auf, weist auf die Schwierigkeiten, auf die kleine Unternehmen bei der Rechnungsstellung stoßen können, hin und berät Sie, wie Sie die für Sie beste Lösung finden, um diese Herausforderungen anzugehen. Eine passenede Rechnungssoftware kann Ihnen beispielsweise helfen, viel Zeit und Ressourcen einzusparen, die Sie anderweitig im Unternehmen einsetzen können!

Erfahren Sie im Folgenden, wie Sie mithilfe einer solchen Anwendung Fehler und Mängel beim Stellen von Rechnungen vermeiden können und entdecken Sie in unserer Auswahl kostenloser und kostenpflichtiger Tools die Anwendung, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.

Inhalt:

Software-Auswahl für Sie

Teamleader

Teamleader
Software, die Ihre Arbeit erleichtert
Kostenlos testen
Software ansehen

Zervant

Zervant
Kostenlose Faktura-Software für kleiner Unternehmen
Visit Website
Software ansehen

Kizeo forms

Kizeo forms
Steigen Sie auf digitale, individuell angepasste und mobile
Free Trial
Software ansehen

Grundkurs Rechnung stellen

Definition

Was genau ist eigentlich eine kaufmännische Rechnung oder Faktura? Ein solches Dokument ist das offizielle Schriftstück, in welchem der Verkäufer dem Käufer den nach einem Kaufvertragsabschluss fälligen Entgeltbetrag mitteilt. Das Rechnungsformular besteht aus einem Kopf, der wesentliche Angeben zum Kaufauftrag enthält (Empfängeranschrift, Bestellnummer und - datum, Auftragsnummer usw.), und einem Kern, in dem entsprechende Informationen zu den betroffenen Leistungen oder Waren wie Produkt- und Mengenangaben, Preise und Zahlungsbedingungen aufgeführt werden.

Quelle: nach Gabler Wirtschaftslexikon

Mindestanforderungen an eine Rechnung

Bei der Abrechnung muss zwischen einer normalen Rechnung und einer Kleinbetragsrechnung unterschieden werden. Eine Kleinbetragsrechnung darf bis maximal 250€ ausgestellt werden und muss im Vergleich zur normalen Rechnung weniger Angaben enthalten.

Die Richtlinien für eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung sind in §14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes festgelegt. Rechnungen müssen folgende Mindestanforderungen erfüllen:

  • Vorname, Name und Anschrift des Unternehmers und des Kunden,

  • Die vom Finanzamt zugewiesene Steuernummer oder USt-IDNr.,

  • USt-IDNr. des Kunden,

  • Eine Beschreibung der erbrachten Leistung,

  • Ausstellungsdatum der Rechnung,

  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die vom Aussteller nur einmal vergeben werden darf,

  • Der Zeitpunkt der Lieferung der Leistung,

  • Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen (Steuerbefreiungen, sonstige Leistungen),

  • Steuerbetrag und maßgeblicher Steuersatz,

  • Bei der Schlussrechnung: Vorher eingenommene Teilentgelte und die entsprechenden Steuerbeträge.

Angaben bei Kleinbetragsrechnungen:

  • Vorname, Nachname und Anschrift des Unternehmers,

  • Ausstellungsdatum,

  • Entgelt und maßgeblicher Steuerbetrag für die Lieferung oder andere Leistungen in einer Summe,

  • Menge und Art der Lieferungen und sonstige Leistungen,

  • Aufschlüsselung des Steuersatzes oder Angabe von Steuerbefreiungen.

Zusätzlich sollte man beachten, dass die reduzierten Mindestanforderungen bei Kleinbetragsrechnungen nicht bei grenzüberschreitendem Versandhandel, bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei Reverse-Charge-Leistungen gelten. Hier müssen die Pflichtangaben einer normalen Rechnung angewendet werden.

Erleichterungen für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer zahlen. Folglich müssen sie bei der Fakturierung auch keine Umsatzsteuer in den Abrechnungsdaten angeben. Allerdings sind auch Kleinunternehmer an das Umsatzsteuergesetz gebunden und müssen die festgelegten Mindestanforderungen bei einer Rechnung beachten. Auch sie müssen also eine Rechnung innerhalb einer Frist von 6 Monaten nach dem Stattfinden einer geschäftlichen Transaktion mit einem anderen Unternehmer ausstellen.

Außerdem sind Kleinunternehmer verpflichtet, einen Grund für die fehlende Umsatzsteuer auf der Rechnung anzugeben. Dies kann zum Beispiel mit folgendem Vermerk geschehen: “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”

Wann muss ich eine Rechnung stellen?

Alle Unternehmen müssen ihren Kunden die verkauften Produkte und Dienstleistungen in Rechnung stellen. Genauer gesagt: Eine Rechnung ist in folgenden Fällen verpflichtend:

  • für jede geschäftliche Transaktion zwischen Unternehmen

  • für jede geschäftliche Transaktion zwischen einer Privatperson und einem Unternehmen, wenn es sich um eine umsatzsteuerpflichtige Werklieferung oder andere Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken handelt.

Eine Transaktion muss also in den allermeisten Fällen offiziell auf einer Rechnung dokumentiert werden. Dies erfordert eine gute Organisation, Routine und ein Feingefühl für die zahlreichen Herausforderungen, die die Fakturierung mit sich bringt.

Schwierigkeiten, die Unternehmer bei der Abrechnung begegnen können

Selbstständige und Kleinunternehmen haben keinen Mitarbeiter, der sich ausschließlich um die Erstellung, Änderung und das Versenden von Rechnungen und Mahnungen kümmert. Sie treffen deshalb häufig auf Schwierigkeiten oder Verzögerungen bei der Fakturierung.

Der Zeitverlust bei der Erstellung von Rechnungen, die alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten und rechtssicher sein müssen, ist enorm. Die aufgewendete Zeit hält Kleinunternehmer von der eigentlichen Arbeit ab und verlangsamt alle Abläufe, da jedem Auftrag zwangsläufig die Rechnungsstellung folgt. Für Selbständige und Kleinunternehmer kann das schnell kostspielig werden.

Zudem besteht auch das Risiko von Fehlern in der Rechnung: Ein Fehler bei der Rechnungsnummer, den Abrechnungsdaten und sonstigen Mindestanforderungen kann später zum Problem werden und die Rechnung unter Umständen ungültig machen.

Im Gesetz ist die Rechnungsstellung genau geregelt: Die Details und Ausnahmen sind für Laien oft unübersichtlich und Fehler sollten natürlich vermieden werden, um eventuellen Strafzahlungen zu entgehen.

Eine der schwierigsten Aufgaben für die Unternehmen besteht im pünktlichen Zahlungseingang und im rechtzeitigen Eintreiben von Forderungen. Wie stellt man es an, nicht mehr einen, zwei, drei oder sechs Monate warten zu müssen, bis der Kunde zahlt? Nachfassschreiben und Mahnungen nehmen, sofern sie nicht automatisiert sind, viel Zeit in Anspruch, die Sie sonst für die Entwicklung Ihres Unternehmens aufwenden könnten.

Es stellt sich also die Frage, wie man die alltägliche Aufgabe der Abrechnung am besten bewältigt, ohne zu viel Zeit mit Papierkram, Organisation und Überprüfung von Richtlinien zu verbringen. Hier kann eine Abrechnungssoftware helfen.

Rechnungen online mit einer passenden Software erstellen

appvizer gibt Ihnen Tipps, um Fehler und mangelhafte Rechnungen zu vermeiden. Verwenden Sie eine intuitive und benutzerfreundliche Rechnungssoftware, die vorzugsweise auch cloud-basiert ist. Dadurch umgehen Sie eine aufwendige Installation und können die Anwendung flexibel und überall einsetzen.

Die Fakturierung im Unternehmen wird erheblich vereinfacht: elektronische Rechnungen, Transaktionen und das Begleichen von Forderungen. Eine Faktura-Anwendung automatisiert die Erstellung von Geschäftsrechnungen ebenso wie Mahnungen und erleichtert den Zahlungsverkehr mit dem Kunden.

Vorteile eines online Rechnungsprogramms

Wenn Sie Selbstständiger oder Kleinunternehmer sind, werden Sie wahrscheinlich nicht das Budget für ein kostspieliges Rechnungsprogramm haben. Sie wollen aber trotzdem Ihre Rechnungsstellung mit einer Software automatisieren?

Wir zeigen Ihnen hier einige Vorteile einer online Faktura-Software im Vergleich zu einer Abrechnung mithilfe von Excel:

  • Automatisierung von Aufgaben und Berechnungen,

  • Vereinfachung der Rechnungsstellung,

  • Zeit sparen mit der digitalen Bearbeitung,

  • Weniger Fehler (Überspringen, Einfügen & Kopieren, maßgebliche Steuersätze, Kundendaten, etc.),

  • Einhaltung gesetzlicher Richtlinien,

  • Einfaches Management von Mahnungen und Erinnerungen,

  • Wiederkehrende Abrechnung,

  • Zentralisierung und Speicherung von geschäftlichen Daten,

  • Zugang zu Rechnungen und Mahnungen mithilfe der Cloud-Speicherung,

  • Personalisierung von geschäftlichen Dokumenten, usw.

Neben diesen Vorteilen gibt es auch Software, die sogar personalisierte Berichte und Grafiken erstellt, um Forderungen und die Abrechnung immer im Blick zu haben. Außerdem haben viele Rechnungsprogramme eine Schnittstelle für Ihren Steuerberater, sowie eine Verbindung zu Ihrer Buchhaltung und zu Ihrem Bankkonto.

Effizient Rechnung stellen: Automatisieren Sie Ihre Rechnungsstellung

Mit Fakturierungssoftware können Sie Rechnungen standardisiert erstellen, gruppieren, übersichtlich sortieren und archivieren.

Ein cloud-basiertes Fakturierungssystem benötigt lediglich eine Internetverbindung: Die Anwendung ist zumeist kompatibel für Windows und Mac-Betriebssysteme und besitzt meistens auch eine Anwendung für Smartphones und Tablets (iOS oder Android).

Gesetzliche Richtlinien zur E-Rechnung

Am 27. November 2018 ist das sogenannte E-Rechnungsgesetz in Kraft getreten. Deutschland setzt damit eine EU-Richtlinie von 2014 in nationales Recht um, die eine Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen schafft. Elektronische Rechnungen an öffentliche Einrichtungen müssen von diesen nur akzeptiert werden, wenn alle relevanten Daten nach dem E-Rechnungsgesetz enthalten sind. Somit betrifft das Gesetz auch Unternehmen, die Leistungen für die öffentliche Verwaltung in Rechnung stellen.

Das Gesetz gibt also gewisse Standards vor: Die relevanten Daten und Mindestanforderungen müssen in strukturierter Form vorhanden sein. Sie müssen menschlich lesbar sein und die Rechnung muss eine digitale Signatur haben. Reine Bild-Dokumente oder PDFs, die nur ein Bild der Rechnung enthalten, sind somit keine elektronischen Rechnungen. Rechnungsprogramme können Ihnen bei der Erstellung rechtssicherer E-Rechnungen helfen und Ihr Unternehmen für die Zukunft fit machen.

Die beste gratis Rechnungssoftware

Sie wollen Ihre Abrechnung personalisieren und automatisieren, haben aber kein Budget für eine kostenpflichtige Software-Lizenz? Es gibt einige Anbieter, die gratis online Faktura-Software anbieten. Der Funktionsumfang der Software kann für Selbstständige und Kleinunternehmen ausreichend sein:

Fakturama

Fakturama ist eine Open-Source Anwendung für das Rechnungswesen. Mit der Anwendung können Sie Rechnungen, Angebote und Mahnungen erstellen. Die maßgeblichen Steuersätze werden automatisch auf den Rechnungen ausgewiesen. Die Anwendung kann Rechnungen im ZUGFeRD-Format ausgeben, die als elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden verwendet werden können.

Effizienter Abrechnen: Automatisieren Sie Ihre Rechnungsstellung

Vorteile von Fakturama:

  • Elektronische Rechnungen,

  • Dokumenten- und Rechnungsvorlagen,

  • Auch für den E-Commerce geeignet (entsprechende Schnittstellen).

Zervant

Zervant ist eine kostenlose Lösung für KMUs. Rechnungen können in unbegrenzter Anzahl erstellt und per E-Mail oder als PDF versendet werden.

Effizient Rechnung stellen: Automatisieren Sie Ihre Rechnungsstellung

Vorteile von Zervant:

  • Rechnungen in weniger als 60 Sekunden erstellen,

  • Ausstehende Forderungen schneller eintreiben,

  • Produkt- und Kundendaten zentralisieren.

Grenzen kostenloser Software

Bevor Sie sich eine kostenlose Software anschaffen, sollten sie sich überlegen, welche Anforderungen Sie an eine Software stellen und welche Funktionen sie haben muss. Gratis Lösungen haben oft begrenzte Funktionen:

  • Evtl. müssen Sie zusätzliche Module nachkaufen oder eine Premium-Version abonnieren, um über mehr Funktionen zu verfügen;

  • Kein Support oder kein Premium-Support. Das kann zum Problem werden, wenn es einen dringenden Vorfall gibt und Sie plötzlich keine Rechnungen erstellen können;

  • Oft limitierte Anzahl an Rechnungen;

  • Gratis-Tools sind unter Umständen nicht kompatibel mit Ihrer Buchhaltungssoftware, Kundenverwaltung, Lagerverwaltung, etc.

Unsere Auswahl für Sie: Die besten Faktura-Lösungen

Appvizer hat für Sie drei Rechnungsprogramme mit attraktivem Preis-Leistungsverhältnis ausgewählt: Die Anwendungen decken alle wichtigen Elemente der Rechnungsstellung ab und haben zum Teil sogar zusätzliche Module wie Projektmanagement oder eine integrierte Unternehmensbuchhaltung.

Teamleader

Für wen? - Kleinunternehmen und Selbstständige

Teamleader ist ein einfaches und sehr intuitives Tool für die Rechnungsstellung. Die Software bietet mehrere Module, die miteinander verknüpft sind: CRM, Projektmanagement, Support-Tickets und die Rechnungsstellung.

Durch die Verbindung der Module sind alle Kundendaten und Angebote zentralisiert und Rechnungen lassen sich mit wenigen Klicks erstellen. Kundeninformationen aus Ihrem CRM und Angebote können einfach in Rechnungsvorlagen eingefügt werden.

Mithilfe von personalisierbaren Vorlagen für Rechnungen und Mahnungen und Standard-Mails können Sie Ihr Firmenlogo sichtbar machen. Teamleader verwaltet außerdem Abos und wiederkehrende Rechnungen und versendet diese immer rechtzeitig und automatisch.
Effizienter Abrechnen: Automatisieren Sie die Rechnungsstellung

Vorteile von Teamleader:

  • Verknüpfung mit anderen Modulen innerhalb der Software (CRM, Projektmanagement),

  • Rechnungsvorlagen und automatische Übernahme von Kundendaten,

  • Rechnungsstellung aus existierenden Angeboten.

sevDesk

Für wen? - kleine und mittlere Unternehmen

SevDesk ist eine Faktura- und Buchhaltungssoftware, mit der Sie die Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen schnell und einfach abwickeln können. Angebote, Rechnungen und Mahnungen können auf einem Dashboard erstellt werden. Auch bei sevDesk kann man die Kundendaten einfach zur Rechnung hinzufügen, wenn sie bereits in der Software hinterlegt wurden.

Die automatisierte Erstellung von Rechnungen mit den Pflichtangaben sowie das Versenden beschleunigen den unternehmerischen Alltag und lassen mehr Zeit für wichtige Aufgaben. Die Anwendung automatisiert zudem Ihre Buchhaltung und kann Forderungen und Verbindlichkeiten gleich in der online Buchhaltung verbuchen.

Effizienter Abrechnen: Automatisieren Sie die Rechnungsstellung

Vorteile von sevDesk:

  • Schnelles Erstellen von Rechnungen,

  • Verbindung mit der Buchführung,

  • integrierte Postschnittstelle (automatisches Versenden per Post oder Mail).

Debitoor

Für wen? - Gründer und Selbstständige

Debitoor ist ein einfaches Rechnungsprogramm für Selbstständige, das intuitiv zu bedienen ist. Der Fokus der Software liegt auf der Einfachheit und Bedienerfreundlichkeit, sodass auch Einsteiger schnell Rechnungen stellen können

Debitoor besitzt neben den gängigen Angeboten eines Rechnungsprogrammes wie Vorlagen und Online Rechnungen außerdem eine mobile App für iOS oder Android. Mit dieser können Sie Ausgaben erfassen, auf Kundendaten zugreifen und Ihre Rechnungsstellung auch von unterwegs verwalten.
 

Debitoor - Software Rechnungsstellung - Ansicht mobil desktop

Vorteile von Debitoor:

  • Mobile Rechnungsstellung per App,

  • Integrierte Zahlungsanbieter wie Paypal und SumUp,

  • Papierlose Bearbeitung von Einnahmen, Ausgaben und Rechnungen.

Fazit

Fakt ist: Beinahe ausnahmslos jedes Unternehmen muss Rechnungen stellen. Hierbei ist höchste Sorgfalt und Organisation geboten, um Fehler und ihre oft weitreichenden Folgen zu vermeiden und die verschiedenartigen Challenges wie Fristen, Feinheiten in Gesetzen oder die konsequente Einforderung von Beträgen aus ausstehenden Rechnungen im Blick zu behalten. Eine Rechnungssoftware kann Ihnen viele dieser Aufgaben abnehmen und automatisieren und so dazu beitragen, Ihren Arbeitsalltag einfacher und effizienter zu gestalten. Es wird also Zeit, den Hebel auch für die Rechnungsstellung auf "Digital" zu stellen! Sind Sie bereit?

Software-Auswahl für Sie

MeisterTask

MeisterTask
Task Management für Teams
Visit Website
Software ansehen

Cedreo

Cedreo
3D-Architektur-Software für den Bau von Häusern
Sich kostenlos anmelden
Software ansehen

Recruitee

Recruitee
Optimieren und automatisieren Sie Ihr Bewerbermanagement
Kostenlos testen
Software ansehen
Diesen Artikel kommentieren

Neuen Kommentar hinzufügen