Kelio Spesenabrechnung ist ein HRIS-Modul, das der Verwaltung von Spesenabrechnungen und Geschäftsausgaben in Unternehmen gewidmet ist. Es richtet sich an Personal- und Finanzverantwortliche oder Verantwortliche für allgemeine Dienste in KMU, ETI und großen Unternehmen aller Branchen. Die Software ermöglicht die Digitalisierung der Verwaltung von Spesenabrechnungen, Kilometergeldern und anderen Ausgaben, wobei die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Integration in die Buchhaltung gewährleistet werden.

Ihre Hauptvorteile:

1. eine vereinfachte mobile Erfassung,
2. eine automatisierte Validierung,
3. und eine nahtlose Integration in bestehende Verwaltungstools.

Was sind die Hauptfunktionen von Kelio Spesenabrechnung?

Automatisierte Erfassung von Spesenbelegen

Das Modul ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Belege ganz einfach über ein Smartphone oder einen Computer zu erfassen. Eine Technologie zur optischen Zeichenerkennung (OCR) liest automatisch die wichtigsten Informationen (Betrag, Mehrwertsteuer, Datum, Anbieter) und füllt die Felder des Formulars voraus.

• Reduzierung der Eingabezeit und manueller Fehler.

• Eingabe über Handy oder Webinterface möglich.

• Erkennung gängiger Quittungsformate.

Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter kann seine Hotelquittung direkt nach der Reise abfotografieren. Das System extrahiert die Daten und sendet sie zur Validierung ohne erneute Eingabe.

Flüssige und nachvollziehbare Validierung von Reisekostenabrechnungen.

Die Software enthält einen anpassbaren Validierungs-Workflow, der es Managern ermöglicht, Reisekostenabrechnungen schnell zu bearbeiten.

• Automatische Benachrichtigungen, die an die Validierer gesendet werden.

• Verfolgung des Status jeder Rechnung in Echtzeit.

• Möglichkeit der Fernvalidierung von einem Mobiltelefon aus.

Dies verkürzt die Bearbeitungszeiten und vermeidet zeitraubende Mahnungen, insbesondere in Unternehmen mit mehreren Standorten.

Verwaltung der Kilometerpauschalen

Kelio berechnet automatisch die Entschädigungen nach den angegebenen Entfernungen und den geltenden Tarifen. Das Tool kann parametrisiert werden, um sich an die interne Politik des Unternehmens anzupassen.

• Integration mit Google Maps für die Berechnung der Fahrten.

• Anpassbare Tarife je nach Fahrzeugtyp.

• Verwaltung von beruflichen und persönlichen Fahrten.

Beispielsweise kann ein Techniker eine Autofahrt zwischen zwei Kundenstandorten melden, wobei die Erstattung je nach verwendetem Fahrzeugtyp auf Kilometerbasis erfolgt.

Buchhaltungsintegration und Datenexport

Die erfassten Daten können in die Lohn- und Buchhaltungssoftware exportiert werden. Dadurch werden erneute Eingaben vermieden und die Konformität der Buchungen sichergestellt.

• Verbindung mit Buchhaltungs-Tools von Drittanbietern (z. B. Sage, Cegid usw.).

• Automatische Strukturierung der Buchungen.

• Beweiskräftige Archivierung für 10 Jahre.

Diese Funktion ist für Buchhaltungsabteilungen, die jeden Monat ein großes Volumen an Ausgaben verarbeiten und dabei die gesetzlichen Vorschriften einhalten müssen, von entscheidender Bedeutung.

Berichterstattung und Steuerung der Ausgaben

Kelio bietet Dashboards und analytische Exporte, mit denen Sie die Ausgaben nach Abteilung, Benutzer oder Art verfolgen können.

• Konsolidierte Budgetüberwachung

• Analyse von wiederkehrenden Ausgabenposten.

• Excel-Export oder BI-Tools sind möglich.

Ein Personalverantwortlicher kann so die Budgetabweichungen bei den Reisekosten pro Team oder Projekt kontrollieren.

Warum Kelio Reisekostenabrechnung wählen?

• Verkürzung der Bearbeitungszeit: Dank der automatischen Erfassung und Validierung werden die Ausgaben schneller bearbeitet.

• URSSAF- und Steuerkonformität: Die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung der Belege garantiert die Einhaltung der Verfahren im Falle einer Kontrolle.

• Produktivitätsgewinn für Personal- und Finanzteams: Weniger manuelle Aufgaben, mehr Zuverlässigkeit bei Berechnungen und Exporten.

• Einfache und mobile Benutzererfahrung: Erleichterte Annahme dank einer Schnittstelle, die für Mitarbeiter gedacht ist, die unterwegs sind.

• Vollständige Integration in das Kelio HRIS-Ökosystem: Das Modul fügt sich natürlich in eine breitere HR-Umgebung ein (Zeit, Urlaub, Lohn- und Gehaltsabrechnung).