Employee Experience: How to deploy a flowing and non-stolperful employee journey?

Talentmangel, Wohlbefinden am Arbeitsplatz und Mitarbeiterbindung sind Themen, die regelmäßig in den Schlagzeilen der HR-Presse auftauchen und die zeigen, dass die Personalabteilung immer mehr an zentraler Bedeutung gewinnt.

Kurzum, sie haben viel zu tun und müssen neue Strategien entwickeln, um sich von ihren Konkurrenten abzuheben. Eine davon ist die Mitarbeiterreise, die direkt vom Marketing inspiriert ist.

Indem die Personalabteilung festlegt, welche Maßnahmen in jeder Phase des Lebenszyklus eines Mitarbeiters in der Organisation durch gezielte und relevante Aktionen durchgeführt werden sollen, kann sie nicht nur Bewerber besser anziehen, sondern auch ihre derzeitigen Mitarbeiter besser binden und einstellen.

Aber was genau ist damit gemeint und welche Phasen durchlaufen diese Reise? Wie lässt sich eine optimale Mitarbeitererfahrung umsetzen?

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Was ist die Mitarbeiterreise?

Die Mitarbeiterreise, auch Mitarbeiterlebenszyklus genannt, definiert alle Phasen des Lebens eines Mitarbeiters bei seinem Arbeitgeber, von seiner Einstellung bis zu seinem Offboarding.

Im Einzelnen handelt es sich dabei um folgende Phasen:

• die Anwerbung ;
• die Anwerbung ;
• das Onboarding ;
• die Entwicklung ;
• die Bindung ;
• die berufliche Entwicklung;
• das Offboarding.

Der Begriff der Mitarbeiterlaufbahn nähert sich dann dem Begriff der Mitarbeitererfahrung an, der sich auf seine Interaktionen mit der Organisation und seine Gefühle in Bezug auf sein Unternehmen bezieht.

💡 All dies erinnert natürlich an die von Marketingfachleuten geliebten Konzepte der Kundenerfahrung und der Kundenreise! Das Prinzip bleibt das gleiche: die Erwartungen einer Person zu einem bestimmten Zeitpunkt besser zu verstehen, um ihr kontextbezogene Antworten zu geben.

Das Ziel für die Personalabteilung besteht nun darin, zu überlegen, wie sie in jeder dieser Phasen am besten agieren kann, um das Wohlbefinden, das Engagement und die Produktivität der Teams zu gewährleisten.

Die 7 Etappen der Mitarbeiterreise

Schritt 1: Die Anziehung

Die Anziehungsphase der Mitarbeiterreise markiert den ersten Kontakt zwischen einem Unternehmen und seinen zukünftigen Talenten. Hier steht alles auf dem Spiel: Markenimage, Arbeitgeberversprechen und Sichtbarkeit.

Wie zieht man die richtigen Profile an? Indem man die Arbeitgebermarke pflegt! Beispielsweise machen eine ansprechende Karriereseite, authentische Erfahrungsberichte und eine aufrichtige Kommunikation eindeutig den Unterschied.

Tatsächlich geht es hier darum, Maßnahmen zu ergreifen, um Talente zu begeistern, noch bevor sie sich bewerben, denn eine erfolgreiche Einstellung beginnt lange vor dem Vorstellungsgespräch!

Schritt 2: Die Einstellung

Dieser Schritt umfasst den gesamten Einstellungsprozess aus Sicht des Bewerbers, von der Kenntnisnahme der Stellenanzeige oder der freien Stelle bis zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrags.

Sie umfasst mehrere strategische Momente:

• den ersten Kontakt ;
• die verschiedenen Vorstellungsgespräche (bei denen der Bewerber oft zum ersten Mal die Räumlichkeiten kennenlernt) ;
• das Treffen mit den Teams usw.

In diesem Stadium macht sich der zukünftige Mitarbeiter bereits ein genaues Bild von Ihnen - gut oder schlecht. Umso wichtiger ist es, die Bewerberreise sorgfältig zu gestalten.

Schritt 3: Das Onboarding

Dies ist der Moment, in dem der neue Mitarbeiter in das Unternehmen integriert wird und seine Kollegen, sein Arbeitsumfeld, seine Ausrüstung usw. kennenlernt.

Diese Phase ist von entscheidender Bedeutung, denn ein "schlechter Empfang" wirkt sich eindeutig auf seine Bereitschaft aus, das Abenteuer fortzusetzen.

Laut Workelo entscheiden 80 % der Neueinstellungen in den ersten sechs Monaten, ob sie im Unternehmen bleiben oder nicht. Und diejenigen, die ein anständiges Onboarding erhalten haben, haben eine 58 % höhere Wahrscheinlichkeit, weiterzumachen, als die anderen.

Leider vernachlässigen viele Personalverantwortliche diesen Schritt immer noch...

Schritt 4: Die Entwicklung

Diese Phase entspricht der täglichen Arbeit, der Entwicklung des Mitarbeiters innerhalb der Organisation. Wir haben es dann mit einer kontinuierlichen Etappe der Mitarbeiterlaufbahn zu tun.

Hier kann Ihr Ziel in einem Satz zusammengefasst werden: Tun Sie alles, damit er sich bei Ihnen wohlfühlt und bleiben möchte.

Wie wir später sehen werden, gibt es eine Vielzahl von Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um dies zu erreichen:

• sein Wohlbefinden ;
• sein Arbeitsumfeld ;
• seinen Kompetenzzuwachs und seinen Wunsch, sich weiterzuentwickeln usw.

Schritt 5: Bindung

Die Bindung von Mitarbeitern zu fördern bedeutet, die hohe Fluktuation zu verringern, die das Unternehmen stark belastet, vor allem in Bezug auf :

• Kosten (der Einstellungsprozess hat seinen Preis!) ;
• der Produktivität ;
• der Erhaltung des Know-hows.

Nicht zu vergessen, dass zu viele Abgänge oft die Moral der Truppen beeinträchtigen und ein schlechtes Klima schaffen, das wiederum andere Mitarbeiter dazu veranlasst, es ihnen gleich zu tun.

Schritt 6: Berufliche Entwicklung

Ein Mitarbeiter, der stagniert, schaut sich oft irgendwann woanders um. Um das zu verhindern, sollten Sie ihm klare Perspektiven bieten.

Die berufliche Entwicklung beruht auf mehreren Hebeln:

• interne Mobilität;
• Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen;
• die Begleitung durch das Management usw.

Das Ziel? Jeder soll wachsen können, ohne das Unternehmen zu verlassen. Ein motivierter Mitarbeiter ist ein Mitarbeiter, der seine Zukunft bei Ihnen sieht. Legen Sie also gemeinsam mit ihm einen Karriereplan fest, bieten Sie ihm anregende Herausforderungen und werten Sie seine Erfolge auf.

Schritt 7: Das Offboarding.

Hier geht es darum, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt: neue Chancen, Ruhestand usw.

Eine Gelegenheit also, die Sie nutzen sollten, um einen letzten guten Eindruck zu hinterlassen! Doch trotz dieser Herausforderung verpassen immer noch zu viele Unternehmen den Anschluss.

Dabei kann ein verpasstes Offboarding dazu führen, dass der unzufriedene ehemalige Mitarbeiter Ihrem Image schadet.

Warum ist die Mitarbeiterreise wichtig?

Eine gut optimierte Mitarbeiterlaufbahn, in die das Unternehmen investiert, fördert die Gewinnung, das Engagement und die langfristige Bindung von Talenten.

Dann müssen die personellen und finanziellen Mittel dafür bereitgestellt werden, und zwar in jeder Phase :

• eine starke Anziehungskraft lässt das Arbeitgeberimage strahlen und zieht die besten Profile an ;
• Ein gut durchgeführtes Onboarding beschleunigt die Integration und den Kompetenzaufbau des Arbeitnehmers;
• Ein motivierendes Arbeitsumfeld steigert die Produktivität;
• Echte Entwicklungsperspektiven verhindern Demotivation;
• eine gute Personalbindung verringert die Fluktuation und erhält somit das Know-how innerhalb des Unternehmens.

Ignoriert man die Bedeutung dieses Weges, bedeutet dies, dass immer mehr Menschen das Unternehmen verlassen und wertvolle Kompetenzen verloren gehen. Außerdem ist es teuer, ständig neue Mitarbeiter einzustellen und auszubilden.

Letztendlich bedeutet eine Investition in die Mitarbeitererfahrung, den Fortbestand und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern, indem man auf die Menschen setzt.

Die Herausforderungen der Mitarbeiterreise

Um die Mitarbeiterreise zu verstehen und zu optimieren, müssen in jeder Phase die richtigen Fragen gestellt werden, um Antworten zu geben, die auf die Bedürfnisse des Mitarbeiters entsprechend seiner Situation im Lebenszyklus abgestimmt sind.

💡 Das ist übrigens auch der Grund, warum einige Unternehmen diese Laufbahn kartografieren, um :

• die Schlüsselmomente zu verstehen ;
• ihre Prozesse besser zu strukturieren ;
• ihre Maßnahmen zu priorisieren.

Wenn Sie die Reise des Mitarbeiters einmal skizziert haben, besteht das Endziel darin, die Erfahrung des Mitarbeiters von Anfang bis Ende zu verbessern und sich nicht auf einen einzigen Schritt zu konzentrieren. Fragen Sie sich, welche Besonderheiten der Mitarbeiter heute hat und was er in jeder Phase erwartet:

• leichter die besten Talente zu rekrutieren ;
• das Beste aus Ihren Mitarbeitern herauszuholen ;
• sie an sich zu binden.

☝️ Eine große Herausforderung also angesichts der zahlreichen Probleme, mit denen die Personalabteilungen konfrontiert sind:

• Schwierigkeiten bei der Einstellung von Mitarbeitern, insbesondere in bestimmten Branchen wie der Tech-Branche ;
• zunehmende Fluktuation der Mitarbeiter ;
• Abkehr von bestimmten Mitarbeitern, wie das Phänomen des Quiet Quitting zeigt, usw.

Wie kann man die Mitarbeitererfahrung verbessern? 9 Tipps, die Sie unbedingt befolgen sollten.

Tipp 1: Entwickeln Sie Ihre digitale Transformation weiter.

Die Optimierung des Mitarbeitererlebnisses erfordert nunmehr die digitale Transformation der Personalfunktion. Die notwendige Rationalisierung der Prozesse angesichts der zunehmenden Komplexität des Berufsbildes erfordert den Einsatz geeigneter Software, wie z. B. HRIS.

Diese Tools haben den Vorteil, dass sie die Erfahrung der Mitarbeiter in jeder wichtigen Phase verändern, insbesondere dank der Automatisierung von Vorgängen, die viele Phasen der Reise (Onboarding, Kompetenzmanagement, Beurteilungen usw.) flüssiger gestalten. Darüber hinaus haben Manager Zugriff auf präzise Daten, die eine individuelle Betreuung ermöglichen, während die Mitarbeiter von dynamischeren Interaktionen profitieren.

💡 Sof twarebeispiele:

• Lucca ist eine umfassende und modulare HR-Suite, die das Personalmanagement vereinfacht, modernisiert und menschlicher gestaltet. Mittels einer hübschen und intuitiven Benutzeroberfläche sowie einer sehr breiten funktionalen Abdeckung (Mitarbeiterakte, Talent, Zeit und Aktivitäten usw.) steuern Sie alle Aktivitäten, die mit der Laufbahn eines Mitarbeiters verbunden sind. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Autonomie, die sie brauchen, und steigern Sie ihr Engagement!
  
  
• UKG spart Ihnen wertvolle Zeit bei zeitraubenden Aufgaben, so dass Sie sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren können . Durch die Möglichkeit, Anfragen selbstständig zu bearbeiten und auf eine Wissensdatenbank zuzugreifen, können Ihre Mitarbeiter die für sie relevanten Informationen leicht erhalten und so ihre Erfahrungen verbessern.

Tipp 2: Kartieren Sie die Mitarbeiterreise.

Wie bereits erwähnt, dient die Kartierung der Mitarbeiterreise dazu, Ihre Maßnahmen zu definieren, zu priorisieren und intelligenter einzusetzen.

Dazu sollten Sie zunächst Ihre Mitarbeiter nach ihrer Position im Lebenszyklus segmentieren, um sich ein genaues Bild von ihren Wünschen je nach Situation zu machen.

Um zu ermitteln, welche Hebel in jeder Phase aktiviert werden müssen, stützen Sie sich dann auf :

• das Feedback der Mitarbeiter ;
• die Analyse Ihrer HR-Indikatoren, die unter anderem mithilfe Ihrer Software gesammelt werden.

Tipp 3: Kommunizieren Sie über Ihre Arbeitgebermarke und Ihre Unternehmenskultur.

Angesichts der zunehmend angespannten Lage auf dem Arbeitsmarkt muss sich jede Personalabteilung fragen, wie sie sich von konkurrierenden Unternehmen unterscheiden kann, um die besten Talente anzuziehen.

Aus diesem Grund gehen Mitarbeitererfahrung und Arbeitgebermarke Hand in Hand, denn über die Arbeitgebermarke verbreiten sich :

• Ihre Unternehmenskultur ;
• die angebotenen Arbeitsbedingungen ;
• die bestehenden Managementpraktiken;
• die Werte und die Daseinsberechtigung der Organisation.

Über all diese Komponenten werten Sie Ihr Unternehmen auf, und zwar von Anfang an, wenn es um die Einstellung geht.

💡 Außerdem zwingt die Stärkung der Unternehmenskultur unweigerlich dazu, den Wünschen der heutigen Arbeitnehmer stärker entgegenzukommen und somit das Arbeitsleben der bereits vorhandenen Mitarbeiter zu verbessern.

Tipp 4: Optimieren Sie Ihren Einstellungsprozess.

Oft ist es Ihr Einstellungsverfahren, durch das der Mitarbeiter zum ersten Mal mit dem Arbeitgeber interferiert. Vernachlässigen Sie ihn nicht!

💡 Hier sind einige Tipps in diesem Sinne:

• Machen Sie Ihre Erwartungen schon bei der Stellenausschreibung klar und transparent, um zu vermeiden, dass Sie Zeit mit einem Bewerber verschwenden, der sich am Ende als nicht ausgerichtet erweist. Berufstätige schätzen es zum Beispiel, wenn das Gehalt (oder zumindest eine Spanne) genannt wird - eine Tatsache, die viele Personalverantwortliche leider nicht berücksichtigt haben.
  
  
• Seien Sie modern und spielerisch in der Art und Weise, wie Sie Vorstellungsgespräche führen. Entwickeln Sie natürlich professionelle Tests, die mit den in der Stelle geforderten Kompetenzen übereinstimmen.
  
  
• Informieren Sie den Bewerber ausführlich über die einzelnen Schritte des Prozesses, die Fristen und die beteiligten Akteure im Unternehmen.
  
  
• Antworten Sie IMMER auf Bewerbungen, auch wenn sie abgelehnt werden. Nichts ist für einen Bewerber frustrierender, als ständig auf eine Antwort zu warten.

💡 Einmal ist keinmal: Die Nutzung spezieller Software wird Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützen. Nicht nur, dass die Daten die Identifizierung der richtigen Profile im Hinblick auf Ihre Erwartungen automatisieren, diese Tools machen auch den gesamten Ablauf flüssiger, sodass Sie schneller reagieren können.

Tipp 5: Achten Sie auf die Einarbeitung des Mitarbeiters.

Man kann es nicht oft genug sagen, aber das Onboarding eines Mitarbeiters ist PRI-MOR-DIAL.

Sorgen Sie daher dafür, dass sein erster Tag im Unternehmen und die folgenden Wochen reibungslos verlaufen.

Stellen Sie zunächst sicher, dass der neue Mitarbeiter vor seiner Ankunft alle notwendigen Informationen erhält: wie das Unternehmen funktioniert, wie die Arbeitszeiten sind etc. Warum bereiten Sie nicht ein Begrüßungsheft vor, z. B. mit einem Tambinoskop der Mitarbeiter?

Bleiben Sie am Tag X erreichbar und sorgen Sie dafür, dass sein Vorgesetzter ebenfalls erreichbar ist, damit er ihn bestmöglich betreuen und seine (zahlreichen) Fragen beantworten kann. Halten Sie diesen Austausch auch danach aufrecht, indem Sie regelmäßig Gespräche führen.

Natürlich muss auch die Vorbereitung des Arbeitsplatzes, die Installation der Software usw. alles nickelfrei sein.

Schließlich sollten Sie auch an den traditionellen Willkommensdrink oder das Willkommensessen denken, die perfekte Gelegenheit, um den neuen Mitarbeiter in sein neues Team zu integrieren.

Tipp 6: Verbessern Sie die Qualität des Lebens am Arbeitsplatz (QVT).

Es mag sein, dass wir hier offene Türen einrennen, aber die gute Entwicklung des Arbeitnehmers im Unternehmen (im Grunde sein Alltag, wenn der Ansturm der ersten Wochen vorbei ist) erfordert eine hohe Lebensqualität am Arbeitsplatz.

Um dies zu erreichen, gibt es eine Vielzahl von Hebeln, die es zu aktivieren gilt. Hier sind jedoch die wichtigsten aktuellen Trends:

• Bieten Sie mehr Flexibilität und Telearbeit an. Jede Personalabteilung weiß, dass die Work-Life-Balance zu den wichtigsten Wünschen der Arbeitnehmer gehört.
  
  
• Entwickeln Sie einen modernen Führungsstil, wie z. B. partizipatives Management, Holacracy oder das befreite Unternehmen.
  
  
• Bieten Sie eine faire Vergütung, die der geleisteten Arbeit entspricht und zwischen den verschiedenen Mitarbeitern gerecht ist.
  
  
• Vernachlässigen Sie nicht das Arbeitsumfeld, sowohl was die Räumlichkeiten und Flächen als auch die zur Verfügung gestellte Hard- und Software betrifft.

💡 Lassen Sie sich von unserer Ideenbox für Wohlbefinden am Arbeitsplatz inspirieren!

Tipp 7: Begleiten Sie die Entwicklung des Arbeitnehmers innerhalb des Unternehmens.

Viele Arbeitnehmer verlassen trotz guter Arbeitsbedingungen schließlich ihr Unternehmen, weil sich eine gewisse Müdigkeit einstellt. Es gelingt ihnen nicht mehr, in ihrer Tätigkeit einen Sinn zu sehen.

Deshalb sollte man sich überlegen, wie man echte Entwicklungsperspektiven bieten kann: Beförderung in eine höhere Position, Übernahme neuer Aufgaben usw.

💡 Setzen Sie dazu ein solides Kompetenzmanagement ein, um Ihren Bedarf bestmöglich zu decken und gleichzeitig den Wunsch einiger Mitarbeiter nach Veränderung zu befriedigen. Ergänzen Sie diese Arbeit durch einen Ausbildungsplan, der dazu dient, den Ausbildungsbedarf zu ermitteln und dann die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.

Tipp 8: Fördern Sie die Kommunikation zwischen Personalverantwortlichen und Mitarbeitern.

Durch das Einholen von Feedback können Sie auf Blockaden hinweisen, die eine gute Mitarbeitererfahrung behindern. Ganz zu schweigen von der Tatsache, dass ein Mitarbeiter, der sich angehört fühlt, engagierter ist.

Hier ist in erster Linie an die beruflichen und jährlichen Mitarbeitergespräche zu denken. Letztere sind zwar nicht obligatorisch, aber dennoch empfehlenswert, um eine Bestandsaufnahme der betrieblichen Abläufe und der Zielerreichung zu machen. Außerdem sind sie ein guter Zeitpunkt, um sich über die Entwicklungswünsche des Arbeitnehmers zu informieren.

Aber einmal im Jahr ist zu wenig! Deshalb organisieren immer mehr Organisationen ein regelmäßiges Feedbacksystem mithilfe von Software, um das Wort zu befreien.

Tipp 9: Mit Offboarding auf einer guten Note enden.

Ein Offboarding zu verpassen und damit dem Mitarbeiter ein letztes, getrübtes Bild zu hinterlassen, bedeutet, das Risiko einzugehen, dass er Ihnen eine schlechte Presse beschert.

Die Kommunikation muss daher bis zum Schluss optimal und gesund bleiben. Gehen Sie auf die Gründe für sein Ausscheiden ein und zeigen Sie sowohl ihm gegenüber als auch gegenüber dem Rest des Teams Transparenz.

Achten Sie auch darauf, dass die Übergabe reibungslos verläuft, um die verbleibenden Mitarbeiter und den Nachfolger nicht mehr als nötig zu belasten.

An seinem letzten Tag freut sich der Mitarbeiter über die Anwesenheit seines Managers sowie über ein Dankeschön für seine treuen Dienste. Auf Seiten der Personalabteilung sollten Sie daran denken, alle Verwaltungsunterlagen vorzubereiten, die er benötigt, um zu vermeiden, dass er Ihnen später nachläuft.

Wenn der oder die Betroffene einverstanden ist, sind schließlich die Organisation eines Abschiedsumtrunks und eine kleine Aufmerksamkeit immer willkommen 🥂🎉.

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Was ist aus der Mitarbeiterreise zu lernen?

Anziehung, Einstellung, Onboarding, Entwicklung, Bindung, berufliche Entwicklung und Offboarding - das sind die sieben Etappen der Mitarbeiterreise. Für jede dieser Phasen muss, wie bei einem Kunden, eine gezielte Strategie entwickelt werden, um die bestmögliche Erfahrung zu bieten. Das Ziel ist, die besten Talente anzuziehen - und sie zu halten!

Um dies zu erreichen, können Sie auf viele verschiedene Faktoren Einfluss nehmen: Lebensqualität am Arbeitsplatz, Arbeitgebermarke und Unternehmenskultur, Einstellungsverfahren, Kompetenzmanagement usw. Sie müssen Ihre Prioritäten entsprechend Ihren Herausforderungen und dem gesammelten Feedback festlegen.

Eines ist jedoch sicher: Mit einer geeigneten Softwarelösung können Sie einen echten Unterschied machen. Indem Sie Ihre Daten zentralisieren und einen Großteil Ihrer Vorgänge automatisieren, verfügen Sie über mehr Bandbreite, um sich um Aufgaben mit höherem Wert zu kümmern... um Ihre Teams zu verwöhnen, kurz gesagt 😉.