Vergleich: Die besten Tools fürs Bewerbungsmanagement

Software für das Lebenslauf- und Bewerbungsmanagement ist ein unverzichtbares Hilfsinstrument im Personalwesen. Die Personalsuche stellt besonders im Kontext der Digitalisierung nach wie vor eine große Herausforderung für Unternehmen dar. Wie findet der Arbeitgeber die besten Talente in der Fülle der online verfügbaren Profile? Wie kann der Interessent möglichst mühelos alle relevanten Bewerbungsunterlagen einreichen? Wie findet man engagierte, motivierte Kandidaten, die für das Projekt Ihres Unternehmens am besten geeignet sind?

Egal, ob Sie Personalverantwortlicher in einem KMU, HR-Manager eines Großkonzerns oder Recruiter in einer Personalagentur sind, unser Software-Vergleich der besten HR-Tools für die Personalbeschaffung lässt Sie die optimalen Werkzeuge entdecken, um die Supertalente auf dem immer stärker wettbewerbsorientierten Arbeitsmarkt zu finden.

Eine CV-Bibliothek ist eine Datenbank mit Lebensläufen von Bewerbern für eine freie Position im Unternehmen. Jeder Interessent hat eine Bewerberakte, also ein ausführliches digitales Informationsblatt mit den folgenden Informationen:

• Vor- und Nachname,

• Kontaktinformationen,

• Bildungsniveau,

• Ausbildungsverlauf,

• Berufserfahrung,

• bisher wahrgenommene Positionen,

• Dauer der bisherigen Beschäftigungen,

• Angaben zur gesuchten Position,

• Angaben zur gewünschten Vertragsart,

• Ausmaß der Mobilität,

• bevorzugter Tätigkeitsbereich usw.

Die Lebenslaufbibliothek ist also ein Bewerber-Archiv, aus dem die relevantesten Profile herausgesucht werden können, wenn ein Unternehmen eine freie Stelle besetzen möchte.

Bevor Sie ein effizientes Bewerbungsmanagement betreiben und Lebensläufe optimal verwalten können, müssen Sie in der Lage sein, sie systematisch zu sammeln und nach jeweiliger Relevanz zu filtern. Vor dem Hintergrund der enormen Anzahl an online verfügbaren Bewerberprofilen ist dies keine leichte Aufgabe.

Quelle: Statista

Multiposting oder Multicasting ermöglicht es, die Veröffentlichung von Stellenangeboten mit minimalem Aufwand zu intensivieren. Sie erstellen die Anzeige in Ihrer Bewerbermanagement-Software, die das Angebot dann automatisch auf vielen Online-Plattformen teilt:

• auf Jobbörsen,

• in sozialen Netzwerken,

• in Universitäts- und Schulnetzwerken für Absolventen und Alumni,

• auf spezialisierten Internetseiten

• usw.

Sie intensivieren so die Suche nach potenziellen neuen Mitarbeitern, ohne Stunden damit verbringen zu müssen, Anzeigen an jede Jobbörse einzeln anzupassen und zu veröffentlichen.

Unabhängig davon, ob Ihre Profildatenbank eher generalistisch oder spezifisch aufgelegt ist (z.B. nach Tätigkeitsbereich, nach Art des Profils usw.), ist die multikriterielle Suche über die Suchmaschine einer Software für das Bewerbungsmanagement ein wertvolles Werkzeug, das Sie bei der Suche nach Kandidaten unterstützt. Um das ideale Profil zu finden, können Sie nach vielen Kriterien filtern und suchen wie zum Beispiel:

• Bildungsniveau,

• Umfang und Dauer der Berufserfahrung,

• Wohn- bzw. Standort,

• gesprochene Sprachen,

• Soft Skills,

• usw.

Sie können so sofort nur die relevanten Profile durchgehen und sparen dadurch viel Zeit.

Wir teilen mit Ihnen einige bewährte Praktiken für die Verwaltung Ihrer Datenbank, damit Sie das volle Potenzial dieses Tools ausschöpfen und von allen damit einhergehenden Vorteilen (Zeitersparnis, Relevanz von Profilen, erforderliche Fähigkeiten, Kompatibilität mit den Werten des Unternehmens, etc.) profitieren können:

• Kategorisieren Sie die eingegangenen Bewerbungen in drei Kategorien: Profile, die der Position entsprechen, Profile, die kompetent, aber nicht völlig relevant für Ihre Suche sind, und Profile, die nicht den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.

• Behalten Sie die Bewerbungen aus der zweiten Gruppe, d.h. Profile, die nicht den Anforderungen einer Stelle zu einem bestimmten Zeitpunkt entsprechen, aber deren Fähigkeiten in Zukunft für Ihr Unternehmen nützlich sein könnten, für spätere Personalsuche im Auge.

• Verwerfen Sie erfolglose Profile, die nicht mit dem Projekt oder den Werten Ihres Unternehmens übereinstimmen, sofort. Auf diese Weise können Sie Ihre Lebenslaufbibliothek "reinigen", um nur interessante und relevante Profile abzuspeichern.

• Sortieren Sie die Profile nach Art der Position, Fachgebiet, Status, Erfahrungsgrad usw. Sie finden sie bei Ihrer nächsten Einstellung leichter wieder.

Die Automatisierung Ihrer Personalbeschaffung geht Hand in Hand mit deren Vereinfachung. Seien Sie jedoch vorsichtig: Der Mensch (und nicht ein möglichst schneller Prozess) sollte stets im Mittelpunkt der Anliegen der Unternehmen stehen.

Anwendungen für das Bewerbermanagement sind Werkzeuge, die Ihnen helfen, schneller die richtige Person für den richtigen Job zu finden. Die Bewerber erwarten von einem potenziellen neuen Arbeitgeber aber dennoch, als individuell wertzuschätzende Persönlichkeiten betrachtet zu werden und sich persönlich mit ihm austauschen zu können - und nicht nur über eine Online-Schnittstelle!

Die Automatisierung bietet Ihnen eine bessere Verwaltung der eintreffenden Bewerbungen - sowohl zeitlich als auch in Bezug auf den Umfang der Bewerbungen. Dies ermöglicht es, den Bewerbern schnell Rückmeldung zu geben und Bewerbungen auch trotz einer Vielzahl an Kandidaten qualitativ zu bearbeiten. Postalische Bewerbung, Telefon und Telefax waren gestern. Eingehende Bewerbungsunterlagen können digital viel leichter abgespeichert, gefiltert und evaluiert werden.

Ein weiterer Vorteil: Sie profitieren von einem Verlauf des Rekrutierungsprozesses für jedes Profil: Sie sorgen für eine präzise Nachbereitung und können alle Informationen zu einer Bewerbung schnell finden.

• Verbreitung von Stellenausschreibungen durch Multiposting: Sie erreichen mehr potenzielle Kandidaten, indem Sie Ihre Stellenangebote auf mehreren Plattformen veröffentlichen: auf Jobbörsen wie Indeed oder Monster, sozialen Netzwerken wie LinkedIn oder Xing, Ihrer Corporate Website, spezialisierten Branchenseiten, der Internetseite der Bundesagentur für Arbeit usw.

• Sortieren von Lebensläufen: Verwerfen Sie Lebensläufe, die nicht Ihren Erwartungen entsprechen, dank einer automatischen Vorauswahl entsprechend der von Ihnen definierten Schlüsselwörter bereits im Vorfeld.

• Ablehnungsmanagement: Ein Bewerber erhält immer lieber eine negative Antwort als gar keine Antwort. Dank einer anpassbaren E-Mail-Vorlage können Sie Profile, die Sie nicht interessieren, ablehnen, ohne die Bewerber unnötig warten zu lassen. Dies lässt Sie professionell und fair wirken und trägt somit dazu bei, ein positives Image als Arbeitgeber zu etablieren.

Eine Software für das Management Ihrer Bewerber und deren Bewerbungen hilft Ihnen dabei, Ihren Recruitmentprozess zu strukturieren. Dadurch sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass die Lebensläufe, die Sie sich genauer ansehen, qualitativ hochwertig und für Ihre Personalsuche relevant sind. Gleichzeitig erhöhen Sie das Gesamtvolumen der evaluierten Bewerbungen. 

Tools für das Bewerbungsmanagement sind nicht nur für Personalvermittler von Vorteil, sondern auch für Bewerber. Eine angenehme und positive Bewerbererfahrung zu bieten bedeutet auch, kompetenten Kandidaten den Einstieg in Ihr Unternehmen schmackhaft zu machen.

Wenn ein Arbeitssuchender mehrere Jobangebote vor sich hat, wird er natürlich das Unternehmen wählen, das ihm am besten in Erinnerung geblieben ist. Ihre Arbeitgebermarke ist daher ein nicht zu unterschätzender Aspekt, den Sie als Wettbewerbsvorteil ausspielen können, wenn Sie die besten Talente rekrutieren wollen. 

Ein Softwaretool für die Rekrutierung hilft Ihnen dabei dank der:

• Möglichkeit der Gestaltung personalisierbarer Antworten,

• umfangreichen Nachbereitung der Kommunikation mit dem Bewerber,

• Erhöhung der Qualität im Hinblick auf das Vorstellungsgespräch und der

• stärkeren Zuwendung zum Bewerber als Individuum.

Es gibt viele Online-Tools für das Bewerbungsmanagement. Einige von ihnen sind in eine globalere HRMS (Human Resources Management System) integriert, die zugleich auch die Gehaltsabrechnung, das Ausbildungs- und Talentmanagement, die Terminplanung usw. ermöglicht.

Wir stellen Ihnen im Folgenden vier Online-Softwareprogramme zur effizienten und einfachen Verwaltung von Bewerbungen vor.

HRworks konzentriert sich auf das Wesentliche und Essentielle im HR-Management und vereint Softwareelemente für die Personalbeschaffung, die Arbeitszeiterfassung, das Reisemanagement und Tools für das Ausschöpfen von Corporate Benefits. Im Recruitment-Modul integriert das cloudbasierte HRworks beispielsweise die folgenden Funktionen:

• Erstellung eines unternehmenseigenen Stellenportals sowie dessen Suchmaschinenoptimierung,

• übersichtliche Verwaltung der Bewerbungen,

• direkter Überblick über Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten und Rollen,

• Bewertungsfunktionen für die kollaborative Evaluation von Kandidaten,

• Auswertung der Recruitmentprozesse anhand von frei wählbaren KPIs.

HRworks weist vor allem die folgenden Stärken auf:

• Die Integration von Verwaltungsoptionen für Corporate Benefits wie Mahlzeitengutscheine oder andere Faktoren, die die Motivation Ihrer Mitarbeiter begünstigen, hilft Ihnen dabei, Ihre globale Unternehmensleistung zu stärken und Kosten zu sparen.

• Ausgeklügelte Tools wie die juristisch geprüfte elektronische Führerscheinkontrolle bringen ein gewisses Extra an Absicherung.

• Das preisgünstige Tool kombiniert die Essentials der Personalabteilung ohne die Bedienung durch eine Vielzahl u.U. nicht dringend benötigter Werkzeuge zu erschweren.

Personio ist ein globaler auf das Personalwesen ausgelegtes HR-Management-System, das neben der Bewerbungsverwaltung auch Elemente wie die Lohnbuchhaltung, das On- und Offboarding oder das Abwesenheitsmanagement integriert. Es ist ein ausgezeichnetes Tool, das alle für Ihr HR relevanten Informationen an einem Ort zentralisiert.

Unter anderem zeichnet sich Personio durch die folgenden Funktionen aus:

• Zentrale Plattform für das Recruitment: Alle Entscheidungsträger haben (individuell anpassbaren) Zugriff auf die Bewerberdaten, was den Auswahlprozess flüssiger gestaltet.

• Flexible Bewerberliste: Sie haben alle Bewerber im Überblick und jegliche anstehenden Aktivitäten (Anrufe, Einladungen zum Vorstellungsgespräch, Beantwortung von Anfragen usw.) werden übersichtlich dargestellt.

• Koordination des Onboardings: Vom Bewerber im Handumdrehen zum neuen Teammitglied - Checklisten und klare Zuweisung von Zuständigkeiten bringen Struktur in die ersten Tage des neuen Mitarbeiters.

• Mehr als nur Recruiting: integrierter Dokumentenmanager, Personalakte, Zeiterfassung, vollautomatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung, Analyse Ihrer HR-Performance, Unterstützung beim Feedbackmanagement uvm.

Zu den Stärken von Personio zählen:

• Nahtloser Übergang von der Bewerber- zur Personalakte dank der perfekt zusammengesetzten Module des HR-Systems.

• Die Standardversionen der Software können individuell mit Add-Ons angepasst werden. Sie profitieren so von einem sehr flexiblen Funktionsumfang.

• Die systematische Auswertung der Bewerberperformance entlang des gesamten Prozesses hilft dem zuständigen Manager bei der optimalen Auswahl.

Prescreen ist ein professionelles E-Recruitment-Tool, das mit seinem großen Funktionsumfang besticht. Ob am Desktop oder über die mobile App - Ihrem Bewerbungsmanagement sind keine Grenzen gesetzt.

Bei Prescreen ist außerdem der Name Programm: Diese Software integriert leistungsstarke Tools für das Screening, also die automatische Vorauswahl, von Bewerbungen. So werden Ihnen von Beginn Ihrer Suche an mühselige und zeitintensive Aufgaben abgenommen.

Unter anderem bietet das Tool auch die folgenden Funktionen an, um Ihnen den Recruitment-Alltag zu vereinfachen:

• Personalisierung: Erstellung und individuelle Gestaltung Ihrer Stellenanzeigen

• Multicasting: Veröffentlichung Ihrer Stellenangebote auf über 300 Jobbörsen - auch Nischenplattformen

• Jede Bewerbung da, wo sie hingehört: Umfangreiche Tools zur Verwaltung der eingereichten Bewerbungsunterlagen und Lebensläufe

• Perfekte Kommunikation mit Bewerbern: E-Mail- und CV-Parsing ermöglichen nahtloses Ein- und Auslesen von Daten

• Kollaboratives Recruitment: interne Kommentarfunktionen, Rollendefinition und Teilhabe an Teamentscheidungen

• Automatisierung im Bewerbungsprozess: Zahlreiche Arbeitsabläufe werden durch automatische Workflows rationalisiert.

Die Stärken von Prescreen:

• Die Vermittlung eines einheitlichen und professionellen Bildes als attraktiver Arbeitgeber wird dank Funktionen wie Firmensignaturen, individualisierbarem Anzeigen-Design oder der Tools für die Karrierewebsite-Erstellung zu einer Selbstverständlichkeit.

• Prescreen ist in 13 Sprachen erhältlich. Dem Bewerber wird das System entsprechend seiner Browsereinstellungen in seiner Sprache angezeigt.

• Die integrierte Schnittstelle zu Xing TalentManager erlaubt Ihnen den Zugriff auf über 15 Millionen potenzielle neue Mitarbeiter.

Recruitee hilft bereits mehr als 2000 Unternehmen auf der ganzen Welt bei der optimalen Verwaltung ihrer Personalbeschaffung. Vom effektiven Employer Branding bis hin zur individualisierten Analyse der Daten Ihrer Personalabteilung durch umfangreiche Berichte und Statistiken - diese innovative E-Recruitment-Software bietet Bewerbungsmanagement von A bis Z. Sie haben auch die Möglichkeit, eine für Mobiltelefone optimierte Karriereseite in Ihre Website zu integrieren - ein wahrer Pluspunkt im Zeitalter des E-Recruitment!

Die Benutzeroberfläche ist sehr visuell und einfach zu bedienen. Der Funktionsumfang bietet alle Komponenten für ein effizientes Bewerbermanagement:

• automatisierter Rekrutierungs-Workflow,

• Management von Kandidaten durch Drag & Drop entsprechend ihrem Fortschritt im Prozess,

• Erstellung einer raffinierten unternehmenseigenen Karriereseite,

• personalisierte Bewerbungsformulare,

• Sourcing-Erweiterung für Ihren Webbrowser,

• Integration in Ihre sozialen Netzwerke und umfangreiches Social Recruiting,

• effizientes Benachrichtigungs- und Erinnerungssystem,

• Import von bestehenden CV-Bibliotheken

• und viele weitere Funktionen.

Recruitee zeigt seine Stärke unter anderem durch die folgenden Punkte:

• Dank künstlicher Intelligenz bekommen Sie Vorschläge zu den am besten für die Veröffentlichung Ihrer Anzeigen geeignetsten Jobportalen und -börsen.

• Die Software ist Gewinner des OnRec 2018 Awards für technische Innovationen und gilt zudem als eine der am einfachsten zu bedienenden Applicant Tracking Systems (ATS).

• Recruitee bietet flexible Preismodelle und Angebote, die sowohl an KMUs als auch an internationale Großkonzerne angepasst sind.

Vergessen Sie die Zeiten, als Sie von hohen Lebenslauf-Stapeln überwältigt wurden, ohne auch nur ansatzweise genug Zeit zu haben, sich die Profile aller Interessenten gründlich anzusehen, und als Sie versuchten, eine Excel-Tabelle zu pflegen, um den Bewerbungsprozess zu verfolgen. Mit spezialisierter Software für das Management Ihrer Bewerber sowie deren Lebensläufe und Unterlagen sparen Sie Zeit und Mühe und lassen sich sicher keinen neuen Traum-Mitarbeiter mehr entgehen!

Ein letzter Tipp: Achten Sie darauf, Ihren Kandidatenpool regelmäßig zu aktualisieren!