Employer of Record (EOR) — Die Zukunft der internationalen Personalbeschaffung?

Bei einer internationalen Expansion werden Sie als Arbeitgeber höchstwahrscheinlich auf die Rekrutierung von Personal im Ausland zurückgreifen.

Dies kann für Unternehmen manchmal ein Hindernis sein, wenn es um die Konformität mit den Vorschriften in den einzelnen Ländern geht: Viele Länder verlangen z. B. die Gründung einer (Tochter-)Gesellschaft im Land selbst, damit bestimmte Themen wie Lohnabrechnung und lokale Steuergesetze abgedeckt werden können, um konform zu operieren. Dies ist leider sehr zeit- und kostenintensiv.

Aber es gibt eine Lösung: Das Employer of Record (EOR). Lassen Sie uns Ihnen dieses Modell vorstellen.

Ein Employer of Record (EOR) ist eine Agentur oder Drittorganisation, die für die rechtskonforme Bezahlung der Mitarbeiter verantwortlich ist. Sie kümmert sich um Steuern, Sozialabgaben, Versicherungen, Visumanträge, Sponsoring und viele andere Transaktionen und Vorgänge im Personalwesen.

Unternehmen beauftragen EORs, um alle Hindernisse bei der Personalverwaltung, dem Marktzugang, dem Marktverständnis und der Marktteilnahme sowie der Verwaltung der Lohnabrechnung für internationale Mitarbeiter zu verringern.

Remote ist beispielsweise eine Online-Plattform, die als EOR operiert und Arbeitgebern dabei unterstützt, Mitarbeiter und Auftragnehmer international einzustellen. Der Employer of Record von Remote unterstützt bei globalen Gehaltszahlungen, Steuern, Zusatzleistungen, Aktienoptionen, Einhaltung lokaler Rechtsvorschriften uvm. Durch lokale Niederlassungen sowie HR- und Rechtsexperten können Unternehmen den übliche Zeit-, Kosten- und Risikoaufwand eines Selbstversuchs vermeiden.

Wenn Sie ein EOR Service beauftragen, wird es formell zum Arbeitgeber Ihrer Angestellten, ohne jedoch eine Managementrolle gegenüber dem Arbeitnehmer auszuüben. Ein solches Outsourcing sorgt dafür, dass ein Unternehmen das Arbeitsrecht und andere entsprechende Vorschriften einhält, und unterstützt das Unternehmen maßgeblich bei seiner internationalen Expansion.

Denn in internationalen Szenarien können die Vorschriften für Sozialabgaben und Steuern variieren und sehr komplex sein. Ein Employer of Record hilft also Unternehmen beim Eintritt neuer Märkte.

Mit einem Employer of Record wird die Personalbeschaffung im Ausland für Unternehmen jeder Größe einfacher. Die Lösung ist für lokale und internationale Mitarbeiter gleichermaßen effektiv, da sie in vollem Einklang mit den Gesetzen des Gastlandes steht. Es besteht also kein Grund, gegen Arbeits-, Steuer- und Beschäftigungsvorschriften zu verstoßen, solange es in fast jedem Land eine EOR Solution gibt.

Zuwanderungsregelungen ändern sich ständig, und ausländische Regierungen prüfen verstärkt Arbeitsgenehmigungen, Visen und Geschäftsaktivitäten. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist eine der größten Herausforderung für multinationale Unternehmen. Verstöße gegen die Einwanderungsgesetze können dauerhafte Folgen für ein Unternehmen und seine Mitarbeiter haben.

Mit einem Employer of Record kann dieses Risiko vermindert werden: Die eingesetzten Mitarbeiter sind rechtlich befugt, für das Gastland zu arbeiten, sodass Probleme mit der Lohnabrechnung aus der Ferne, der Nutzung von Geschäftsvisa und der mehrfachen Einreise in das Land vermieden werden.

Wenn ein Unternehmen im Ausland rekrutieren möchte, müsste es eine lokale Niederlassung gründen, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung nach den lokalen Standards durchführen zu können. Die Eintragung und Registrierung im Ausland kann aber zeitaufwändig und kostspielig sein und erfordert qualifizierte rechtliche und buchhalterische Unterstützung, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Während einige Unternehmen den Zeitaufwand und die Kosten für die Gründung einer ausländischen Tochtergesellschaft rechtfertigen können, gibt es viele Fälle, in denen die Nutzung eines Employer of Record eine bessere, schnellere und günstigere Alternative darstellt. Der EOR ist ein Vermittler zwischen dem Kundenunternehmen und dem Beauftragten und verfügt über das Netzwerk und die Erfahrung, um die vollständige Einhaltung aller Gesetze und Vorschriften zu gewährleisten.

Der Trend zur Remote-Arbeit ist zu einer Gewohnheit geworden. Eine wachsende Anzahl von Arbeitgebern untersucht daher die Möglichkeit, eine hybride oder sogar eine "Remote First"-Organisation zu werden, um neue Talente zu gewinnen.

Dies ist jedoch ein komplexer Prozess, vor allem wenn Sie im Ausland rekrutieren wollen, der viele Änderungen innerhalb Ihrer Organisation erfordert. Auch die Einhaltung von Vorschriften wird zunehmend komplizierter, da Sie den rechtlichen Rahmen der Länder berücksichtigen müssen, in denen Ihre Mitarbeiter tätig sind, einschließlich der Konformität von Steuer- und Arbeitsrecht, Sozialversicherung und Datenschutz.

Mit einem Employer of Record kann Ihr Unternehmen Remote-Arbeit mit einer kleineren Anzahl von Mitarbeitern erproben, was zu einem reibungslosen Übergang sowie zu erheblichen finanziellen und zeitlichen Einsparungen führen würde.

Der Unterschied zwischen einem EOR und einer GEO lässt sich einfach erklären. Die GEO (Global Employment Organisation) ist eine internationale Struktur, die in jedem Land EORs besitzt. Die GEO initiiert die Kundenbeziehung mit dem Kunden/Unternehmen (Sie also). Der EOR beginnt parallel dazu mit dem Onboarding und der Lohnabrechnung des lokalen Mitarbeiters.

Die GEO hat eine Aufsichtsfunktion: Sie überwacht die Beziehung zwischen dem Employer of Record, dem Arbeitnehmer und dem Kunden, um sicherzustellen, dass alle Fristen eingehalten werden und dass es keine Probleme mit der Compliance der Vorschriften gibt.

Um zu vereinfachen: Es gibt eine einzige Struktur - die GEO -, aber es gibt viele EORs, die vor Ort in mehreren Ländern tätig sind.

Eine PEO (Professional Employment Organization) ist ebenfalls eine Drittpartei, die im Vergleich zu einem GEO eine ähnliche, aber weniger umfassende Rolle erfüllt. Eine PEO wird vor allem in Ländern wie den USA eingesetzt, in denen es je nach Bundesstaat und Region unterschiedliche Vorschriften gibt.

Eine PEO stellt sich somit als passende Lösung für kleinere Unternehmen (zwischen 5 und 10 Mitarbeiter), die viel Zeit bei der Erfüllung solcher Vorschriften verbringen müssen, und die vielleicht nicht über das nötige Fachwissen verfügen.

Im Gegensatz zu einem EOR ersetzt die PEO förmlich Ihre Personalabteilung, und kann somit bei der Lohnabrechnung, dem Onboarding von Mitarbeitern, Steuern, Krankenversicherungen, Kündigungen und der Compliance der lokalen Vorschriften mithelfen. Der EOR dagegen nimmt ein Teil der Personalarbeit in Anspruch, sodass Sie Ihre Personalabteilung entlasten können.

Der EOR bietet eine rechtliche Absicherung für Unternehmen und übernimmt die Verantwortung für die zahlreichen Elemente, die für die Beschäftigung von Arbeitnehmern im Ausland erforderlich sind.

Die Zukunft des Employer of Records ist daher zweifellos gesichert, da immer mehr Länder die lokalen Einreise- und Beschäftigungsvorschriften ändern, um Missbrauch und den Verlust von Steuereinnahmen zu verhindern; Unternehmen müssen in der Lage sein, diese Herausforderungen zu meistern.

Aus diesem Grund werden EOR Services zu einer zentralen Strategie für die Beschäftigung internationaler Mitarbeiter.