Zahlungserinnerung: Ablauf und Vorlage für unbezahlte Rechnungen

Jedes Unternehmen wird eines Tages mit der Zahlungserinnerung für Rechnungen konfrontiert.

Doch wenn unbezahlte Rechnungen leider zum Alltag gehören, handelt es sich manchmal um ein einfaches Versehen oder um eine temporäre Zahlungsschwierigkeit des schuldnerischen Kunden.

Deshalb empfehlen wir Ihnen, zunächst auf eine gütliche Einigung zurückzugreifen. Dieses Verfahren, das aus telefonischen oder schriftlichen und/oder elektronischen Mahnungen besteht, ist der erste Schritt vor der Einleitung rechtlicher Schritte. Und eine Voraussetzung für die Wahrung guter Beziehungen zu Ihren Kunden!

Mit unseren Ratschläge, wenden Sie die richtige Methode an, um effektiv auf verspätete Zahlungen zu reagieren.

Bonus: Sie werden auch eine Vorlage für Ihre Zahlungserinnerung weiter unten finden!

Die Zahlungserinnerung - auch Mahnung genannt - ist ein Hinweis auf ausstehende Zahlungen an säumige Kunden oder Geschäftspartner. Der Gläubiger fordert einen Kunden seine Rechnung zu begleichen, da er das Fälligkeitsdatum überschritten hat.

Im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuches (§ 286 Abs. 1 BGB) ist die Zahlungserinnerung der Mahnung rechtlich sehr ähnlich. Die Zahlungserinnerung klingt weniger fordernd als der Begriff “Mahnung”, und wird deshalb am meisten benutzt.

Die Zahlungserinnerung unterliegt in der Regel keiner speziellen Rechtsform. Sie kann sowohl mündlich als auch schriftlich eingereicht werden.

Eine schriftliche Zahlungserinnerung sollte jedoch unbedingt folgende Punkte aufweisen:

• Tagesdatum
• Angaben zur fälligen Rechnung (Rechnungsnummer und Rechnungsdatum),
• Aktualisierte Frist („bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag innerhalb von 7 Tagen“),
• Mahnstufe.

💡 Tipp: Fügen Sie eine Kopie der Rechnung bei, um den Schuldner leicht unter Druck zu setzen.

Oft genügt eine erste freundliche Zahlungserinnerung zu schreiben oder mitzuteilen, jedoch kann es mal vorgehen, dass ein Schuldner keine Antwort darauf gibt. Es empfiehlt sich daher, rechtliche Schritte für die zweite Mahnung einzuleiten und danach den Schuldner in Verzug zu setzen. Der Ablauf einer korrekten Mahnung werden wir nachfolgend erläutern.

Auch wenn es auf der Hand liegt, sollte ein regelmäßiges Follow-Up von Rechnung etabliert werden. Insbesondere in kleinen Unternehmen wird es oft vergessen, wegen Zeitmangel und unzureichende Prozesse.

Achten Sie außerdem darauf, dass Sie mit dem Problem unbezahlter Rechnungen immer schnell umgehen ; so vermeiden Sie, dass die Situation ins Stocken gerät. Beginnen Sie also so schnell wie möglich mit der Zahlungserinnerung Ihres Schuldners.

Sobald die Rechnung fällig ist, raten wir Ihnen, sich bei Ihrem Kunden wieder zu melden. Es gibt keine strenge Regel bezüglich des bevorzugten Kommunikationsmittels, einige werden von Anfang an schriftliche Post verwenden.

Dennoch hat eine erste Mahnung per E-Mail oder Telefon einen Vorteil: Dank des direkten Kontakts "messen Sie die Temperatur", um sich besser auf den weiteren Ablauf des Verfahrens vorzubereiten und die Ehrlichkeit des Kunden leichter beurteilen zu können. So gibt man auch dem Geschäftspartner die Möglichkeit sich zu erklären.

Vergessen Sie nicht, dass eine unbezahlte Rechnung manchmal vergessen wird und dass eine einfache Erinnerung ausreicht.

In jedem Fall ist auf einen festen und höflichen Ton zu achten. Dies ist der beste Weg, um Ihre Geschäftsbeziehungen zu erhalten.

Und natürlich vermeiden Sie jegliche Aggression, Einschüchterung, Erpressung und Belästigung, die gesetzlich verwerflich sind.

© Dean Drobot

Dann kommt der Schritt der ersten schriftlichen Rechnungsmahnung. Dies ist keineswegs eine rechtliche Verpflichtung; Sie sind durchaus berechtigt, direkt ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten, aber das funktioniert noch mal ganz anders.

Es ist jedoch üblich, den Kunden zunächst durch dieses Schreiben zu erinnern. Wie das Telefongespräch dient es als "Erinnerungsschuss".

Deshalb muss dieser erste Brief freundlich und informativ sein und darf nicht die damit verbundenen rechtlichen Risiken erwähnen. Erinnern Sie den Leser einfach an den Sachverhalt, d.h. an die Art der Rechnung, sowie an den fälligen Betrag.

Sie finden nachfolgend ein Muster für Ihre erste Zahlungserinnerung, den Sie kostenlos herunterladen können.

Trotz Ihrer ersten Mahnung hat der Kunde seine Schulden immer noch nicht beglichen? Nach einer von Ihnen gewünschten Zeitspanne (i.d.R. zwei Wochen) ist es üblich, ein zweites Erinnerungsschreiben zu versenden, bevor den Kunden in Verzug nach 30 Tage zu setzen.

Dieser Brief hat jedoch einen festeren Ton als die vorherige freundliche Erinnerung: Wenn im Hauptteil des Schreibens dieselben Gedanken wiederholt werden, erwähnen Sie Ihr Bedauern über die Nichtzahlung oder sogar, dass zusätzliche Gebühren und rechtliche Konsequenzen drohen.

Schließlich empfehlen wir Ihnen, diesen zweiten Brief per Einschreiben mit Rückschein zu versenden. Diese Formveränderung bedeutet für den Kunden eine Verhärtung Ihres Diskurs.

Die oben beschriebenen Schritte einer gütlichen Einigung sind zwar unabdingbar, dennoch sind sie sehr zeitaufwendig.

Die Lösung? Spezialisierte Software, die diese Schritte beschleunigen werden.

Mit dem Fakturierungsprogramm sevDesk können Sie ganz einfach Angebote und Rechnungen erstellen. Dank der automatischen Rechnungsprüfung sehen Sie auf einen Blick, welche Kunden ihre Rechnungen bereits bezahlt haben und welche Rechnungen noch offen sind. So haben Sie stets den Überblick über alle fälligen Rechnungen und können so Mahnungen schreiben, falls dies notwendig ist.

Mit lexoffice können Sie aus einer gestellten Rechnung eine Zahlungserinnerung erstellen. Die Verwaltung von Mahnungen für überfällige Zahlungen wird dank der Automatisierung des Prozesses optimiert, und die Nachverfolgung von Zahlungen wird durch ein übersichtliches Dashboard erleichtert.

Die Software FastBill unterstützt Unternehmen bei dem Follow-Up ihrer Rechnungen während des gesamten Verfahrens. Das Tool hilft Ihnen Ihre Mahnungen einfach zu organisieren, automatisieren, und sogar zu verfassen.

Wir hoffen, dass dank unserer Beratung alle Ihre Rechnungen ohne Probleme beglichen werden können.

Leider kommt es vor, dass eine gütliche Einigung nicht immer ausreicht, um ausstehende Schulden zu begleichen. Reagieren Sie in jedem Fall schnell und in organisierter Weise, um negative Auswirkungen auf Ihren Geldfluss zu vermeiden.