Vereinsbuchhaltung: Software & Definition für gemeinnützige und eingetragene Vereine

Welche Software sollten Sie für die Vereinsbuchhaltung wählen?

Welche Software sollten Sie für die Vereinsbuchhaltung wählen?

Welche Software für Ihre Vereinsbuchhaltung?

Sie finden in diesem Artikel Buchhaltungskonzepte sowie einen Vergleich von Buchhaltungssoftware - kostenlos oder zu geringeren Kosten - für Ihren Verein.

Mea culpa, das Rechnungswesen wird Ihnen immer ein wenig komplex erscheinen, aber nicht mehr unüberwindbar. Sie werden nämlich entdecken, dass es hilfreiche Lösungen gibt:

Inhalt

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Was ist die Vereinsbuchhaltung?

Je nach Größe, Budget und Tätigkeit des Vereins führen die Verwalter eine Buchhaltung, um den Mitgliedern, Partnern und Geldgebern über die Verwendung der ausgezahlten Gelder zu berichten.

Definition

Eine Vereinsbuchhaltung ist sehr nützlich um:

  • Ergebnisse von einem Jahr zum nächsten zu vergleichen und Zuschüsse zu erhalten (wirtschaftlicher Zweck),
  • Berichte an den Kassenführer und dann an die Generalversammlung der Mitglieder in voller Transparenz zu erstatten (demokratischer Zweck)
  • Beweise auf Verlangen der Behörden vorzulegen (rechtlicher Zweck).

Pflichten der Buchhaltung im Verein

Laut der gesetzlichen Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) muss jeder Vereinsvorstand bei der Mitgliedersammlung Informationen über die Einnahmen und Ausgaben des Vereins liefern, unabhängig davon, ob es gemeinnützig oder eingetragen ist. In vielen Vereinen in Deutschland präsentiert der Vorstand die finanzielle Lage einmal pro Jahr.

Generell gilt, dass Vereine eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung dem Finanzamt vorlegen. In dieser Rechnung müssen nur die Geldflüsse verbucht werden. Eine doppelte Buchführung ist im Gegenteil nicht erforderlich, da es nur steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe betrifft, die einen Jahresumsatz von mehr als 600.000€ erzielen oder einen Gewinn über 60.000€ erhalten.

Anforderungen für eingetragene Vereine

Eingetragene Vereine im Vereinsregister (ab 7 Mitgliedern möglich) unterliegen einer Rechenschaftspflicht, da sie als Juristische Person gelten: Sie nehmen nämlich am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr teil und sind somit verpflichtet, Aufzeichnungen über ihre Aufwendungen und Erträge für das Finanzamt zu liefern, um zu sehen, ob Steuer- und Abgabepflichten nötig sind.

Anforderungen für gemeinnützige Vereine

Gemeinnützige Vereine arbeiten auf nichtkommerzieller Basis und sind nicht gewinnorientiert. Infolgedessen sind Sie von der Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer befreit.

Ein anderer steuerlicher Vorteil von gemeinnützige Vereine ist, dass sie berechtigt sind, eine Spendenbescheinigung auszustellen, was bedeutet, dass der Betrag von den Steuern der Spender abgezogen werden kann.

vereinsbuchhaltung

Lösungen für die Vereinsbuchhaltung

Ob kostenlose, kostenpflichtige oder Online Lösungen, Kassenabrechnungs- und Spendenverwaltungssoftware, für kleine oder große Vereine, gibt es für jeden Bedarf etwas.

Die Excel-Tabelle für die Buchhaltung Ihres Vereins

Excel ist die erste Software, die wir uns für die einfache Vereinsbuchhaltung vorstellen. Es handelt sich nicht um eine Software, die speziell für die Buchhaltung entwickelt wurde, sondern um ein Tabellenkalkulationsprogramm.

Sie kann sehr grundlegende Management Bedürfnisse erfüllen. Seine Funktionalitäten sind sicherlich fortgeschritten, wenn man über ein Expertenniveau verfügt (Formeln, Pivot-Tabellen usw.), jedoch fehlt es ihr an Intuitivität und kollaborativen Dimension.

Im Falle einer Kontrolle muss die .xls-Datei in eine .pdf-Datei umgewandelt werden, so dass sie nicht mehr verändert werden kann, da die Buchhaltungsbelege nicht mehr verändert werden können.

Kostenlose Vereinsbuchhaltung-Software

Mit kostenlosen Werkzeugen können Sie einen Fuß in die Tür eines professionell geführten Buchhaltungssystems setzen. Aber kostenlos bedeutet notwendigerweise Grenzen in Bezug auf:

  • die Anzahl der Benutzer,
  • die Anzahl der Buchhaltungsbelege,
  • die Speicherung,
  • Funktionalitäten (Updates, Hosting oder Support zusätzlich).

Eine kostenlose Lösung kann für Sie geeignet sein, wenn Ihr Verein eine kleine Größe und minimale Aktivitäten behält, aber wenn es wächst, muss es sich mittelfristig ändern. Sie müssen entweder auf die kostenpflichtige Version desselben Software-Herstellers umsteigen, oder müssen die Tools komplett ändern, was möglicherweise Migrationsverfahren für Ihre Dateien und Zeit für Schulung und Anpassung erfordert…

Software für die Vereinsbuchhaltung: Unsere Auswahl

easyVerein

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easyVerein ist eine intuitive und benutzerfreundliche Software zur Verwaltung der Alltagsaufgaben Ihres Vereines. Ob Mitgliederverwaltung, Buchhaltung oder Terminverwaltung, alles wird sicher und DSGVO-konform auf einem Cloud-Server abgelegt und gespeichert. Auch von unterwegs können Sie und Ihre Kollegen simultan mit Ihrem Smartphone, Tablet oder PC auf die Vereinsdaten zugreifen und verwalten.

Sein Vorteil? Mitglieder erhalten einen Zugriff auf das Intranet und können so Informationen kriegen, ihre Teilnahme an Veranstaltungen an- und abmelden oder einfach zusammen kommunizieren.

MeinVerein

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MeinVerein ist auch eine hilfreiche Software zur Verwaltung Ihrer alltäglichen Vereinsaufgaben, wie die Mitgliederverwaltung, die Organisation und Abstimmung von Termine, das Beitrags- und Finanzwesen. Die cloudbasierte Lösung fördert außerdem die Zusammenarbeit und die Einbeziehung der Mitglieder durch die Zuweisung bestimmter Aufgaben auf den tatkräftigen Kollege.

Sein Vorteil? Durch eine integrierte Chat-Funktion können Ihre Mitglieder leicht zusammen kommunizieren.

Linear

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Linear ist eine professionelle und leicht zu bedienende Vereinssoftware für die komplette Vereinsverwaltung. Von der Mitgliederverwaltung bis zur Buchhaltung integriert diese Lösung umfangreiche Funktionen, die für die Verwaltung Ihres Vereines hilfreich sein werden.

Sein Vorteil? Seine Buchhaltungsfunktion ist sehr fortgeschritten und ermöglicht Ihnen Konten auf Basis von SKR 49 aufzustellen.

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