Warum strukturierte Personalauswahl entscheidend ist, um Spitzenkräfte zu gewinnen und einzustellen

Von Colm O'Cuinneain
Am 14.03.22
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Es ist kein Geheimnis, dass moderne Arbeitskräfte immer unzufriedener werden. Wir haben vor kurzem 1.500 Arbeitnehmer weltweit befragt und festgestellt, dass 84 % der Befragten in den nächsten sechs Monaten einen neuen Arbeitsplatz suchen oder dafür offen sind.

Ob Sie diesen Trend nun als "Great Resignation", "Great Rehiring" oder "Great Reshuffle" bezeichnen, er hat ernste Auswirkungen auf Ihre Unternehmensführung. Und ob Sie nun ausgeschiedene Mitarbeiter nachbesetzen oder neue Stellen schaffen, um den Wachstumsanforderungen gerecht zu werden — die Personalbeschaffung ist sicher eine Ihrer obersten Prioritäten.

Wenn Sie auf dem aktuellen Arbeitsmarkt glänzen wollen, ist Ihre Rekrutierungsstrategie von entscheidender Bedeutung. Die modernen Bewerber verlangen Effizienz und Respekt. Ihre Geduld mit langsamen oder sich wiederholenden Prozessen ist auf einem absoluten Tiefpunkt angelangt.

Wie können Sie also die Aufmerksamkeit erfahrener Arbeitssuchender gewinnen — und behalten? Mit strukturierten Einstellungsprozessen (Stichwort: „Structured Hiring”) können Sie sich von der Masse abheben und den Bewerbern zeigen, wie sehr Sie ihre Zeit und Erfahrung schätzen.

Was ist Structured Hiring? Ein kurzer Überblick

Structured Hiring oder strukturierte Personalauswahl beinhaltet einen systematischen und skalierbaren Ansatz für jeden Schritt des Rekrutierungsprozesses. Alles beginnt mit einer soliden Partnerschaft zwischen dem Recruiter und dem einstellenden Manager, die gemeinsam festlegen, was einen Kandidaten für eine Stelle erfolgreich macht, wie man Kandidaten anhand dieser Eigenschaften bewertet und einen Einstellungsplan und ein Team zusammenstellen, das die Kandidaten konsequent und fair bewertet.

Bei strukturierter Personalauswahl verlässt man sich nicht mehr auf das Bauchgefühl oder den Instinkt, sondern stellt jedem Bewerber die gleichen Fragen und verwendet eine einheitliche Rubrik zur Bewertung der Antworten. Die Zeiten sind vorbei, wo Interviewer während des Gesprächs improvisieren oder Fragen wiederholen, die bereits in einem früheren Gespräch behandelt wurden. Jeder Kontakt mit den Bewerbern ist so gestaltet, dass er klar und sinnvoll ist und die Zeit aller Beteiligten respektiert wird.

Zu den wichtigsten Phasen eines strukturierten Einstellungsprozess gehören:

1. Kickoff für die Rolle und Erstellung einer Scorecard

Definition der kurz- und langfristigen Erfolgsaussichten für die Rolle und der gewünschten Kandidateneigenschaften.

2. Planung von Vorstellungsgesprächen und Erstellung eines Interview-Kits

Festlegung des Ziels jedes Vorstellungsgesprächs und der Eigenschaften, die bewertet werden sollen.

3. Sourcing und Vorstellungsgespräche

Durchführung eines effizienten und informativen Vorstellungsgesprächs anhand der erstellten Scorecard und des Gesprächsplans.

4. Zusammenstellung

Sammlung von Fakten und Daten, um die Entscheidung des einstellenden Managers in einem strukturierten Roundup zu untermauern. Systematische Überprüfung der Daten und des Feedbacks zu den endgültigen Kandidaten, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Was macht diesen Ansatz so effektiv? Hier einige der wichtigsten Vorteile.

Warum zur strukturierten Personalauswahl wechseln?

Es ist viel schneller als traditionelles Recruiting

60 % der Arbeitssuchenden geben an, dass sie von zeitaufwändigen Rekrutierungsprozessen unbeeindruckt sind, und 58 % erwarten, dass sie innerhalb einer Woche nach einem Vorstellungsgespräch eine Antwort von einem Unternehmen erhalten. Wenn Ihr Einstellungsteam jedoch nicht weiß, wonach Sie suchen, ist es fast unmöglich, schnell und entschlossen zu handeln. Wenn Sie schon einmal mehrere Bewerber interviewt haben und keine Entscheidung treffen konnten, wissen Sie, wie frustrierend das für alle sein kann. Structured Hiring bedeutet, dass Sie sich von Anfang an abstimmen, was zu einer größeren Effizienz während des gesamten Prozesses führt. Der Präsident und Mitbegründer von Greenhouse, Jon Stross, drückt es so aus: „Abstimmung bedeutet Geschwindigkeit. Diese kleine Investition in das Kickoff-Meeting zu Beginn des Prozesses ist der beste Weg, um Tempo zu machen.”

Sie erhalten besser zugängliche, zuverlässige Daten

Die Standardisierung der Interaktion mit den Bewerbern und deren Weiterleitung durch Ihre Pipeline fördert nicht nur die Effizienz. Dadurch wird auch die Datenerfassung wesentlich einfacher, was die Verantwortlichkeit erhöht und das Rekrutierungsteam und andere im Unternehmen darüber informiert, was funktioniert — und was nicht. Sie brauchen nicht mehr zu raten, wie nahe Sie einer Rekrutierung oder dem Erreichen Ihrer Ziele sind. „Man möchte die gute geleistete Arbeit hervorheben”, sagt Matthias Schmeißer, Director of Talent bei Beamery. „Wenn man sich die Daten zum Talent Sourcing ansieht, kann man wirklich erkennen, wie kompetitiv der Markt ist, was funktioniert und was nicht und wie viele Touchpoints man haben sollte, um gute Kandidaten zu gewinnen.”

Bewerber schätzen den strukturierten Ansatz

Der traditionelle, unstrukturierte Ansatz bei der Rekrutierung führte dazu, dass die Bewerber oft immer wieder die gleichen Fragen beantworten mussten. Oder schlimmer noch, sie verbrachten die gesamte Zeit damit, mit ihrem Gesprächspartner über ihre Hobbys zu plaudern und sprachen nicht einmal über die ausgeschriebene Stelle. Kein Wunder, dass sich viele Bewerber am Ende des Vorstellungsgesprächs frustriert und nicht respektiert fühlten.

Strukturierte Einstellungsprozesse zeigen den Bewerbern, dass jedes Gespräch einen Sinn hat, und können damit verschiedene Facetten ihrer Persönlichkeit zeigen. Und diese Bemühungen können sich in echten Ergebnissen ausdrücken. „Was Sie im Vorfeld in Structured Hiring investieren, wirkt sich direkt auf die Annahme von Stellenangeboten und die Candidate Experience aus”, sagt Alison dela Cruz, Recruitment Lead bei trivago. Das ist sinnvoll: Bewerber betrachten das Vorstellungsgespräch als eine Vorschau auf die Unternehmenskultur und den Arbeitsstil, und wenn es sich chaotisch oder verwirrend anfühlt, werden sie das Angebot wahrscheinlich nicht annehmen.

Sie verringern Voreingenommenheit und schaffen einen inklusiveren Prozess

Wenn Interviewer keine Richtlinien haben, worüber sie während des Interviews sprechen sollen, fragen sie die Bewerber oft nach ihrem Bildungshintergrund, nach früheren Unternehmen, oder sogar nach ihren Hobbys. Auch wenn diese Themen auf den ersten Blick harmlos wirken, so sind die Interviewer trotzdem anfällig für kognitive Voreingenommenheit, wie z. B. „Ähnlich wie ich” oder Bestätigungsfehler, bzw. „confirmation bias”. Dies ist nicht beabsichtigt, sondern unser Gehirn funktioniert einfach so. Wir bevorzugen Menschen, die uns ähnlich sind, und suchen nach Informationen, die unsere bestehenden Überzeugungen bestätigen.

In einem Vorstellungsgespräch kann dies jedoch problematisch sein, weil es Bewerber mit einem anderen Hintergrund benachteiligen kann. „Wenn Sie Fragen für ein Vorstellungsgespräch stellen und dabei immer die gleichen Fragen in der gleichen Reihenfolge stellen, kann dies einen Unterschied machen”, sagt Riham Satti, CEO und Mitbegründer von MeVitae. Eine strukturierte und konsistente Vorgehensweise bei Vorstellungsgesprächen kann die Auswirkungen dieser Voreingenommenheit begrenzen und einen inklusiveren Rekrutierungsprozess schaffen. „Die strukturierte Personalauswahl ist die Grundlage für alle Bemühungen um Diversität”, sagt Matthias. Anstatt die Bewerber anhand ihrer Ähnlichkeit mit den vorhandenen Mitarbeitern zu beurteilen, leitet die strukturierte Personalauswahl die Interviewer zur Beurteilung der Fähigkeiten eines Bewerbers und seiner Eignung für die offene Stelle an.

Wenn Sie auf dem heutigen Markt Talente anziehen wollen, werden die Taktiken von gestern nicht mehr funktionieren. Eine strukturierte Personalauswahl garantiert, dass Sie die Bewerber mit dem Respekt behandeln, den sie verdienen — und den sie zunehmend verlangen.

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Colm ist General Manager EMEA bei Greenhouse und leitet die Expansion des EMEA-Hauptsitzes in Dublin, Irland. Er verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Tech-Branche, davon die letzten sieben Jahre in der HR-Tech-Branche. Neben dem Aufbau von wachstumsstarken Organisationen engagiert sich Colm leidenschaftlich für die Karriereentwicklung der Menschen, mit denen er arbeitet, und für die Kundenbeziehungen. Seine persönlichen Werte spiegeln die Mission von Greenhouse wider, nämlich die Förderung des menschlichen Potenzials bei der Arbeit.

Colm O'Cuinneain

Colm O'Cuinneain, General Manager EMEA, Greenhouse

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