Wie kann man ein Bewerbungsgespräch führen? [mit Checkliste zum Herunterladen]

Wie kann man ein Bewerbungsgespräch führen? Ob Sie nun ein*e Personaler*in sind oder nicht, kann es schwierig sein, diese Übung zu meistern.

Es gibt weder eine typische Gesprächstechnik noch einen starren Ablauf, sondern wahrscheinlich so viele verschiedene Vorgehensweisen wie Personalverantwortliche. Es gibt jedoch einige Spielregeln, die Arbeitgeber beachten sollten, um das Beste aus ihren Vorstellungsgesprächen herauszuholen.

Was ist ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch? Welche Fragen sollte man stellen und welche Antworten sollte man von den Bewerbern erwarten? Wie führt man einen strukturierten Austausch? Da das Thema weit gefasst und auf verschiedene Situationen anwendbar ist, werden wir uns auf das Wesentliche konzentrieren und einige Tipps geben. Sehen wir uns schon jetzt an, wie Sie Ihre kommenden Vorstellungsgespräche auf das Next Level heben können!

Vor dem Vorstellungsgespräch haben Sie eine Rekrutierungskampagne gestartet, Ihre Stellenanzeigen auf verschiedenen Plattformen mehrfach geschaltet, die eingegangenen Lebensläufe geprüft und die besten Profile ausgewählt? Dann steht die Etappe des Vorstellungsgesprächs vor der Tür.

Hier einige Überlegungen, bevor Sie ein Bewerbungsgespräch führen.

☝ Zunächst einmal sei daran erinnert, dass es verschiedene Arten von Vorstellungsgesprächen gibt:

• das Telefoninterview,
• das Vorstellungsgespräch in physischer Anwesenheit,
• das Videointerview,
• das zeitversetzte Videointerview.

Bei der Erstellung des Stellenangebots haben Sie bereits den genauen Bedarf des Unternehmens analysiert, sei es für die Schaffung einer neuen Stelle oder für eine Neubesetzung.

Auf dieser Grundlage haben Sie die Kompetenzen aufgelistet, die zum Idealprofil des gesuchten Bewerbers gehören, und eine Stellenbeschreibung erstellt.

Zu den Zielen eines Bewerbungsgesprächs gehören z. B.:

• die Angaben in einem Lebenslauf oder einem Bewerbungsschreiben bestätigen,
• die Persönlichkeit eines zukünftigen Kollegen oder einer zukünftigen Kollegin identifizieren,
• Informationen sammeln, die für die Beurteilung der Person nützlich sind usw.

So können Sie später beurteilen, ob das Gespräch für Sie erfolgreich war oder nicht.

Je nachdem, welches Profil Sie einstellen möchten, werden Sie nicht unbedingt das gleiche Interviewformat anwenden. Das Format sollte an die Bedürfnisse des Unternehmens, das entsprechende Einstellungsvolumen und Ihre beruflichen Besonderheiten angepasst sein. Es kann Folgendes umfassen:

• Tests: z. B. das Verfassen eines Social-Media-Posts für eine Stelle als Community Manager;
• Übungen: z. B. eine Demonstration mit Code für eine Stelle als Entwickler;
• Gruppengespräche mit Rollenspielen: z. B. für eine Stelle im Vertrieb usw.

Ein Vorstellungsgespräch führen zu können, beginnt mit einer guten Vorbereitung des Gesprächs und der Fragen, die Sie dem Bewerber stellen werden. Ein großer Teil des Erfolgs Ihres Vorstellungsgesprächs hängt von der Planung ab.

Schreiben Sie ein Leitfaden, damit Sie während des Gesprächs eine Stütze haben und keine Frage übersehen. Mit einem Standardschema für das Gespräch haben Sie Ihren Leitfaden vor Augen und vergessen Sie keine Informationen über den Kontext der Stelle, die Kultur und die Werte des Unternehmens usw.

Sie können auch eine Checkliste vorbereiten, in dem verschiedene Kriterien zur Beurteilung des Bewerbers aufgelistet sind, insbesondere sein Verhalten und seine Einstellung zu Ihren Fragen.

Um ein effektives Vorstellungsgespräch zu gewährleisten, sollten Sie alle Elemente und Dokumente zusammenstellen, die für eine gute Gesprächsführung und die Beurteilung des Bewerbers erforderlich sind.

Nehmen Sie also Folgendes mit:

• Eine Kopie des Lebenslaufs des Bewerbers. Der Lebenslauf ist sehr nützlich, um Ihre Rede zu unterstützen oder Ihren Gesprächspartner hinsichtlich der verschiedenen Kompetenzen und Erfahrungen zu überprüfen;
• der Leitfaden, oder die oben erwähnte Checkliste mit Fragen, um eine reibungslose Kommunikation und ein sachdienliches Treffen zu gewährleisten;
• alle Elemente oder Hilfsmittel, die für die Tests des Bewerbers erforderlich sind,
• Unterlagen über das Unternehmen, wenn Sie die Präsentation konkreter veranschaulichen möchten: Geschäftsplakette, Produktkatalog usw.

Für das Gespräch ist es wichtig, einen günstigen Rahmen zu schaffen. Das Bewerbungsgespräch sollte in einem bestimmten Zeitfenster mit Anfang und Ende geplant werden: Empfohlen wird eine Dauer von 45 Minuten bis zu einer Stunde. So bleibt genügend Zeit, um den Werdegang einer Person kennenzulernen, die Stelle vorzustellen und sich über das Potenzial des Treffens auszutauschen.

Reservieren Sie anschließend einen ruhigen Raum, in dem die Vertraulichkeit der Gespräche gewahrt bleibt und der Bewerber sich wohlfühlt. Achten Sie darauf, dass Sie nicht unterbrochen werden.

💡 Führen Sie ein Vorstellungsgespräch per Videokonferenz? Denken Sie an folgende Punkte:

• die Internetverbindung ist zuverlässig,
• Ton, Mikrofon und Webcam funktionieren optimal,
• unnötige Tabs in Ihrem Webbrowser sind geschlossen usw.

Um ein Vorstellungsgespräch per Videokonferenz durchzuführen, können Sie entweder spezielle Anwendungen wie Skype oder Ihre Bewerbungssoftware nutzen, die diese Funktion direkt integriert hat.

Schaffen Sie gleich zu Beginn des Bewerbungsgesprächs eine vertrauensvolle und sichere Atmosphäre, um einen ruhigen, spontanen und offenen Austausch zu fördern. Benutzen Sie dafür Small Talk.

Menschliche Wärme, selbst in einer scheinbar kalten und künstlichen Umgebung, kann das Engagement fördern. Versuchen Sie, den angstbesetzten Charakter des Vorstellungsgesprächs zu beseitigen, um das Beste aus einer beruflichen Begegnung zu machen, die sich zweifellos in beide Richtungen als bereichernd erweisen wird.

Informieren Sie gleich zu Beginn des Gesprächs über den Ablauf. Nachdem Sie den Bewerber begrüßt und die Höflichkeitsformen ausgetauscht haben, geben Sie den Ton an und setzen einen Rahmen für das Bewerbungsgespräch.

Geben Sie an, in welchem Timing Sie das Gespräch führen möchten, welche Themen angesprochen werden und wie lange jedes Thema dauern soll.

So hat der Bewerber den Ablauf des Gesprächs im Kopf. Das spart Zeit und ermöglicht Ihnen, das gewünschte Tempo einzuhalten, während Sie gleichzeitig Ihre Professionalität demonstrieren.

Anhand des Lebenslaufs des Bewerbers können Sie einen tieferen Einblick in seinen Karriereweg gewinnen. So erfahren Sie mehr über die erwähnten Informationen, die Gültigkeit der angegebenen Kompetenzen und deren Eignung für die ausgeschriebene Position.

Dies kann durch offene Fragen erfolgen, damit Ihr Gesprächspartner sich frei ausdrücken kann. Beispiel:

• Können Sie mir Ihren bisherigen Werdegang beschreiben?
• Welche Erkenntnisse haben Sie aus dieser Berufserfahrung gewonnen?

Dann sollten Sie Ihren Bewerber/Ihre Bewerberin nach seinen*ihren Motivationsgründen fragen, warum er*sie zu Ihnen kommen möchte. Auf diese Weise:

• beurteilen Sie die Stärke seines*ihres zukünftigen Engagements;
• bestätigen Sie, dass er*sie sich mit den angebotenen Aufgaben vertraut gemacht hat;
• überprüfen Sie, ob sein*ihr Profil und Charakter perfekt zu der Stelle passen.

Dazu können Sie ganz einfach diese Frage stellen:

• Was motiviert Sie, bei uns zu arbeiten?

Genauere Fragen können auch gestellt, wie z. B.:

• Welche Herausforderungen, die in der Stellenbeschreibung vorgeschlagen werden, haben Sie angesprochen?
• Wünschen Sie sich ein höheres Gehalt? Möchten Sie mehr Verantwortung übernehmen?
• Was halten Sie von den Arbeitsbedingungen im Unternehmen?

Die Fragen müssen mit den Kriterien übereinstimmen, die Sie im Hinblick auf die Stellenanforderungen validieren möchten.

💡 Weitere Beispiele für Fragen:

Zum Werdegang:

• Können Sie Ihren beruflichen Werdegang beschreiben?
• Warum haben Sie Ihre frühere Stelle verlassen?
• Warum gibt es in Ihrem Lebenslauf eine Lücke von zwei Jahren? usw.

Zu den Kompetenzen:

• Warum sollten wir Sie einstellen?
• Glauben Sie, dass Sie die richtigen Fähigkeiten für diese Stelle haben?
• Haben Sie Referenzen, die Sie uns vorlegen können? usw.

Zur Persönlichkeit:

• Was sind Ihre wichtigsten Qualitäten?
• Was sind Ihre Schwächen?
• Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?

Zu den Soft Skills:

• Arbeiten Sie gerne im Team?
• Was sagen Ihre Mitarbeiter normalerweise über Sie?
• Was ärgert Sie am meisten an Ihren Kollegen?

💡Um Sie bei dieser Aufgabe zu unterstützen, finden Sie hier eine Checkliste für Bewerbungsgespräche + Beispielfragen zum kostenlosen Download:

Nachdem Sie die Bewerberin oder den Bewerber befragt haben, ist es in der Regel empfehlenswert, sie oder ihn etwas ausführlicher über die offene Stelle und das Unternehmen im Allgemeinen zu informieren.

Dies geschieht durch eine ausführlichere Präsentation:

• der Stelle, der vorgeschlagenen Aufgaben, der Art und Weise, wie diese organisiert werden, der Ziele und der erwarteten Ergebnisse usw. Dies kann auch eine Gelegenheit sein, um über das Gehalt oder die Arbeitszeiten zu sprechen;
• über das Unternehmen, seine Branche und seine Tätigkeit, aber auch über seine Werte;
• der Struktur des Unternehmens, wie die verschiedenen Abteilungen miteinander verbunden sind usw. ;
• der Arbeitsbedingungen und der verschiedenen Vergünstigungen (Homeoffice, Mensa usw.).

Nachdem Sie das Unternehmen und die Stelle präsentiert haben, lassen Sie die Kandidatin oder den Kandidaten zu Wort kommen und Ihnen Fragen stellen, um bestimmte Themen zu vertiefen.

Geben Sie ihm*ihr die Zeit, die er*sie braucht, und beantworten Sie alle gestellten Fragen ehrlich und offen.

Das Ende des Gesprächs nähert sich. In dieser Phase ist es üblich, dem Bewerber oder der Bewerberin einen Überblick über den weiteren Verlauf des Prozesses zu geben.

Dazu gehört, dass Sie die Vorstellungen über den Zeitpunkt einer Rückmeldung und die nächsten Schritte vorstellen und die formalen und vertraglichen Bedingungen für die Stelle klären.

Zum Schluss bedanken Sie sich bei dem*der Bewerber*in für die Zeit, begleiten ihn*sie zum Ausgang und verabschieden sich.

Die Arbeit ist aber noch nicht fertig. Ziehen Sie jetzt Bilanz, da alle Informationen noch frisch sind:

• Fassen Sie die wichtigsten Informationen mithilfe Ihrer Notizen zusammen.
• Formulieren Sie Ihr Eindruck.

Wenn Sie direkt nach dem Gespräch Bilanz ziehen, vermeiden Sie, dass Sie wertvolle Elemente vergessen und bereiten den Boden für Ihre zukünftige Entscheidungsfindung vor.

Als Personalverantwortlicher sollten Sie den Bewerber nicht befragen über:

• seine*ihre Herkunft,
• sein*ihr Alter, außer in Fällen, in denen das Gehalt entsprechend variiert (z. B. bei einer Ausbildung),
• seinen*ihren Familienstand,
• seine*ihre sexuelle Orientierung,
• seine*ihre Religion,
• seine*ihre politischen Ideen,
• seine*ihre Gewerkschaftsmitgliedschaft usw.