Auftragsmanagement: Definition, Vorteile, Software Beispiele

Effizientes Auftragsmanagement für höhere Kundenzufriedenheit

Auftragsmanagement

Das Auftragsmanagement von Anfang bis Ende ist für alle Aspekte des Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Eine erfolgreiche Orchestrierung der Auftragsausführung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass der Kunde die bestellte Dienstleistung rechtzeitig erhält. Sie fördert höhere Kundenzufriedenheit und ist ein Auslöser der Umsatzrealisierung. Sie ist auch ein wichtiger Faktor bei der Senkung der Betriebskosten im Zusammenhang mit verspäteten Bestellungen.

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Auftragsmanagement: Definition

Die Auftragsverwaltung beginnt, wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, und endet, wenn er sein Paket oder seine Dienstleistung erhält. Sie ermöglicht es einem Unternehmen, den gesamten Ausführungsprozess zu koordinieren - von der Auftragserfassung über den Bestand und die Liefertransparenz bis hin zur Serviceverfügbarkeit. Der damit verbundene Arbeitsablauf kann je nach den Bedürfnissen eines Unternehmens unterschiedlich sein. Ein typischer Auftragsmanagementprozess umfasst drei Schritte:

  • Platzierung (Placement)
    Der Kunde gibt die Bestellung über ein automatisiertes Formular auf. Ein Mitglied des Verkaufsteams überprüft die Angaben und bestätigt die Bestellung.

  • Verwaltung des Lagerbestands (Inventory management)
    Die Lagerbestände werden überwacht, da sie mit den Anforderungen des Unternehmens schwanken.

  • Erfüllung (Fulfillment)
    Ein Lagermitarbeiter bestätigt die Versanddetails, erstellt eine Rechnung und führt den Auftrag aus - kommissionieren, verpacken und versenden.

Ein gutes Auftragsmanagement ist für den Erfolg eines Unternehmens unerlässlich. Ein einziger Verarbeitungsfehler kann sich auf die gesamte Lieferkette auswirken und den Umsatz beeinträchtigen.

Daher müssen Kundendienste mit Präzision, Strenge und Zuverlässigkeit durchgeführt werden. Unabhängig davon, ob Sie Teil eines Kundenservice-Teams sind oder als einziger mit dieser Aufgabe betraut sind, müssen Sie sich optimal konzentrieren, um keine Fehler zu machen und den Kunden zufriedenzustellen. Eine gute Verwaltung von Kundenaufträgen ermöglicht Ihnen:

  • dringende Aufträge zu identifizieren und so das Kunden-SLA (Service Level Agreement) zu erfüllen,
  • die Anzahl der zu versendenden Bestellungen zu verfolgen, was logistische Transparenz erlaubt,
  • jeden Auftrag professionell, fehlerfrei, schnell und einfach abzuwickeln
  • Auftragsverzögerungen (und deren Auswirkungen auf den tatsächlichen Verkauf) zu vermeiden,
  • Zeit für zusätzliche Verkäufe für die Teams zu gewinnen,
  • strategische Kunden im Fokus zu behalten.

Diese erhöhte Zuverlässigkeit der Kundenbestellungen ist der erste Schritt zur Verbesserung des gesamten Order-to-Cash-Zyklus (eng. Cycle Order-to-Cash, O2C). In der Tat bedeutet ein korrekt eingegebener Auftrag weniger Streitigkeiten bei der Rechnungsstellung und weniger Kundenbeschwerden.

Was ist ein Auftragsverwaltungssystem?

Der Verkaufsprozess kann durch eine Abfolge von logisch und chronologisch zusammenhängenden Aktionen beschrieben werden, die einen Geschäftsvorgang bilden. Das Szenario dieser Aktionen bildet das Modell des Geschäftsprozesses des Verkaufs.

Die Verwaltung von Bestellungen betrifft praktisch alle Systeme und Prozesse in einer Lieferkette. In den meisten Unternehmen wird die Auftragsverwaltung außerhalb der Organisation durchgeführt. Unternehmen beziehen verschiedene Partner ein, die Kitting, Verpackung oder Distributionsservices anbieten. Dies kann häufig zu einer geringeren Datentransparenz und zum Verlust der Kontrolle über Bestellungen führen. Infolgedessen steigen die Kosten der nicht automatisierten, fehleranfälligen Auftragsausführungen und Lieferprozessen.

Auftragsmanagementsysteme sind für einen erfolgreichen, effizienten Lagerbetrieb unerlässlich. OMS (Order Management System) ist eine digitale Verwaltung des Lebenszyklus eines Auftrags.

Hauptfunktionen einer Auftragsmanagement-Software

Ein Auftragsverwaltungssystem oder OMS ermöglicht die Kostenkontrolle und die Schaffung von Einnahmen. Dies funktioniert durch die Automatisierung manueller Prozesse und die Reduzierung von Fehlern.

Es verfolgt alle Informationen und Prozesse, einschließlich Auftragseingang, Bestandsverwaltung, Ausführung des Auftrages und After-Sales-Management. Ein OMS bietet Transparenz sowohl für das Unternehmen als auch für den Käufer.

Bei richtiger Anwendung erzeugen die ERP und CRM Software einen nahtlosen Fluss von der Rechnungseingabe bis zum After Sales Follow-up. Je reibungsloser läuft die Software, desto schneller können Sie Aufträge erfüllen. Es wird unwahrscheinlicher, dass Ihr Kunde den falschen Artikel erhält oder die Frustration von Auftragsrückständen erlebt.

Wofür ist eine Auftragsmanagement-Software verantwortlich?

  • Zentralisierte Auftragsverwaltung
  • Unterstützung mehrerer Zahlungsgateways und Betrugsprüfung
  • Verwaltung von Lagerbeständen
  • Integration von Ausführungspunkten
  • Integration von Versanddienstleistungen
  • Kundenverwaltung
  • Integration von Einkaufsplattformen

Vorteile einer Software zum Auftragsmanagement

1. Effiziente Automatisierung

OMS setzen auf Automatisierung, vom Betrieb der Storefront bis zur Auslieferung. Der Einsatz einer Software-Lösung für die Auftragsabwicklung spart Arbeitsstunden und senkt Ihre Arbeitskosten.

2. 24-Stunden-Zugang

Sie können Ihr Geschäft jederzeit und überall von Ihrem Telefon, Laptop oder PC aus verfolgen. Außerdem haben Kunden die Möglichkeit, alles zu kaufen, was Sie verkaufen, jederzeit und von überall.

3. Geschäftswachstum

Die Automatisierung des Cash-to-Order-Systems führt zu einer Standardisierung des Bestellprozesses über viele verschiedene Vertriebskanäle hinweg. Sie haben mehr Zeit, um Kundendaten zu sammeln und individuelle Bedürfnisse zu analysieren. Das hilft Ihnen, Ihren Online-Shop für die Auswahl zu optimieren und größere Kundenbeziehungen aufzubauen.

4. Genaue Bestandsverwaltung

Die automatisierte Bestandsverwaltung reduziert "Benutzerfehler", die sich aus der manuellen Online-Eingabe von Artikeln aus einer Tabellenkalkulation ergeben.

5. Zentralisierte Daten

Ihr Dashboard für die Auftragsverwaltung sollte Buchhaltungs-, Bestands- und Kundeninformationen kombinieren. Die Kombination all dieser Systeme erleichtert den schnellen Überblick. Sie ermöglicht es dem OMS, Ihr Geschäft und Ihre Verkäufe zu verfolgen.

6. Informationen in Echtzeit

Mit aktuellen Informationen auf Knopfdruck können Sie auftretende Probleme schnell lösen - bevor sie sich auf den Kundenservice auswirken oder den Verkaufszyklus unterbrechen.

3 Software für ein besseres Auftragsmanagement

Netsuite

NetSuite wurde entwickelt, um unternehmenskritische Prozesse zu rationalisieren. Vom Finanzwesen über das Lieferkettenmanagement bis hin zur Rechnungsstellung unterstützt die Software die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen. NetSuite ERP bietet Unternehmen klare Transparenz und Kontrolle über ihr Geschäft. Es unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Kerngeschäftsprozesse mit einem einzigen, vollständig integrierten System. Das System deckt unter anderem die folgenden Bereiche ab:

  • ERP/Finanzen,
  • E-Commerce,
  • Automatisierung professioneller Dienstleistungen,
  • Bestandsverwaltung.

HS Auftragsbearbeitung

HS - Hamburger Software ist ein deutsches Unternehmen, das seit 1979 Software zur Förderung von Unternehmen entwickelt. HS Auftragsbearbeitung hilft Ihnen die Preise und Rabatte zu berechnen, die Lagerbestände zu kontrollieren und einen Überblick über alle Zahlungsverläufe zu behalten. Die Software deckt die folgenden Bereiche ab:

  • Personalmanagement,
  • Auftragsbearbeitung,
  • Lohnabrechnung,
  • Finanzbuchhaltung.

TecArt ERP

Mit Hilfe der Software TecArt ERP können Sie alle Auftragsmanagementsprozesse in Ihrem Unternehmen automatisieren. TecArt GmbH bietet ERP und CRM Lösungen, wie TecArt ERP, zur Unterstützung Ihres Unternehmens an. Unter anderem nutzen Sie ein zentrales Softwaresystem, das die Durchlaufzeit von Bearbeitung der Bestellung reduziert. Die Software erlaubt es Ihnen die Fehler wie Doppelbuchungen oder Lagerausschöpfung zu vermeiden.

    Mehr als Auftragsbearbeitung

    Bei der Auftragsmanagement geht es heute nicht mehr nur um die Bearbeitung von Aufträgen, sondern um die Integration aller kundenseitigen Systeme, die sich auf die Erfahrung nach dem Kauf auswirken (z. B. ERP, CRM, Service und Handel), und darum, diese allen Beteiligten auf einer einzigen, einheitlichen Plattform zur Verfügung zu stellen und zugänglich zu machen.

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